میٹنگ لیڈر کے کردار اور ذمہ داریاں

میٹنگ لیڈر وہ ملازم ہے جو منصوبہ سازی، منظم کرنے، بارے میں تفصیلات کو منظم کرنے، اور شرکاء کو ایک اجلاس میں مدعو کرنے کے لئے ذمہ دار ہے. وہ وہ ملازم ہیں جو اصل مشن کی ترقی کے ذمہ دار ہیں اور ذمہ دار ہیں. میٹنگ سے قبل، دوران، اور اس کے بعد کارروائی کو یقینی بنانے کے لئے اجلاس کامیابی سے اپنے مقاصد تک پہنچ گئی ہے.

ملاقات کون کرتا ہے؟

میٹنگ لیڈر اجلاسوں اور ٹیموں کو کامیاب بنانے میں اہمیت رکھتی ہے. ملازم جو مشترکہ رہنما کے طور پر کام کرتا ہے وہ انتہائی اہم ہے. کچھ اجلاسوں میں، رہنما ڈیپارٹمنٹ کے سربراہ، ٹیم کے رہنما یا اس شخص کو ایک پہل کی قیادت کیلئے سینئر مینجمنٹ کی طرف سے مقرر کردہ شخص ہے. ان ملازمتوں کو ان کے مشق کی مہارت کے سبب ان کے قیادت کے کردار کے لئے منتخب کیا گیا تھا کیونکہ مینیجر یا رہنما کے طور پر.

دوسری بار، ایک ملازم قدرتی طور پر لیڈر کے طور پر ابھر سکتا ہے. یہ رہنما ملازمین ہیں کہ دیگر ملازمتوں کو نظر انداز اور احترام ہے. دوسرے مواقع پر، کسی ٹیم کو فیصلہ کر سکتا ہے کہ تمام اراکین کے درمیان قیادت کی کردار کو گھومنے کے لۓ. یہ تمام ٹیم کے ارکان کی مدد سے رہنماؤں سے ملنے اور مشترکہ اجلاسوں کو عام طور پر بنانے کے لۓ اپنی مہارتوں کو فروغ دینا جاری رکھتی ہے.

میٹنگ لیڈر کے ذمہ داریاں

مندرجہ ذیل رہنما کے اہم ذمہ داریاں ہیں.

• مقصد، کام، یا مقصد کا تعین کرتا ہے جو پورا کرنا ہوگا. یہ اکثر ایک تفویض یا رہنما کے کام کی وضاحت کا حصہ ہے.
• فیصلہ کرتا ہے کہ آیا میٹنگ مقصد یا مقصد حاصل کرنے یا مطلوبہ نتائج حاصل کرنے کے لئے بہترین ممکنہ طریقہ ہے. سوال کا جواب دیں: کیا میٹنگ کی ضرورت ہے؟
• اس بات کا تعین کرتا ہے کہ میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنے میں کونسی مدد کی ضرورت ہے.
• ایک ٹیم یا رہنما کے ساتھ، اجلاس کے اجنبی پر فیصلہ کرتا ہے. (موجودہ اجلاسوں میں، یہ کام موجودہ اجلاس کے اختتام پر مکمل ہو گیا ہے.)
• مشترکہ تنظیمی کیلنڈر کا استعمال اکثر تاریخ، وقت، اور مقام کا تعین کرتا ہے.

• پڑھنے، مالی معلومات، تاریخ، متعلقہ ٹیم کے اجلاس کے منٹ، اور اس طرح سے قبل پری کام سے مل کر ایک دوسرے کو جمع کرتا ہے.
• شرکاء کو مدعو کرتا ہے اور تفویض اور پہلے سے ہی کام کو پہلے سے ہی ممکنہ طور پر تقسیم کرتا ہے تاکہ شرکت کرنے والوں کو اجلاس میں تیار ہوجائے.
• اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اجلاس میں ریکارڈنگ اور کسی بھی وعدے، کارروائی کی اشیاء، یا فیصلے کی دستاویز کے لئے ایک ریکارڈر یا منٹ لینے والا ہے. جب میٹنگ کی منظم کارروائی کے لئے لازمی طور پر ٹائمیکپر مقرر ہوتا ہے.
• شراکت داروں کو گرم کرنے کے لئے آئس بریکر کا استعمال کریں اور ماحول تخلیق کریں جس میں میٹنگ شرکاء ایک دوسرے کے ساتھ بات چیت کرتے ہوئے اور خیالات اور معلومات کو تبدیل کرنے کے لئے آرام دہ اور پرسکون بات کر رہے ہیں.
• ابتدائی آمد پر پہنچتا ہے اور کام پر رکھنا، ٹریک پر، اور تمام شرکاء کو شامل کرکے میٹنگ کی طرف جاتا ہے لہذا ہر ایک کو میٹنگ میں لازمی طور پر محسوس ہوتا ہے. یہ اگلے اجلاس میں ان کی شرکت کو یقینی بناتا ہے
• کمپنی میٹنگ میں مصالحہ کرتا ہے تاکہ شرکاء کو سست اور بور محسوس نہ ہو. آئس بریکر، مزاح، یا مذاق مثال کا استعمال کرتے ہوئے چاہے بغیر کسی ہنس کے بغیر کوئی میٹنگ ختم نہ ہو.
• اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اگلے مرحلے اور کارروائی کی اشیاء کو تفویض کیا جاسکتا ہے.
• ملاقات کے بارے میں بحث اور اگلے اجلاس کے لئے ایجنڈا کی منصوبہ بندی کرتی ہے.
• میٹنگوں کے درمیان شرکاء کے ساتھ تعقیب کریں کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ کارروائی کی چیزیں ٹریک پر ہیں اور رضاکارانہ مسائل کا سامنا کرنا پڑا تو امداد اور / یا وسائل پیش کریں.

اضافی لیڈر رولز

میٹنگ لیڈر ان ذمہ داریوں پر لیتا ہے لیکن مواصلات، رپورٹنگ، اور ٹیم کی کارکردگی سے متعلق کردار بھی شامل ہے.

کسی ٹیم کے ہر رکن یا جس سے ملاقات کراسکتا ہے وہ اس کے محکمہ یا کام کو ایک میٹنگ یا مسلسل ٹیم کی سرگرمیوں اور ترقی کے بارے میں مطلع کرنے کے لئے ایک ذمہ داری ہے. ان کے پاس یہ بھی ذمہ داری ہے کہ وہ شریک کارکنوں سے ان پٹ تلاش کریں جو ٹیم یا میٹنگ میں نہیں ہیں. ہر ملازم ہر میٹنگ میں شرکت نہیں کر سکتا.

اس رہنما میں اضافی سینئر مینیجرز کو شامل رکھنے اور موثر مواصلات اور آراء کے ذریعے مطلع کرنے کی اضافی ذمہ داری ہے. ٹیم یا اجلاس کے باہر ملازمین سے عمارت کی ملکیت، خاص طور پر تنظیم کے رہنماؤں کو یقینی بناتا ہے کہ ٹیم یا اجلاس اپنے حل یا خیالات کی ترقی، انعقاد اور انعقاد پر کامیاب ہے.

اگر میٹنگ شرکاء اجلاس میں ناقابل یقین حد تک کارکردگی کا مظاہرہ کررہا ہے تو، رہنما کو اجلاس کے دوران موثر میٹنگ لیڈر کی تکنیک کے ذریعے رویے کو درست کرنے اور مؤثر کوچنگ کو ذمہ دار کرنے کی ذمہ داری ہے. میٹنگ شرکاء جو ان کی رائے کے ساتھ ملاقات کو مرتب کرتا ہے یا دوسرے اراکین کو تنقید کرتا ہے ان کو درست کرنے کے لۓ اس سے پہلے درست ہونا ضروری ہے کہ میٹنگ کی کامیابی کو ختم کردیں.

یہ کام لازمی ہیں جب تک کہ شرکاء کو سکون اور پختگی کی سطح تک پہنچنے کی اجازت نہیں دی جاسکتی ہے جو انہیں خود کو چیمنج کرنے میں مدد دینے کی اجازت دیتا ہے.

ایک موثر میٹنگ لیڈر اس بات کی ضمانت نہیں دیتا ہے کہ ایک منصوبے یا ٹیم کامیابی سے انجام دیتا ہے، لیکن اس منصوبے، محکموں، اجلاسوں یا ٹیموں کو کامیاب ہونے میں اہم کردار ادا کرنا ہے.

منٹ منٹ ملاقات کامیاب میٹنگوں میں مؤثر شراکت دار ہیں جب منٹ مناسب طریقے سے تحریری اور تقسیم کیے جاتے ہیں.