میٹنگ کے بارے میں جانیں اور وہ کیوں اہم ہیں

منٹس ملاقاتیں لکھی ہوئی یا ریکارڈ کردہ دستاویزات ہیں جو حاضریوں اور غیر مباحثوں کو مطلع کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جو بات چیت کی گئی ہے یا میٹنگ کے دوران کیا ہوا. منٹوں یا نوٹوں کو ملنے والی کارروائیوں کے دوران عام طور پر نامزد ہونے والے اجلاس منٹ ریکارڈر کے ذریعہ لے لیا جاتا ہے تاکہ میٹنگ کے دوران ٹرانسمیشن کیا جا سکے.

منٹ میں عام طور پر شامل ہیں:

• شرکاء کے نام
• اجنبی اشیاء شامل ہیں
• شرکاء کی طرف سے بنایا فیصلے
• شراکت داروں کی طرف سے تعقیب عمل
• وعدوں کی تکمیل کے لئے کی وجہ سے تاریخ
• مستقبل کے جائزہ لینے یا تاریخ کے لئے دستاویزات کے قابل کسی بھی دوسرے واقعات یا بات چیت

میٹنگ منٹ ایک تاریخی دستاویز کے طور پر

ایک تاریخی دستاویز کے طور پر منٹ کلیدی خیالات یا بحث کے نقطہ نظروں کو مسترد کرنے کے لئے مفید ہیں جو فیصلے کی وجہ سے ہیں. مثال کے طور پر، موثر میٹنگ منٹ پانچ متبادلات ٹیم کی بات چیت کر سکتی ہیں اور اس کی اہم وجہ یہ ہے کہ دوسروں کو منتخب کیا گیا تھا.

عام کاروبار کے اجلاس کے لئے منٹ ہر بحث یا ریاستی تفصیلات سے متعلق ریکارڈ کرنے کی ضرورت نہیں ہے جس نے کیا کہا. یقینا، یہ اصول دوسرے قسم کے اجلاسوں کے لئے مختلف ہے جیسے عدالت کی سنجیدگی اور حالات جہاں قانونی کارروائی پر بحث کی جا رہی ہے. ان قسم کے اجلاسوں بات چیت اور بیانات کی صحیح ریکارڈ کی ضرورت ہوتی ہے. لیکن، جب تک انسانی وسائل ایک مقدمہ پر بحث کررہے ہیں، عام کام کی جگہ کے اجلاس میں ہر iota دستاویز نہیں ہے.

جب اور میٹنگ منٹ کیسے شریک ہوں

مثالی طور پر، میٹنگ منٹ ایک الیکٹرانک آلہ، جیسے لیپ ٹاپ یا رکن پر ریکارڈ کیا جاتا ہے، اور میٹنگ کے آخر میں شرکاء سے ملاقات کرنے کے لئے تقسیم کئے گئے اسپیل، گرامر، اور وضاحت کا فوری جائزہ لینے کے بعد. اس طرح، شرکاء میں ان کے وعدوں اور ضرب کی فوری نوٹس ہے اور سوالات بلند کر سکتے ہیں یا وضاحت کرنا چاہتے ہیں. اگر یہ ممکنه نہیں ہے کیونکہ ریکارڈر منٹ منٹ میں ٹرانسمیشن کرنا چاہتی ہے یا غلطیوں کے لئے ان کی جانچ پڑتال کرنا چاہتے ہیں، تو انہیں میٹنگ کے بعد 24 گھنٹوں کے اندر ان کو تقسیم کرنا چاہئے.

منٹ بھی میٹنگ کے دوران کئے گئے عزم ٹیم کے ممبروں کے یاد دہانی کے طور پر کام کرتے ہیں اور شرکاء کو ان اشیاء کو ان کے کیلنڈروں اور روزانہ کام کی فہرستوں میں منتقل کرنے میں مدد کرتی ہیں.

ریکارڈر کو اگلے میٹنگ کے آغاز میں پہلے میٹنگ کے منٹ کو ہمیشہ نظر ثانی کرنا چاہئے تاکہ لوگوں کو ان کی درستگی اور اگلے مرحلے کے لۓ چیک کر سکیں.

کس طرح تنظیموں کو میٹنگ منٹ لے جا رہے ہیں

میٹنگ کی کامیابی کے لئے اہم، منٹ منٹ کے شرکاء اور ملازمتوں کے لئے ریکارڈ کی تاریخ پیش کرتے ہیں جو شرکت کرنے میں کامیاب نہیں تھے. مکمل میٹنگ منٹ کے بغیر، کامیابی کے لئے میٹنگ کے امکانات کم ہو گئے ہیں کیونکہ لوگ، توازن پر، جذباتی اور ایک وقت میں معلومات کی مالیت کو برقرار نہیں رکھ سکتے ہیں.

ملازم جو میٹنگ منٹ لیتا ہے عام طور پر ٹیم کا ایک رکن ہے اور میٹنگ میں شرکت کرتے ہوئے نوٹ لیتا ہے. اجلاسوں میں جو قانونی- یا حکومت سے متعلقہ کارروائی یا کارپوریٹ بورڈ کے اجلاسوں میں شامل ہیں، ایک غیر متوقع فرد سرکاری منٹ کو لے لیتا ہے اور اکثر کارروائی کو ریکارڈ کرتا ہے.

درست معلومات کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنے کے لئے، میٹنگ منٹ کے ریکارڈر کو ایک کان تفصیل کے مطابق اور توجہ مرکوز رکھنے کی صلاحیت ہونا ضروری ہے. اس ملازم کو بھی مؤثر طریقے سے مل کر باضابطہ طور پر ملنا چاہیے جب وہ اجلاس میں شرکت کرنے کے قابل ہوں گے.

کچھ تنظیموں میں، ایک ہی ملازم ہر میٹنگ میں منٹ لیتا ہے. یا ذمہ داری ملازم سے ملازم کو منتقل کر سکتا ہے. منٹ منٹ کے کردار کو مؤثر قیادت اور مواصلات کی مہارت بناتی ہے اور ایک معروف کام ہوسکتا ہے.

میٹنگ منٹ ریکارڈر کے لئے ضروریات

ریکارڈر کی ضروریات میں شامل ہونے کی صلاحیت شامل ہے:

• اجلاس میں کئے جانے والے فیصلوں، وعدوں، اور اہم بحث پوائنٹس درست طریقے سے ریکارڈ کریں
• عمل اشیاء اور ریکارڈ شدہ تاریخوں کو ریکارڈ کریں جو ممبروں سے ملنے والے افراد سے ملاقات کرتے ہیں (کارروائی اشیاء ناموں کے ساتھ منسلک ہیں، لیکن منٹ یہ بتاتا ہے کہ غیر سرکاری ملازمتوں کے اجلاسوں میں کیا کہا گیا ہے)
• میٹنگ کے اختتام پر اہم فیصلے اور تفویض یا رضاکارانہ وعدے اور کارروائی کی اشیاء کا جائزہ لیں تاکہ شرکاء چھوڑنے سے پہلے ان پر متفق ہوسکیں.
• ایک ٹیم پلیئر بنیں اور لچکدار ہو کیونکہ حاضرین کسی بھی چیز کو شامل کر سکتے ہیں یا اس میں کچھ بھی درست کرسکتے ہیں جو منٹ میں متفق ہیں
• میٹنگ کے بعد 24 گھنٹوں کے اندر میٹنگ منٹوں کی کاپیاں تقسیم کرنے کے لئے تیزی سے کام کرنا