آپ کی کمپنی کے میٹنگ کو مساج کرنے کے لئے تجاویز

کیا آپ ماہانہ یا طے شدہ کمپنی یا ڈپارٹمنٹ اجلاس کے منصوبہ ساز ہیں؟ اگر آپ محتاط نہیں ہیں تو وہ مہلک ہوسکتے ہیں. تم ڈرل جانتے ہو لوگوں کو کمپنی کی معلومات دینے کے لۓ بات چیت کرنے کا ایک گروپ. جی ہاں، آپ کو یہ دورۂ اجلاس منعقد کرنے کے لئے ضرور ضروری ہے.

ملازمتوں کو کمپنی کی اسٹریٹجک سمت کے ساتھ خود کو سیدھ کرنے کی معلومات کی ضرورت ہے. وہ جاننا چاہتی ہیں کہ کمپنی بھر میں کیا ہو رہا ہے خاص طور پر جب معلومات اپنی ملازمت یا کمپنی کی مجموعی کامیابی کو چھو جاتی ہے. وہ مختلف محکموں میں کیا جا رہا ہے میں مخلصانہ دلچسپی رکھتے ہیں.

لہذا، آپ کے ملازمین دلچسپی رکھتے ہیں، لیکن بات چیت اور متحد طاقتور پوائنٹس سے انہیں ایک وقفے دیتے ہیں. سب سے زیادہ مؤثر اجلاسوں نے ان خیالات پر مبنی سوالات اور جوابات، آڈیو-نظریات اور شرکت کے ساتھ اپنی توجہ کو مسترد کیا. یہ تجاویز آپ کو کامیابی لائیں گے.

1. آئس بریکر یا گرم اپ کی سرگرمیوں کے ساتھ اپنے اجلاسوں، پیشکشوں اور تربیتی سیشن شروع کریں. ایک بڑی میٹنگ یا مختصر ملاقات میں، آئس بریک ایک واحد سوال ہوسکتا ہے جو اپنے پڑوسی کے ساتھ سوچنے اور بات کر رہا ہے. مثال کے طور پر، اس سوال سے پوچھیں کہ لوگوں کو اپنے ہاتھوں میں اضافہ کرنا پڑتا ہے. آئس بریکر کی لمبائی آپ کی میٹنگ کی لمبائی پر منحصر ہے، لہذا حکمت عملی کی منصوبہ بندی کریں.

2. آپ کی پریزنٹیشن طریقوں کو الگ کر دیں. اگر ہر اسپیکر ناظرین سے گفتگو کرتے ہیں تو، لیکچر کی شکل میں، یہاں تک کہ دلچسپی رکھنے والی سربراہ جلد ہی نوڈ. لوگوں سے پوچھیں کہ چھوٹے گروپوں میں بات کرنا ہے.

آڈیو بصری مواد جیسے ویڈیوز، سلائڈ، اور پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز اور تصاویر استعمال کریں. اگر آپ نئی پینٹنگ کے عمل کے بارے میں بات کر رہے ہیں تو، پینٹ حصوں سے پہلے اور بعد میں اپنے ملازمین کو دکھائیں. مثبت کسٹمر سروے اور تبصرہ کارڈ کے ارد گرد پاس.

3. ناظرین کی شرکت اور حوصلہ افزائی کے لئے مہمان مقررین کو مدعو کریں. آپ کے گاہکوں کو اپنی ضروریات اور معیار کی ضروریات کے بارے میں اپنے محافظ کو بہت ساری باتیں ملتی ہیں. ایک کلائنٹ تنظیم ہے کہ غیر منافع بخش، خیراتی تنظیموں کے ساتھ شراکت داری ان تنظیموں کے مہمان مقررین کو پیش کرتا ہے جو اپنے عطیات وصول کرتے ہیں. تنظیموں سے خطاب کرتے ہوئے آپ کے ملازمین مالی امداد کرتے ہیں.

4. بات چیت کرنے کے لۓ سوالات کی حوصلہ افزائی کریں. لوگوں سے پوچھیں کہ ان کے سوالات کو میٹنگ سے پہلے اور میٹنگ کے دوران لکھتے ہیں. جب آپ جاتے ہیں تو ہر اسپیکر کو ہدایات دینے کے لئے وقت کی اجازت دیں.

اگر آپ فوری طور پر اور صحیح طریقے سے اس سوال کا جواب نہیں دے سکتے ہیں تو، لوگوں کو بتائیں کہ جب آپ کو صحیح جواب ملے گا تو آپ ان کے ساتھ واپس جائیں گے. اگر سوالات وقت سے زیادہ ہوتے ہیں، تو موضوع پر ایک میٹنگ شیڈول کریں.

5. اکثر نظر انداز، لیکن اہم، کامیاب میٹنگ کی حکمت عملی یہ ہے کہ ہر اسپیکر ہر سوال سے پوچھیں کہ وہ کونسا سوال ہے. اس سوال سے جو سوال پوچھتا ہے اس سے پوچھتا ہے کہ اسپیکر سوال کو سمجھتا تھا. اجلاس میں شرکت کرنے والے دوسرے افراد سننے والے اور سوال بھی جان سکتے ہیں، نہ صرف اس سوال کا سامنا کرسکتے ہیں جو شاید غلطی سے اسپیکر کے ردعمل سے ہوسکتے ہیں.

6. آپ کے وقفے والے اجلاس کے لئے اہداف مقرر کریں. آپ کمپنی کے کاروبار کا ہر پہلو ایک گھنٹہ اجلاس میں پیش نہیں کرسکتے. لہذا، اہم، بروقت مسائل کا فیصلہ کریں اور ان پر ملاقات کا وقت خرچ کریں. حاضریوں کی اکثریت کے مفادات کو بھی غور کریں.

یاد رکھو، آپ کو کمپنی کی معلومات سے گفتگو کرنے کے لۓ دوسرے طریقوں ہیں جن میں ایسے پروگرام شامل ہیں جیسے یرمر، گوگل Hangouts، GoToMeting، اسکائپ برائے بزنس، فلوڈاک، ای میل اور IM. تمام اسٹریٹجک کمپنی کی معلومات کے مواصلات کو میٹنگ میں جگہ نہیں ملتی.

7. اپنے ایجنڈا کو احتیاط سے تیار کریں. شراکت داروں کی اکثریت کی ضروریات اور مفادات کی شناخت کریں. اچھی خبریں کے ساتھ شروع کریں جو حاضریوں کو اچھا محسوس کرے گا.

8. ہر ماہ اجنبی پر مقررین کا حکم مختلف ہو. آپ نہیں چاہتے کہ لوگ نمونے کے ساتھ بور ہوتے ہیں. اجنبی میں لازمی کاروباری اشیاء تقسیم کریں تاکہ لوگ میٹنگ کے اختتام کو ختم نہ کریں، یا سوچیں کہ حتمی اشیاء کم اہم ہیں.

"وال سٹریٹ جرنل" میں کئی سال پہلے، ایک مضمون نے کہا کہ امریکی مینیجرز وہ میٹنگ میں ضائع ہونے کے 80 فی صد کو محفوظ کریں گے جب انہوں نے دو چیزوں کو صحیح طریقے سے کیا. سب سے پہلے ہمیشہ ایک ایجنڈا ہونا تھا. دوسرا وقت پر شروع اور وقت پر ختم کرنا تھا. میں شامل ہوں گا کہ آپ کو ہر اسپیکر کو اپنے موضوع کا احاطہ کرنے کے لئے ضروری وقت کی ضرورت ہے. انہیں ان کے وقت کی حد میں رکھو.

9. جسمانی ماحول کو منظم کریں تاکہ لوگ ملاقات کے مواد پر توجہ مرکوز کریں. کوئی بھی آپ کے اسپیکرز کے پیچھے نہیں بیٹھنا چاہئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام حاضریوں کے لئے نشستیں موجود ہیں، اور اگر نوٹ لینے کی ضرورت ہو تو، ایک سطح پر لکھنے کے لئے بھی. اس بات کو یقینی بنائیں کہ بصیرت نظر آتے ہیں، اور لوگ سن سکتے ہیں. آپ مائکروفون کا استعمال کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. آپ کو دیکھنے کے لئے کمرے کے ارد گرد props یا نمونے منتقل کر سکتے ہیں.

اگر آپ کے میٹنگ کا سائز آپ کے میٹنگ روم کے جسمانی ماحول کے لئے بہت بڑا ہو گیا ہے تو، میٹنگ کو کئی اضافی کانفرنس روم کے مقامات میں ٹیکنالوجی کو استعمال کرنے کیلئے ٹیکنالوجی کا استعمال کریں. جب آپ یقینی طور پر افراد کے لیپ ٹاپوں کو میٹھا کر سکتے ہیں، تو یہ ٹیم کی عمارت کے مثبت اثر کو ناراض کرتی ہے جس میں کئی ملازمتوں کے ساتھ ساتھ کئی کانفرنس روموں کے مقامات پر حاضری ہوتی ہے.

10. اجلاس میں کھانے کی طاقت کو کم از کم کم نہ کریں. کھانے کا ماحول آرام کرتا ہے، لوگوں کو آرام دہ اور پرسکون محسوس کرنے میں مدد ملتی ہے، لوگوں کو مثبت توانائی کی سطح کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے اور ٹیم کی الماری کو بناتا ہے. یقینی بنائیں کہ آپ اپنے گروپ کی متنوع ضروریات کو پورا کرتے ہوئے کھانے کے ساتھ ملیں. مثال کے طور پر، ڈونٹس کے علاوہ پھل اور دہی پیش کرتے ہیں. باقاعدگی سے فرک کے ساتھ سبزیوں اور کوش گرم گرم کتے پیش کرتے ہیں.

ایک کامیاب اجلاس کے لئے آپ کی ضرورت ہے:

• اسپیکر کھڑے یا میز
• مائیکروفون
• ایجنڈا
• بصری ایڈز
• وڈیو کیمرہ
• تپائی
• انکوڈنگ ڈیوائس
• لائیو سٹریمنگ ٹیکنالوجی

اجلاسوں سے متعلق مزید

• مؤثر اجلاس ایجنڈا کی ترقی کیسے کریں
• اجلاس کا اجلاس: کردار اور ذمہ داریاں
• ملاقات کے منٹس اور جو لوگ ریکارڈ کرتے ہیں وہ کیا ہیں؟
• ٹیم کا مقصد کیا ہے؟