پراجیکٹ مینجمنٹ میں میلسٹون کا استعمال کرتے ہوئے

ایک منصوبے کی وضاحت کی خصوصیات میں سے ایک یہ ہے کہ یہ ایک مقررہ مدت تک رہتا ہے. یہ چند ہفتوں تک کئی سالوں سے کچھ ہوسکتا ہے، اور بعض صورتوں میں، بڑے پیمانے پر تعمیراتی منصوبوں یا عوامی کاموں کے لئے، دہائیوں میں.

راستے میں پیش رفت کی ترویج اور یقینی بنانے کے لئے کلیدی ڈیلیوریبلز کو ٹائم لائن کے مطابق حاصل کیا جارہا ہے، پروجیکٹ مینیجرز سنگ میلوں کا استعمال کرتے ہیں.

ایک منصوبے سنگ میل ایک صف ہے جو صفر کی مدت کے ساتھ ہے جو اس منصوبے میں کامیابی حاصل کرتا ہے. وہ تحریک اور ترقی کو ظاہر کرنے کے لئے ایک طریقہ کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے اور لوگوں کو جو کچھ کیا جا رہا ہے دکھایا جاتا ہے، یہاں تک کہ اگر وہ وہاں جانے والے کاموں کے بارے میں تفصیلی معلومات نہیں رکھتے ہیں. اس سلسلے میں، وہ شراکت دار مواصلات اور توقعات کی ترتیب کے لئے بہت مفید ہیں.

پروجیکٹ میلوں کا استعمال کرتے وقت

پراجیکٹ مینجمنٹ میں میلسٹون کو نشان زد کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے:

• کام کے اہم مرحلے کا آغاز
• کام کے اہم مراحل کے اختتام
• آخری تاریخ
• جب ایک اہم فیصلہ کیا جا رہا ہے
• اس وقت دیگر مقررہ پوائنٹس خاص طور پر بلا رہے ہیں

اکثر آپ کی منصوبہ بندی میں میلسٹون ڈالنے کے لئے کس طرح

ایک تربیتی نصاب آپ کی منصوبہ بندی میں سنگ میلوں کو ماہانہ بار بار ڈالنے کی سفارش کرسکتا ہے. یہ ٹھیک اور انگوٹھے کا ایک اچھا اصول ہے، لیکن آپ کو اپنے پیشہ ورانہ فیصلے کا استعمال کرنا ہوگا. کچھ مہینے ہوسکتے ہیں کہ اہم ملاقاتیں سنگ میلوں کے طور پر نشان لگا دی جاسکے، فیصلے کئے جا رہے ہیں اور ایک مرحلے کا بندوبست اور دوسرا آغاز.

دوسرے مہینوں میں آپ پر عملدرآمد پر توجہ مرکوز ہوسکتا ہے، بہت کم، اگر کچھ بھی ہو تو آپ سنگ میل پر پھانسی لے سکتے ہیں.

رپورٹنگ کے مقاصد کے لۓ، ہر رپورٹنگ سائیکل میں کم سے کم ایک بار سنگ میل ہونے کا ایک سبب بنانا مفید ہے.

آپ کے گنٹ چارٹ پر میلسٹون کس طرح پیش کی جاتی ہیں

میلسٹون ایک گنٹ چارٹ کے اجزاء میں سے ایک ہیں اور چارٹ پر ایک ہیرا کے طور پر دکھایا جاتا ہے. انہیں عام کام کے طور پر نہیں دکھایا گیا ہے کیونکہ ان کے پاس صفر کی مدت ہے: دوسرے الفاظ میں، وہ کسی بھی وقت نہیں اٹھاتے ہیں. گنٹٹ چارٹ پر منصوبہ بندی کے مقاصد کے لئے، وہ صرف ہوتا ہے.

اگر آپ گنٹ چارٹ استعمال نہیں کر رہے ہیں تو، آپ اب بھی سنگ میل استعمال کرسکتے ہیں. یہاں گنٹ چارٹس کے 5 متبادل ہیں: آپ اب بھی ان کا استعمال کرتے ہوئے آپ کے منصوبوں میں سنگ میلوں کو شامل کر سکتے ہیں.

اگر آپ ذاتی طور پر منظم رہنا چاہتے ہیں اور آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر کو مکمل طور پر آپ کے کیلنڈر میں شامل نہیں کیا جاتا ہے، تو آپ اپنی ڈائریوں میں کلیدی تاریخوں کو کاپی اور پیسٹ کرسکتے ہیں. آپ کس طرح کام کرنا چاہتے ہیں اس پر منحصر ہے، یہ آپ کو یاد کر سکتا ہے کہ آپ کیا آنا چاہئے.

نام میلسٹون کا نام کیسے

میلسٹون آپ کے پروجیکٹ شیڈول کے بارے میں واضح تشریح ہونا چاہئے، لیکن اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ ایک کام ہیں. لہذا انہیں 'مرحلہ 2' میں منتقل کرنے کے معاہدے حاصل نہیں کیا جانا چاہئے، لیکن 'مرحلہ 2 شروع ہوتا ہے'. اگر آپ مرحلے 2 میں معاہدے حاصل کرنے کی کوشش کی عکاسی کرنا چاہتے ہیں، تو اس سے پہلے کہ میل میل سے اس کا احاطہ کرنے کے لئے ایک کام شامل کریں.

میلسٹون کو اس وقت کی وضاحت کرنا چاہئے جب وہ اس طرح پیش کرتے ہیں:

• ٹیسٹنگ مکمل کرنا
• پی آئی ڈی منظور
• معاہدے پر دستخط

بہت سے پروجیکٹ مینیجرز کا حوالہ دیتے ہوئے آسانی کے لئے ان کے سنگ میلوں کا بھی شمار کرنا ہے. اگر آپ کسی کام کی خرابی کا ڈھانچہ استعمال کرتے ہیں تو، آپ اس نمبر کو استعمال کرسکتے ہیں. ورنہ، اس بات کا واضح کرنے کے لئے کہ آپ جو حوالہ دے رہے ہیں اس سے M1، M2 اور اسی طرح استعمال کرنا ٹھیک ہے. واضح نامنگ کی ساخت سنگ میلوں کی بڑھتی ہوئی تعداد کے طور پر زیادہ اہم ہو جاتا ہے، لہذا آپ کے اس منصوبے کو کئی مہینے تک جاری رکھنے کے بارے میں سوچنا ہے.

میلسٹون آف دستخط کیسے حاصل کریں

میلسٹون آپ کے پروجیکٹ کے شیڈول کا حصہ بناتے ہیں، لہذا جب آپ کا شیڈول بیسبل ہے تو، آپ کو اپنے میلوں پر دستخط کئے جانے پر غور کرنا چاہئے.

اگر آپ اپنے سنگ میلوں کی تاریخوں کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو اپنی منصوبہ بندی میں ایڈجسٹمنٹ بنانے کے لئے اپنے معیاری تبدیلی کے کنٹرول کا طریقہ کار استعمال کرنا چاہئے. یہ آپ کے پروجیکٹ اسپانسر کے ساتھ چیٹنگ کے طور پر آسان ہوسکتا ہے اور انہیں بتانے کے لئے کہ تاریخوں کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، یا رسمی طور پر ایک نئے تجویز کردہ شیڈول کو جمع کرنے اور منصوبہ بندی کمیٹری کو لے جانے کے لۓ لے جانے کی ضرورت ہے.

یہ کام کرنا اچھا ہے کہ آپ کے سنگ میل دستخط کرنے کا عمل کیا ہو گا، اگر کوئی، اسے استعمال کرنے کی ضرورت سے پہلے، تاکہ آپ کسی بھی وقت کسی بھی وقت ضائع نہ کریں.

مواصلات کے لئے میلوں کا استعمال کرتے ہوئے

میلسٹون مواصلات اور رپورٹنگ کے لئے مفید ہیں کیونکہ وہ منصوبہ میں کنٹرول کے کم از کم پوائنٹس کی نمائندگی کرتے ہیں. دوسرے الفاظ میں، اگر آپ دیگر دیگر کاموں کو نکالتے ہیں، تو آپ اب بھی دیکھ سکتے ہیں کہ کیا ہو رہا ہے اور منصوبے کو صرف سنگ میلوں کا استعمال کرتے ہوئے آگے آگے بڑھتی ہے.

آپ کو سنگ میلوں کو نکالنے اور انہیں ڈیش بورڈ یا پروجیکٹ کی رپورٹ پر ڈالنے کے قابل ہونا چاہئے. انہیں اس منصوبے کی کہانیاں کافی تفصیل سے بتانے کے لۓ لوگوں کو مطمئن کرنے کے لۓ، آپ کو عام طور پر آپ کے پروجیکٹ اسپانسر یا کسی دوسرے ایگزیکٹو گروپ جیسے سٹیئرنگ گروپ (یا پروجیکٹ بورڈ) کو مطمئن کرنے کے لۓ بتائیے. ہر مہینے یا آپ کی رپورٹنگ کے فریکوئنسی پر آپ کو استعمال کیا جا سکتا ہے کہ کون سنگ میلوں کو حاصل کیا گیا ہے.

سنگ میلوں کے خلاف رپورٹنگ بہت آسان ہے اور اکثر میز کے طور پر کیا جاتا ہے. آپ سنگ میل کی تفصیل کی فہرست، تاریخ کی وجہ سے تاریخ اور پھر پیش گوئی کی تاریخ کی فہرست. جب سنگ میل حاصل کیا جاتا ہے اور مکمل طور پر نشان لگایا جاسکتا ہے، تو آپ اس تاریخ میں بھی شامل ہیں. امید ہے کہ، یہ پیش گوئی کی تاریخ کے طور پر ایک ہی ہو گا، لیکن منصوبوں کو ہمیشہ اس طرح کام نہیں کرتی.

اس طرح کی میز یہ واضح کرتا ہے کہ مکمل کیا گیا ہے اور کیا بقایا ہے. آپ اس سوال کا جواب دینے کے قابل ہوسکتے ہیں، "ہم نے اس سنگ میل کو کیوں نہیں مارا؟" آپ جانے اور اپنے اسپانسر سے ملنے سے پہلے یا رپورٹ بھیجنے سے پہلے.

جب آپ کی پروجیکٹ کی منصوبہ بہت طویل ہے، اور آپ کے بہت سے سنگ میل ہیں، تو آپ ہر رپورٹنگ سائیکل کے مکمل سنگ میلوں کو دور کرنے میں آسانی لائیں گے. صرف سنگ میلوں کو رپورٹ کریں جو آئندہ آنے یا مہینہ مکمل ہو جائیں گے: اگلے ماہ پچھلے مہینے تک مکمل ہونے والی کسی بھی چیز کو ختم کردیں، لہذا آپ کو کام کے بارے میں لوگوں کو بتائیے کہ وہ پہلے سے ہی جان لیتے ہیں.

منصوبہ بندی، شیڈولنگ، اور رپورٹنگ کے لئے میلسٹون ایک بہت مفید پراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہ ہے اور وہ استعمال کرنے میں آسان ہیں. کچھ اگلے منصوبے کی منصوبہ بندی میں رکھو، ان کے خلاف ٹریک کریں اور آپ اپنے آپ کو سیکھ سکیں گے کہ تعدد آپ کے لئے بہترین کام کرتا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ میں ہر چیز کے ساتھ، آپ اپنے فیصلوں کو مطلع کرنے کے لئے ان تجاویز اور ہدایات کا استعمال کرتے ہوئے، آپ چاہتے ہیں کہ نتائج کو موثر طور پر استعمال کریں.