ورلڈ کلاس خریداری کی حکمت عملی کو لاگو کرنا

01 ایگزیکٹو خریداری میں

کسی بھی خریداری کے بہترین طریقوں کو نافذ کرنے سے پہلے، سینئر کمپنی کے عملے کی حمایت کرنا پڑتی ہے. سی ای او اور سی ایف او سمیت سینئر ایگزیکٹوز کے خریدنے کے بغیر، عالمی سطح پر خریدنے کی حکمت عملی کو فروغ دینے کی کوئی کوشش مڈل مینجمنٹ کی طرف سے گھیر لیا جائے گا. نتائج حاصل کرنے کے لۓ، کسی بھی کمپنی میں تبدیل کرنے کے لۓ سینئر ایگزیکٹوز کی حمایت کی جائے گی.

02 موجودہ اعداد و شمار کی توازن

کسی بھی کمپنی کو جو کچھ عرصے تک اعداد و شمار کا حصول کر رہا ہے وہ وینڈرز کا ڈیٹا بیس ہوگا جس میں موجودہ، نقل، تاریخ سے باہر اور غلط ڈیٹا شامل ہے. اگر آپ کی کمپنی میں کئی جغرافیائی طور پر علیحدہ خریداری کے محکموں ہیں تو، غلطی کی سطح میں اضافہ ہوا ہے. عالمی سطح پر خریداری کی حکمت عملی کو لاگو کرنے کے لئے، ہر خریداری کے شعبے کے اعداد و شمار کو موجودہ وینڈر کے اعداد و شمار کی عکاسی کرنے اور ڈپلیکیٹ، غلط اور غیر ضروری اعداد و شمار کو ختم کرنے کے لئے استقبال کرنے کے لئے اپ ڈیٹ کیا جانا پڑتا ہے. آپ کی کمپنی میں درست ڈیٹا رکھنے کا فائدہ یہ ہے کہ یہ فیصلہ درست طریقے سے بنائے جانے کی اجازت دیتا ہے. یہ آپ کے خریداری کے شعبے کو فروغ دینے والوں کے اخراجات کا تجزیہ کرنے کی اجازت دیتا ہے جو ایک سے زیادہ خریداری کے علاقے میں استعمال کیا جاتا ہے. زیادہ سے زیادہ سمجھنے کے بعد جہاں انٹرپرائز بھر میں پیسہ خرچ کیا جاتا ہے، کمپنی کو فروشوں کے ساتھ زیادہ فائدہ اٹھانا پڑے گا.

03 فروغ دینے والے پروگراموں کا فائدہ اٹھائیں

کمپنیوں کو یہ ممکن ہے کہ دیر سے ممکن ہو سکے کے طور پر کاروباری اداروں کو ادا کرنا. اگر وینڈر 45 دن کے لئے ایک معاہدہ ہے تو وہ 45 دن سے پہلے ان کی ادائیگی کبھی نہیں ملے گی. مذاکرات شدہ معاہدے کی تاریخ سے پہلے اپنے بلوں کو ادا کرنے کے لئے کمپنیوں کو فروغ دینے کے لئے، وینڈر نے چھوٹ، چھوٹ، اور دیگر تشویش کی پیشکش کی ہے. لیکن کاروباری اداروں نے یہ محسوس کیا ہے کہ حوصلہ افزائی کے باوجود کمپنیاں اب بھی ابتدائی ادائیگی نہیں کر رہے ہیں. ایک نظریہ یہ ہے کہ کمپنیاں ادائیگی کے شرائط کو اپنے ERP کے نظام میں داخل کرتے ہیں اور اس کے بارے میں بھول جاتے ہیں. اس اعداد و شمار پر مبنی جانچ پڑتال کی جاتی ہے اور فروٹر تشویش کبھی نہیں سمجھتے ہیں. ورلڈ کلاس خریداری کی حکمت عملی کو ان چھوٹوں کو گریز کرنا چاہئے اور کمپنیوں کو اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ وہ ہر حوصلہ افزائی ممکن ہو. ان مشکل اقتصادی اوقات میں، کمپنیوں کو اہم چھوٹ ختم کرنے کی متحمل نہیں ہوسکتی ہے. اس کے علاوہ، وینڈرز کے ساتھ بات چیت میں سامان کی رسید یا اس سے پہلے بھی قبل ادائیگی کے لئے زیادہ سے زیادہ چھوٹ حاصل کرنا لازمی ہے.

04 وینڈر تشخیص کو لاگو کریں

ایک اچھی خریداری کی حکمت عملی میں ایک طریقہ شامل ہونا چاہئے جس کے ذریعہ بیچنے والے ماپا ہوتے ہیں. تشخیص کے عمل میں نہ صرف ڈلیوری کارکردگی کا مظاہرہ کرنا بلکہ اس میں کم یا زیادہ ترسیل کے طور پر کم واضح میٹرکس کو ٹریک کرنا چاہئے، سامان کی فراہمی کے معیار اور فروش کی کسٹمر سروس کی کارکردگی. یہ میٹرکس ہمیشہ ماپنے قدر نہیں ہوسکتے ہیں، لیکن بعض اوقات میٹرک ذائقہ ہے. اگر پالیسی کے رہنما اصول مضامین کی تشخیص کے لئے لاگو ہوتے ہیں، تو پھر تمام وینڈرز کو برابر طور پر ماپا جا سکتا ہے. بیچنے والوں کو یہ جاننا مت بھولنا کہ انہیں اندازہ کیا جا رہا ہے. اگر وہ جانتے ہیں کہ ان کے گاہک ان کو دیکھ رہے ہیں تو شاید وہ اپنے کھیل کو بڑھا دیں گے.

05 کرایہ دار پیشہ ورانہ کرایہ پر لینا

بہت سے کمپنیوں کا خیال ہے کہ خریداری کے شعبے میں پوزیشن کے لئے صرف بنیادی کلیدی مہارت صرف پہلے ہی ضروری ہیں. یہ نقطہ نظر ناقابل یقین حد تک سادہ ہے کہ یہ خیال یہ ہے کہ یہ کلچر بہت زیادہ کمپنی کے وسائل کو خرچ کرنے کے الزام میں ہیں. خریداری پیشہ ورانہ دنیا کی خریداری کی تنظیم کو لاگو کرنا اہمیت رکھتا ہے. ورلڈ کلاس کی خریداری کی تنظیموں کے لئے مطلوبہ صلاحیتیں ان کاروبار کے علم میں شامل ہیں جن میں وہ خریداری، تجزیاتی مہارت، مذاکرات کی مہارت اور باہمی مہارت کی خریداری کر رہے ہیں. ان مہارتوں کے لحاظ سے اپنے ملازمین کی خریداری کے شعبے سے محروم ہونے سے، آپ کی کمپنی خود کو معاہدے سے منسلک کرسکتے ہیں غلط غلطی، غلط مواد کے لئے، اور غلط قیمت پر. خریداری کے اداروں میں کاروبار کے بارے میں معلومات، تجزیاتی صلاحیتوں، مذاکرات کی مہارت اور باہمی مہارت کی خریداری شامل ہیں. ان مہارتوں کے لحاظ سے اپنے ملازمین کی خریداری کے شعبے سے محروم ہونے سے، آپ کی کمپنی خود کو معاہدے سے منسلک کرسکتے ہیں غلط غلطی، غلط مواد کے لئے، اور غلط قیمت پر.

06 وینڈرز کی تعداد کو کم کرنا

کمپنیوں کے سینکڑوں بیچنے والے ہیں، کچھ لوگ ہزاروں ہیں، بہت سے ہزاروں، یہاں تک کہ دس ہزار ہزاروں. آپ کے نظام میں ہزاروں وینڈرز ہونے سے، نہ صرف دیکھ بھال کی کافی مقدار ہوتی ہے بلکہ یہ بہت مہنگی بھی ہو سکتی ہے. اگر خریداری کے شعبہ ہر روز بیس مختلف وینڈرز کی اشیاء کا حکم دیتا ہے، تو اس کا مطلب یہ ہے کہ 20 خریداری کے احکامات بھی بھیجے جائیں گے، بیس شپنگ اخراجات جو ادا کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور سامان کی آمد کے بعد 20 سامان وصول کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. اضافی اخراجات کے علاوہ، ممکنہ بچت بھی موجود ہیں جو نہیں سمجھتے ہیں. ان بیس بیس بیچنے والوں میں سے کتنے یا اسی طرح کی مصنوعات کو فروخت کرتے ہیں. اگر بیس فروش پانچ سے کم ہوجائے تو، پروسیسنگ کے اخراجات کم ہو جائیں گے اور ممکنہ طور پر مواد کی قیمت کم ہوسکتی ہے.

07 مرکزی خریداری

اگر آپ کی کمپنی میں کئی جغرافیائی طور پر منتشر شدہ مقامات موجود ہیں تو، آپ یہ سوچ سکتے ہیں کہ عالمی سطح پر خریداری کی حکمت عملی کو نافذ کرنا ناممکن ہے. یہ کمپنیاں ان کے مجموعی اخراجات کو ایک مرکزی فنکشن کے طور پر سمجھنے کی ضرورت ہے. مرکزی خریداری کی تنظیم کے بعد، ایک کمپنی اس کی کل خریداری کا جائزہ لے سکتی ہے اور وہ بیچنے والا منتخب کرسکتا ہے جو بہترین قیمتوں میں زیادہ سے زیادہ اشیاء فراہم کرسکتا ہے.اس منظر میں تمام مقامات پر استعمال ہونے والی تمام اشیاء کو احاطہ نہیں کرے گا اور مرکزی خریداری کی تنظیم مقامی مقامات کو مقامی رینجرز کی نشاندہی کرنے کے لۓ کام کرنے کے لۓ کام کرے گا جو ریموٹ مقام کی ضروریات کو سہولت فراہم کرتی ہے.

08 وینڈرز سے زیادہ تر ہو

بیچنے والے کے ساتھ ایک معاہدے پر بات چیت ایک لمبی طے شدہ معاملہ ہو سکتی ہے اور نہ ہی پارٹی کے نتائج سے خوش ہوں. معاہدے کے آغاز میں آپ کے فروش کے ساتھ ایک غریب تعلق رکھنے والا راستہ نہیں ہے جس میں عالمی سطح پر خریداری کی تنظیمیں کام کرتی ہیں. وینڈر آپ کی سپلائی چین کا ایک اہم حصہ ہیں. وہ مواد جس کو فراہم کی جاتی ہے وہ مخصوص تاریخوں پر ضروری ہوتی ہیں تاکہ آپ کا حکم کسٹمر کو بھیج دیا جاتا ہے جسے وعدہ کیا گیا ہے. اپنے وینڈر کو ایک پارٹنر بنانے کے بجائے صرف ایک اور بیچنے والا اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ آپ کا حکم صحیح اور وقت پر ہو. اپنے وینڈرز کے ساتھ مذاکرات کو فروغ دینے کے فوائد پر توجہ دینا چاہئے؛ انہیں دکھایا کہ اگر آپ کامیاب ہو جائیں تو کامیاب ہو جائیں گے. بات چیت جو جرمانہ فقرے اور غریب معیار اور یادگار کی ترسیل کی تاریخوں کے لئے جزاوں پر توجہ مرکوز کرے گی وینڈر آپ کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے رضاکارانہ طور پر تیار رہیں گے.

09 زیادہ سے زیادہ ٹیکنالوجی

کچھ کمپنیاں ایسی ہیں جو اب بھی روولڈیکسز، کاغذ کی خریداری کی ضروریات کو استعمال کرتے ہیں اور بیچنے والے کو اپنے خریداری کے آرڈر میں کہتے ہیں. زیادہ سے زیادہ خریداری سافٹ ویئر ہے، یہاں تک کہ اگر یہ ایکسل سپریڈ شیٹ بھی ہے، جو حکموں اور مجموعی طور پر خرچ کرتی ہے. انٹرپرائز ریسورس پلاننگ (ERP) کے سافٹ ویئر کے تعارف کے ساتھ، کمپنیوں کو ان کی خریداری کے محکموں کو ان کی سپلائی چین میں حقیقی وقت کے اعداد و شمار کا فائدہ اٹھانے کے قابل بنانا ہے. تاہم، یہ ہے کہ بہت سے کمپنیاں روکے ہیں. ورلڈ کلاس کی خریداری کی حکمت عملی ان کے ERP کے نظام کی طرف سے پیش کردہ فوائد کو کم کرنے کے لئے آگے بڑھتی ہیں. کمپنیاں ان کے ERP کے نظام کے اندر کام کے بہاؤ کی تکنیک کو منظور کرسکتے ہیں اور منظوریوں اور ادائیگیوں کو خود کار طریقے سے بنانے کے لئے کر سکتے ہیں، اس طرح وقت کم کرنے کے لئے خریداری کے عملے کو مداخلت کرنا ہے. ہزاروں خریداروں کے لۓ ٹرانزیکشنز کی طرف سے تیار کردہ ڈیٹا کو گوداموں میں بیچنے والے تشخیص اور معاہدے کی بات چیت میں میٹرن کے ساتھ خریدنے میں مدد کے لئے ڈیٹا گوداموں میں استعمال کیا جاسکتا ہے.