پروفیشنل وائس پیغام چھوڑ دو

01 پہلے سوچیں

آپ کو فون اٹھانے سے پہلے، ایک سیکنڈ کے لئے روک دو اور آپ کے سر میں کال کا منی ریہرسل لگائیں. اس مقصد کو ایک یا دو جملے تک محدود کریں. 50 فیصد سے زائد کالز صوتی میل پر جاتے ہیں، لہذا اس کے لئے تیار رہیں کہ اگر آپ فون کررہے ہیں تو وہ نہیں اٹھائیں گے. ایک جامع وائس میل پیغام چھوڑ دو جو آپ کا مقصد بیان کرتا ہے اور کسی کا وقت ضائع نہیں کرتا.

02 خود کو متعارف کروائیں

اپنے متعارف کرانے کے ذریعہ ہر وائس میل پیغام شروع کریں، لہذا وصول کنندہ جانتا ہے کہ کون بلا رہا ہے. اس میں آپ کا پورا نام اور کمپنی کا نام شامل ہونا چاہئے: "سوزی جونز، یہ جین ڈے آپ کے اکاؤنٹ کے بارے میں کمپنی X سے بلا رہا ہے."

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کس طرح اس شخص کا نام کس طرح بولتے ہیں جو آپ بلا رہے ہیں. آپ کو اس سے پہلے بھی اس کا مقابلہ کرنے سے پہلے غیر رسمی طور پر توہین نہیں کرنا چاہئے.

03 باتیں آہستہ آہستہ

آہستہ آہستہ اور احتیاط سے بات کرو تاکہ وصول کنندہ ہر لفظ کو سن اور سمجھ سکیں. پیغامات سنتے ہیں جس میں اسپیکر بہت جلدی بات کر رہا ہے سمجھنے کے لئے بہت ناراض ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال رپورٹ نہیں کیا جا سکا. ایک یا زیادہ ایرر آ گئے ہیں. براہ مہربانی ایرر پیغام سے نشان زدہ فیلڈز کو ٹھیک کریں.

04 واضح طور پر بات کرو

واضح اور مناسب طریقے سے ماڈیولر سر کی آواز میں براہ راست آپ کے ٹیلی فون کے منہ ٹکڑا میں بات کریں. آپ کے گدھے اور کندھے کے درمیان فون مت رکھو تاکہ منہ پھیریں آپ کی گردن کی طرف سے رکھے. یہ ٹھیک ہے جبکہ آپ ڈائلنگ کرتے ہیں یا جب دوسرے دوسرے پر فون بج رہا ہے، لیکن ایک بار جب آپ اس سے منسلک نہیں ہوتے ہیں، کیونکہ یہ آواز ضبط کرتی ہے.

05 مختصر رکھیں

آپ کو اپنے صوتی میل پیغام پر ہر تفصیل کو چھوڑنے کی ضرورت نہیں ہے. زیادہ سے زیادہ کاروباری فون کے نظام میں پیغامات کے لئے ایک منٹ سے دو منٹ کی حد ہوتی ہے. کال کال کی وجہ سے آپ کے کال کی وجہ سے مختصر خلاصہ چھوڑ دو.

06 آخر پیشہ ورانہ

ایک کاروباری کاروباری خط کی طرح، آپ کے رابطے کی معلومات کے ساتھ ختم. اگر شخص آپ کے ساتھ نا واقف ہے یا آپ کو رکھ کر مصیبت پائے تو، آپ کے نام اور کمپنی کو آپ کے پاس پہنچنے کا بہترین طریقہ بھی شامل ہے. اگر آپ کے پاس پہلے سے ہی تعلق ہے تو، آپ اپنے نام کو دوبارہ چھوڑ سکتے ہیں، لیکن پھر بھی آپ کو واپس کال کرنے کے لئے بہترین نمبر دینے کا یقین ہوسکتا ہے اور آپ کتنے وقت دستیاب ہوں گے.

07 دوبارہ کوشش کریں

آپ کے ختم ہونے کے بعد پھانسی کے بجائے، پونڈ نشان (# کلیدی) کو مار ڈالو؛ کئی سارے نظاموں میں، یہ آپ کو پیغام دوبارہ چلانے سمیت کئی اختیارات فراہم کرتا ہے. ایسا کرنے کی کوشش کریں، اور اگر آپ پسند نہیں کرتے جو آپ سنتے ہیں اسے دوبارہ دوبارہ درج کریں.

اگر آپ کو یقین ہے کہ آپ کے سسٹم کو ختم کرنے سے قبل اپنے صوتی میل پیغام کو ختم کر دیا گیا ہے، دوبارہ فون کریں. اس شخص کو بتا کر اس کی قیادت کریں کہ آپ کو یقین ہے کہ آپ کے پچھلے پیغام کو گرا دیا گیا ہے یا کاٹ دیا گیا ہے، پھر جلدی سے پڑھتے ہیں. اسے مختصر رکھیں آپ کو ایک کیڑوں کے طور پر نہیں آنا چاہتے ہیں.

08 پر عمل کریں اور اپنے آپ کو آزمائیں

اگر آپ کاروباری پیغامات چھوڑنے کے بارے میں غیر یقینی ہیں یا آپ پریشان ہیں تو، ایک دوست یا ساتھی کے ساتھ مشق کریں. اس کا ایک نمونہ صوتی میل پیغام چھوڑ دو اور ایک تنقید کا مطالبہ کریں: کیا آپ بہت جلدی بات کرتے ہو؟ کیا آپ کی آواز بہت کم ہے؟ کیا آپ کو کسی بھی طریقے سے سمجھنا مشکل ہے؟ شاید آپ اپنے آپ کو ایک صوتی میل چھوڑنے کے لۓ بھی قابل قدر ہوسکتے ہیں کہ آپ کس طرح آواز دیں.