پروفیشنل ای میل پیغامات کیسے لکھیں اور بھیجیں

جب بھی آپ پیشہ ورانہ ای میل پیغامات بھیجتے ہیں تو یہ یقینی بنانے کے لئے کہ یہ پیغام کامل ہے اس بات کا یقین اہم ہے. آپ کسی بھی غلطی کی طرف سے ایک موقع دھکا نہیں کرنا چاہتے ہیں - یا تو آپ کس طرح ای میلز بھیجتے ہیں یا آپ ان کا کیسے تعاقب کرتے ہیں. اعلی درجے کی ای میل پیغامات لکھنے اور بھیجنے کے بارے میں جاننے کے لئے پڑھیں.

آپ پیشہ ورانہ ای میل کیوں بھیجیں گے؟ کئی وجوہات ہیں. آپ ممکنہ آجر کو اپنے کور کا خط بھیج سکتے ہیں، ایک ساتھی کے لئے ایک شکریہ خط، جو ایک حوالہ، آپ کے موجودہ باس کے استعفی خط، یا سفارش کے ایک خط کے لئے درخواست پر اتفاق کیا.

آپ غیر ذاتی ای میلز بھیجنے کے لۓ دیگر وجوہات ہوسکتے ہیں، اور حقیقت میں، یہ یقینی بنانا اچھا خیال ہے کہ آپ کا ای میل منظم اور پیشہ ورانہ ہے.

آپ کے پیغامات میں شامل کیا ہے، آپ کو ای میل کے پیغامات کو کیسے شامل کرنا، سائن ان کرنا، اور کس طرح بھیجنا شامل ہے.

پیشہ ورانہ ای میل پیغام کے رہنماؤں

اعلی معیار کے پیشہ ورانہ ای میل کو لکھنے کے لئے ان اقدامات کا جائزہ لیں، اور آپ وصول کنندہ پر ہمیشہ ایک زبردست اثر ڈالیں گے:

• موضوع لائن: موضوع کی لائن کو اپنے مقصد کو لکھنے کے لۓ اپنا مقصد فراہم کرنا چاہئے. آپ کے موضوع کی لائن کے طور پر "شکریہ آپ" یا "سفارش کے لئے درخواست" کے طور پر آسان ہو سکتا ہے.
• سلامتی یہاں تک کہ اگر آپ بہت مختصر ای میل لکھ رہے ہیں، تو سلام بھی شامل ہیں. اگر آپ شخص کے نام کو جانتے ہیں، تو اس میں شامل ہیں. جب تک آپ کسی شخص کے ساتھ پہلے نام کی بنیاد پر نہیں ہیں، جب تک کہ ان کے عنوان سے انہیں فون کریں.
• لمبائی: اپنے ای میل کو جتنی جلدی ممکن ہو سکے. لوگوں کو طویل ای میلز سکم کرتے ہیں، لہذا صرف ضروری معلومات بھی شامل ہیں.
• لکھائی کا انداز: اخلاقی، چنچل، یا رنگ کے فونٹ سے بچیں؛ یہ صرف آپ کے اصل پیغام سے وصول کنندہ کو پریشان کرتی ہے. جرات مندانہ اور اطالوی استعمال کرنے سے بھی بچیں، جو ایک ای میل نظر آتی ہے. تمام دارالحکومت خطوط میں نہ لکھیں. یہ ایک ای میل میں ناراض یا زیادہ سے زیادہ ہے.

• ایموٹیکننس:پیشہ ورانہ ای میل میں اموٹوکینٹس شامل نہ کریں؛ ذاتی خطوط کے لئے ان کو بچاؤ.
• ہجے اور گرامر: صرف اس لیے کہ آپ ایک ای میل لکھ رہے ہیں اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو ہجے اور گرامر کے بارے میں فلاپی ہونا چاہئے. اسے بھیجنے سے پہلے اپنے ای میل کو احتیاط سے ترمیم کریں. غلطی سے مفت پیغام وصول کنندہ کو بتاتی ہے کہ آپ کا ای میل سنجیدگی سے لے جانا چاہئے.
• بند:ایک چھوٹا سا "شکریہ،" "بہترین،" یا کسی اور سادہ بھیجنے کے ساتھ سائن اپ کریں، اور پھر آپ کا نام. زیادہ سے زیادہ ای میل اکاؤنٹس آپ کو آپ کے نام، عنوان، اور رابطے کی معلومات کے ساتھ ہر ای میل میں ایک دستخط کی اجازت دیتا ہے. ہر خطے میں زیادہ پیشہ ورانہ بنانے کا یہ بہت اچھا طریقہ ہے.

اضافی تجاویز

ایک بار جب آپ نے اپنے ای میل لکھا ہے تو، "ارسال کریں" کے بٹن پر کلک کرنے سے پہلے ان تمام مراحل سے گزریں.

• یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام پورا ہوجائے گا:اس بات کا یقین کرنے کے لئے ڈبل چیک کریں کہ آپ کے ای میل کی موضوع لائن بھرا ہوا ہے، آپ نے ایک دستخط بھی شامل کیا ہے، آپ کو صحیح رابطہ شخص کو پیغام بھیج رہے ہیں، اور آپ نے بھرا ہوا ہے بی سی سی میدان خود کو ایک نقل بھیجنے کے لئے، لہذا آپ کو ای میل پیغام کا ریکارڈ ہے.
• ثبوت آپ کا ای میل پیغام:بھیجنے سے پہلے، یہ بھی یقینی بنائیں کہ آپ چیک کریں اور اپنے گرامر اور دارالحکومت کی جانچ پڑتال کریں. وہ ای میل کے کام کی تلاش کے خطوط میں صرف اہم ہیں کیونکہ وہ ایک کاغذ خط میں ہیں.
• ٹیسٹ ای میل پیغام بھیجیں:آپ واقعی میں آپ کے ای میل بھیجنے سے پہلے، فارمیٹنگ کے کام کی جانچ پڑتال کرنے کے لئے سب سے پہلے خود کو پیغام بھیجیں اور کچھ بھی نہیں لگ رہا ہے. اگر سب کچھ اچھا لگ رہا ہے، آگے بڑھیں اور ای میل کو کمپنی یا انفرادی شخص کو بھیجیں جو آپ رابطہ کر رہے ہیں.
• اپنے آپ کو ای میل پیغام کاپی بھیجیں:کا استعمال کرتے ہیں بی سی سی فیلڈ اپنے آپ کو ای میل پیغام کا ایک کاپی بھیجنے کے لئے، لہذا آپ کا پیغام بھیجا جب آپ نے پیغام بھیجا اور جس نے آپ کو بھیجا. آپ اپنے بھیجنے والے فولڈر میں بھی اس معلومات کو تلاش کرسکتے ہیں.
• آپ کی کاپیاں فائل کریں:بہت سارے ای میل پروگراموں کے ساتھ آپ فولڈر کو بھیج سکتے ہیں تاکہ یہ کسی بھی اہم ماضی کے ای میل کو آسانی سے ڈھونڈ سکیں. آپ کے تمام ملازمت کے تلاش کے ای میلز کیلئے ایک فولڈر قائم کریں اور آپ کے ملازمت کی تلاش کے فولڈر میں بھیجنے والے ای میل پیغام کی اپنی کاپیاں فائل کریں.

باقاعدہ طور پر اپنا ای میل چیک کریں

وقت جزو ہے جب آپ کام کی تلاش میں ہیں، لہذا آپ کے ای میل کو باقاعدگی سے اور اکثر چیک کرنے کے لئے ضروری ہے، لہذا آپ کسی بھی اہم مواقع پر مت چھوڑیں. بہت کم از کم، اپنے ای میل کی صبح صبح میں چیک کریں، اور ابتدائی دوپہر کے دوران، اس وقت آپ کو ان پیغامات پر فوری طور پر جواب دینے کا وقت پڑے گا.

ان دنوں، ایک سمارٹ فون ہونے کے لۓ آپ اپنے ای میلز کو چیک کرنے کے لۓ آسان بنا سکتے ہیں جہاں کہیں بھی آپ جاتے ہیں اور جب بھی چاہیں گے - آپ کے کمپیوٹر پر زیادہ ہور نہیں. اصل میں، آپ کو نئے ای میل پیغامات کے بارے میں اطلاعات حاصل ہوسکتے ہیں، لہذا آپ ان کو ان باکس میں مارتے ہی جلد ہی پڑھ سکتے ہیں.