ایونٹ پلاننگ کی معلومات کے بہاؤ کو منظم کرنے کے لئے تجاویز

اسی صفحہ پر متعدد گروپوں کو رکھنے میں سب سے بڑا چیلنج واقعہ منصوبہ سازوں میں سے ایک دن کے دن کی بنیاد پر ہوتا ہے. اگرچہ ہر کسی کو ایونٹ کے ساتھ ملوث ہونے کی ضرورت ہوتی ہے، یہ کامیابی حاصل کرنا چاہتا ہے، مواصلات کے لئے ایک مقررہ راستے کے بغیر، توقعات کا امکان ہمیشہ وقفے کے ذریعے گر جائے گا. نگرانی کی روک تھام کو بہت شروع سے معلومات کے بہاؤ کا تعین کرنے سے بچا جا سکتا ہے. اسی سمت میں کام کرنے والے تمام اطراف کو رکھنے کے لئے نیچے دی گئی ہدایات پر عمل کریں.

چیف بنیں

بہت سے واقعات کئی مختلف محکموں کے درمیان مشترکہ کوشش ہیں، لیکن دن کے اختتام میں، پوری پیداوار کی نگرانی کرنے کے لئے ایک رہنما ہونا لازمی ہے. ٹیم پر ہر فرد کو اپنی خاصیت پر توجہ دینا چاہئے، اور ان کی حدود کی اہمیت کو سمجھنا چاہئے. اس منصوبے کی ابتدا سے لیڈ پلانر کے طور پر اپنے آپ کو شناخت کریں. اپنے شریک کارکنوں کو معلومات کے بہاؤ کی اہمیت کی وضاحت کرتے ہیں اور وضاحت کرتے ہیں کہ جب پروٹوکول کو نظر انداز کیا جاتا ہے تو کیا ہوتا ہے. چونکہ کسی کو کسی مسئلے کو بنانے کے لئے ذمہ دار نہیں ہونا چاہتا ہے، ایک دن اندرونی بات چیت کے قوانین کی وضاحت کرتا ہے.

کمیٹی تشکیل دیں

یہاں تک کہ مقصد کارکنوں کو جوڑنے کے لئے ہے جس کی ذمہ داری کسی طرح سے پریشان ہوجائے گی. مثال کے طور پر، مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ ایک ہی کمیشن پر آڈیو بصری ٹیم کے طور پر ہونا چاہئے تاکہ یہ یقینی بنایا جاسکے کہ تمام گرافکس اور علامات مناسب طریقے سے ظاہر کئے جائیں. ٹیموں کو تخلیق کرنا جو قدرتی طور پر مل کر کام کرنے کی ضرورت ہے وہ بہت زیادہ بے شمار ای میلز کو ختم کرے گا جو شفل میں کھو جاتے ہیں. ہر ایک کمیٹی سے ایک رابطہ منتخب کریں تاکہ حالیہ پیش رفت کے ساتھ آپ کو رپورٹ کریں.

آخری تاریخ

آگے بڑھنے سے قبل آخری بار پوسٹنگ ہر ایک میں ملوث افراد کے لئے کشیدگی کی سطح کو کم کرے گا. آپ کو ایک فلوٹارٹ کی تخلیق کرکے اپنے آخری لائنز کی قیمت کو مضبوط کر سکتا ہے جس کی وضاحت کرتا ہے کہ ہر کمیٹی کا کام کیسے مل کر سب کچھ ملنے کے لئے استعمال کیا جائے گا. ملازمت عام طور پر بہتر جواب دیتے ہیں جب وہ جانتے ہیں کہ کسی دوسرے شعبے کو ان کے جواب کا انتظار ہے. اس معلومات کا اشتراک اس عمل کو شفاف رکھتا ہے اور منفی کارروائی کا استعمال کئے بغیر ذمہ داری پر زور دیتا ہے.

حکام کو مطلع کیا رکھیں

آپ سب سے بڑی غلطیوں میں سے ایک یہ ہے کہ وہ مناظر کے پیچھے کام کریں جب تک آپ اپنے ایگزیکٹو رہنماؤں کو خیالات پیش کرنے کے لئے تیار نہیں ہیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اپنے آپ کو اس مایوسی کو محفوظ طریقے سے منصوبہ بندی کے عمل کے دوران باقاعدگی سے وقفوں میں ان سے مل کر محفوظ کریں. آپ کے منصوبے کے وسط میں تبدیلیوں کو ختم کرنے کی مخالفت کرنا بہت آسان ہے.

اپنے وینڈرز سے رابطہ کریں

ایک اور بظاہر معصوم غلطی ہو سکتی ہے جو وینڈرز کے ساتھ ثانوی مواصلات ہوسکتی ہے. یہ ہوتا ہے جب ایک شریک کارکن نے براہ راست منصوبہ بندی کی تفصیلات کو اشتراک کرنے کے لئے ایک وینڈر سے رابطہ کرنے کے لئے پہل لیتا ہے جس سے آپ کو معلوم نہیں ہے. ان سائڈ بات چیت کا نتیجہ ایک واقعہ کے ساتھ ساتھ آتا ہے اس پر ایک بڑا اثر پڑ سکتا ہے. اس کو روکنے کا واحد طریقہ یہ ہے کہ اپنے ملازمین کو دوسرے ملازمین کے حکم سے لے کر محدود رکھے. آپ شاید سوچیں گے کہ یہ سب سے پہلے سخت آواز لگتا ہے، لیکن آپ سبھی معلومات کو آپ کے ذریعہ بہاؤ سمجھتے ہیں.

فعال اپ ڈیٹس

واقعہ کے لۓ لیڈر پلانر ہونے کی وجہ سے آپ کو وصول کرنے کے لۓ آپ کو زیادہ سے زیادہ معلومات کا اشتراک کرنا ہوگا. ماسٹر پلاننگ دستاویز رکھو جس میں ایونٹ کی تفصیلات بیان کی جاتی ہے، اور آپ کے تمام کمیٹی کے ممبروں کو ہفتہ وار اپ ڈیٹس بھیجیں. اپنے مواصلات کو مختصر اور نقطہ نظر رکھیں. آپ چاہتے ہیں کہ ہر ایک کو آپ کے ہفتہ وار ای میل کی تازہ ترین معلومات میں پڑھنے کے لۓ پڑھنا پڑا، لیکن اگر آپ مسلسل جلدی کرتے ہیں تو آپ جلدی سے اپنی توجہ مرکوز سے محروم ہوجائیں گے.

آپ کے واقعات کی معلومات کے بہاؤ کا نظم و نسق اسی طریقہ کار کی ضرورت ہے جس میں انٹر ڈپ ٹپارٹلل مواصلات. ہر کسی کو اپنی ذمہ داریوں سے آگاہ رکھو، اور تمام جماعتوں کے ساتھ اہم اپ ڈیٹس کا اشتراک کریں. اہم فرق یہ ہے کہ آپ اس منصوبے کے سی ای او ہیں. آپ کا کردار ان سبھی تفصیلات کو منظم کرنا ہے جو ان میں آنے اور ایک مشترکہ وژن میں ترجمہ کریں جو ہر شعبہ کی ضروریات کو پورا کرتی ہے. کامیابی کی بنیاد اس بات کا یقین کر رہا ہے کہ تمام معلومات ایک ہی سمت میں بہتی ہے.