کس طرح کامیاب واقعہ منصوبہ ساز رہیں

چاہے آپ ایک کارپوریٹ ایونٹ منصوبہ ساز یا انتظامی شخص ہو، ایونٹ منصوبہ بندی کی بنیادی باتیں آپ کو مضبوط تنظیم، مواصلات، اور دستاویزات کی مہارت حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. آپ کے تجربے کے باوجود، مہمانوں کے حوصلہ افزائی کو بھی ایک حیرت انگیز بزنس ایونٹ میں تھوڑا سا تخلیقی صلاحیت اور راستے میں بہت سے تنظیم کے ساتھ رکھ سکتا ہے. لیکن جب یہ واقعہ کی منصوبہ بندی میں آتا ہے، خاص طور پر مصروف واقعات کے منصوبہ سازوں کے لئے ان کی کتابوں پر ایک سے زائد ایونٹ کے ساتھ، منظم رہنا زیادہ سے زیادہ احساس سے زیادہ بڑا رکاوٹ ہوسکتا ہے.

کس طرح واقعہ منصوبہ ساز رہیں گے

تنظیم سب سے زیادہ ایونٹ منصوبہ سازوں کے لئے کامیابی کے بہت سے چابیاں میں سے ایک ہے. نہ صرف تنظیم سازی کی مہارت کو کم کر سکتے ہیں نہ صرف کم کشیدگی کا سبب بن سکتے ہیں، بلکہ یہ آپ کی تخلیقی صلاحیت کو بھی بڑھانے کے لۓ ایک ایونٹ کے منصوبہ ساز کے طور پر آپ کو بڑی تصویر دیکھنے کی اجازت دیتا ہے اور باکس سے باہر سوچنے کے لۓ جانتا ہے کہ آپ کو تفصیلات پر ایک مضبوط ہینڈل ہے. یہاں کچھ ایسے طریقے ہیں جو کامیاب ایونٹ منصوبہ ساز منظم رہیں گے.

ایونٹ بینڈ بنائیں

ایونٹ بنانا اور ایونٹ پلاننگ بینڈرز شاید منصوبہ ساز سیمینارز، کانفرنسوں، اندرونی تربیت، ایگزیکٹو اجلاسوں اور واقعات کے تمام قسم کے لئے منعقد رہنے کے لئے سب سے زیادہ مؤثر طریقہ ہے. جبکہ بہت سے ایونٹ پلانرز زیادہ الیکٹرانک اور ڈیجیٹل تنظیم کے آلات میں منتقل ہوتے ہیں، جسمانی بینڈرز سب سے اہم ایونٹ اور پروگرام کی تفصیلات کے لئے جگہ کے طور پر کام کرسکتے ہیں. بعض دستاویزات، نوٹوں، اور دیگر تفصیلات کی سخت کاپیاں رکھنا ایک واقعہ کی زندگی کے دوران زندگی بسر ہوسکتی ہے.

مثالی طور پر، ہر ایونٹ اور / یا پروگرام کا اپنا بائنڈر ہونا چاہئے. آپ کے ایونٹ کی پیچیدگی پر منحصر ہے، آپ کے بائنڈر میں کئی حصوں میں شامل ہوسکتا ہے، بشمول:

• سفر / ایجنڈا
• اہم رابطے
• حاضری
• مواصلات
• معاہدہ
• ضیافت واقعہ آرڈر
• تفریح
• چوک / کمرہنگ کی فہرست
• آمد / روانگی
• سرگرمیاں
• تحفے
• بجٹ
• متفرق

آپ کے ایونٹ پلاننگ بائنڈر باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کرنے کے ساتھ، آپ آسانی سے آپ کے اندرونی ساتھیوں اور گاہکوں کے ساتھ معلومات کا اشتراک کریں گے، یہاں تک کہ اگر وہ آپ کو تیار کرنے کے لئے زیادہ وقت نہیں دیتے.

ایونٹ کی منصوبہ بندی سافٹ ویئر یا آن لائن دستاویز اسٹوریج کو استعمال کریں

جب آپ کے ایونٹ بینڈرز کو ہر ایونٹ کی سب سے اہم تفصیلات کو مشکل کاپی میں شامل کرنا چاہئے، باقی آپ کا حوالۂ نوٹ، خیالات اور خطوط بھی منظم اور ساتھ ساتھ رکھنا چاہئے. آج، بہت سے ایونٹ پلانرز ایونٹ کی منصوبہ بندی اور مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال کرتے ہیں، لیکن بہت سارے منظم منظم رکھنے کے لئے آن لائن اسٹوریج کے اختیارات تلاش کر رہے ہیں.

گوگل ڈرائیو اور ڈراپ باکس جیسے آن لائن ٹولز اسپریڈشیٹس کے تمام قسم کے الیکٹرانک دستاویزات انوائس کرنے کیلئے منظم جگہ فراہم کرسکتے ہیں. یہ ٹولز آپ کو آن لائن فائلوں اور فولڈروں میں دستاویزات کو اپ لوڈ کرنے، اسٹور اور منظم کرنے کی اجازت دیتا ہے جہاں کہیں بھی وہ آسانی سے کہیں بھی رسائی حاصل کرسکتے ہیں. آپ اپنے لیپ ٹاپ، اسمارٹ فون یا ٹیبلٹ پر دستاویزات کھول سکتے ہیں. آپ ان فائلوں کو آسانی سے ای میلز میں منسلک کرسکتے ہیں یا اپنے ساتھیوں، وینڈرز اور گاہکوں کے ساتھ دستاویز کو بھی شریک کرسکتے ہیں. یہ ایونٹ پلانرز کے لئے کامل تنظیم کا حل ہوسکتا ہے جو ہمیشہ جانے والے ہیں.

تنظیمی نیچے کی لائن

آخر میں، آپ اپنے دستاویزات، نوٹوں، اور خطوط کو کس طرح منظم کرتے ہیں آپ کے پاس ہے. ہر ایونٹ منصوبہ ساز ایک مختلف نظام ہے جو ان کے اور ان کے واقعات کے لئے کام کرتا ہے. سب سے اہم عنصر ہمیشہ رسائی اور تیاری کی معلومات ہونا چاہئے. لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ جو بھی نظام استعمال کرتے ہیں، آپ اپنی معلومات کو جلدی اور آسانی سے تلاش کرسکتے ہیں.