پروجیکٹ مینیجرز کیا سارا دن کرتے ہیں

بہت سے لوگ خود کو تھوڑا سا تلاش کرتے ہیں کہ ان منصوبے کے مینیجر کے بارے میں کیا خیال ہے کیونکہ کردار بہت وسیع ہے. ایک مختصر میں، ایک پروجیکٹ مینیجر نے منصوبے کو کامیابی سے شروع کرنے، ڈیزائن کرنے، منصوبہ بندی، کنٹرول کرنے، عملدرآمد، نگرانی اور بند کرنے کی اہم ذمہ داری لیتے ہیں.

ایک پروجیکٹ مینیجر کا کام کسی ایسے شخص کی ضرورت ہے جو بہت مختلف ٹوپیاں پہن سکتی ہو، اور لوگوں کو ٹیم کی انتظامیہ کے ذریعے مہارت کو پورا کرنے کی صلاحیت ہے، کیونکہ بہت سے منصوبوں کو ایک شخص سے زیادہ کام کی ضرورت ہوتی ہے.

بگ آئی ڈی تیار کریں

پروجیکٹ مینیجر کا پہلا کام اس منصوبے کو تیار کرنے کے ذریعے شروع کرنا ہے. تاریخی طور پر، پراجیکٹ مینیجرز کو شاید ایک مکمل کاروباری کیس مکمل طور پر باہمی نظریہ اٹھایا جائے گا، اور اس منصوبے کی منصوبہ بندی میں تبدیل ہوجائے گی جسے عملدرآمد کیا جاسکتا ہے. آج، اس منصوبے کے مینیجر کا کردار کسی حد تک تیار ہوا ہے، اور آپ پروجیکٹ مینیجر کے طور پر یہ ممکنہ منصوبے بن چکے ہیں اس سے پہلے کہ آپ اس خیال کے مرحلے کے دوران اپنے منصوبے میں ملوث ہونے کی کوشش کر سکیں.

آپ کو ممکنہ منصوبے کے اسپانسر کے ساتھ کام کرنا پڑے گا، اکثر اس منصوبے کو حاصل کرنے کے لئے اس منصوبے کی حمایت کرتا ہے اور وسائل اور کمپنی خریدنے میں کافی طاقت حاصل کرنے والے ایک اعلی درجے کا ملازم کام کرے گا. آپ جسم کے ساتھ ساتھ کام کریں گے کہ اس منصوبے کی ابتدائی تصویر تیار کریں اور کام کریں کہ یہ ممکن ہے.

پراجیکٹ ٹاسکس کو منظم کرنا

پروجیکٹ کی شروعات اور ابتدائی ابتدائی مراحل کے دوران، آپ اپنی ٹیم کے ساتھ کام کریں گے کہ یہ پتہ چل سکے کہ بالکل کیا ضرورت ہے. اس میں کام کی گنجائش اور متوقع نتائج کا واضح طور پر وضاحت کرنا بھی شامل ہے جبکہ وہاں جانے کے لئے تمام ضروری مقاصد کو بھی بیان کیا جاتا ہے.

کاروباری قدر یا فوائد کے لحاظ سے اس سبھی کو فروغ دینے میں اس عمل کے دوران وضاحت حاصل کرنے میں مدد ملتی ہے. دوسرے الفاظ میں، وضاحت کریں کہ آپ کام کے اس نئے ٹکڑے پر کیوں تیار ہیں اور آپ اس سے باہر آنے کی توقع کرتے ہیں.

ٹیم جمع کرو

اگر آپ کا بڑا خیال ممکنہ طور پر سمجھا جاتا ہے، تو آپ ایک ٹیم کو ایک دوسرے کو ڈالنے کے لئے آگے بڑھیں گے جو اس منصوبے کا خیال حقیقت میں لانے میں مدد کرسکتے ہیں. آپ کو کئی ایسے افراد کی ضرورت ہوگی جو آپ کے منصوبے کی ٹیم پر مختلف کردار ادا کرسکتے ہیں.

مثالی طور پر، پراجیکٹ کے ہر فعال علاقے میں موضوعی ماہرین کے ماہرین کو نظر انداز کریں، لیکن اس پر دستیابی کی دستیابی بھی لگتی ہے. پروجیکٹ مینیجرز ہمیشہ اس عملے کو اپنی ٹیم میں نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں کیونکہ ان ماہرین کو کنسلٹنٹس کے معاملہ میں دیگر منصوبوں پر شرکت کی جاسکتی ہے یا کمپنی کے ملازمتوں کے معاملے میں باقاعدہ نوکری کے فرائض کے ساتھ بہت مصروف ہیں. اگر آپ ان کے لئے دستیاب ہونے کا انتظار نہیں کر رہے ہیں، تو آپ کو دستیاب لوگوں کے ساتھ اپنی پوری کوشش کرنا ہوگا.

ٹیم میں شامل ہر کسی کو ہر وقت مصروف نہیں ہوگا. کچھ فعال ماہرین، جیسے وکلاء یا پریس آفیسرز، ٹیم کے ساتھ ہی راستے پر متعلقہ پوائنٹس پر شامل ہونے کی ضرورت ہوگی. پراجیکٹ مینجمنٹ اور وسائل مینجمنٹ کے مہارت کو یہ یقینی بنایا جا رہا ہے کہ آپ انہیں بتائیں کہ ان کے کام آتے ہیں اور پھر ان کی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے ہی ان منصوبے کو تیز کرنے کے لۓ انہیں لاو.

منسلک اسٹیک ہولڈرز

پراجیکٹ مینجمنٹ ادب نے ماضی میں بات چیت کے انتظام کے بارے میں بات کی ہے. آج یہ تسلیم کیا گیا ہے کہ آپ کو 'حصول' نہیں کر سکتے ہیں. یہ بہت اچھا لگتا ہے اور تھوڑا سا بے عزتی سمجھا جاتا ہے کہ اس کے بجائے پراجیکٹ مینجمنٹ بات چیت کے مراکز 'انکو' کے بجائے.

اسٹیک ہولڈر مصروفیت کا مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے سے متاثرہ افراد کے ساتھ کام کرنا اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ وہ آنے والی تبدیلیوں کو سمجھے اور کون سی تبدیلیاں ان پر اثر انداز کرے گی.

عملی شرائط میں، شامل ہونے والے اوزار میں تبدیل نہیں ہوا ہے- یہ صرف ایک بیان ہے اور اس کے رویے مختلف ہیں. آپ اب بھی اس منصوبے پر غور کریں گے کہ حصول دار اس منصوبے پر ہیں اور کیا آپ کے منصوبے کے کام کے سلسلے میں وہ خاص طور پر طاقتور یا باثبات ہیں. ایک مواصلاتی منصوبہ تیار کریں اور اسے عملی طور پر ڈالیں.

یہ آپ کے صبر کو فروغ دینے کا عزم ہے کیونکہ شاید آپ کو کچھ مشکل اسٹاک ہولڈرز سے نمٹنے کی ضرورت ہو گی کیونکہ کچھ تبدیل کرنے کے لئے مزاحم ہیں، اور دوسروں کے ساتھ کام کرنے کے لئے ایک چیلنج ہوسکتا ہے کیونکہ وہ اس منصوبے پر یقین نہیں کرتے ہیں.

منی منیجنگ

پروجیکٹ پیسہ خرچ کرتے ہیں، اور ایک پراجیکٹ منیجر کے سب سے زیادہ اہم، بنیادی مہارتوں کو ایک منصوبے کے بجٹ کے ساتھ ساتھ رکھنے کے قابل ہو رہا ہے. آپ کا کردار وہاں ختم نہیں ہوتا، یا تو، کیونکہ آپ کو پیسہ خرچ کرنے اور آگے بڑھنے کے منصوبے پر لاگو لاگت کا انتظام کرنے کی ضرورت ہوگی. اگر آپ کلائنٹ کے مشاورتی بنیاد پر کام کررہے ہیں تو، آپ کو ہر مہینے یا خاص مراحل یا اس منصوبے کے سنگ میلوں پر تفصیلی پیش رفت کی انوائس تیار کرنا بھی ہوسکتی ہے.

اس منصوبے کے پیسے کا نظم کریں:

• ایک ماسٹر بجٹ کو فروغ دینا جس میں تمام پراجیکٹ کے کاموں اور وسائل کو پورا کرنے کا تخمینہ ہوتا ہے.
• اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ کے موضوع کے ماہرین کے ساتھ کام کرنا جامع ہے اور مکمل ہے.
• منصوبے کے اسپانسر کو منصوبے کے اخراجات اور فرائض کو ظاہر کرنے کے لئے اپنے بجٹ کا استعمال کرتے ہوئے، اور آپ کی ٹیم اس وقت بیٹھتی ہے جہاں اس مرحلے یا کام پر کام کررہے ہیں اور اس منصوبے کو مکمل کیا جائے گا.

اس کے بعد، پورے منصوبے میں، آپ اپنی قیمتوں کو صحیح لاگت سے باخبر رکھنے کے ذریعے منظم کرسکتے ہیں. اس میں آپ کو حقیقی زندگی میں اندازہ لگایا جا رہا ہے کہ آپ تخمینوں اور پراجیکٹ کے بجٹ پر خرچ کرتے ہیں.

اچھے انتظام کے ساتھ، انہیں بہت دور نہیں ہونا چاہئے، لیکن اگر آپ کو بہت زیادہ اخراجات یا غلط تخمینوں کی طرف ایک رجحان نظر آتا ہے، تو آپ اس سے پہلے بہت زیادہ نقصان ہوا ہے اس کو درست کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں.آپ صرف اس بات کو درست کر سکتے ہیں جو آپ نے محسوس کیا ہے، لہذا اچھی لاگت کا کنٹرول اور نگرانی ضروری ہے.

ماہر ٹپ: اچھی قیمت پر کنٹرول صرف ٹریکنگ اخراجات کے مقابلے میں زیادہ ہے. منصوبے پر بھی کام کی رقم کی نگرانی کریں، کیونکہ یہ پیسے اور کاموں کا مجموعہ ہے جس سے آپ کو یہ خیال ہے کہ یہ منصوبہ اس کے وسائل سے باہر ہے یا نہیں.

ٹیم کی قیادت کریں

اب آپ نے اپنی پروجیکٹ کو ڈیزائن کیا ہے، اپنی ٹیم کو ایک ساتھ ڈالیں، ایک بجٹ مکمل کریں، اور اپنے اسٹیک ہولڈروں کو بورڈ پر لے جائیں. آپ سب جانتے ہیں کہ آپ کو ایک دوسرے کے ساتھ حاصل کرنے کی ضرورت ہے، اور اس منصوبے مینیجر کا کام ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنائے کہ تمام ٹیم اس کے حصول کے ساتھ مل کر کام کرے.

کامیابی سے ٹیم کی قیادت کا مطلب ہے کہ اختلافات، تنازعہ، اور ہر وقت مواصلات کے سب سے اوپر پر چیلنجز کی چیلنجوں پر تبادلہ خیال ہے. آپ کو اپنی ٹیم کو زبردستی کام کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کرنے کی ضرورت ہوگی، خاص طور پر اگر کبھی بھی مشکل ہو.

آپ اس منصوبے پر کام کرنے والے لوگوں کو بھی کچھ کوچنگ، تربیت، مشورے اور ترقی دے سکتے ہیں، یہاں تک کہ اگر وہ آپ کے لئے براہ راست کام نہیں کرتے ہیں. یہ پروجیکٹ ٹیم ورک کا ایک اکثر بھول گیا ہے، لیکن جب لوگوں کو محسوس ہوتا ہے کہ وہ احترام اور حوصلہ افزائی کرتے ہیں. اگر آپ اپنا پراجیکٹ ایک ایسی جگہ بنا سکتے ہیں جہاں لوگ ترقی اور نئی مہارتیں تیار کرتے ہیں، تو لوگ آپ کے لئے اپنا سب سے اچھا کام کرنا چاہتے ہیں.

ٹیم کی قیادت ٹیم میں تعاون قائم کرنے اور انتظام کرنے میں بھی شامل ہے. یہ آن لائن پراجیکٹ مینجمنٹ ٹولز یا چہرہ چہرے کی ٹیم کے اجلاسوں کے ذریعے ہوسکتا ہے، یا اس کے درمیان کچھ ہے. 'ٹیم' کا احساس تعاون اور آپ کے پراجیکٹ کے وسائل سے نمٹنے میں مدد ملے گی جب پراجیکٹ پر تنازعہ یا مشکل وقت موجود ہو، جیسے کہ آخری وقت میں آنے والی آخری تاریخ.

فیصلے کرنا

جب آپ سب سے بڑے فیصلے کرنے کے لئے منصوبے اسپانسر کی ضرورت ہے، تو آپ پروجیکٹ مینیجر کے طور پر منصوبے پر کئے جانے والے فیصلوں کے زیادہ تر ذمہ دار ہیں. یہاں تک کہ جب آپ براہ راست فیصلہ نہیں کررہے ہیں تو آپ اس فیصلے کے لۓ ایک سفارش پیش کریں گے جو اسپانسر آپ کو سوچتے ہیں، کیونکہ آپ اس پروجیکٹ میں ڈسپوز ہو چکے ہیں اور فیصلہ کے پیچھے تمام تفصیلات کو سمجھتے ہیں. اسی طرح کی سمجھ میں نہیں ہے.

پراجیکٹ کے مقاصد کو نجات دیں

آپ اپنی ٹیم کے ملوث ہونے کے ساتھ یہ کریں گے، اور یہ وہی کام ہے جو ابھی تک جاری ہے.

جو آپ نے وعدہ کیا ہے اس پر مؤثر طریقے سے فراہم کرنے کے قابل ہونے کے قابل ہونے پر انحصار کرنے کے بارے میں بہت واضح ہے. دستاویز کی اہم کامیابی کے عوامل اور اس اقدامات کو استعمال کرنے کے لئے استعمال کیا جائے گا کہ آپ نے اس منصوبے پر کیا کام کیا ہے کہ کیا حاصل کیا ہے.

اس منصوبے کے کاروباری معاملہ یا منصوبے کی ابتدائی دستاویز (یا دونوں، مختلف سطح پر مختلف سطحوں پر) میں رکھا جانا چاہئے. اس منصوبے کے مقاصد کو تلاش کرنے کے لئے یہ نسبتا براہ راست ہونا چاہئے، اگرچہ یہ یقینی بنانے کے لئے کہ آپ انہیں فراہم کر رہے ہیں اس سے کم براہ راست ہے.

ہینڈوور کا نظم کریں

منصوبے کے عملدرآمد کے مرحلے کے اختتام پر سب سے اہم بات یہ ہے کہ اس ٹیم کو واضح اور مکمل ہینڈل فراہم کرنا جو آگے بڑھنے والے منصوبے کو منظم کرے گا، یا آپ اور آپ کی ٹیم کی طرف سے فراہم شدہ پیداوار کے ساتھ کام کرے گا.

ایک اچھا معنی یہ ہے کہ آپ ایک قدم واپس لے سکتے ہیں. آپ اب اس منصوبے پر 'جانے والے' شخص نہیں ہوں گے، اور آپ اپنے اگلے منصوبے پر منتقل ہونے کے قابل ہو جائیں گے کہ یہ معلوم ہے کہ کاروباری ٹیم آپ کو ان کے پاس کیا سب سے بہترین کام کرنے میں کامیاب ہے.

علم کا اشتراک کریں

'سیکھا سبق' کی وضاحت کرتا ہے کہ اس منصوبے سے کیا سیکھا گیا ہے جو مستقبل میں دیگر پہلوؤں پر استعمال کیا جا سکتا ہے. پروجیکٹ مینیجر منصوبے کے اختتام پر سبق سیکھا اجلاس منعقد کرسکتا ہے. اس ٹیم میں مدد ملتی ہے اور تنظیمی علم کو برقرار رکھتا ہے، جبکہ کمپنی کو اسی غلطیوں کو دوبارہ کرنے سے روکنے میں بھی مدد کرتی ہے.