تجویز یا آر ایف پی کے لئے ایک درخواست لکھیں

تجویز کے لئے درخواست، بعض اوقات آر ایف پی یا "آر ایف پی" ("کوٹیشن کی درخواست") کہا جاتا ہے، ایک دستاویز ہے جو ایک کمپنی خریدنے کے لئے چاہتا ہے اور اسے اپنی وضاحتیں عوام کے لئے دستیاب کرنا چاہتی ہے. یہ عام طور پر اس صورت میں ہے جب کئی کمپنیاں کام پر بولے گی اور آر ایف پی نے زیادہ مسابقتی قیمتوں کو مدعو کیا ہے. لیکن، اگر آپ آر ایف پی کو صحیح طریقے سے تیار نہیں کرتے ہیں تو، آپ کی کوشش ممکن ہو سکتا ہے کہ وہ بولی پیدا کرسکیں جو وقت ضائع ہوجائے، یا کوئی بھی بولی نہیں. یہاں ایک آر ایف پی تخلیق کرنے کے بارے میں کس طرح بہترین نتائج کو یقینی بنانا ہے.

مشکل: اوسط

وقت کی ضرورت ہے: کئی دن

12 مراحل

1. اپنا ہومورک کرو:آپ کی ضرورت کیا چیز، جسے آپ چاہتے ہو، اور اپنے RFP لکھنے شروع کرنے سے پہلے ممکن ہے. ایک مشین کے لئے آر ایف پی کو متنازعہ نہ بنائیں جو ایک مہینے میں 1500 سے زائد سے زیادہ فروخت نہیں کر لیتے ہیں. ایک اعلی طاقتور گاڑی کے لئے آر ایف پی جاری کرنے میں کوئی نقطہ نظر نہیں ہے جب ایک میسر ٹریفک کے ذریعے ٹریفک پر تیزی سے جاسکتا ہے.
2. آپ کی ضروریات اور خواہشات کے درمیان اختلاف اگر آپ ایک ایسی درخواست خریدنے کے خواہاں ہیں جس میں ہیڈکوارٹر اور آپ کے وینز کے درمیان نوکری سائٹ پر منتقلی ہوسکتی ہے، تو آپ ممکنہ طور پر فی سیکنڈ کی ضرورت، آپ کی ضرورت کی تصاویر کے زیادہ سے زیادہ سائز، اور ضروری قرارداد کی تعداد کی وضاحت کرسکتے ہیں. اگرچہ ان تصاویر کو رنگ میں اچھا لگے تو یہ فیصلہ کریں کہ یہ واقعی ضروری ہے. اگر آپ واقعی ایک خاص مخصوص کی ضرورت ہے تو، "مرضی،" "ہو،" اور "لازمی" جیسے الفاظ استعمال کریں. یہ اشارہ کرتا ہے کہ یہ ضروریات ہیں. نردجیکرن جو صرف "مطلوب" ہیں وہ الفاظ جیسے "شاید،" "کر سکتے ہیں،" اور "اختیاری" کی طرف سے شناخت کیا جانا چاہئے.

1. فیصلہ کریں کہ فاتح کس طرح نظر آئے گاآپ کے آر ایف پی کے جواب میں پیش کردہ تجاویز مختلف ہوں گے. ہر جواب کمپنی میں مختلف قوتیں اور کمزوریاں ہوں گی. کچھ کم از کم قیمت پر توجہ مرکوز کریں گے. دوسروں کو بہترین معیار پر توجہ دی جائے گی. اور دوسروں کو ایک مکمل خصوصیت سیٹ پیش کرے گی. جو کچھ آپ ڈھونڈ رہے ہو اس کا فیصلہ کریں- سب سے کم قیمت، سب سے تیز ترسیل، یا دو کے کچھ مجموعہ.
2. دستاویز کو منظم کریں: آپ کاروبار کے لئے لکھتے ہیں جو کچھ سوچتے ہیں وہ سوچتے ہیں کہ وہ سوچتے ہیں. شروع کرنے کے لئے ایک عمدہ جگہ ہے. کم از کم، آپ کو ایک تعارف، ضروریات، انتخاب کے معیار، ٹائم لائنز اور عمل کے حصول کی ضرورت ہوگی. ان میں سے بہت سے حصوں میں ضمنی حصے ہوں گے.

1. تعارف لکھیں: یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ ممکنہ بلڈرز کی وضاحت کریں گے کہ آپ RFP شائع کر رہے ہیں اور آپ ایسا کرتے ہوئے حاصل کرنے کی کیا امید رکھتے ہیں. اس تعارف میں دیگر حصوں سے منسوب کلیدی پوائنٹس کا خلاصہ بھی شامل ہوسکتا ہے، بشمول متوقع تاریخ بھی شامل ہے. تصویر ٹرانسمیشن کے نظام کے لئے ایک آر ایف پی متعارف کرایا اس طرح کچھ پڑھا جا سکتا ہے: "XYZ کمپنی میٹروپولیٹن کے علاقے میں کہیں بھی وین کے لۓ تصاویر کو منتقل کرنے میں قابل اعتماد، آسان استعمال کرنے والا نظام استعمال کرنے کے لئے تجویز کرتا ہے. پیر کو 5 مارچ، 2007 کو 8 بجے PST سے ملنا چاہیے. "
2. ضروریات کی وضاحت کریں: یہ سیکشن اہمیت میں سے ایک ہے اور عام طور پر یہ سب سے زیادہ وقت لگتا ہے. آپ کو تصاویر کی سائز اور وضاحت کو واضح کرنے اور ضروری رفتار کی وضاحت کرنا پڑے گی. مخصوص رہیں، لیکن بولیڈروں کو بتائیں کہ آپ کام کرنا چاہتے ہیں کہ جب تک کہ یہ ضروری نہیں ہے جب تک کہ یہ لازمی ہے. شاید آپ اس حصے کو ذیلی حصوں میں توڑنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر (ایک) تصویر کا سائز اور معیار (ب) ٹرانسمیشن، جس میں مطلوبہ مطلوبہ اور کسی بھی ضروریات کو ٹرانسمیشن محفوظ (سی) مطلوب اختیارات شامل ہوسکتا ہے، جہاں آپ ممکنہ طور پر رنگ کی مطلوبہ مطلوبہ الفاظ کی فہرست میں شامل کرسکتے ہیں.
3. انتخاب کے معیار: یہاں آپ بولڈروں کو بتاتے ہیں کہ آپ جیتنے والے بولی کو کیسے منتخب کریں گے. آپ جتنی جلدی جتنی چھوٹا ہو یا کم کر سکتے ہیں. یہ ایک اچھا خیال ہے جیسے کہ ایک جملی کی طرح، "جیتنے والا بولڈر، اگر کوئی، صرف XYZ کمپنی کے فیصلے کے ذریعہ منتخب کیا جائے گا." شاید آپ ایک سپریڈ شیٹ تیار کرنا چاہتے ہیں جو ہر قسم کے ہر قسم کے پوائنٹس کی ایک خاص حد بولتے ہیں. اس کے بعد، ٹیم کو سب سے اوپر تین سکوروں سے بہترین بولی کا انتخاب کرنا ہوگا.
4. ٹائم لائنز: یہ سیکشن کمپنیوں کو بتاتا ہے کہ وہ کس طرح فوری طور پر کام کریں گے اور کس طرح عمل کی توقع کی جاتی ہے کتنے وقت تک. جب آپ اپنی آخری تاریخ مقرر کرتے وقت مناسب ہو. پیچیدہ نظام کے تجاویز کے لئے مت پوچھیں تو بولیڈر صرف جواب دینے کے چند دن دے. اگر آپ کا آر ایف پی بڑا ہے تو بولی تیار کرنے کے لئے مزید وقت کی اجازت دیں، اگر آپ کی مطلوبہ خریداری پیچیدہ ہے، یا آپ کو ایک انتہائی تفصیلی جواب کی ضرورت ہوتی ہے. یہ بھی ہے جہاں آپ بولڈروں کو بتا سکتے ہیں کہ جب وہ کامیابی سے کامیاب ہوجائیں گے، تو وہ تشخیص کے عمل کو کب تک لے جائیں گے، اور وہ کتنے جلد ہی وعدہ کیے ہیں کہ وہ کیا وعدہ کریں.
5. عمل: اس سیکشن کا استعمال کرنے کے لئے کہ عمل کس طرح کام کرے گا - معاہدہ فراہم کرنے کے لئے اور جب کام شروع ہو جائے گا کو بھیجنے سے اس سیکشن کا استعمال کریں. یہ سیکشن یہ کہہ سکتا ہے، "مندرجہ بالا مرحلے 8 میں بیان کردہ تاریخ کے مطابق بولی جاتی ہے. تمام بولی کا جائزہ لیا جائے گا کہ وہ تمام ضروریات کو پورا کرنے اور ذمہ دار ہیں. تمام ذمہ دار بولیاں ایکس زمرے میں کیے جائیں گے. آپ چاہتے ہیں) اور سب سے اوپر تین بولیاں جیتنے والی بولیڈر اور متبادل کے منتخب کرنے کے لئے پروپوزل کی ٹیم کی طرف سے جائزہ لیا جائے گا. جیتنے والی بولیڈر کے ساتھ بات چیت کی توقع ہے کہ دو ہفتوں کے دوران معتبر ایوارڈ کا نتیجہ ہو. "
6. آر ایف پی باہر بھیجنے کا فیصلہ کریں: زیادہ سے زیادہ آر ایف پی کو بھیج دیا گیا ہے، لیکن انہیں نہیں ہونا ضروری ہے. آپ ای میل کے ذریعے آر ایف پی بھیج سکتے ہیں، یا آپ اپنی کمپنی کی ویب سائٹ پر اسے پوسٹ کرسکتے ہیں. بس نام (یا بولی نمبر) کی وضاحت کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ بولیڈرز کو آر ایف پی کی شناخت کرنے کے لئے استعمال کرنا چاہئے جو وہ جواب دے رہے ہیں.
7. فیصلہ کریں کہ کون RFP حاصل کرے گا: آپ پہلے سے ہی سپلائرز کی شناخت کر سکتے ہیں جن سے آپ خریدنا چاہتے ہیں. آپ کی کمپنی میں بھی قابل قبول وینڈرز کی فہرست ہوسکتی ہے. اگر نہیں، تو آپ اپنے پیشہ ورانہ نیٹ ورک کے ذریعہ ممکنہ وینڈرز تلاش کرسکتے ہیں، آن لائن تلاش کرکے، یا ان کی سفارشات کے لئے دیگر مواد کے قابل اعتماد وینڈرز سے پوچھ سکتے ہیں. اپنی فہرست کو اپنی حد تک محدود نہ کریں جو آپ کے آر ایف پی کو صرف بڑی کمپنیوں یا بیچنے والوں کو حاصل کرتی ہے. شاید آپ اپنے کاروبار کو جیتنے میں زیادہ دلچسپی رکھتے ہیں جو چھوٹے کاروباری اداروں سے بہتر خیالات اور بہتر قیمتوں کا تعین کرسکتے ہیں.
8. فاتح کو مطلع کریں: ایک بار جب آپ مندرجہ بالا تمام اقدامات مکمل کرتے ہیں، اس وقت چھلانگ لگانے اور جیتنے والے آر ایف پی کو مطلع کرنے کا وقت ہے کہ اس منصوبے کے ساتھ آگے بڑھنے کا وقت ہے.