کس طرح ایک نگرانی غیر موجودگی کا انتظام کرسکتا ہے

ایک سی سی سی غیر منسلک انضمام سروے کے مطابق، ملازمتوں کو جب کام پر کارکنوں کو رکھنے کے لئے آتا ہے تو زمین کھو رہے ہیں. نامعلوم افراد کی غیر حاضری کی شرح 1999 سے لے کر ان کی اعلی ترین سطح تک پہنچ گئی ہے. یہ سب سے زیادہ تشویش ہے کہ کام میں کام کرنے کے لئے تین ملازمین میں سے دو میں سے دو میں سے دو جسمانی طور پر بیمار ہو جاتے ہیں.

زیادہ تر کمپنیوں کے لئے، غیر حاضری کا انتظام کرنے کی ذمہ داری بنیادی طور پر فوری نگرانی پر گر گئی ہے. یہ سپروائزر اکثر ایسے لوگ ہیں جن کو معلوم ہے کہ ایک مخصوص ملازم غیر حاضر ہے.

وہ کسی فرد کی موجودگی کے ارد گرد کے حالات کو سمجھنے اور ابتدائی مرحلے میں ایک مسئلے کو سمجھنے کے لئے بہترین پوزیشن میں ہیں. لہذا، کمپنی کی غیر موجودگی کے طریقہ کار میں ان کی فعال شمولیت مجموعی تاثیر اور کسی غیر موجودگی کی پالیسی یا پروگرام کی مستقبل کی کامیابی کے مطابق ہے.

اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ سپروائزر غیر حاضری کا انتظام کرنے کے اپنے کردار میں آرام دہ اور مستحق ہیں، انہیں سینئر مینجمنٹ کی مکمل حمایت حاصل ہے. تمام جماعتوں کو غیر موجودگی کی پالیسیوں اور طریقہ کار کے مقصد سے آگاہ ہونا ضروری ہے. محکموں کے درمیان اختلافات ہونا چاہئے؛ پالیسی اس کی تاثیر سے محروم ہوسکتی ہے.

مزید استحکام فراہم کرنے کے لئے، نگرانوں کو غیر حاضریت کے انتظام کے بارے میں اپنی ذمہ داریوں میں تربیت دی جانی چاہئے، مشورہ دیا کہ کس طرح مؤثر واپسی سے کام کرنے والے انٹرویو کو منظم کیا جاسکتا ہے، اور جب ضروری ہو تو انضباطی طریقہ کار کے استعمال میں تعلیم حاصل کی جائے.

سپروائزر کی ذمہ داریاں

ملازمین کی غیر موجودگی کے دوران اس کام کو مناسب طریقے سے احاطہ کرتا ہے اس بات کو یقینی بنانے کے علاوہ، ایسے دیگر اہم اقدامات بھی ہیں جن کے نگرانوں کو غیر حاضری کا انتظام کرنے کی ضرورت ہے. وہ:

• اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام ملازمین غیر موجودگی سے نمٹنے کے لئے تنظیموں اور طریقہ کاروں سے مکمل طور پر واقف ہیں،
• جب ملازمت بیمار ہو تو فون کا پہلا نقطہ نظر ہو
• مناسب طریقے سے تفصیلی، درست اور اپ ڈیٹ کرنے والے ان کے اسٹاف کے لئے غیر حاضری کا ریکارڈ برقرار رکھنا، (مثال کے طور پر، بیماری کی نوعیت / غیر موجودگی کی وجہ، کام کی تاریخ میں متوقع واپسی، اگر ضرورت ہو تو ڈاکٹر ڈاکٹر کی تصدیق)
• تشویش کا سبب بننے والے کسی بھی پیٹرن یا رجحانات کی شناخت،
• واپسی سے کام کے انٹرویو کو منظم کرتے ہیں
• لازمی طور پر انضباطی طریقہ کار کو لاگو کرنا.

واپسی سے متعلق انٹرویو

نگرانی کا بہترین انتظام کرنے کے طریقے سے نگرانی کرنے والے افراد کی تربیت کو مؤثر اور منصفانہ واپسی سے کام کرنے والے انٹرویو کے بارے میں ہدایات شامل کرنا چاہئے. حالیہ قومی سروے سے پتہ چلتا ہے کہ ان انٹرویو کو مختصر مدت کے غیر حاضری کا انتظام کرنے کے لئے سب سے مؤثر اوزار شمار کیا جاتا ہے.

واپسی سے کام کرنے والی بحث کو نگرانی کے انتظام کے علاوہ، نگرانی میں کام کرنے میں ملازمین کو کنٹرول کرنے اور انتظام کرنے کے لئے مضبوط عدم اطمینان کے علاوہ، نگرانی کو ملازمت میں واپس آنے کا استقبال کر سکتا ہے. اس انٹرویو کو چیک کرنے کے قابل ہو جائے گا کہ ملازمت کو واپس جانے کے لئے کافی اچھا ہے.

لازمی کاغذات مکمل ہوسکتے ہیں تاکہ غیر موجودگی اور اس کا نتیجہ صحیح طریقے سے درج ہو. حقیقت یہ ہے کہ قائم کردہ طریقۂ کار ایک جگہ ہے جس میں کسی ملازم کے ساتھ غیر موجودگی کی تحقیقات اور بحث کرنے کے بارے میں، اس کے مطابق، غیر معقول وجوہات کے لئے غیر حاضری کے لئے ایک محافظ کے طور پر کام کرنا.

انٹرویو کو واپس آنے والے کام کے بعد فوری طور پر کام کرنے کی ضرورت ہے (اس کی واپسی کے بعد ایک دن بعد میں نہیں). ملازمت کو ان کی غیر موجودگی کے سبب وجوہات کا تعین کرنے کے لئے کافی موقع دیا جانا چاہئے. سپروائزر انٹرویو کو انٹرویو کا استعمال کرتے وقت ایک وقت کے طور پر استعمال کرنے کے لئے کسی بھی مسئلے کو تلاش کرنے کے لئے ملازم ہو سکتا ہے جو غیر موجودگی کی وجہ سے ہوتا ہے.

مقصد ایک کھلا اور معاون ثقافت کو فروغ دینا ہے. اس بات کو یقینی بنانا کہ طریقہ کار اس بات کو یقینی بنائے کہ جب ضرورت ہو تو اس کی مدد اور مشورہ پیش کی جائیں اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ ملازمت کو واپس جانے کے قابل ہو.

ملازمت عام طور پر رسمی ڈھانچے کے اندر غیر موجودگی کے لۓ حقیقی وجوہات کی وضاحت کرنے کا موقع کی تعریف کرے گی. اگر سپروائزر غیر موجودگی کے سبب دیئے جانے والے وجوہات کی صداقت پر شک رکھے تو، اس کو کسی بھی شبہ یا خدشات کا اظہار کرنے کا موقع استعمال کرنا چاہئے.

ہر وقت، ملازم کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ انٹرویو صرف کمپنی کے طریقہ کار کا حصہ نہیں ہے، لیکن ایک اہم ملاقات جس کے دوران غیر موجودگی کا ذکر کیا گیا ہے اور مستقبل کے روزگار کے لئے اثرات ہوسکتے ہیں. کمپنی کی نظم و ضبط کے طریقہ کار، غیر موجودگی کی ناقابل قبول سطحوں پر، ملازم کو وضاحت کی جانی چاہئے.

میٹنگ کے دوران کوئی بات نہیں، انٹرویو سزا کا ایک شکل بننا چاہئے، لیکن محکمہ کے اندر غیر موجودگی کے جواب کو واضح اور بیان کرنے کے لئے ایک موقع کے طور پر دیکھا جانا چاہئے. ملازمین کی اکثریت ان کے کام اور انتظام سے فخر اور کامیابی کا احساس حاصل کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کی جانی چاہیے کہ ان افراد کو ذمہ دار بالغوں کے طور پر علاج کیا جائے.

سفارش شدہ نظم و ضوابط کے طریقہ کار اگر غیر موجودگی جاری رہتی ہے

درج ذیل ہدایات مندرجہ ذیل معاملات میں لے جانے کے لئے اقدامات کئے جاتے ہیں جہاں مختصر مدت کے غیر حاضری کو ایک خاص مدت میں قابل قبول سطح سے اوپر سمجھا جاتا ہے.

مرحلے 1: مشاورت انٹرویو

• فوری طور پر سپروائزر کو غیر حاضری پر اپنی تشویش کا ملازم کو مشورہ دینا چاہئے، بیماری کے سبب وجوہات کو قائم کرنے کی کوشش کریں اور حاضری کو بہتر بنانے کے لئے کیا کام کرنے کی ضرورت ہے.
• اگر اس مرحلے میں کسی بھی طبی حالت کی شناخت کی جاتی ہے اور نوکری کی مناسبیت پر اثر انداز ہوسکتا ہے تو، سپروائزر کو کمپنی کے منظوری والے ڈاکٹر کے ساتھ ایک تقرری کا بندوبست کرنا چاہئے. اس کو ملازم کے ساتھ پانچ کام کے دنوں میں لکھا جائے گا.
• اگر بحث سے، مسئلہ کام کے لئے مبینہ طور پر واضح ہونے کی وجہ سے ظاہر نہیں ہوتا ہے تو، سپروائزر کو ملازم کو مشورہ دینا چاہئے، جبکہ ریکارڈ شدہ بیماری حقیقی ہوسکتی ہے، حاضری میں ایک مسلسل بہتری کی توقع کی جاتی ہے یا اگلے مرحلے کے طریقہ کار میں لیا جائے گا.
• حاضری کا ایک جائزہ اگلے چھ ماہ کے لئے خود بخود ہر ماہ بنایا جائے گا.

مرحلے 2: پہلا رسمی جائزہ (زبانی انتباہ کے مرحلے)

• اگر ملازمین کی غیر حاضری مندرجہ ذیل تجزیہ اور باقاعدگی سے نگرانی کی خرابی کو جاری رکھے تو، انہیں سپروائزر کے ساتھ باقاعدگی سے جائز جائزہ لینے کے لئے مدعو کیا جانا چاہئے.
• اس انٹرویو کے لئے ملازم کو دعوت دینے والے ایک خط میں غیر موجودگی کا ریکارڈ تفصیلی ہونا چاہئے. ملازم کو یہ مشورہ دیا جانا چاہئے کہ وہ ایک یونین کے نمائندہ یا ساتھی کی طرف سے نمائندگی کرنے کا اہل ہو.
• اس میٹنگ کا مقصد یہ ہوگا کہ:غیر حاضری کے بنیادی بنیادی وجوہات پر بحث کرنے کے لئے،سروس کے ملازم اور اس کی غیر موجودگی کے لاگت کے اثرات کو کم کریں، اورملازم کو (بغیر جب طبی مشورہ لینے کا فیصلہ کرنے کا فیصلہ) ہے، تو اگر کافی اور مسلسل بہتری نہیں ہے تو، اس کے روزگار قابل قبول حاضری کی سطح کو برقرار رکھنے کے لئے اس کی ناکامی کی وجہ سے ختم ہوسکتی ہے. یہ زبانی انتباہ کا حامل ہے.
• جہاں طبی توجہ واجب ہے، کارروائی کو فوری طور پر لے جانا چاہئے. لہذا اجلاس مکمل طور پر عمل مکمل کرنے کے لئے اجازت دینے کے لئے ملتوی کیا گیا ہے. پانچ کام کے دنوں کے اندر، ملازم کو طبی مشورہ ملے گی. اجلاس پھر HR کے ساتھ بحال کیا گیا ہے اور ڈاکٹر کی رائے پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.
• اگر ڈاکٹر کام کے لئے فٹنس کی تصدیق کرتا ہے، تو ملازم کو مستحکم غیر موجودگی کے نتائج کے بارے میں خبردار کیا جانا چاہئے.

مرحلے 3: دوسرا رسمی جائزہ (لکھا ہوا انتباہ مرحلے)

• باقاعدگی سے نگرانی سے پتہ چلتا ہے کہ غیر موجودگی کے پیٹرن میں کوئی بہتری نہیں آئی ہے، ایک دوسری رسمی اجلاس HR کے ساتھ کی جائے گی.
• اجلاس میں ملازم کو مدعو کرنے والے خط میں غیر موجودگی کے ریکارڈ اور پھر، نمائندگی پر مشورہ شامل ہوگا.
• بیماری کی نوعیت میں بیمار صحت یا تبدیلی کے بارے میں میٹنگ میں کسی بھی نئی معلومات کو کمپنی کے منظوری والے ڈاکٹر کی طرف سے تشخیص کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.
• ملازم کو اس کی غیر موجودگی کے ریکارڈ کی وضاحت کرنے کا موقع دیا جانا چاہئے. اگر مناسب ہو تو، سپروائزر کو ملازم کو مطلع کرنا چاہیے کہ ایک رسمی تحریری انتباہ جاری کی جاسکتی ہے اور یہ انتباہ ایک مقررہ مدت کے لئے ملازم فائل میں رہتا ہے. انتباہ کا ایک نقل ملازم اور اس کے نمائندے کو جاری کیا جاسکتا ہے.
• ملازم کو یہ بتایا جانا چاہئے کہ کمپنی کی حاضری کی توقعات کو پورا کرنے میں ناکامی اور غیر موجودگی کے موجودہ ناقابل قبول ریکارڈ کو بہتر بنانے میں ناکامی، ملازمت کے ملازمین کو ختم کرنے کا نتیجہ ہوگا.
• جہاں کام کے لئے فٹنس شک میں ہے، ڈاکٹر کی طرف سے موصول ہونے والی رہنمائی کے مطابق ریگولیشن کے اختیارات کے ساتھ آگے بڑھیں. ریگولیشن کے عمل اور اختیارات پر ملازمین کے نمائندہ (اگر قابل اطلاق) کے ساتھ مشورہ.

مرحلہ 4: کام سے عارضی معطل

• اگر انضباط عمل کے پچھلے مراحل پر عملدرآمد کے بعد، حاضری میں کوئی بہتری نہیں ہوتی ہے تو، انتظام کے بغیر کسی عارضی معطلی کو آگے بڑھ سکتا ہے. معطل کرنے کا ارادہ آغاز اور اختتامی تاریخوں کی تفصیلات کے ساتھ لکھا ہے. معطل کی خط کی ایک نقل ملازم کے نمائندے (اگر قابل اطلاق ہو) کو بھیجا جائے.

مرحلے 5: روزگار کا خاتمہ

• یہ انضباطی عمل میں حتمی مرحلے ہے جس کے تحت ملازمت کو شرکت کی شرائط کے مطابق کام کرنے کے قابل ہونے کے لئے ملازم کو مسترد کر دیا گیا ہے. ایک سینئر مینیجر اور ایچ آر کے تحریری اجازت کے ساتھ خطرہ صرف لے جا سکتا ہے.
• اس خط میں ملازم کو بلایا جائے گا جو دوبارہ نمائندگی کے بارے میں مشورہ دیتے ہیں اور غیر موجودگی ریکارڈ کی وضاحت کریں گے. ملازم کو یہ مشورہ دیا جانا چاہئے کہ انٹرویو کے نتیجے میں، وہ کام کے فرائض انجام دینے کے لئے ناقابل عمل کے لۓ مسترد کردیۓ.
• ایک بار پھر، ملازمین کی صحت یا کام کے لئے صلاحیت کے بارے میں کوئی نئی معلومات آنے والی کمپنی کو مشورہ دیا جاسکتا ہے.
• اگر صلاحیت کی بنیاد کو مسترد کرنے کا فیصلہ کیا جائے تو، ملازمت کے نمائندہ (اگر مناسب ہو) کے خط کو برطرف کرنے کا خط نقل کیا جاسکتا ہے.
• ملازم کو مسترد کے خلاف اپیل کرنے کا حق ہو سکتا ہے. اپیل کمپنی کی انضباطی طریقہ کار کے مطابق ہونا چاہئے.

غیر موجودگی کا انتظام کرنے میں چیلنج

آگاہ رہیں کہ سپروائزر اکثر ناگزیر ہوتے ہیں یا غیر حاضر ہونے کے قابل قبول سطح سے زیادہ ہو چکے ہیں ان پر رپورٹ کرنے کے لئے. کیونکہ بہت سے دباؤ پہلے ہی سپروائزروں پر، غیر حاضر پالیسیوں کے مسلسل عمل درآمد ہمیشہ ان کی ترجیح نہیں ہوتی.

غیر حاضری کا انتظام کرنے سے متعلق تشہیر لینے کے لۓ یہ ضروری ہے کہ یہ یقینی بنائے کہ تمام ملازمین اسی طرح کا علاج کریں. یہ ضروری ہے کہ مسلسل، مستقل، اور منصفانہ طور پر. جب غیر موجودگی کو متفق نہیں کیا جاسکتا ہے یا کسی متضاد انداز میں نہیں، تو اس کے نتیجے میں کم حوصلہ افزائی ہوسکتا ہے.

ملازمین کی اکثریت پالیسیوں اور پروگراموں کی تعریف کرے گی جنہیں جرمانہ کی بجائے سہولت فراہم کی جاتی ہے. محنت یا مجاز اقدامات جن کے ملازمتوں کو کام کرنے کے لۓ ملازمین کے نتیجے میں کر سکتے ہیں کہ وہ "غیر معمولی کام کے دوران."

وہ ہر ممکن حد تک کم از کم کرتے ہیں اور انہیں کرنے کے لۓ کسی بھی کوشش کے خلاف مزاحمت کرتے ہیں. دیگر پروگراموں کو عملدرآمد کیا جاسکتا ہے کہ ملازمین کی مدد سے کام میں رہیں، جیسے لچکدار کام شیڈولنگ، ملازمت کا اشتراک، حاضری ایوارڈ اور فلاح و بہبود کے پروگرام.