پروفیشنل بزنس فون آکٹٹ

01 کال کی منتقلی

ٹیلیفون کال منتقل کرنے سے صرف آپ کو اپنے ٹیلیفون کے نظام کو کس طرح بٹنوں کو دھکا دینا جاننے سے زیادہ ہے. اگر آپ ایک کال منتقل کر رہے ہیں کیونکہ آپ کو صورتحال کو ایک سپروائزر کو بڑھانے کی ضرورت ہوتی ہے، تو کیا ہو رہا ہے اور کیوں ہو رہا ہے کے بارے میں کالر سے صاف کریں. اگر آپ کے فون سسٹم کی اجازت دیتا ہے، لائن پر رہیں اور کالر کو اگلے شخص کو متعارف کرایا تو یقینی بنائیں کہ کال سے منسلک ہوجاتا ہے اور کالر کا احترام ہوتا ہے. بند کرنے سے پہلے، پوچھیں کہ آیا کالر کسی بھی اضافی سوالات یا آپ کو مزید کچھ ضرورت ہے.

02 کالر پر رکھنا

جب ایک کالر ہولڈر پر رکھا جاتا ہے تو، ایک منٹ ہمیشہ کی طرح لگتا ہے، اس سے کوئی بات نہیں کہ آپ کی کمپنی کی ہولناک موسیقی کیسے ہوسکتی ہے. اس بات سے پہلے کہ وہ کال کرنے والوں کو ان پر ڈال دے اس سے پہلے کہ وہ ممکنہ طور پر کالروں کو روکنے سے بچنے سے پہلے بات چیت میں رکاوٹ کا انتظار کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ سمجھتے ہیں کہ آپ ان کو پکڑ کر کیوں پکڑ رہے ہیں، اور یہ سچ ثابت رہیں کہ یہ کب تک لے جا سکتا ہے. تکلیف کے لئے معذرت خواہ ہیں، اور اگر وہ پکڑنے میں قاصر ہیں تو، آپ کو ان سے پوچھتے ہیں کہ وہ آپ کو واپس کال کرنے کے بجائے انہیں واپس بلایں. اور آپ کے کالر کے لئے empathetic کرنے کی کوشش کریں؛ کسی کو پسند نہیں رکھنا چاہتی ہے، اس صورت حال کی صورت حال کی اجازت دیتا ہے.

03 ایک کال ختم

کال کرنے کے لئے تیار ہونے سے پہلے کئی وجوہات ہیں جن سے آپ کو فون کال ختم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. اگر کالر بدسلوکی ہے یا بدعنوان یا دھمکی دینے والا زبان استعمال کرتا ہے تو، آپ کو اس طرح کے رویے کو برداشت کرنے کی ضرورت نہیں ہے. ان کو بتائیں کہ آپ ان کی جارحانہ زبان کی وجہ سے کال ختم کر رہے ہیں، لیکن توہین یا پیچھے سے آگے نہیں رہیں گے. اس طرح کے کالوں کو آپ کے سپروائزر کے بارے میں رپورٹ کرنے کا یقین رکھیں.

اگر آپ کو ایک کال ختم کرنے کی ضرورت ہے کیونکہ کالر صرف لمحہ ہوا ہے (جو زیادہ تر صورت حال ہے)، روکنے کا انتظار کریں اور سیاسی طور پر چیزوں کو ختم کرنے کی کوشش کریں. آپ کچھ ایسی بات کہہ سکتے ہیں، "یہ آپ کے ساتھ خوبصورت بات کر رہا ہے، لیکن مجھے اب ایک اور کال کرنا ہوگا." پوچھو کہ اگر شخص کسی شخص کو جانے سے پہلے کسی دوسرے سوالات کا سامنا کرتا ہے، لیکن اس بات سے واضح ہو کہ آپ کال ختم کررہے ہیں.

04 انفرادی وائس میل سلامتی کی تشکیل

ایک صوتی میل سلامتی ایک بیان ہے جو آپ ہیں اور آپ کی کمپنی کی قیمتوں میں کیا ہے. ایک مختصر اور اچانک صوتی میل سلامتی ایک اچھی پہلی تاثر پیدا نہیں کرتا ہے، اور طویل عرصے سے تیار کردہ سلامتی کالروں سے محروم ہوتی ہے. مؤثر طریقے سے نقطہ نظر حاصل کرنے کی کوشش کریں: آپ کون ہیں جو ریاست، کمپنی کا نام، اور آپ کیوں کال (جواب سے باہر، ایک دوسرے کال پر، وقت کی مدت تک دور) کا جواب دینے میں کامیاب نہیں ہوسکتے ہیں. آپ کو بہت سے تفصیلات فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے - بس کافی ہے تاکہ کالر جانتا ہے یا وہ سنا گیا ہے اور آپ فون واپس آئیں گے.

05 خودکار حاضری کے لئے ایک اسکرپٹ لکھنا

پہلی بات آپ کے گاہکوں اور کاروباری ساتھیوں کو سنتے ہیں جب وہ آپ کی کمپنی کو فون کرتے ہیں تو آپ کا ٹیلی فون سسٹم خود کار طریقے سے حاضر ہوگا. شمار کردہ اختیارات پیش کریں کہ آپ کا کالر کمپنی سے واقف نہیں ہے اور رہنمائی کی ضرورت ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ کالروں کو پتہ چلتا ہے کہ اگر وہ کسی مخصوص شخص کے لئے براہ راست توسیع رکھتے ہیں، تو وہ کسی بھی وقت براہ راست اس شخص تک پہنچ سکتے ہیں.

ہر دوسرے کالروں کے لئے، ہر توسیع کے لئے سب سے زیادہ واقف تعداد کا استعمال کرنے کی کوشش کریں (مثال کے طور پر "استقبالیہ کے لئے صفر دبائیں"). محکمہ بیان کریں پہلے نمبر دینے کے لئے مثال کے طور پر، "کسٹمر سپورٹ کے لئے، دبائیں 5."

06 بعد میں گھنٹے یا کاروباری بندش کے لئے خود کار طریقے سے حاضری سکرپٹ لکھنے

اگر آپ کا کاروبار ایک خاص وقت کے بعد یا اختتام ہفتہ کے بعد بند ہوجاتا ہے اور کوئی بھی آپ کے کالروں کو جواب دینے یا اس کی مدد کرنے کے لئے دستیاب نہیں ہے تو، ایک گھنٹے کے خود کار طریقے سے حاضری مبارک ہو. اپنے کالروں کے سامنے بتائیں کہ کاروبار بند ہو گیا ہے، اور آخر میں، ان سے پوچھیں کہ واپس کال کریں. آپ کے معمول کے گھنٹوں کے آپریشن میں شامل کرنا یاد رکھیں.

07 پیشہ ورانہ فون پیغام چھوڑ کر

Voicemail ہر کاروباری طبقے ٹیلی فون کے نظام کا ایک معیاری حصہ بن گیا ہے، اور پیشہ ورانہ وائس میل پیغام کا پیغام چھوڑنے کے بارے میں جانتا ہے- اس کے علاوہ آپ کی کمپنی پر مثبت طور پر کسی کو جواب دینے کا جواب دینے کے علاوہ. ان ملازمین کو جو اپنے کام کے حصے کے طور پر فون استعمال کرتے ہیں وہ پتہ چلیں کہ کس طرح پیشہ ورانہ فون پیغام چھوڑنے کے لۓ.