آر ایف پی اور آر ایف پی کے لئے درخواستوں کو کس طرح لکھیں

اب جب آپ نے تجارتی ضروریات کا تجزیہ کیا ہے اور اپنے فروش کی تلاش کو مکمل کر لیا ہے تو، آپ وینڈر انتخاب کے عمل کے گوشت اور آلو کو شروع کرنے کے لئے تیار ہیں. تجویز کے لئے ایک اچھی تحریری درخواست (آر ایف پی) یا کوٹیشن کے لئے درخواست (آر ایف پی) آپ کی کمپنی کے لئے بہترین قیمت پر بہترین وینڈر کو منتخب کرنے کی کلید ہے. اگر آپ دستاویز کے مقاصد اور کام کو سمجھتے ہیں تو لکھنے یا تو مشکل نہیں ہے.

فیصلہ کرنا کون سا ہے

ایک آر ایف پی استعمال کیا جاتا ہے اگر معیار، سروس، یا حتمی مصنوعات ہر وینڈر سے جواب دیا جائے گا جس میں مختلف ہو جائے گا.

ایک آر ایف پی تجارتی، سادہ خدمات، یا براہ راست / غیر معمولی حصوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جواب یافتہ وینڈرز کے درمیان مصنوعات یا خدمت کی تنازعہ کے لئے کمرہ یا کمرہ. مذاکرات کے پوائنٹس میں ڈیلیوری شیڈول، پیکیجنگ کے اختیارات، وغیرہ شامل ہوسکتے ہیں.

کسی بھی دستاویز کے مقاصد میں شامل ہونا چاہئے:

• ہر وینڈرز کے ردعمل کا اندازہ کرنے کے لئے تفصیلی تجاویز حاصل کرنے کے لۓ آپ کی کمپنی کے بہترین مفادات تمام محاذوں سے ملتے ہیں.
• بہترین ممکنہ معاملہ پر بات چیت کرنے کے لئے وینڈر انتخاب کے عمل کی مسابقتی فطرت کو آگے بڑھانا.
• اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کی کمپنی کے اندر تمام سبھی مفادات کے مفادات کو پورا کیا جائے گا اور اتفاق رائے تک پہنچے گی.
• پوری کمپنی کے انتخاب کے عمل پر قابو پانے اور انتخاب کے قواعد کو آگے بڑھنے میں اپنی کمپنی ڈالنا.
• آپ اور وینڈر کے درمیان شراکت داری کا آغاز شروع سے.

آر ایف پی یا آر ایف پی کی تعمیر

آر ایف پی یا آر ایف پی کو اس طرح سے تشکیل دیا جاسکتا ہے کہ صاف اور مناسب طریقے سے آپ کی ضروریات کو فروغ دینے کی پیشکش کی جائے. ہر دستاویز کی کمپنی اور مصنوعات کی قسم پر منحصر ہوسکتی ہے جسے آپ تلاش کر رہے ہیں، لیکن کچھ معیاری حصے ہیں جو کسی عام آر ایف پی یا آر ایف پی میں شامل ہونا چاہئے. آپ کی انفرادی ضروریات کے لئے ہر حصے کی تیاری:

1. جمع کرانے کی تفصیلات آپ کے کمپنی میلنگ ایڈریس، اور سوالات اور وضاحت کے لئے ایک رابطہ فرد شامل ہونا چاہئے.
2. ایک تعارف اور ایگزیکٹو خلاصہ مکمل دستاویز ختم ہو جانے کے بعد لکھا آخری حصے ہونا چاہئے. یہ آپ کی کمپنی کے مختصر جائزہ اور آپ کی مصنوعات یا خدمات کے لئے ضروریات کے ساتھ ممکنہ وینڈرز فراہم کرتا ہے.
3. A کاروباری جائزہ اور پس منظر آپ کے کاروبار، مصنوعات، اور مارکیٹ کے شعبے کی وضاحت کرنا چاہئے. اس میں ممکنہ وینڈرز آپ کی ضروریات کو سمجھنے میں مدد ملے گی جسے آپ بھرنے کی کوشش کر رہے ہیں.
4. The تفصیلی وضاحتیں دستاویز کا سب سے بڑا حصہ ہونا چاہئے. ایک آر ایف پی کے لئے، اس میں معیار کے اقدامات اور ضروریات شامل ہوں گے جو انتخاب کے فیصلہ کو چلائے جائیں گے. آر ایف پی کے لئے یہ سیکشن آپ کو فروغ کے جواب میں تلاش کرنے والی مقدار میں اقدامات فراہم کرنا چاہئے. مثال کے معیار میں پروڈکٹ ڈرائنگ، انجینئرنگ رواداری، سروس کی سطح، سنگ میل، ڈیلیوریجائٹس اور ٹائم لائنز، تکنیکی یا کاروباری ضروریات، سافٹ ویئر کی فعالیت، اور ہارڈویئر کی ضروریات شامل ہوسکتی ہیں.
5. اثاثوں اور رکاوٹوں اس سیکشن میں بیچنے والے کو لازمی طور پر مطلع کرنے کی ضرورت ہے. فروش کے ساتھ براہ راست اور اوپر ہونے میں ناکام ہونے کے بعد بعد میں اس معاہدے پر نظر ثانی کرنے کے لئے دروازے کھولیں گے اور آپ کے بیچنے والے تعلقات کو روکنے کا امکان. ممکنہ موضوعات میں سفر کے اخراجات، اپ گریڈ / ترمیم کے اخراجات، لائسنسنگ حقوق، وغیرہ شامل ہیں.
6. کوئی شرائط و ضوابط معاہدے کا ایک مناسب اور ایماندار جواب دینے کے لئے وینڈر کے لئے درج کیا جانا چاہئے. ان میں مالیاتی اختیارات، معاہدے کی لمبائی، تجزیہ کے اختیارات، وارنٹی، ترسیل کے جرم، سروس کی سطح وغیرہ شامل ہوسکتی ہے.
7. حتمی سیکشن کا ایک جائزہ ہونا چاہئے انتخاب کے معیار آپ اپنا فیصلہ کرنے کے لئے استعمال کریں گے. کچھ کمپنیوں کو یہ معلومات مکمل طور پر خفیہ رکھنے کی ترجیح دیتے ہیں، جبکہ دیگر کمپنیاں یقین رکھتے ہیں کہ یہ ممکنہ وینڈرز کو آپ کی کمپنی کے لئے اہمیت پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملے گی.

وینڈرز کو تقسیم کریں

آخر میں، احاطہ کا خط لکھیں اور آپ کے تلاش کے عمل کے دوران آپ منتخب کردہ ہر وینڈرز کو اپنے آر ایف پی یا آر ایف پی کی کاپیاں بھیجیں. یقینی بنائیں کہ کسی بھی وینڈر کو اس کی ضرورت فراہم کرنے کے لئے مناسب رابطے کی معلومات شامل کی جاتی ہے.