ملازمن کے عملے کی فائل میں کیا تعلق ہے؟

ملازم کے اہلکاروں کی فائل اہم ملازم کی فائل ہے جس میں ملازمت کی درخواست سے ملازمت سے باہر نکلنے کے انٹرویو اور ملازمت کے اختتامی دستاویزات کے ذریعہ ملازمت کا تعلق ہے. صرف انسانی وسائل کا عملہ اور ملازم کے فوری سپروائزر اور مینیجر کو ملازم کے اہلکار فائل میں معلومات تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، اور یہ انسانی وسائل کے دفتر کو کبھی نہیں چھوڑتا ہے.

ملازم کے اہلکاروں کی فائل عام طور پر ایک مقفل، فائر پروف پروفیشنل فائل میں کابینہ میں محفوظ ہے جس میں ایک مقفل مقام ہے جو انسانی وسائل کے عملے تک رسائی حاصل ہے. اہلکاروں کی فائل میں ملازم کی معلومات کی رازداری انتہائی اہمیت کا حامل ہے.

تمام کمپنی کے ملازمین کی فائلوں میں سے، ملازمین کی فائلوں کو اکثر نرس، سپروائزر، یا انسانی وسائل کے عملے کی طرف سے معلومات کے لئے روزانہ تک رسائی حاصل ہوتی ہے.

ملازمت کی کارل فائل مواد کے بارے میں غور

ملازمین کے اہلکار فائل میں کسی بھی دستاویز درج کرنے پر غور کرنے کے بنیادی اصول اور سوالات یہ ہیں.

• کیا آجر کا فیصلہ کیا گیا ہے تو آجر کو فیصلے کو جائز کرنے کے لئے ایک خاص دستاویز کی ضرورت ہوگی؟ کیا آجر دستاویز کی عدالت میں عدالت کی ضرورت ہوگی؟
• کیا ملازم کو معلوم ہے کہ یہ دستاویز اس کے اہلکاروں کی فائل میں درج کی جائے گی؟ زیادہ تر معاملات میں، نوکرین کو ملازم کو دستاویز پر دستخط کرنا چاہیے، دستاویز کے مواد کے ساتھ معاہدے پر دستخط نہ کرنا، لیکن یہ تسلیم کرنے کے لئے کہ وہ دستاویز سے آگاہ ہیں اور دستاویز کو پڑھتے ہیں.
• ملازمت کے بارے میں کوئی تعجب، رائے، یا ذاتی نوٹ کبھی ملازمت کے عملے کی فائل میں نہیں رکھنا چاہئے. صرف حقائق، کوئی احتیاطی خیالات، ملازم اہلکار فائل میں نہیں ہیں.

ایک ملازمت کے عملے کی فائل کی فہرست

درج ذیل دستاویزات کے بارے میں سفارشات ہیں جو ایک ملازم ملازمین کے اہلکار فائل میں رکھنا چاہئے.

ملازمت کا ریکارڈ

• ملازمت کی درخواست
• دوبارہ شروع کریں
• کور کو دوبارہ شروع کریں
• تعلیم کی توثیق
• روزگار کی توثیق
• ردعمل کا خط
• نوکری کی حیثیت
• ملازمت کا تجزیہ ریکارڈ
• ملازمت کی پیشکش کا خط یا ملازمت کا معاہدہ
• ملازم ایجنسی یا طے شدہ ایجنسی کے معاہدے، اگر استعمال کیا جاتا ہے
• ہنگامی رابطے کی معلومات
• ملازم ہینڈ بک تسلیم شدہ فارم میں ملازم ہینڈ بک کی رسید دکھا رہا ہے
• نئی ملازم کی طرف سے جانچ پڑتال کی فہرست میں شامل موضوعات دکھایا اور جن کے ذریعہ
• کسی نقل مکانی کے معاہدے اور دستاویزات
• مثال کے طور پر، کسی معاہدے، ملازم اور نجر کے درمیان کسی بھی معاہدے، تحریری معاہدے، یا تسلیم شدہ (مثلا ایک غیرمقانونی معاہدے، روزگار کے معاہدے، یا ایک کمپنی فراہم کردہ کار سے متعلق معاہدے).
• ملازمین کی زندگی کی منتقلی، منتقلی، فروغ، اندرونی ملازمت کی درخواستوں اور اس کے بعد درخواستیں شامل ہیں
• ملازمت سے متعلق کسی دوسرے دستاویزات

ملازمت کی کارکردگی کی ترقی، ترقیاتی منصوبوں، اور بہتری

• کسی بھی کارکردگی کی تشخیص کا کاپی استعمال کیا جاتا ہے یا ملازم ترقیاتی منصوبوں
• ملازم خود کی تشخیص
• کسی بھی رسمی مشاورت کے سیشن سے ریکارڈ
• حاضری یا tardiness پر نوٹس
• کارکردگی کی بہتری کی منصوبہ بندی کی دستاویزات
• تفسیر عمل کی رپورٹ
• ملازم کی شناخت جیسے سرٹیفکیٹ، شناخت کے خطوط، اور اس طرح پیش کئے گئے ہیں
• نوکری رسمی تجاویز اور سفارشات، تنظیم کے جوابات
• ٹریننگ ریکارڈ
• تربیت کے لئے درخواست
• مقابلہ کی تشخیص
• ٹریننگ کلاس یا سیشن اطلاعات یا شیڈولز
• دستخط کی ضروریات پر دستخط
• ٹریننگ اخراجات کی رپورٹ
• گاہکوں یا ساتھی کارکنوں سے شکایت

ملازمت ختم کرنے کے ریکارڈز

• ملازم استعفی خط
• انٹرویو انٹرویو دستاویزات
• کوبرا نوٹیفیکیشن
• روزگار کی جانچ پڑتال کی فہرست
• ملازم کے ملازمت کے تمام پہلوؤں کے لئے حتمی اکاؤنٹنگ جیسے فائنل پےچک، چھٹیوں کی ادائیگی، کمپنی کی جائیداد کی واپسی، اور اس کے بعد.

اہلکار فائلوں سے متعلق اضافی دستاویزات دستیاب ہیں.

• کارل فائل کا جائزہ
• کارل فائل تک رسائی کی پالیسی
• کیا ملازمین کو کارل ریکارڈرز میں نہیں رکھنا چاہئے