جانیں کہ کس طرح، کیوں، اور ملازمت کی کارکردگی کو دستاویز کرنے کے لئے

انسانی وسائل اور روزگار کی دنیا میں، ملازم کی کارکردگی کے بارے میں دستاویزات نظم و ضبط، ختم کرنے، یا منصفانہ فروغ دینے، انعام دینے، اور ملازمین کو تسلیم کرنے میں آپ کی صلاحیت پیدا کرسکتی ہے یا توڑ سکتی ہے.

مینیجرز اور ایچ آر کے عملے کے لئے دستاویزی ضروری ہے کیونکہ آپ کو اپنے ملازمین کی ملازمت کی تاریخ کے تمام واقعات کو ریکارڈ کرنے کے لئے ایک سنگین کوشش کرنے کی ضرورت ہے- کارکردگی کے مثبت اور منفی واقعات دونوں.

یہاں یہی ہے کہ مینیجرز اور ایچ آر کے عملے کو تمام واقعات کو احتیاط سے مسترد کرنا چاہتے ہیں.

کیوں

• دستاویزی ثبوت فراہم کرتا ہے کہ ملازم کے ساتھ بروقت اور جامع فیشن میں کارکردگی کا معاملہ کیا گیا تھا.
• دستاویزی وقت کے ساتھ کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے ملازم کی بہتری یا ناکامی کا ایک تاریخ پیش کرتا ہے. یہ محیط اور ملازم کے اعمال، مینیجر کے اعمال، اور واقعات کے طور پر وہ واقع ہونے کی ایک واضح وضاحت ہے.
• دستاویزی ثبوت فراہم کرتا ہے جس میں انتظامی فیصلے کی مدد سے غیر معمولی عمل لینے کے لئے جیسے ملازم کے ساتھ نظم و ضبط یا ختم ہونا.
• دستاویزی ثبوت پیش کرتا ہے کہ ملازمت کسی دوسرے اہلکار پر بھی دستیاب فروغ یا موقع کا مستحق ہے جو اہل ہیں.

• دستاویزی تنخواہ میں اضافے، کمی، یا ملازمت کی کوئی اضافہ کیوں جائز نہیں ہے، جائز ثابت کرنے کے لئے ثبوت فراہم کرتا ہے.
• ایک مقدمے کی سماعت میں، مکمل اور مکمل دستاویزات ایک نرس کی مفادات کی حفاظت کرتا ہے. دستاویزات ناکام ملازم کو ختم کرنے میں انتظام کے اعمال کی حمایت کر سکتا ہے. یہ یہ ثابت بھی کرسکتا ہے کہ ملازمین کو وجوہات کی وجہ سے ختم کردیا گیا ہے جو قانونی طور پر غیر قانونی طور پر امتیازی سلوک کے طور پر دوسروں کے مخالف ہیں.

کیا

مینیجرز کو ملازم کی کارکردگی، مثبت شراکت اور کارکردگی کی ناکامیاں دونوں دستاویزات کی ضرورت ہے. انہیں بالکل مستند کرنے کی ضرورت ہے جو ملازم نے کیا اور ملاقات کی اور مینیجر نے کیا کیا اور میٹنگ یا بات چیت کے دوران جواب میں کیا کہا.

آپ کو بات چیت کے دوران کئے جانے والے کسی بھی معاہدے کی ضرورت ہے، اہداف مقرر، بہتر ضروریات اور متوقع، اور بہتری کے لئے ٹائم لائن. دستاویزی میں بھی اس وعدے پر مشتمل ہونا چاہئے کہ مینیجر کو ملازم کی مدد کرنے میں مدد ملتی ہے.

کیسے

ملازم کے ساتھ میٹنگ یا بات چیت کے دوران دستاویزات کے دوران یا فورا لکھا جانا چاہئے. کسی بھی وقت آپ کو اس واقعے پر لکھنا یاد نہیں کرنا چاہیے جب وہ اصل میں ہوا. انتظار کرنا جب تک بعد میں دستاویزات کی کیفیت کو متاثر کرتا ہے کیونکہ یہ میموری پر مبنی ہے.

بدترین غلطیوں کے مینیجرز میں سے ایک کو یہ یقین کرنا ہے کہ وہ ملازم مشاورت کی تاریخ کو دوبارہ تعمیر کر سکتے ہیں. کوئی HR شخص جو مہذب، بروقت دستاویزات کا کوئی تجربہ نہیں ہے، کبھی بھی ایک تعمیر شدہ ریکارڈ کی طرف سے بیوقوف ہے. مینیجر جو میموری سے تعمیر کرتے ہیں ان کی کمپنی میں غیر ضروری اور ناقابل قبول خطرہ لاتے ہیں کیونکہ ایک تشکیل شدہ تاریخ کسی ممکنہ مقدمے میں نہیں رکھے گی.

آپ کو پیشہ ور، صاف، اور منظم ہونے کے لئے آپ کی دستاویزات کی ضرورت ہے. دستاویزات لکھیں جیسے آپ کسی تیسری پارٹی کو تاریخ کے بارے میں بات کر رہے ہیں. آپ کبھی نہیں جانتے کہ ایک دن آپ کی دستاویزات کون پڑھ سکتے ہیں، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ یہ آپ کی پیشہ ورانہ عکاسی کو ظاہر کرتا ہے. (ایک کاک نیپکن، لفافے، یا چپچپا نوٹ کے پیچھے پروفیشنل دستاویزات کے طور پر قابلیت نہیں ہے.)

اگر آپ کے ادارے کسی ملازم کو نئی نوکری حاصل کرتے ہیں یا آپ کرتے ہیں تو آپ کی دستاویزات ایک ملازم کے نئے مینیجر پر جائیں. آپ کی یادداشت کے لئے اور ملازم کے نئے مینیجر کو مطلع کرنے کے لئے، آپ کو ملازم کا نام اور عنوان، آپ کا نام اور عنوان، اور ہر دستاویز پر پوری تاریخ ڈالنے کی ضرورت ہے.

دستاویزات لکھیں جس میں حقیقت پسندانہ، منصفانہ، قانونی، مقصد، مکمل، اور مسلسل ہے. رائے سے بچیں (مائک فلاپی ہے. الیس سست ہے. ٹام مجھ سے جھوٹ بول رہا تھا.)، نامی کالنگ، ایڈیشنلیٹائزیشن (جان ایک عجیب ہے. مارک کا رویہ مسئلہ ہے.)، اور لیبلنگ (مریم غیر ذمہ دار ہے. جارج ایک ٹیم نہیں ہے. کھلاڑی.).

ملازم کے رویے کی تشریح کرنے کی کوشش سے بچیں. (مارش اس تفویض کو پسند نہیں کرنا چاہتی ہے. پاؤلا اس کے سر سے زیادہ ظاہر ہوتا ہے.) مثالی لفظ اور ایڈوربس (آہستہ آہستہ، آہستہ، ناخوش، موڈی، غصہ) کے الفاظ کے استعمال میں کم سے کم. ملازم کی مخصوص رویے اور اعمال، آپ کی رائے یا اس کی تشریح نہیں.

دستاویزات میں، گفتگو کی درست ریکارڈ کی ضرورت کیا ہے. حقائق کے ساتھ چسپاں کریں اور لکھیں کہ آپ نے کیا کہا اور ملازم نے کیا کہا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی دستاویزات غیر معمولی ہے اور یہ حقائق کو براہ راست ہو جاتا ہے. (کسی بھی ممکنہ قانونی صورت حال میں، کسی بھی دستاویزی واقعات میں غلطیوں کی تمام دستاویزات کو شکست دیتی ہے.)

آخر میں، کسی بھی معاہدے، وعدوں، ٹائم لائنز، اصلاحات کی ضرورت، چیک ان پوائنٹس، اور دیگر تفصیلات جو میموری سے پرچی ہو سکتی ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ تاریخ اور آخری تاریخوں کے لئے تاریخ اور وقت مقرر کرتے ہیں تاکہ غلط فہمی پیدا نہ ہو.

اپنے ایچ ڈی ڈیپارٹمنٹ کی دستاویزات کی پالیسی معلوم کریں، جو آپ کو بتائے گا کہ ملازم کے اہلکار کی فائلوں میں تعینات کی ضرورت ہے، نظم و ضوابط کے کسی بھی دستاویز کو یقینی طور پر شامل کیا جانا چاہئے.

کہاں

چونکہ ملازمین کے بارے میں دستاویزات رازداری اور نجی ملازمت کے لئے ہے، آپ کو اس بات کا خیال رکھنا ہوگا کہ کسی بھی دستاویز کو منیجر، HR، اور ممکنہ طور پر ملازم کے اگلے مینیجر سے خفیہ رہتا ہے. اس طرح، مشترکہ کمپیوٹر ڈرائیو پر دستاویزات ڈالنے کی سفارش نہیں کی جاتی ہے. دستی تحریر دستاویزات اور پرنٹ کردہ مینیجر کی دستاویزات کو بند کر دیا گیا اسٹوریج میں سب سے بہتر رکھا جاتا ہے.

اگر آپ ان ہدایات کی پیروی کرتے ہیں تو، جب آپ ایچ ٹی ایم ایل کو نظم و ضبط، ختم کرنے، یا بہتر ملازم کے ساتھ کسی نوکری میں منتقل کرنے میں مدد طلب کرتے ہیں تو، HR آپ کو مسئلہ کو حل کرنے یا صورت حال کو بہتر بنانے میں مدد کرے گی. جب HR آپ کو دستاویز، دستاویز، دستاویز دینے کے لئے بتاتا ہے یا وہ آپ کی مدد نہیں کرسکتا؛ آپ کے پاس آپ کے تمام اڈوں ہوں گے.

ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درست اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ عالمی سطح پر ناظرین کی طرف سے پڑھا جاتا ہے، اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ملک اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد یا ریاست، فیڈرل، یا بین الاقوامی سرکاری وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.