قدم بہ قدم کانفرنس کی منصوبہ بندی گائیڈ

زمین سے ایک کانفرنس منعقد کرنے کے لئے دانتوں اور ڈیٹا جمع کرنے کی زبردست مقدار کی ضرورت ہوتی ہے. پورے عمل کو گروپ کے سائز کے لحاظ سے دو سال لگ سکتے ہیں، لیکن اگر آپ فوری فیصلے کر سکتے ہیں تو ایک سال میں ایک کامیاب کانفرنس شروع کرنے کے قابل ہے.

ایک کانفرنس کی منصوبہ بندی کرنے کی حقیقت یہ ہے کہ، کسی بھی تجربہ کے بغیر، آپ کو زیادہ اہم معاملات کو نظر انداز کرنے کے دوران ہر ایک چھوٹا سا سوچ زیادہ سوچنے سے زیادہ وقت ضائع ہوسکتا ہے. سب سے پہلے ٹائمرز کے لئے عمل آسان بنانے کے لئے، ہم نے آپ کو ہر خاص موضوع پر ہمارے مزید تفصیلی walkthroughs کے لنکس فراہم کرتے ہوئے سب سے اہم قدم بیان کیا ہے. نتیجہ یہاں ایک کانفرنس کی منصوبہ بندی کا رہنما ہے جو آپ کو ٹھوس ٹیمپلیٹ کے ساتھ شروع کرنے میں مدد کرے گی.

مرحلہ نمبر 1: اپنے کانفرنس کا جائزہ لیں

ہر ایونٹ کو نقطہ نظر سے شروع ہوتا ہے، لیکن آپ کو اپنے انداز میں الفاظ اور اعداد و شمار کو تبدیل کرنے کے لئے لاگت کی پیمائش اور مطلع کرنے کی منصوبہ بندی کے فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوگی. سب سے پہلے، آپ کو بنیادی طور پر جن کی طرح، کب، کہاں، کہاں اور کیوں کے ساتھ شروع کرنے کی ضرورت ہے.

مزید پڑھیں: ایونٹ کی منصوبہ بندی 101: ضروری تفصیلات تیار کرنا

مرحلہ نمبر 2: کاروباری منصوبہ بنانا

جب تک آپ کا کانفرنس کسی معاہدے یا تنظیم کے ذریعے فنڈ نہیں کیا جاسکتا ہے، آپ کو اس نقشہ کی ضرورت ہو گی کہ آپ پیسے کہاں سے آ رہے ہیں اور اس کے لئے کیا استعمال کیا جا رہا ہے. اس مساوات کا پہلا حصہ، آمدنی کو منصوبہ بندی کے عمل میں ابتدائی طور پر شمار کیا جاسکتا ہے.

اب، ایک کانفرنس میں قیمت ڈالنے کے لئے، آپ کو اس بات کا خیال ہونا ضروری ہے کہ آپ حاضرین کو پیش کرنے کی منصوبہ بندی کریں. آپ کا سفر اور اسپیکر لائن اپ ممکنہ رجسٹریوں کے لئے فروخت کا عنصر ہوگا.

مرحلہ نمبر 3: موازنہ مقامات اور خدمات

جب آپ کا کانفرنس کیا جائے گا اور آپ کتنے لوگ شرکت کرنا چاہتے ہیں تو آپ کے بارے میں مزید مخصوص خیال ہونے کے بعد، آپ پھر مناسب جگہ کے لئے خریداری کر سکتے ہیں. ذہن میں رکھو کہ آپ کے مقام کا انتخاب آپ کیٹرنگ اور آڈیو / بصری اخراجات کا تعین کرے گا. یہ ہے کیونکہ زیادہ سے زیادہ کانفرنس سینٹر اور ایونٹ ہوٹل آپ کو کسی بھی ویب سائٹ کے واقعات کے لئے اپنی داخلی خدمات استعمال کرنے کی ضرورت ہوتی ہے.

زیادہ سے زیادہ کانفرنسوں کو خطے کے باہر سفر کرنے والے مہمانوں کے لئے کچھ راتوں کی راتوں کا قیام فراہم کرنے کی ضرورت ہوگی. یہ ضرورت آپ کے مقام کے فیصلے میں عنصر کرنے کے لئے ایک دوسرے کے بارے میں غور کی تخلیق کرتا ہے.

مزید پڑھ:

• ہر مقام کا اندازہ کیسے کریں
• ایک کیٹرر کی خدمات حاصل کرنے کے لئے 10 تجاویز

مرحلہ 4: ریگولیٹروں کو بھرتی اور انتظام کرنا

یہاں تک کہ سب سے زیادہ مقبول کانفرنسوں کو اپنے مؤثر طریقے سے گھر میں ہر سیٹ کو بھرنے کے لئے اپنے ایونٹ کو مارکیٹنگ کرنا ضروری ہے. حاضری آپ کی تقریب کی کامیابی کے لئے ایک اہم عنصر ہے. اچھی حاضری نمبر آمدنی اور اسپانسر شپ کے مواقع لاتے ہیں. اور آپ کے پاس زیادہ سے زیادہ لوگ اشتہارات اور شرکت کی افتتاحی کے لئے مزید مطالبہ بنائیں گے. لمبی کہانی مختصر ہے، اگر آپ بھیڑ ڈرا سکتے ہیں تو سب کچھ کہیں گے.

آپ کا واقعہ سائز میں بڑھتا ہے کیونکہ انتظام کا رجسٹریشن زیادہ مشکل ہوتا ہے. یہ ہے کہ آن لائن رجسٹریشن کا نظام آپ کو نمبر، ٹریکنگ کی ادائیگی، اور اعداد و شمار کو منظم کرنے میں مدد کرسکتا ہے.

مزید پڑھ:

• آن لائن واقعہ رجسٹریشن کے حل کا جائزہ لیا
• 6 آپ کا کانفرنس آن لائن مارکیٹ میں کم لاگت کے طریقے

مرحلہ 5: سائٹ پر تفصیلات کی منصوبہ بندی

آخر میں، کانفرنس کے کاروباری عناصر کو منظم کرنے اور لاگو کرنے کے بعد، آپ سائٹ پر تفصیلات کے بارے میں سوچنے کے لئے شروع کر سکتے ہیں. اس میں حاضری افراد کانفرنس، ہر کمرے کی عام ترتیب، اور کھانے اور مشروبات کی تقسیم کو نگاہ کرے گی. یہ ایک کانفرنس کی منصوبہ بندی کا حصہ ہے جس میں زیادہ سے زیادہ لوگ ایونٹ کی منصوبہ بندی سے متعلق ہیں. تمام تفصیلات کو منظم کرنے کا بہترین طریقہ اپنے مہمانوں کے طور پر اپنے سفر کے ذریعے چلنا ہے. تصویر اٹھائے جانے سے قبل وہ کس طرح سوچتے ہیں اور مسائل کو حل کرنے کے لئے ہر موقع پر کام کریں گے.

مزید پڑھ:

• مقبول اجلاس خلائی فلور منصوبوں
• مؤثر رجسٹریشن ٹیبل کے خیالات
• کانفرنس کی بہاؤ کو منظم کرنے کے لئے دستخط کی حکمت عملی

مرحلہ 6: نمائش مینجمنٹ تجاویز

کنونشنوں میں عام طور پر ایک نمائش کے علاقے یا کنونشن منزل ہے جہاں اسپانسرز اور وینڈرز اپنی جگہوں کو فروغ دینے کے لئے جگہ کا کرایہ دیتے ہیں. اگر آپ سب کچھ اچھی طرح سے منظم کرتے ہیں تو یہ آپ کے کانفرنس کے لئے ایک بہت اچھا موقع ہوسکتا ہے. ذہن میں رکھیں اگرچہ نمائش کا شعبہ دونوں وقت اور وسائل کی اہم وابستگی کی ضرورت ہو گی، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس فارمیٹ سے پہلے کسی سے زیادہ وینڈرز کی ضروریات کو منظم کرنے کے لئے تیار ہیں.

مزید پڑھ:

• ٹریڈ شو کاروباری ماڈل میں آمدنی اور اخراجات