پروفیشنل خود کار طریقے سے حاضری سکرپٹ بنائیں

آپ کے کمپیوٹر ٹیلی فون کردہ خود کار طریقے سے حاضری آپ کے کاروباری ٹیلی فون سسٹم پر سلامتی ہے، جب آپ کی کمپنی کو کال کریں تو آپ کے گاہکوں اور کاروباری ساتھیوں کو سنا جائے گا. پہلی بار کالروں کے لئے، آپ کو صرف ایک اچھا پہلا تاثر بنانے کا ایک موقع ہے، اور یہ آپ کے خود کار طریقے سے حاضر ہو گا. ان لوگوں کے لئے جو آپ کی کمپنی کو اکثر فون کرتی ہیں، آپ اپنی خودکار حاضری کے عمل کو ممکنہ طور پر موثر طور پر بنانا چاہتے ہیں تاکہ وہ اپنے سارے خود کار طریقے سے حاضری کی اسکرپٹ کو سنبھالنے کے وقت ہر وقت جب نہ کہتے ہیں.

آپ کے فون سسٹم کے خود کار طریقے سے حاضری خصوصیت پروگرام اور ریکارڈ کرنے کا تیز ترین اور آسان ترین طریقہ لفظ پروسیسنگ پروگرام پر ایک سکرپٹ لکھنا ہے. اسکرپٹ کو ریکارڈ کرنے کے لئے ایک شخص کو منتخب کریں جو دوستانہ آواز ہو، بغیر کسی ہٹانے یا ہچکچاہٹ کے بغیر بات کر سکیں اور واضح طور پر ہر لفظ اور نام کو بیان کر سکیں.

خودکار حاضری مبارک ہو

اسکرپٹ کا پہلا حصہ مبارک ہو گا. یہ آپ کی کمپنی آپ کے کالروں کو پیش کرنے کا موقع ہے اور زبانی طور پر ان کی کمپنی میں آپ کا استقبال ہے.

خودکار حاضری مبارک ہو

• ان کے کال یا کاروبار کے لئے ایک تعریف کے ساتھ شروع کریں.
• سلامتی کو مختصر رکھو تو واپس آنے والے کالر ہر وقت وہ تاخیر نہیں کررہے ہیں.
• اپنے ٹیگ لائن، کمپنی نعرہ اور ویب سائٹ کے نام کا استعمال کریں، یا اگر آپ دونوں ہیں.

خودکار حاضری مبارک ہو Don'ts

• اپنے کالروں کو سلامنے کے لئے دو سے زائد جملے استعمال نہ کریں.
• اپنی ویب سائٹ کو فروغ نہ دیں اگر آپ کے گاہکوں کو پیش کرنے کے لئے قیمت میں کوئی بھی چیز نہیں ہے.
• نعرہ یا ٹیگ لائن کو مبارکباد دینے کے لۓ صرف مت کرو.

خودکار حاضری کے اختیارات

خود کار طریقے سے حاضری کا سب سے اہم حصہ یہ اختیار پیش کر رہا ہے کہ آپ کے کالروں کو اس شخص کو حاصل کرنے کے لئے منتخب کرنا ہوگا جو انہیں بات کرنے کی ضرورت ہے. دو قسم کے کالر ہیں: (1) وہ لوگ جو آپ کی کمپنی سے نا واقف ہیں اور وہ ہدایت کی ضرورت ہوگی اور (2) کالروں کو جو جاننے والا ہے وہ کس طرح جانتا ہے اور ان کی توسیع کو جانتا ہے.

خودکار حاضری کے اختیارات کیا ہے

• عام طور پر قبول کردہ اختیارات استعمال کریں. مثال کے طور پر، "دوبارہ استقبال کے لئے صفر دبائیں،" "پچھلے مینو پر واپس جانے کیلئے پونڈ کی چابی پر دبائیں."
• اپنے کالروں کو جلد از جلد بتائیں جب وہ اپنی پارٹی کا توسیع ڈائل کر سکتے ہیں تو وہ پہلے سے ہی جانتے ہیں.
• اگر آپ کے مینو کے اختیارات میں حال ہی میں تبدیل ہوگیا ہے تو آپ کے کالرز سامنے آتے ہیں. تین ہفتوں کے بعد اس نوٹس کو ہٹا دیں.
• سب سے پہلے اکثر سب سے پہلے بلایا جاتا ہے.
• آپشن نمبر نمبر دینے سے پہلے اختیار کی وضاحت دیں. مثال کے طور پر، "کسٹمر سپورٹ کے لئے، پریس '5'."
• محفوظ مینو اختیار کرنے والے نمبروں کے لئے اپنے سسٹم کی دستاویزات کی جانچ پڑتال کریں. (مثال کے طور پر، تمام توسیع نمبر "8" کے ساتھ شروع ہوتی ہے اور اس وجہ سے "8" مینو مینو اختیار کے طور پر استعمال نہیں کیا جا سکتا).

خودکار حاضری کے اختیارات Don'ts

• اس سے پہلے کہ "براہ کرم" مت کرو، آپ ہر ایک کو منتخب کرنے سے پہلے (مثال کے طور پر "برائے کرم 1 پر دبائیں … برائے کرم 2 پر دبائیں … برائے مہربانی 3 پر دبائیں.")
• ایک وقت میں چھ سے زیادہ اختیارات پیش نہ کریں. اگر آپ کے پاس چھ سے زیادہ اختیارات ہیں، تو ایک کثیر درجے والے مینو کی ساخت تشکیل دیں. مثال کے طور پر، "سیلز اور سروس کے اختیارات کے لۓ، 5 دبائیں."
• فرض نہ کریں کہ سب کے پاس ٹچ ٹون فون ہے. اگر سلامتی کے اختتام کے تین سیکنڈ کے اندر مینو مینو کا انتخاب نہیں کیا جاتا ہے تو، کالر کو استقبالیہ سے جوڑتا ہے.

خود کار طریقے سے حاضری سکرپٹ نمونہ

• آپریشنز ٹیک کمپنی کو فون کرنے کے لئے شکریہ، جہاں "ٹیکنالوجی اور کاروبار ایک ساتھ آتے ہیں." اگر آپ اپنی پارٹی کے توسیع کو جانتے ہیں تو، آپ کسی بھی وقت اسے ڈائل کرسکتے ہیں. دوسری صورت میں، مندرجہ ذیل اختیارات میں سے ایک کا انتخاب کریں. کسٹمر سروس کے لئے، '1' دبائیں. تکنیکی معاونت کے لئے، '2' دبائیں. ہمارے باقاعدگی سے کاروباری گھنٹوں کے لئے، '3' دبائیں. اکاؤنٹنگ کے لئے، '4' دبائیں. خریداری کے لئے، '5' دبائیں. آپ کے قریب ایک مقام تلاش کرنے کے لئے '6' دبائیں. ورنہ، استقبالیہ کے لئے '0' دبائیں یا لائن پر رہیں اور کسی کو جلد ہی آپ کی مدد کریں گے.
• آپریشنز ٹیک کمپنی میں خوش آمدید. اپنے اکاؤنٹ کی حیثیت کو چیک کرنے کے لئے، ویب پر ہم سے رابطہ کریں. اگر آپ شخص کے توسیع کو جانتے ہیں، تو آپ اسے کسی بھی وقت ڈائل کرسکتے ہیں. کمپنی ڈائریکٹری کے لئے، '1' دبائیں. اگر آپ شخص کے توسیع کو جانتے ہیں، تو آپ اسے کسی بھی وقت ڈائل کرسکتے ہیں. کمپنی ڈائریکٹری کے لئے، '1' دبائیں. تکنیکی معاونت کے لئے، '2' دبائیں. کسٹمر سروس کے لئے، '3' دبائیں. سیلز اور مارکیٹنگ کے لئے، پریس '4'. اگر آپ استقبال پسند سے گفتگو کرنا چاہتے ہیں تو '0' دبائیں یا لائن پر رہیں اور ہمارے دوستانہ عملے کے ارکان میں سے ایک آپ کی مدد کریں گے. آپریشنز ٹیک کمپنی کو فون کرنے کے لئے شکریہ، جہاں "ٹیکنالوجی اور کاروبار ایک ساتھ آتے ہیں."

گھنٹے کے آخر میں، اختتام ہفتہ اور چھٹیوں کا بندوبست خود کار طریقے سے حاضری مبارک ہو

اگر آپ کا کاروبار ایک خاص وقت کے بعد یا اختتام ہفتہ کے بعد بند ہو جاتا ہے اور کوئی بھی آپ کے کالروں کا جواب دینے یا اس کی مدد کرنے کے لئے نہیں ہے تو، ایک گھنٹے کے خود کار طریقے سے حاضری مبارک ہو. اپنے کالروں کے سامنے کہو کہ کاروبار بند ہو چکا ہے اور ان سے پوچھیں کہ آخر میں کال کریں. اس کے علاوہ، آپ کے معمول کے گھنٹے کا آپریشن بھی شامل ہے.

نمونہ خودکار حاضری بعد کے اوقات / ویک اینڈ سکرپٹ:

• آپریشنز ٹیک کمپنی کو بلا کر آپ کا شکریہ. ہم ابھی بند کر چکے ہیں. ہم صبح صبح 9 بجے سے دو بجے دوپہر سے جمعرات تک، اور ہفتہ 10 بجے شام کے مرکزی مرکز، سینٹرل سٹینڈرڈ وقت پر کھلے ہیں. اگر آپ اپنی پارٹی کے توسیع کو جانتے ہیں تو، آپ کسی بھی وقت اسے ڈائل کرسکتے ہیں. دوسری صورت میں، براہ کرم ہمارے عام کاروباری گھنٹوں کے دوران واپس کال کریں تاکہ ہم آپ کی مدد کرسکیں. آپریشنز ٹیک کمپنی کو فون کرنے کے لئے شکریہ، جہاں "ٹیکنالوجی اور کاروبار ایک ساتھ آتے ہیں." خدا حافظ.
• آپریشنز ٹیک کمپنی کو بلا کر آپ کا شکریہ. ہم ابھی بند کر چکے ہیں.اگر یہ ایک ہنگامی صورت حال ہے تو، براہ کرم ہماری جوابی سروس 585-555-1234 پر کال کریں. اگر آپ اپنی پارٹی کے توسیع کو جانتے ہیں تو، آپ کسی بھی وقت اسے ڈائل کرسکتے ہیں. اگر آپ کے پاس ہمارے پاس اکاؤنٹ ہے، تو آپ www.operationstech.about.com پر ہفتے میں سات دن کے دن آپ کی حیثیت 24 گھنٹوں کی جانچ کر سکتے ہیں. ہمارے معمول کے گھنٹوں سے صبح 9 بجے سے جمعرات 5 بجے پیر جمعہ سے، اور ہفتہ 10 بجے شام کے مرکزی مرکز، مرکزی معیاری وقت ہے. دوسری صورت میں، براہ کرم ہمارے عام کاروباری گھنٹوں کے دوران واپس کال کریں تاکہ ہم آپ کی مدد کرسکیں. آپریشنز ٹیک کمپنی کو فون کرنے کے لئے شکریہ، جہاں "ٹیکنالوجی اور کاروبار ایک ساتھ آتے ہیں." اس پیغام کو دوبارہ کرنے کے لئے، پونڈ کی چابی پر دبائیں. الوداع {3 سیکنڈ}

موسمی خود کار طریقے سے حاضری مبارک ہو

آپ کی کمپنی کے موسمی خاصات کو فروغ دینا یا آپ کے تمام کالروں کو خصوصی موسمی سلام کو فروغ دینے کے لئے، آپ کو محدود وقت کے لئے اپنے خود کار طریقے سے حاضری سلامتی کی پیشکش کرنا چاہتے ہیں. اس فصلیت اور صرف اس صورت میں استعمال کریں اگر یہ آپ کی کمپنی کی روح کو ظاہر کرے. مثال کے طور پر، نئے کالوں میں آپ کے کالروں کی خوشی اور خوشحالی کا خواہش مند ایک موسمی چھٹی کا مبارک باد ایک مجموعہ ایجنسی کے لئے ممکنہ طور پر مناسب ہوگا.

• آپ آپریشنز ٹیک کمپنی تک پہنچے ہیں. "ہمارے خاندان" سے "آپ کے خاندان" سے، ہم آپ کو ایک خوشی مند چھٹی کا موسم اور ایک نیا سال مبارکباد دینا چاہتے ہیں. اگر آپ اپنی پارٹی کے توسیع کو جانتے ہیں تو، آپ کر سکتے ہیں …
• آپریشنز ٹیک کمپنی کو بلا کر آپ کا شکریہ. آپ کی کسٹمر سروس کے نمائندے سے ہمارا چوتھا جولائی کی چھوٹ کے بارے میں تمام متبادل خدمات پر پوچھیں. اگر آپ اپنی پارٹی کے توسیع کو جانتے ہیں تو، آپ کر سکتے ہیں …

ریہیرنگ اور ٹیسٹنگ

اپنی خودکار حاضری اسکرپٹ کو ریکارڈ کرنے سے پہلے، اس شخص کو جو آپ نے منتخب کیا ہے اسے پڑھنے کے لۓ اسے آپ کے سامنے کئی مرتبہ دوبارہ دوبارہ پڑھا. اسے ٹھیک دھن تلفظ اور حدیث میں استعمال کریں. نئے سلامتی ریکارڈ ہونے کے بعد، غلطیوں کے لئے ریکارڈنگ کو چیک کرنے کے لئے فوری طور پر اپنے فون کا نظام فون کریں اور اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام اختیارات کا اعلان کردہ کام کے طور پر.