باہر جانے والے کالوں پر وقت کیسے بچاؤ

ٹیلی فون ٹائم مینجمنٹ ضروری ہے کیونکہ فون اب بھی چھوٹے کاروباروں کے لئے بنیادی مواصلاتی آلے ہے. لیکن زیادہ تر وقت جو کاروباری اداروں کو فون استعمال کرتے وقت خرچ کرتے وقت کا ضائع ہوتا ہے. لوگوں کے ساتھ بات چیت کرنے کے بجائے ہم باہر جانے والے کالوں کے دوران بات چیت کرنا چاہتے ہیں، ہم دوسرے لوگوں یا مشینوں سے گفتگو کرتے ہوئے وقت گزرتے ہیں، فون ٹیگ کے لامحدود راؤنڈ کو چلاتے ہیں.

لیکن اگر ہم صرف لوگوں سے بات کر سکیں اور کیا بات کر سکیں تو ہم کہتے ہیں کہ ہم کیا کہنا چاہتے ہیں اور چلتے ہیں؟ تصور کریں کہ ہم کتنی زیادہ پیداواری ہو سکتے ہیں اور ہمیں کتنے وقت کام کرنے کی ضرورت ہے.

ٹھیک ہے، ہم کر سکتے ہیں - اور یہ سب کچھ لیتا ہے تیاری کا تھوڑا سا حصہ ہے.

آؤٹ ڈور مینجمنٹ آؤٹ لک جانے والے کالز کے لئے تجاویز

• چاہے وہ سپلائرز، باقاعدگی سے مراجعین یا ٹھیکیدار ہیں، ہم میں سے اکثر بار بار وہی لوگوں کو فون کرتے ہیں. اپنی رابطہ کی معلومات کو اپ ڈیٹ کریں وقت کی بچت کی تفصیلات کے ساتھ آپ کو ایسے لوگوں تک رسائی حاصل کرنے کا وقت ضائع نہیں ہوتا جو دستیاب نہیں ہیں.
  • مثال کے طور پر، اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کسی خاص شخص کو پہنچنا چاہتے ہیں تو دوپہر کے کھانے سے 1 سے 2 پی ایم. ہر دن، میرا وقت کیوں اس وقت کے دوران فون کرنے کی کوشش کر رہا ہے؟
• آپ کے باقاعدگی سے آپ کے ٹیلی فون میں ان لوگوں کے لئے تعداد کا پروگرام. میں ایسے لوگوں کی طرف سے حیران ہوں جو ایسا نہیں کرتے، جیسے ہی آپ کو بچانے کے وقت جب آپ نمبرز نہیں دیکھ رہے ہیں اور ان کی چھتیں بھی اسی طرح حیرت انگیز ہیں.
• اپنے باہر جانے والے کالوں کی منصوبہ بندی کریں. کال کرنے سے پہلے، فون کا بنیادی مقصد اور کلیدی نکات کو جسے آپ احاطہ کرنا چاہتے ہیں نیچے ڈال دیں. یہ آپ کو اس نقطہ پر رکھے گا جب آپ فون پر ہیں اور اس بات کا یقین کریں کہ آپ ہر چیز کا احاطہ کرتے ہیں جو آپ ڈھونڈنا چاہتے ہیں، کال کے دوران وقت بچانے اور دوبارہ فون کرنے سے گریز کرتے ہیں کیونکہ آپ کچھ بھول گئے تھے.
• اگر آپ کسی ایسے شخص کو بلا رہے ہیں جو آپ کے رابطے کے ڈیٹا بیس میں داخل ہوتے ہیں، جب آپ فون کرتے ہیں تو اس شخص کے بارے میں تمام معلومات حاصل کریں جنہیں آپ اپنے سامنے بلا رہے ہیں. چاہے آپ کسی ڈیسک ٹاپ کمپیوٹر کا استعمال کر رہے ہیں، ایک موبائل ڈیوائس یا Rolodex، یہ کال کے دوران یہ بہت اچھا میموری امداد ہے. پلس، اگر آپ کو کلائنٹ کے شوہر کے نام کے طور پر کچھ نہیں دیکھنا پڑے گا، تو آپ کو کال کے دوران نوٹ کرنے کا اختیار بھی ہوگا، اور زیادہ وقت بچانا ہوگا.

• ظاہر ہے، اگر آپ کال کے دوران نوٹ کرنا چاہتے ہیں (یا فون پر بات کرتے وقت کچھ اور کرتے ہیں)، ایک اچھا اسپیکر یا ہیڈسیٹ لازمی ہے. اپنے ہاتھوں کو مفت بہت وقت آزاد ہوسکتا ہے.
• اگر آپ کسی کا جواب دینے والے مشین یا صوتی میل پر پہنچتے ہیں تو، ایک مکمل پیغام چھوڑ دو جو آپ کے ٹیلیفون نمبر کو دو مرتبہ دیتا ہے اور اس وجہ سے بیان کرتا ہے کہ آپ بلا رہے ہیں. مثال کے طور پر، "یہ سوسن وارڈ (فون نمبر) ہے. میں آپ کے منصوبے کے تخمینہ پر بات کرنے کا مطالبہ کر رہا ہوں. آپ دوپہر (فون نمبر) میں دوپہر تک پہنچ سکتے ہیں."
  • آپ کے نمبر کو دو بار بیان کرنا پیغام کے وصول کنندہ کو اس کو حاصل کرنے کا ایک بہت اچھا موقع فراہم کرتا ہے اور پیغام کو دوبارہ چلانے کے بغیر اسے لکھنا پڑتا ہے.
• ٹیلی فون کی تعمیل میں مت چھوڑیں. جب آپ کسی کو پہنچنے کی کوشش کر رہے ہیں اور آپ کے پاس نہیں ہے تو، شاید ہر نصف گھنٹہ واپس کال کرنے کی کوشش کر رہی ہے! لیکن اگر آپ نے مناسب پیغام دیا ہے تو، بار بار پیغامات چھوڑ کر اپنے وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہے (اور شخص کی جواب دینے والے مشین یا صوتی میل کو بھرنے کے). جس شخص کو آپ کال کرنے کے لئے مناسب رقم کا مطالبہ کر رہے ہو، جیسے اگلے کاروباری دن تک.
• اپنے ٹیلی فون کالز کو شیڈول کریں اور اگر ممکن ہو تو وقت کے ایک ہی بلاک میں ان سب کو مل کر بنائیں. ہم میں سے زیادہ تر ملٹی ماسک پر اچھے نہیں ہیں اور جب ہم ایک کام سے دوسرے کام سے آگے نکل رہے ہیں تو اس کی بہتری پوری ہوتی ہے. لہذا اگر آپ کے پاس ایک خاص دن میں دس درجن کا مطالبہ ہوتا ہے، تو ایک یا دو بنانے کے بجائے ان سب کو ایک گھنٹہ سے زیادہ بنانے کے لئے زیادہ موثر ہے، اور پھر ایک اور تین گھنٹے ایک گھنٹے بعد کال کریں، اور اس کے بعد دو منٹ بعد دو.
• اگر ممکن ہو تو اپنے باہر جانے والی ٹیلی فون کالز کی کتابیں. اگر یہ فوری طور پر کال نہیں ہونے والا ہے، جب آپ سب سے پہلے کسی کو فون کرتے ہیں، تو اپنے آپ کو متعارف کرائیں، اس سے کہو کہ آپ کیوں بلا رہے ہیں، اور پھر اس سے پوچھتے ہیں کہ یہ بات کرنے کے لئے آسان وقت ہے یا اس پر بحث کرنے کے لئے ایک وقت کی کتاب کرنا چاہیں گے. . پھر بندوبست کریں کہ آپ اس وقت اسے کال کریں گے. یہ آپ کو جگہ پر صرف وقت نہیں بچا سکتا ہے لیکن وقت کو بچانے کے بعد جب آپ واپس آتے ہیں کیونکہ آپ دونوں اس معاملے پر بحث کرنے کیلئے تیار ہوں گے جنہیں آپ نے اصل میں بلایا تھا.
• اگر ممکن ہو تو، اپنے "آؤٹ پٹ" میں اپنے آؤٹ لک ٹیلیفون کالز بنائیں. ریسرچ سے پتہ چلتا ہے کہ صبح کے وقت صبح کے لوگ اپنے دفتروں میں ہیں اور 8 بجے کے درمیان پہنچ سکتے ہیں.