کمپنی بورڈ میٹنگ منٹ غلطیاں

تمام ریاستوں کو کارپوریشنز کو اجلاسوں کے منٹوں کو تقسیم کرنے اور تقسیم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اور تمام ریاستوں کی ضرورت ہے کہ ڈائریکٹر بورڈ منٹ منٹ میں رہیں. لیکن بورڈ میٹنگ منٹ میں ان میں شامل ہونے اور ان منٹوں کو کس طرح لینے کے بارے میں کوئی مخصوص قواعد موجود نہیں ہیں. یقینی طور پر وہاں موجود غلطیاں ہیں جو آپ منٹوں میں بنا سکتے ہیں جو آپ کے کارپوریٹ بورڈ کی زندگی کو زیادہ مشکل بنا سکتی ہے.

کارپوریشن بورڈ کے اجلاس کے اجلاس کو برقرار رکھنے کا مقصد

واقعی آپ کے کارپوریٹ اجلاسوں کے منٹ لینے اور ریکارڈ کرنے کے کئی عوامل موجود ہیں. اجلاسوں کے منٹ لینے کا پہلا اور سب سے اہم ذریعہ آپ کا فیصلہ کیا ہے جس کا ریکارڈ ہے. کارپوریٹ بورڈ کے منٹ کے لئے دوسری وجہ نفسیاتی اور ذمے دار مقاصد کے لئے ہے.

بورڈ کے ارکان اعتماد کی حیثیت میں ہیں. وہ کارپوریٹ حصول داروں کی طرف سے سرمایہ کاری کے پیسے کے بارے میں فیصلے کر رہے ہیں، اور ان کو ثابت کرنے کی ضرورت ہے کہ وہ کارپوریٹ کے بہترین مفاد میں، دلچسپی کے تنازعات کے بغیر، سمجھدار طریقے سے کام کرتے ہیں. بورڈ میٹنگ منٹ کے بعد بورڈ کو ثابت ہوتا ہے کہ وہ اچھے ایمان میں کام کرتے ہیں اور اپنے اعمال کے لئے ذاتی ذمہ داری سے بچنے کے لۓ ہیں.

تیسری وجہ ٹیکس مقاصد کے لئے ہے. ایک کارپوریشن انفرادی حصص داروں سے علیحدہ ادارہ ہے. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ اس علیحدگی کو برقرار رکھتے ہیں، بورڈ میٹنگ منٹ ایک ریکارڈ فراہم کرتے ہیں. ان کے بغیر، آئی آر ایس یا ریاستی اداروں کو کاروبار کے ٹیکس کی حیثیت سے منفی اثر انداز کر سکتا ہے. ایک کارپوریشن جس کو یہ ظاہر نہیں کرتا وہ مالک کی طرف سے علیحدہ ایک ادارے کے طور پر کام کر رہا ہے ایک مشکل ٹیکس کی صورتحال پیدا کر سکتا ہے.

کاروباری اداروں کے لئے ایک توازن ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لۓ بورڈ کے اراکین کو اپنی ذمہ داری کا سامنا کرنا پڑتا ہے، طویل عرصے سے، انفرادی بورڈ کے اجلاسوں کے خلاف جو رکن کے وقت ضائع ہوجائے. اب ہم نے بورڈ میٹنگ منٹ لینے کے وجوہات پر تبادلہ خیال کیا ہے، یہاں کچھ غلطیاں کاروباری بنتی ہیں، اور ان کو درست کرنے کے بارے میں کچھ خیالات ہیں.

میٹنگ سے قبل ایک ایجنڈا کی تخلیق اور تقسیم نہیں

کارپوریشنوں کی طرف سے بنائی گئی ایک اور بڑی غلطی نے میٹنگ سے پہلے اجنڈ کو تقسیم نہیں کیا اور متعلقہ دستاویزات کو میٹنگ سے پہلے اجنبی کی ترتیب نہیں دی ہے. اجندا میں ہر چیز کے لئے اجزاء پر مخصوص مقدار میں شامل ہونا چاہئے.

کسی مخصوص ایجنڈا کے ساتھ نہ صرف میٹنگ زیادہ آسانی سے چلتا ہے، لیکن بورڈ کو (اور کسی کو بعد میں پڑھنا پڑتا ہے) کو اجنڈا پر ہر چیز کی ساری اہمیت جانتا ہے. اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ اگر یہ اہم اور فوری طور پر کچھ ایجنڈا پر نہیں آسکتا ہے، لیکن ووٹ کی طرف سے اجنبیوں کو اشیاء میں شامل کیا جا سکتا ہے. اور بہت زیادہ ضروری ہے کہ بورڈ کے عملے کی طرف سے سنبھالا جائے.

بورڈ میٹنگ منٹ کے ضائع ہونے والے اہم حصے

بورڈ میٹنگ منٹ کے لئے ٹیمپلیٹ میں شامل ہونا چاہئے:

• The تاریخ، تاریخ، اور اجلاس کے مقام
• آغاز اور ختم کرنے کے وقت، اور اوقات اجنبی پر مخصوص اشیاء کو مختص کیا
• باقاعدگی سے، خصوصی یا سالانہ کس طرح کی بورڈ میٹنگ (تمام ریاستوں کو کارپوریشنز کی ضرورت ہوتی ہے کہ سالانہ سالانہ ملاقات ہوگی)
• کون موجود تھا، ڈائریکٹرز، مہمانوں، اور عملے کے ارکان کو خطاب کرتے ہوئے، اور بورڈ کے ممبران موجود نہیں تھے. دیر کے وقت آنے والے یا آنے والے کسی کے نام کو یاد رکھنا ضروری ہے.
• وضاحت کرنا چاہتی ہے کہ کونسل موجود ہے. عام طور پر کارپوریٹ کی طرف سے ایک کوروم لینے کے لۓ کسی بھی ووٹ کے لۓ ضروری ہے. کوروم کی ضرورت اکثر عام طور پر اراکین کی نصف سے زیادہ ہے. (مثال کے طور پر نو ارکان کے ایک بورڈ کے لئے، پانچ ارکان کو ایک کوروم کے لئے حاضر ہونا ضروری ہے).
• اگر پیشکشوں کو کمیٹیوں یا دوسروں کی طرف سے دیا جاتا ہے، بشمول پیشکاروں کے نام اور عنوانات شامل ہیں.

ملاقات کے منٹ بہت مخصوص ہیں

شاید سب سے بڑے غلطی بورڈوں کو بات چیت (کبھی کبھی دلائل) اور عمل پر تفصیلی معلومات کی ضرورت ہوتی ہے. اجلاسوں کے فیصلوں کے نتائج کو ظاہر کرنا چاہئے، نہ کہ اس نے بحث کیا ہے کہ کیا. آتے ہیں کہ آپ کا بورڈ مصنوعات کی ایک نئی لائن فروخت کرنے کے لئے ایک تحریک پر ووٹنگ ہے. میٹنگ منٹ کو یہ کہنا چاہئے کہ: "مصالحے کی ایک نئی لائن کو شامل کرنے کے لئے موشن. موشن دوسری بار اور منظوری دے دی، اتنا اور اتنا متضاد ہے." اگر گروپ نے بحث کی ہے، تو آپ کو بحث کی لمبائی کو ریکارڈ کرنا چاہئے اور اس کا خلاصہ کرنا چاہیے، لیکن آپ کو بحث کے بارے میں تفصیل میں جانے کی ضرورت نہیں ہے.

وہ منٹ جو مخصوص نہیں ہیں

سپیکٹرم کے دوسرے اختتام پر، چند منٹ مخصوص معلومات فراہم کرنے کے لئے اور مصیبت سے باہر رکھنے کے لئے کافی نہیں ہیں. اگر فیصلہ متفق نہیں تھا تو، جس کا ریکارڈ بورڈ کے ارکان نے تنازع کیا تھا، جس نے ختم کردیا (اور اگر دلچسپی کے ممکنہ تنازعات کی وجہ سے معاوضہ تھا).

جب آپ کو ہر بحث کی دھچکا کام کرنے کی ضرورت نہیں ہے، یا اس نے کیا کہا. لیکن بات چیت کی روح کو ظاہر کرنے کے منٹ میں کافی معلومات ہونا چاہئے.

بورڈ کے اجلاس بہت طویل

کوئی بھی طویل میٹنگ پسند نہیں کرتا، لیکن میٹنگ اور منٹوں کو کم کرنے کے کچھ طریقے موجود ہیں. آپ رضامند ایجنڈا کی تشکیل سے بورڈ میٹنگ کا وقت بچانا چاہتے ہیں. بنیادی طور پر، یہ ایجنڈا ایسے معاملات کی فہرست ہے جو بغیر کسی بحث کے بغیر فوری طور پر نمٹنے کے لے جا سکتا ہے. اس فہرست میں پچھلے میٹنگ، مالیات، اور کمیشنوں یا سی ای او کی رپورٹوں سے منٹ میں شامل ہوسکتا ہے.

رضامند ایجنڈا، اور رپورٹیں اور دیگر معلومات کو میٹنگ سے پہلے تقسیم کیا جاسکتا ہے تاکہ اراکین کو انہیں پڑھنے کا موقع ملے. پھر، اجلاس میں، رضاکارانہ ایجنڈا اجلاس کے عمل کا حصہ ہے. کسی بھی بورڈ کے رکن رضامند ایجنڈا کے بارے میں ایک سوال یا تشویش اٹھا سکتے ہیں، لیکن اگر کوئی مسئلہ نہیں ہے تو، ایک ہی وقت میں پوری رضامندی کا ایجنڈا ووٹ دیا جا سکتا ہے.

فیصلے کے غلط قسم

ایک کارپوریٹ بورڈ نے مجموعی پالیسی پر فیصلہ کیا ہے.اس پالیسی پر مبنی کارپوریشن آف ایگزیکٹوز کی طرف سے روزانہ فیصلے کئے جاتے ہیں. کبھی کبھی بورڈ بورڈ آفریچ اور فیصلے کرنے کی کوشش کرتے ہیں جو انتظامیہ کو بہترین بائیں طرف ہیں.

منٹس منظور نہیں

یہ کشش ہے، بورڈ کے اجلاسوں کے ہلکے اور ٹوکری میں، منٹ کو منظور کرنے کے لئے بھول جاتے ہیں. لیکن اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ضروری ہے کہ منٹوں کو صحیح طریقے سے میٹنگ کے خط اور روح دونوں پر نظر ڈالیں. منٹس کو منظوری تک "مسودہ" سمجھا جاتا ہے.

میٹنگ منٹ کے ریکارڈز کو نہیں دیکھتے

اپنی کارپوریشن کے لئے اچھے منٹ رکھنے کے لئے آپ کو مصیبت کے بعد، اپنی کارپوریٹ میٹنگ منٹ کہیں محفوظ اور قابل رسائی رکھنے کے لئے مت بھولنا. کارپوریٹ ریکارڈ کتاب، یا "کلاؤڈ میں،" ایک پاس ورڈ محفوظ فائل میں منٹ رکھنے کے لئے ایک عمل قائم کریں.

کارپوریٹ سکریٹری کی کردار کو تسلیم کرنے کے لئے بھول

کارپوریٹ کے سیکرٹری کے ڈومین کے تحت کارپوریٹ منٹ سے متعلق زیادہ تر فرائض. ایک اچھا کارپوریٹ سیکرٹری ہونے کی وجہ سے آرٹ ہے، اور یہ افراد اکثر اکثر کافی نہیں ہیں. باقاعدگی سے اس شخص کو "شکریہ" کہتے ہیں.

آپ کے ڈائریکٹر ڈائریکٹر کے مشیر کے طور پر ایک اٹارنی بھی شامل نہیں

چاہے آپ کی کارپوریشن نجی یا عوامی ہے (عوامی طور پر تجارت کے حصص کے ساتھ)، آپ کو ایک وکیل کو آپ کو کارپوریٹ منٹوں کو کس طرح لے جانے کے بارے میں مشورہ دینا چاہئے، اور اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ آپ اور آپ کے بورڈ کو محفوظ کیا جاسکے.