پروجیکٹ مینیجرز کیا کرتے ہیں؟

پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں کسی بھی مضمون یا کتاب کے بارے میں صرف اس کی اپنی تعریف ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے. اگرچہ ان میں سے کئی تعریفیں پراجیکٹ مینجمنٹ، پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ، یا پی ایم آئی کی بنیاد پرست خیال فراہم کرنے کے لئے کافی ہوں گی، منصوبے کی انتظامیہ کو "منصوبے کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے علم، مہارت، اوزار، اور تکنیک کی درخواست کے طور پر" کی وضاحت کرتا ہے.

یہ ایک اچھی تعلیمی تعریف ہے، لیکن پروجیکٹ مینیجرز کو کیا کرنا ہے؟ بس ڈالیں، وہ منصوبوں کو منظم کرتے ہیں. شاید یہ بہت آسان ہے، لیکن یہ وہی ہے جو وہ کرتے ہیں. اخلاقی حدود کے اندر، وہ منصوبے کے اہداف کو پورا کرنے کے لئے ضروری ہے.

پی ایم آئی نے اس منصوبے کو "منفرد مصنوعات، سروس یا نتیجہ پیدا کرنے کے لئے تیار ایک عارضی گروپ سرگرمی" کے طور پر ایک منصوبے کی وضاحت کی ہے. اس منفرد تعریف کا اس تعریف میں اہم کام ہے. ہر روز کاموں میں منصوبے شامل نہیں ہیں. منصوبے ختم ہونے کے بعد ایک منصوبے بنانے والے سرگرمیوں کو اب کوئی جگہ نہیں ملتی ہے.

پراجیکٹ مینیجرز وسائل کو منظم کرتی ہیں جیسے جیسے وقت، پیسہ اور لوگ - منصوبوں کو کامیاب بنانے کے لئے. ایک بار جب ایک پروجیکٹ کیا جاتا ہے تو، پروجیکٹ مینیجرز کو ایک دوسرے منصوبے پر منتقل ہوتا ہے.

پروجیکٹ مینیجرز کیا کرتے ہیں

اگر پراجیکٹ مینیجر کا کام وسائل کو منظم کرنے کے لئے منظم کرنا ہے تو یہ کیسے ہو گا؟

پراجیکٹ مینیجر منصوبوں کی منصوبہ بندی کرتے ہیں. وہ منصوبے کے اہداف کو قائم کرنے کے منصوبے اسپانسرز کے ساتھ بیٹھے ہیں. وہ ان مقاصد کو لے جاتے ہیں اور انہیں ایک منصوبے کے چارٹر میں نکال دیتے ہیں. پروجیکٹ چارٹر اس دستاویز ہے جو منصوبے کے آغاز کو باقاعدہ کرتی ہے. منصوبے کے چارٹر منصوبے کی اعلی سطح کی توقع ہے جیسے سنگ میلوں، بجٹ، اور ٹائم فریم. پراجیکٹ چارٹرز کے عین مطابق اجزاء تنظیم کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں.

پروجیکٹ مینیجر اور پراجیکٹ اسپانسر اس بات پر تبادلہ خیال کرتے ہیں کہ ان منصوبے کی ٹیم کون چاہتے ہیں. پروجیکٹ مینیجر اور اسپانسر کو اس بات کا یقین دیتی ہے کہ وہ ان لوگوں کو اس منصوبے پر کیسے ملے گی. اس منصوبے کے اسپانسر کو تنظیمی پوزیشن اور کلٹ آؤٹ ہونا چاہئے تاکہ اس منصوبے کے لئے اہلکاروں کے وسائل حاصل کرنے کے لئے اعلی سطح کے مینیجرز سے رابطہ کریں.

ان عملے کے ارکان رسمی طور پر منصوبے کے مینیجر کو رپورٹ نہیں کریں گے، لیکن ان منصوبوں کے مینیجر کو ذمہ دار منصوبے کے کاموں کو پورا کرنے کے لئے ذمہ دار ہو جائے گا. منصوبوں کے انتظام کے بارے میں شاید یہ سب سے مشکل چیز ہے: پروجیکٹ مینیجر کے پاس پروجیکٹ ٹیم کے ارکان پر مکمل انتظاماتی اتھارٹی نہیں ہے. ان لوگوں کے پاس منصوبے کے باہر دیگر کاموں اور ترجیحات ہیں. اگر ذاتی مسائل پیدا ہوتے ہیں تو، پروجیکٹ مینیجرز ان منصوبوں کے ٹیم کے رکن کے ساتھ ہینڈل کرنے کی کوشش کرتے ہیں، لیکن اگر ان مسائل کو برقرار رکھا جائے تو، پروجیکٹ مینیجر ٹیم کے رکن کے مینیجر کو ایک قرارداد تک پہنچنے کے لۓ پڑا.

ایک بار جب پروجیکٹ مینیجر اپنے منصوبوں کو ایک منصوبے کے بارے میں جانتا ہے تو، پروجیکٹ مینیجر ایک پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور ایک کام کی خرابی کی ساخت، یا ڈبلیو بی بی. ڈبلیو بی ایس نے اس منصوبے کے سنگ میلوں کو منظم انتظامات میں تقسیم کیا جو ایک شخص کو تفویض کیا جا سکتا ہے. ایک کام کو صرف ایک شخص کی طرف سے مکمل کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن ایک شخص کو کام کے ذمہ دار ہونا ضروری ہے. جیسا کہ پروجیکٹ مینیجر ڈبلیو بی بی تیار کرتا ہے، وہ سمجھتا ہے کہ کام ایک دوسرے پر منحصر ہیں. وہ مناسب طریقے سے کاموں کے کام کرتا ہے. انہوں نے منصوبوں کے ٹیم کے ارکان کی طاقت، کمزوریاں اور دیگر وعدوں کو بھی سمجھا ہے.

پراجیکٹ مینیجر کا کام زیادہ سے زیادہ مواصلات ہے. منصوبہ سازی کے مرحلے میں، پروجیکٹ مینیجر اور اسپانسر مسلسل مواصلات میں ہیں. ککف میٹنگ میں، پروجیکٹ مینیجر پورے منصوبے کے لئے سر مقرر کرتا ہے. منصوبے شروع ہونے کے بعد، پروجیکٹ مینیجر پروجیکٹ ٹیم کے ارکان، منصوبے اسپانسرز، اور حصول داروں کے ساتھ بات چیت کرتے ہیں. اسٹیک ہولڈر تنظیم کے اندر اور باہر دونوں ہوسکتے ہیں. پروجیکٹ مینیجر نے منصوبے کی ٹیم کے ساتھ باقاعدگی سے اجلاس کیے ہیں اور انفرادی ٹیم کے ارکان کے ساتھ ملاقات کی ضرورت ہے.

پروجیکٹ مینیجر بھی منصوبے اسپانسر سے باقاعدگی سے ملتا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنائے کہ پروجیکٹ اسپانسر کی توقع ہے. جیسا کہ اس منصوبے کو قریبی طور پر نکالا جاتا ہے، اس منصوبے کے مینیجر کو اس بات کو یقینی بنانے کے لئے بات چیت کرنا ضروری ہے کہ سب کچھ مل کر آتا ہے. بند ہونے کے بعد، پروجیکٹ مینیجر دستاویزات اور اس منصوبے سے سیکھا سبق سناتا ہے.

حکومتی تنظیموں کو انفارمیشن ٹیکنالوجی کے اجزاء جیسے بڑے سوفٹ ویئر اپ گریڈ اور ہارڈویئر کی تازہ کاری کے ساتھ بڑی کوششوں میں استعمال کرنے کے منصوبے کے مینیجرز کو لاگو کرنا ہوتا ہے. چھوٹے سے معلوماتی ٹیکنالوجی کے منصوبوں کو چھوٹے منصوبوں سے تکنیکی منصوبوں کے بغیر رسمی منصوبے مینجمنٹ ڈھانچے کی زیادہ امکان ہے. ان چھوٹے، غیر تکنیکی منصوبوں کے لئے پروجیکٹ مینیجر ایسے عملے میں ہوسکتے ہیں جو پراجیکٹ مینجمنٹ میں کوئی تربیتی نہیں ہیں اور جو کام کے ذریعہ ہلچل کرنے کی توقع رکھتے ہیں.

بہت سے لوگ منصوبے کے مینجمنٹ میں گر جاتے ہیں. وہ ہر قسم کے پس منظر سے آتے ہیں. چاہے وہ پولیس افسران، معاہدے کے مینیجرز، نصاب کے ماہرین، عوامی معلومات افسران یا کچھ اور ہیں، وہ ایسے مضامین کے ماہرین کے طور پر شروع کرتے ہیں جو تنظیم سازی کی مہارت رکھتے ہیں اور پراجیکٹ مینیجرز کے طور پر ہوا کرتے ہیں. ایک بار جب وہ تھوڑا تجربہ اور تربیت حاصل کرتے ہیں، تو وہ ان کے انتظاماتی منصوبوں سے لطف اندوز ہوتے ہیں. وہ منصوبوں کو منظم کرنے کے لئے زیادہ مواقع طلب کرتے ہیں، اپنی مہارت کو بڑھانے اور شاید خود کو زیادہ اعتماد اور ملازمت کے مواقع فراہم کرنے کے لئے سرٹیفیکیشن کی تربیت کرتے ہیں.

پراجیکٹ مینیجرز کی خصوصیات

کامیاب پراجیکٹ مینیجرز کے درمیان کئی خصوصیات عام ہیں. ان علامات کے ساتھ، پراجیکٹ مینیجر اپنے منصوبوں کے اہداف کو پورا کرنے کی راہ میں اچھی طرح سے ہیں.

پروجیکٹ مینیجروں کو قابل اعتماد ہونا ضروری ہے.منصوبے پر اعتماد کرنے کے لئے حصول داروں اور پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کے لئے اچھی طرح سے جائیں گے، انہیں پروجیکٹ مینیجر پر بھروسہ کرنا ہوگا. چاہے چیزیں اچھی طرح جا رہے ہیں یا اتنی اچھی نہیں ہیں، منصوبے مینیجر کو اس منصوبے کے ساتھ کیا چل رہا ہے اس بارے میں کھلی اور ایماندار ہونا ضروری ہے. اس طرح کے کینسر کو ایک پروجیکٹ مینیجر کی اعتماد میں اضافہ ہوتا ہے. لوگ جانتے ہیں کہ وہ قابل اعتماد معلومات حاصل کریں گے اس معاملے میں کوئی فرق نہیں پڑتا.

پراجیکٹ مینیجرز ختم ہو جاتے ہیں. پراجیکٹ مینیجرز کے لئے ایک اچھا معیار ہے کیونکہ وہ مسلسل بات چیت کر رہے ہیں. چاہے پروجیکٹ سپانسر، حصول ہولڈرز یا ٹیم کے ارکان کے ساتھ بات چیت کرتے ہو، منصوبے کے مینیجرز معلومات کو جمع کرنے اور جمع کرنے کے لئے زیادہ تر مواقع بنائے. متعارف شدہ منصوبے کے مینیجر کامیاب ہوسکتے ہیں؛ تاہم، انہیں خود اپنے آرام کے زون سے باہر مجبور کرنا ہوگا.

منصوبے کے انتظام میں کامیابی کے لئے منصوبہ بندی اہم ہے. پراجیکٹ مینیجرز منصوبہ ساز بننے کے لئے صرف ایک اچھی منصوبہ بندی نہیں بلکہ منصوبہ بندی کی پیروی کرنا اور اس منصوبہ کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے جب جاننے کے لئے ضروری ہونا چاہئے. پراجیکٹ مینیجر ایک منصوبہ تک رہتی ہیں جب تک کہ اس منصوبے کی ضروریات کو پورا نہ ہو. اس کے بعد، وہ اس منصوبے کے اہداف کو پورا کرنے کے لئے مکھی پر ایڈجسٹمنٹ بناتے ہیں. وہ ضروری سامعین میں تبدیلیوں سے گفتگو کرتے ہیں.

پروجیکٹ مینیجر ہمیشہ ان کے منصوبوں کے موضوع کے معاملات میں ماہرین نہیں ہیں. بڑے منصوبوں پر، عملی طور پر کوئی اندازہ نہیں ہے کہ پروجیکٹ مینیجر منصوبے کے تمام پہلوؤں پر ایک ماہر ہوسکتا ہے. لہذا ٹیمیں بہت اہم ہیں. پراجیکٹ مینیجر کی نگہداشت کی مہارت کے خاتمے کے لئے، پراجیکٹ مینیجرز کو اعداد و شمار پر مبنی ہونا ضروری ہے. ان منصوبوں کو ثابت کرنے کے لۓ ان کے ٹیم کے اراکین پر دباؤ ڈالنے کے لئے قابل اعتماد ڈیٹا فراہم کرنا لازمی طور پر تیار کرنا ہوگا. جب وقت، معیار اور گنجائش کے بارے میں اہم فیصلے پیدا ہوتے ہیں تو، پروجیکٹ مینیجرز کو اعداد و شمار کی ضرورت ہے کہ کیا کچھ کرنے کی ضرورت ہے.

کیونکہ پروجیکٹ مینیجرز کو ڈیٹا کی ضرورت ہے، انہیں تجزیاتی ہونا چاہئے. وہ متعلقہ معلومات تلاش کرنے اور فیصلے کرنے کے عمل میں لاگو کرنے کے لئے تعصب اور جذبات کے ذریعے کاٹنے کے قابل ہوسکتے ہیں.

سرٹیفکیٹ پروجیکٹ مینیجرز حاصل کر سکتے ہیں

جیسا کہ پروجیکٹ مینجمنٹ نے اپنے مخصوص نظم و ضبط میں پھیل لیا ہے، سرٹیفیکیشن کی قیمت میں اضافہ ہوا ہے. حقیقت میں، عوامی اور نجی شعبوں میں بہت سے ملازمتوں کی اشاعتیں ظاہر کرتے ہیں کہ نوکریوں کو نئے حائروں کی تصدیق کی ضرورت ہوتی ہے یا انہیں ترجیح دیتے ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ میں لوگ طویل کام کی تاریخ کے ساتھ سرٹیفکیٹ کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے، لیکن ان کی نئی لائن پر ان کا کام ان کی تعقیب کرنا ہوگا. جیسا کہ زیادہ سے زیادہ لوگ پراجیکٹ مینجمنٹ کے میدان میں داخل ہوتے ہیں، زیادہ سے زیادہ لوگوں کو خود مختاری کے طور پر اپنے آپ کو الگ کرنے کی ضرورت ہوگی.

امریکہ میں، پراجیکٹ مینیجرز کے لئے سب سے زیادہ وسیع سرٹیفکیشن PMI کی طرف سے پیش کردہ پراجیکٹ مینجمنٹ پروفیشنل، یا PMP® ہے. پی پی پی کی تصدیق حاصل کرنے کے لئے، ایک پروجیکٹ مینیجر تعلیمی، تجربے اور تربیت کی ضروریات کو پورا کرتا ہے. یہ ضروریات دو طریقوں میں سے ایک میں مل سکتی ہیں. سب سے پہلے، ایک پروجیکٹ مینیجر کو ہائی اسکول کی ڈگری، پانچ سال کا تجربہ ہونا پڑے گا، 7،500 گھنٹے کے انتظاماتی منصوبوں اور 35 گھنٹوں سے متعلق متعلقہ تربیت. دوسرا، ایک پروجیکٹ مینیجر کے پاس ایک بیچلر کی ڈگری، 4،500 گھنٹے کے انتظاماتی منصوبوں اور 35 گھنٹے متعلقہ تربیتی تجربے کے ساتھ ہونا چاہئے.

ان ضروریات کو پورا کرنے کے بعد، ایک پروجیکٹ مینیجر نے پی ایم آئی کے ساتھ درخواست دی اور ایک امتحان لے. اس امتحان کی بنیاد پر پروجیکٹ مینجمنٹ باڈی، یا PMBOK ® پر مبنی ہے.

اس کے علاوہ، پی ایم آئی نو پروجیکٹ مینجمنٹ سرٹیفکیٹ پیش کرتا ہے. PMP® اور پراجیکٹ مینجمنٹ یا CAPM® میں مصدقہ ایسوسی ایٹ کو حاصل کرنے کے لئے آسان، PMI کے دو عام سرٹیفیکیشن ہیں. ان کے دیگر سات سرٹیفیکیشن پراجیکٹ مینجمنٹ کے مخصوص پہلوؤں سے نمٹنے کے لئے ہیں - جیسے کاروباری تجزیہ، شیڈولنگ اور خطرے کے انتظام- یا خاص منصوبے مینجمنٹ کے طریقوں جیسے جیسے آیلائل اور اوپی ایم 3.

تنخواہ پروجیکٹ مینیجرز کماتے ہیں

جیسا کہ عوامی اور نجی شعبے دونوں میں موجود تقریبا کسی بھی نوکری کے ساتھ، وہ لوگ جو حکومت کے لئے کام کرتے ہیں ان کے نجی شعبے کے ہم منصبوں کے مقابلے میں کم کم کرنے کی توقع کر سکتے ہیں. حکومتی تنظیم نجی کمپنیوں کے مقابلے میں بہتر فوائد ہیں.

ان کے کیریئروں میں جلدی پروجیکٹ مینیجر ان لوگوں کے مقابلے میں کم ہوتے ہیں جو زیادہ تجربہ رکھتے ہیں. جیسا کہ پروجیکٹ مینیجرز تجربہ حاصل کرتے ہیں، وہ اعلی تنخواہ کا حکم دیتے ہیں.