خطرے کے انتظام کے منصوبے کے ساتھ اپنے باس کی تصدیق دیں

بہترین پروجیکٹ مینیجرز نے اپنے لائن مینیجر اور پراجیکٹ سپانسر کا مکمل اعتماد حاصل کیا ہے. ان منصوبوں کے پیچھے عملدرآمد ان پر یقین رکھتا ہے جب وہ کہتے ہیں کہ انہیں مزید فنڈ، زیادہ وسائل یا کسی مسئلہ کو حل کرنے میں مدد ملتی ہے.

جب آپ خطرناک حالات میں کام کر رہے ہیں، تو آپ کو صحیح کٹ کی ضرورت ہے. رسی اور کچن کے بیگ کے ساتھ ایک قریبی مسافر کی طرح، آپ کے منصوبے کے خطرے سے نمٹنے کے لئے بھی اوزار کی ضرورت ہے.

آپ خطرے کے انتظام کے منصوبے کے ساتھ آپ کے منصوبے میں آپ کے مینیجر کا اعتماد بڑھا سکتے ہیں. ایک سادہ 5 مرحلہ عمل انتہائی آسانی سے آپ کے مالک کو دیکھتا ہے کہ کس طرح تبدیل کر سکتے ہیں (اور آپ).

پراجیکٹ مینجمنٹ میں خطرے کا انتظام کیا ہے؟

پراجیکٹ مینجمنٹ میں خطرے کا انتظام منصوبے کے خطرات کی شناخت، تشخیص اور جواب دینے کا عمل ہے.

پروجیکٹ کے خطرات ایسی چیزیں ہیں جو اس منصوبے کو متاثر کرسکتے ہیں (مثبت یا منفی طور پر، لیکن عام طور پر لوگوں کو ایسے واقعات کے طور پر خطرے کی تشریح ہوتی ہے جو اس منصوبے پر منفی اثر پڑے گا).

چاہے آپ کی منصوبہ بڑی یا چھوٹا ہے، اس کے ساتھ اس سے متعلق خطرات پڑے گا. یہ آپ کے اسکول کے پریڈ کے خطرے سے کچھ بھی ہو سکتا ہے کہ آپ اپنے نئے سرکٹ بورڈ کے اہم اجزاء میں قیمت میں اضافے کے خطرے سے دور رہیں.

پراجیکٹ کا خطرہ، اگر درست طریقے سے منظم نہ ہو تو، آپ کو اس منصوبے کو کامیابی سے فراہم کرنے میں مشکل بن سکتا ہے. غیر متوقع خطرات آپ کے شیڈول میں وقت، آپ کے وقت اور آپ کے بجٹ پر رقم کے لئے کام شامل کر سکتے ہیں. مینیجر اس طرح کے بارے میں اعصابی ہو جاتے ہیں. یہ سب خطرہ مینجمنٹ پلان سے بچا جاسکتا ہے.

خطرہ مینجمنٹ منصوبہ بندی

خطرے کا انتظام کرنے کا منصوبہ آپ کے منصوبے کی ٹیم کی فراہمی میں اپنے اعتماد کو بڑھانے کا ایک بڑا طریقہ ہے - اور یہ کہ آپ کے مینیجر کے اعتماد کو بڑھانے میں بھی اضافہ ہوتا ہے. آپ چاہتے ہیں کہ وہ یقین کریں کہ آپ ایسا کر سکتے ہیں، اور آپ ان سے آگاہ رہیں گے کہ کامیابی سے آپ کو اس منصوبے کو کامیابی سے روکنے کے لۓ کیا ہوسکتا ہے. خطرے کے انتظام کے منصوبے کو ایسا کرنے کا ایک بہترین ذریعہ ہے.

اور اندازہ کرو کہ کیا؟ شروع کرنا آسان ہے.

پروجیکٹ کے خطرے کا انتظام ایک سادہ قدم ہے 5 قدم. آئیے اس سے زیادہ پیچیدہ نہیں ہونے کی ضرورت ہے. یہ وہی چیز ہے جسے آپ آج شروع کر سکتے ہیں، آپ کی اگلی میٹنگ میں اس پر تبادلہ خیال کرنے کے لئے تیاری کریں اور یہ ختم ہوجائیں کیونکہ کوئی منٹ ٹائپ کر رہا ہے.

5 مرحلہ خطرے کے انتظام کے عمل

پراجیکٹ مینجمنٹ کے بہت سے حصوں کے ساتھ، خطرے کا انتظام ایک عمل ہے. 5 مراحل ہیں:

1. شروع کریں
2. شناخت کریں
3. تشخیص کریں
4. منصوبہ کا جواب
5. لاگو کریں

اگر ان شرائط ابھی ابھی آپ کے لئے بہت زیادہ مطلب نہیں ہیں تو، براہ کرم اس کے ساتھ رہیں. میں اس کی وضاحت کروں گا.

مرحلہ 1: شروع کریں

سب سے پہلے، آپ اپنے پراجیکٹ مینجمنٹ ماحول میں اپنے خطرے کے انتظام کے لئے سیاق و سباق قائم کرنا چاہتے ہیں.

یہاں شاید ایسا کرنے کے لئے بہت زیادہ خوفناک کام نہیں ہے کیونکہ آپ کی کمپنی میں کسی نے پہلے سے ہی ایک کارپوریشن خطرے کی پالیسی تیار کی ہے اور آپ کو یہ کرنے کی ضرورت ہے کہ اس کو ٹریک کریں. یہ کمپنی کے خطرے سے متعلق نقطہ نظر کی وضاحت کرے گا اور آپ کو اس مطلوبہ الفاظ کو بھی جو آپ کی ضرورت ہے، کو بھی مسترد کرسکیں گے. ٹیمپلیٹس ہمیشہ آپ کو ایک کام محفوظ کرتی ہے، تو ان لوگوں کے لئے بھی نظر آتے ہیں!

یہاں تک کہ اگر آپ کے پاس کارپوریٹ خطرہ کی پالیسی نہیں ہے، آپ کے ساتھ ساتھ منصوبوں کا انتظام کرنے والے کسی دوسرے کو ممکنہ منصوبے کے خطرے کا انتظام کرنے کی منصوبہ بندی ہوسکتی ہے جو آپ نقل کرسکتے ہیں. پہیے کو دوبارہ کیوں ڈالا؟ جعلی دستاویزات لازمی طور پر اگر آپ وقت بچانا چاہتے ہیں تو زیادہ ضروری ہو.

آپ کے منصوبے کے لئے خطرے کے انتظام کے منصوبے کو تیار کرنے کے لئے آپ کو کیا پتہ چلا ہے. یہ آپ کے مجموعی پراجیکٹ مینجمنٹ پلان کا حصہ ہے اور اس بات کے بارے میں بات چیت کرتے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے پر خطرے کا انتظام کیسے کریں گے.

اگر آپ اس میں ڈالنے کے لئے نہیں جانتے ہیں تو، پڑھیں! اگلے مرحلے آپ کو اپنے خطرے کے انتظام کے منصوبے کے بارے میں بات کرنے کا ایک بہتر خیال دے گا.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: اپنے مینیجر کو دکھایا گیا ہے کہ آپ کو آپ کے منصوبے پر غیر یقینی صورتحال سے نمٹنے کے لئے ایک نقطہ نظر ہے اور آپ کو فعال طور پر خطرے کا انتظام کرنے جا رہے ہیں.

مرحلہ 2: شناخت کریں

ایک بار آپ کے نقطہ نظر کے بعد، آپ اس کے بعد کام شروع کر سکتے ہیں.

اب آپ ایسے خطرات کی شناخت کرتے ہیں جو آپ کے منصوبے پر اثر انداز کر رہے ہیں. یہ وقت میں صرف ایک سنیپ شاٹ ہے اور آپ کا خطرہ رجسٹر یہ ہے کہ آپ کو وقت اور وقت پر واپس آنا چاہتے ہیں پھر بھی اس بات پر یقینی بنانے کے لئے کہ کچھ بھی نیا ہے.

آپ عام خطرات کی جانچ پڑتال کا استعمال کرتے ہوئے خطرات کی شناخت کرسکتے ہیں، اس منصوبے پر اسٹیل ہولڈرز کو انٹرویو (خاص طور پر مشکل اسٹیک ہولڈرز کے طور پر عام طور پر یہ کہنے لگے کہ جو کچھ بھی غلط ہوسکتا ہے)، دماغ کا سامنا کرنا پڑتا ہے اور آپ کے عام احساس کا استعمال کرتے ہوئے.

آپ ایسے چیزوں کی تلاش کر رہے ہیں جو کبھی بھی ایسا ہی ہوسکتے ہیں، اگر وہ ہوسکتے ہیں. (یاد رکھیں، خطرات ابھی تک نہیں ہوا ہے. پروجیکٹ کے معاملات ایسے چیزیں ہیں جو پہلے ہی ہوا ہے.)

تاہم آپ اس کے بارے میں چلتے ہیں، آپ کو یقینی طور پر دوسرے لوگوں کو بھی شامل ہونا چاہئے. اکیلے، آپ کی پوری تصویر نہیں ہوگی اور آپ کو چیزیں لاپتہ ہو جائیں گے.

خطرات اور کسی کی طرف سے شناخت کیا جانا چاہئے. ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ کا کام آپ کے ساتھیوں کو آپ کے ساتھ خطرے میں اضافہ کرنے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے تاکہ ایک ٹیم جیسا کہ آپ ان کے بارے میں کچھ کر سکتے ہیں.

خطرے کے رجسٹر میں تمام خطرات کی نشاندہی کی جانی چاہیئے. اگر آپ کے پاس ٹیم یا ایک پروجیکٹ سپورٹ شخص پر پروجیکٹ کوآرڈینیٹر ہے تو وہ ایسا کرسکتے ہیں. ورنہ، یہ آپ کے لئے انتظامی کاموں کا حصہ ہے.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: تجزیہ کرتے ہیں کہ آپ اس اہم خطرات سے آگاہ ہیں جو آپ کے منصوبے پر اثر انداز کر سکتے ہیں اور آپ کو نئے خطرے سے آگاہ رہنے کے لئے مستقل طور پر رہنا ہے.

مرحلہ 3: تشخیص کریں

اس کے بعد امکانات اور اثرات کے لئے خطرات کا جائزہ لیا جاتا ہے. پراجیکٹ کے خطرے کا جائزہ لینے کے بارے میں یہ تفصیلی مضمون آپ کے لئے اس پر مشتمل ہے.اگر آپ اس عمل سے واقف نہیں ہیں تو اسے اچھی پڑھ دیں.

مزید پیمائش کے طور پر، آپ قربت کا اندازہ بھی کرسکتے ہیں، جس کا مطلب یہ ہے کہ کس طرح کے قریب ہونے کا امکان خطرہ ہے. اعلی قربت کے ساتھ خطرہ ممکنہ طور پر جلد ہی ہو رہا ہے. دور دراز مستقبل میں کسی حد تک کم قربت کا خطرہ ہو سکتا ہے. جب آپ خطرات سے نمٹنے کے لئے آتے ہیں تو آپ کو اپنے وقت اور توانائی کی ترجیح دینے کے لئے آپ کو ایک اور عنصر فراہم کر سکتا ہے.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: ٹیم میں اپنے مینیجر کو یقینی بنانے اور سب کو اس بات کا واضح خیال ہے کہ کیا یہ خطرناک ہوگا کہ اصل میں کسی بھی خطرے سے نمٹنے کے لۓ.

مرحلہ 4: منصوبہ کی جواب

اب ہم آپ کے خطرے کے انتظام کے منصوبے کے گوشت کا حصہ آتے ہیں. اس مرحلے میں، آپ کو مناسب جواب کی نشاندہی کرکے خطرے کا انتظام کیسے کریں.

ہم ایسا کرتے ہیں کیونکہ جب تک آپ سب کو مل گیا ہے اس کی ایک فہرست یہ ہے کہ مستقبل میں آپ کے منصوبے کو دور کرنے کے لئے کیا ہو سکتا ہے اور یہ ایک بڑا سودا ہوگا. آپ کے مینیجر کو اگلا جاننا چاہے گا: آپ اس کے بارے میں کیا کریں گے؟

عموما، 4 ایسی چیزیں ہیں جو آپ منصوبے کے خطرے کو حل کرنے اور انتظام کرنے کے لئے کرسکتے ہیں. وہ ہیں:

• سے بچیں
• منتقلی
• کم سے کم (یعنی کم سے کم)
• قبول کرو.

یہ اس گہری ڈوب میں منفی خطرے کے لئے خطرے کے رد عمل کی حکمت عملی میں تفصیل سے احاطہ کرتا ہے.

آپ کے بعض خطرات میں مثبت نتائج ہوسکتے ہیں. مثال کے طور پر: یہ ایک خطرہ ہے کہ آپ اپنی نئی مصنوعات کی فروخت کرتے ہیں جو آپ فون لینوں کو پھیلاتے ہیں. یہ ایک اچھا مسئلہ ہو گا، لیکن اب بھی یہ ایک خطرہ ہے کہ ہمیں منصوبہ بندی کرنا چاہئے.

وہاں کئی طریقوں ہیں جن میں آپ مثبت خطرے کے لئے تیار کر سکتے ہیں:

• دھماکہ
• بانٹیں
• بہتر بنائیں
• قبول کرو.

اس خطرے کے بارے میں مزید خطرے سے متعلق رد عمل کی حکمت عملی کے بارے میں اس مضمون میں مزید تفصیل سے تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.

آپ کو یہ کام کرنے کی ضرورت ہوگی کہ رجسٹریشن کی حکمت عملی آپ کے رجسٹرڈ پر ہر خطرے کے لئے بہترین ہے. مثال کے طور پر، آپ یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ فیکٹری کی چھت گرنے کا خطرہ یہ ہے کہ آپ صرف اس بات کو قبول کریں گے کیونکہ ممکن نہیں کہ یہ ممکن ہو. تاہم، جس میں خوراک کی زہر خورانے والے خطرے سے آدھے نصف ہوتے ہیں وہ آپ کے قواعد و ضوابط کے مطابق ہے جو آپ اپنے تمام کیٹرنگ کے عملے کو دوبارہ بڑھانے کے ذریعے فعال طور پر کم کرنے کے لۓ ہیں. اگر یہ پہلے ہوا ہے اور اصل میں کافی امکان ہے جب تک آپ اس کے بارے میں کچھ نہیں کرتے، آپ خطرے کو کم کرنا چاہتے ہیں.

ایک بار جب جواب کی نشاندہی کی جاتی ہے اور اتفاق کرتا ہے، خطرے سے متعلق مالکان کو خطرے کے انتظام کے عمل کی منصوبہ بندی کے لۓ مقرر کیا جا سکتا ہے. دوسرے الفاظ میں، آپ کو کسی ایسے شخص کی ضرورت ہوتی ہے جو آپ کو متفق کاموں کے ذریعے دیکھ سکیں.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: اپنے مینیجر کو دکھایا گیا ہے کہ آپ نے اس چیز کے بارے میں کیا کیا ہے جو آپ کے منصوبے کی دشواریوں کا سبب بن سکتا ہے اور آپ منصوبے پر غیر یقینی اور خطرے کو کم کرنے کے لئے منصوبہ بندی کر رہے ہیں.

مرحلہ 5: نافذ کریں

آپ کے خطرے کے انتظام کے منصوبے میں اب بھی شامل ہونا چاہئے کہ ہر خطرے کے خطرے میں کمی کی سرگرمیاں کرنے کے لئے کون ذمہ دار ہو گا. انہیں اب ان کاموں کے ذریعے کام کرنا چاہئے تاکہ آپ کو فعال طور پر کھلی خطرات کا انتظام ہو.

اس کے ذریعہ اعتماد کو بہتر بنایا گیا ہے: آپ کی اور آپ کی پروجیکٹ ٹیم آپ کو کیا کریں گے اس پر عمل کر سکتے ہیں کہ آپ کی کارکردگی کا مظاہرہ کر سکتے ہیں. آپ نے کیا حاصل کیا ہے اور آپ کو کم خطرات پر رپورٹنگ کی طرف سے، یہ آپ کی مینجمنٹ ٹیم کو ظاہر کرتا ہے کہ آپ کو مسائل کے خلاف آپ کے منصوبے کو پیش کرنے اور مستقبل کے ثبوت پر کیا پیش کرنے کے بارے میں سنجیدہ ہے.

خطرے کے بعد ایک بار - جب یہ اب مزید متعلق نہیں ہے کیونکہ یہ ہوا ہوا ہے یا نہیں ہوسکتا ہے - آپ اسے اپنے خطرے سے متعلق رجسٹریشن سے بند کر سکتے ہیں.

اس منصوبہ کو خطرے کے انتظام کے منصوبے کو ڈالنے کے لۓ آپ کو دیگر مینیجرز سے الگ کر سکتے ہیں. آپ کے اپنے مالک کو اس ثبوت ملے گا کہ آپ اپنی حکمت عملی اور تخلیقی طور پر سوچ سکتے ہیں کہ کیا آپ کے منصوبے کو غیر مستحکم کرنے کا سبب بن سکتا ہے، اور - سب سے اہم بات - اس کے بارے میں کچھ کرو. آپ ایسے افراد ہوسکتے ہیں جن سے پہلے وہ فعال ہوسکتے ہیں، سڑکوں کو صاف کرنے اور کسی چیز کے لئے تیار کیا جاۓ.

پراجیکٹ کے خطرے کا انتظام کرنے میں اچھی طرح سے دیکھا جا رہا ہے، انتظام کے ذریعہ محفوظ جوڑی یا ہاتھ کے طور پر دیکھا جائے گا. منصوبے کے خطرے کو کامیابی سے منظم کرنے کے لۓ آپ کو تجربہ یا سرٹیفکیٹ کے بوجھ کی ضرورت نہیں ہے (اگرچہ خطرے کے انتظام میں رسمی اہلیت موجود ہے). یہ آسان 5 مرحلہ عمل جلد ہی اس کا مطلب ہے کہ منصوبے کی خطرے کے انتظام آپ کے پروجیکٹ منصوبوں میں سرایت ہوسکتی ہے.