منصوبوں پر تبدیلیوں کا انتظام

پروجیکٹ مینیجرز بہت زیادہ وقت منصوبوں کی پیداوار کرتے ہیں اور ٹیم مقاصد کو قائم کرتے ہیں. اسپانسرز، اسٹیک ہولڈرز اور ٹیمیں اس وقت کام اور رول آؤٹ پروسیسنگ کے سلسلے میں بہت وقت کی تبدیلیوں کو خرچ کرتی ہیں. جگہ پر واضح، آسان تبدیلی کے انتظام کے عمل اور بڑی تصویر پر ایک مضبوط آنکھ ہونے کے باوجود یہاں تک کہ کچھ تفصیل میں شفٹ کے طور پر، آگے بڑھنے کے منصوبے کو آگے رکھنے اور آپ کو آپ کے ٹھنڈا رکھنے کی اجازت دینے کے لئے ایک طویل راستہ بن جاتا ہے.

اس تبدیلی کو قبول کرتا ہے

پراجیکٹ مینجمنٹ لائائی سائیکل کے تقریبا ہر موقع پر تبدیلییں ہوتی ہیں. اس تبدیلیوں کو تسلیم کرنے میں ناگزیر ہیں - واقعی، اکثر فائدہ مند - عمل کے حصوں کو بہترین پروجیکٹ مینیجرز کو منصوبہ بندی اور عملدرآمد کرنے کے لئے زیادہ پرکشش نقطہ نظر کو حل کرنے کی اجازت دیتا ہے. تبدیلیوں کو مؤثر طریقے سے تبدیل کرنے کے لۓ حکمت عملی کرنے کے بعد، انعام پر ہر ایک کی آنکھ کو برقرار رکھنے کا سب سے تیز ترین طریقہ ہے، یہاں تک کہ اس کے چہرے میں کبھی کبھی سمت میں مسلسل تبدیلیوں کی بات ہو سکتی ہے.

ایک مقررہ، منظم تبدیلی مینجمنٹ کے عمل آپ کے عملدرآمد کی کتابچہ ہے. آپ کی حکمت عملی 'بائبل'. یہ وضاحت کرے گا، آپ کے لئے، تجزیہ کرنے والے رہنما کے طور پر جواب دینے کا بہترین طریقہ - یہاں تک کہ مطالبہ ہے - ترقیاتی عمل کے اندر تبدیلی کے لۓ. یہ آپ کو نیویگیشن، فضل سے اور یقین دہانی کے ساتھ، کبھی کبھی متعدد جماعتوں کے حتمی اہداف کے حصول کے ساتھ متعدد باہمی باہمی تعاون کے لۓ مدد ملے گی.

تبدیلی مینجمنٹ عمل

تبدیلی مینجمنٹ کے عمل کو ایسا لگتا ہے:

• پروجیکٹ پر عمل میں تبدیلی کے لئے درخواست / مطالبہ وصول کریں
• اس منصوبے کے بجٹ پر توجہ مرکوز کے ساتھ تبدیلی کی درخواست / مطالبہ کا اندازہ کریں:
  • مواد
  • کسی بھی متعلقہ اجازت نامہ
  • کام کی میعاد
  • وقت ضائع ہوا / حاصل ہوا
• شراکت داروں کو پروجیکٹ کرنے کے لئے تیار کریں اور پیش کرتے ہیں کہ آپ کی سفارشات کے بارے میں کس طرح درخواست کی جائے.
• آگے بڑھنے کے لئے حصول کے فیصلے کی منظوری یا کمی حاصل کریں

چلو میں ان میں سے ہر ایک کو دیکھنے کے لۓ:

پروجیکٹ پر عمل میں تبدیلی کے لئے درخواست / مطالبہ وصول کریں

سینکڑوں مختلف طریقوں میں آپ کو اس منصوبے کو تبدیل کرنے کی درخواست ملتی ہے: ایک میٹنگ میں، ای میل کے ذریعے، فون پر، کوریڈور میں آپ شام کے دفتر سے باہر نکلتے ہیں. مثالی طور پر، آپ تبدیلی کی درخواست کے فارم پر معلومات حاصل کرتے ہیں، لیکن آپ کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ حقیقی زندگی میں بہت سے اہم اسٹیک ہولڈرز سوچتے ہیں کہ اس قسم کے کاغذات کا کام مکمل کرنے کے منصوبے مینیجر ہے - اور آپ کی کمپنی میں، یہ ہو سکتا ہے.

پراجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست ٹیمپلیٹ (ایک منٹ میں اس پر مزید) درست طریقے سے اور آسانی سے درخواست کے تمام تفصیلات پر قبضہ کرنا چاہئے، تاہم غیر رسمی طور پر وہ آپ کے پاس آتے ہیں. ایک بار جب آپ محسوس کرتے ہیں کہ تمام تفصیلات درست طریقے سے درج کی گئی ہیں، توثیق کے لۓ فارم چلانے والے فارم کو چلائیں کہ تمام نکات کو مکمل طور پر خطاب کیا جارہا ہے.

یاد رکھیں کہ تبدیلیوں کو بھی کام کرنے کے بارے میں بھی ہو سکتا ہے. ہمیشہ اس بات کا یقین نہیں ہے کہ تبدیلی میں کام ڈالنے سے متعلق ہے. یہ عمل قطع نظر اس سے قطع نظر ہے کہ آپ پراجیکٹ کی گنجائش میں اضافہ یا کم کر رہے ہیں.

تبدیلی کی جانچ پڑتال کریں

تفصیل میں تبدیلی کی درخواست دیکھیں. آپ اس پر اثر انداز کر رہے ہیں:

• شیڈول
• دستاویزی
• کام کرنے کی تاریخ اور اب بھی کام کرنا
• بجٹ
• معیار کے اقدامات
• دائرہ کار
• وسائل کی دستیابی

مثال کے طور پر، 5 دن میں سافٹ ویئر کی تبدیلی کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے. یہ صرف شیڈول میں 5 دن شامل نہیں کرے گا کیونکہ یہ کسی دوسرے کام کو دھکا دے گا اور اس وقت منتقل ہوجاتا ہے جہاں اہم وسائل چھٹی پر ہے. یہ کام بھی منتقل کرنے کی ضرورت ہوگی، لہذا مجموعی طور پر یہ تبدیلی شیڈول میں 8 دن شامل کرے گی. یہ کرنے کے لئے $ 5k لاگت آئے گی، اور اضافی 8 دن ہمیں سپلائر کے معاہدے کے ساتھ دوسرے مہینے میں دھکا دیتا ہے، لہذا وہاں بھی اس پر غور کرنے کی قیمتیں ہیں. معیار نئے تبدیلی کو شامل کرنے کے لئے اسی طرح کے گنجائش کی تبدیلیوں میں رہتا ہے.

تمام متعلقہ دستاویزات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہوگی بشمول پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور ٹریننگ دستی، جو پہلے سے ہی شروع ہو چکی ہے.

اس تصویر پر آپ پہلے ہی غلط استعمال کی رپورٹ کر چکے / چکی ہیں. ہیلپ ڈیسک جلد از جلد اسے معاملے کو دیکھنے کی کوشش کرے گا. عمل درآمد کے فیصلے کرنے سے پہلے تمام متعلقہ عوامل پر غور کرنا اہمیت رکھتا ہے، کیونکہ مکمل تصویر کا نتیجہ تبدیل ہوجاتا ہے.

تیار اور پیش کردہ پیشکشیں

درخواست یافتہ تبدیلیاں یا تبدیلیوں کے مکمل اثرات کو سمجھنے کے ساتھ مسلح، شفٹ کی قابل عمل کے بارے میں آپ کی سفارشات پیش کرتے ہیں.

کچھ معاملات میں، تبدیلیوں کو لاگو نہیں کیا جائے گا کیونکہ سمجھدار فائدہ لاگت سے کم ہو گا. دوسرے معاملات میں، اضافی کام کرنے کی لاگت کو آفسیٹ کرنے کے لئے کافی فائدہ مل سکتا ہے. دیگر معاملات، اب بھی، منفی اثرات کے بغیر، ناگزیر اور آپ کے کنٹرول سے باہر ہونے والی تبدیلیوں کو ثابت کرے گا، ریگولیٹری یا تعمیل کے مسائل کے نتیجے میں، یا اندرونی معاملات جیسے تنظیمی بحالی.

فیصلہ

آپ کی اجازت کی حد میں گرنے والے چھوٹے تبدیلیوں کے لۓ، یہ فیصلہ آپ کے ساتھ ہوتا ہے یا تبدیلیوں کو رد کرنا چاہتی ہے (ٹیم سے صحیح ان پٹ کے ساتھ). پراجیکٹ اسپانسر یا پراجیکٹ بورڈ کی طرف سے کچھ بھی بڑا منظور کرنا چاہئے. کسی بھی پروجیکٹ کے آغاز میں جس قسم کے تحت عام طور پر عام طور پر بیان کئے جاتے ہیں اس کے لئے شرائط.

اس کے نتیجے میں، اس عمل میں شامل ہونے والے ہر فرد کو رکھنے کے لئے ضروری ہے. ترقی کے کسی بھی وقت غیر ملکی ٹیم کے ارکان پورے منصوبے کی سالمیت، اور مستقبل کے کسی بھی مستقبل کے ساتھ ساتھ تعاون کے ساتھ ساتھ کر سکتے ہیں.

مینجمنٹ ٹولز تبدیل کریں

یہ عمل آسان اور زیادہ سنجیدگی سے بنانے کے لئے بہت سے تبدیلی کے انتظام کے اوزار تیار کیے گئے ہیں. ہر تبدیلی مینجمنٹ ٹول باکس کا مرکز ہونا چاہئے:

• پراجیکٹ کی گنجائش میں تبدیلی بڑھانے کے لئے مناسب اقدامات کے ذریعے ایک چیک لسٹ یا عمل کا نقشہ چلنے والے اسٹاک ہولڈرز
• ٹیمپلیٹ کی درخواست کی درخواست فارم (نوٹ: اگر آپ کے منصوبوں کو خود کار طریقے سے ورک فلو سے آن لائن کام کرنا ہے، تو یہ آپ کے دستاویز کی فہرست میں شامل ہونے کے لئے یہ ایک اچھا خیال ہے)

پروجیکٹ تبدیل درخواست فارم تیار کرنا

پروجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست میں شامل ہونا چاہئے:

• تبدیلی کا درخواست کرنے والے شخص کا نام ('درخواست دہندہ').
• ایک منفرد شناختی والا، مثلا تبدیلی نمبر (آپ اپنے آپ کو اس پر بعد میں شامل کرسکتے ہیں کیونکہ یہ امکان نہیں ہے کہ فارم میں استعمال کرنے والے افراد میں سے کسی بھی فرد کو پتہ چل جائے گا کہ یہاں درج کیا جائے گا).
• مجوزہ تبدیلی کی وضاحت، ممکن حد تک زیادہ سے زیادہ تفصیل کے ساتھ.
• تبدیلی کی قسم. مثالی طور پر، درخواست دہندگان کو اس سیکشن سے پہلے سے منتخب کرنے کے قابل ہونا چاہئے تاکہ وہ صرف باکس کو نشان زد کریں. یہ ایک اچھی جگہ ہے کہ نوٹ کریں کہ تبدیلی کی درخواست ریگولیٹری یا داخلی تعمیل سے متعلق ہے - اگر یہ (حقیقی طور پر) ہے، تو آپ پلاننگ اور تشخیصی اقدامات کے بہت سے بینڈ پاس کرسکتے ہیں اور آسانی سے اس کے ساتھ حاصل کرسکتے ہیں.
• تبدیلی کا 'کیوں' اسے لاگو کرنے کے لئے حقائق کیا ہے؟ درخواست کنندہ اسے کیوں چاہتا ہے؟
• منصوبے کے مختلف عناصر میں پیش کردہ تبدیلی کا ممکنہ اثر، وقت، قیمت، معیار، گنجائش سمیت. ہو سکتا ہے کہ درخواست کنندہ سبھی تفصیلات نہیں ہوسکتا ہے لہذا آپ کو ان تبدیلیوں کی جانچ پڑتال کے مرحلے کے ذریعے ان بلاکس میں بھرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. کم از کم آپ اس نقطہ نظر کو تلاش کر رہے ہیں کیونکہ یہ واضح ہے کہ کیا موجودہ پراجیکٹ پیرامیٹرز میں اضافہ، کمی یا تبدیل ہوسکتا ہے.

تبدیلی کے فارم کو تبدیل کرنے کے لئے خلا کے ساتھ آپ کو تفصیلات کے لئے تفصیلات کے بارے میں مزید بحث کی جاسکتی ہے. ایک سانچے میں جگہ بھی شامل ہونا چاہئے:

• فیصلہ تبدیل کریں: قبول، رد یا منظور
• فیصلے (یا گروہ) کے ساتھ فیصلہ کرنے کی تاریخ اور کسی اضافی تبصرے بنانے والے شخص کا نام.

تبدیلی اور پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ

پروجیکٹ گنجائش مینجمنٹ یہ عمل ہے جس میں کامیابی کے منصوبے کو کامیابی کے ساتھ کیا کرنا ہے اور کیا نہیں ہے اس کے درمیان متنازعہ فلٹر اور اس کو بہتر بناتا ہے. جب پروجیکٹ تبدیلی کی درخواستیں موصول ہوئی ہیں، اس پر غور کرنا ضروری ہے کہ ان تبدیلیوں کو مجموعی منصوبے پر اثر انداز کیا جاسکتا ہے. آپ کے تبدیلی کے انتظام کے عمل میں آپ کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے، اور سیاق و سباق کے اندر وضاحت کرنا، تبدیلی کیوں عملی یا ضروری نہیں ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ باڈی آف علم (پی ایم بیوک ® گائیڈ) کا ایک گائیڈ - پانچویں ایڈیشن کی کوریج پراجیکٹ میں تبدیل کرنے کے انتظام کا ذکر قابل ذکر ہے، کیونکہ یہ آپ کے بارے میں سوچ سکتا ہے کہ یہ بدیہی نہیں ہے. The PMBOK® گائیڈ پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ سیکشن میں 'کنٹرول سکوپ' کہا جاتا ہے جس کے عمل میں بہترین اسٹارٹر ہدایات شامل ہیں. تاہم، منصوبوں پر تبدیلی کے انتظام کے عمل کو زیادہ مربوط طریقے سے سنبھالنے کی ضرورت ہے، اور یہ متن میں ظاہر ہوتا ہے. PMBOK® گائیڈ صارفین کو بھی انٹیگریٹڈ تبدیل کنٹرول کنٹرول کے عمل کا حوالہ دینا چاہیے کیونکہ واضح طور پر اس بات کا تعین کرتا ہے کہ ہر چیز بڑی زمین کی تزئین میں کیسے ملتا ہے.

پی ایم پی بننے کے مقاصد کے لئے یہ ضروری ہے کہ کس طرح PMBOK® گائیڈ تبدیلی کے انتظام کا احاطہ کرتا ہے کیونکہ یہ آپ کی امتحان کا حصہ بنتا ہے. لیکن اس بات کو ذہن میں رکھو کہ آپ کو اصل میں منصوبوں پر استعمال کرنے والے تبدیلی کے انتظام کا عمل مربوط، آسان اور عملی عمل کرنے کی ضرورت ہے.

تبدیلی کے ذریعے اپنی ٹیم کی قیادت کریں

منصوبے کی ٹیم کسی بھی منصوبے کی کامیابی کے لئے اہم ہے، لہذا یہ عمل میں تبدیلیوں کا انتظام کرتے وقت فعال طور پر مشغول ہونے میں مدد ملتی ہے.

5 طریقوں جو آپ اپنی ٹیم کی مدد کر سکتے ہیں جلدی منصوبے کے تبدیلی کے انتظام کے عمل کے ساتھ شرائط پر آتے ہیں.

1. تبدیلیوں کے بارے میں کھولیں. اپنی ٹیم کو بتائیں کہ منصوبوں کی توقع کی جاتی ہے.

2. عمل کے بارے میں کھلے رہو. تبدیلی کے انتظام کے عمل کے بارے میں یہاں بات چیت ہر ایک کو قدرتی طور پر نہیں آتی ہے. زیادہ سے زیادہ ٹیم کے ارکان کو معلوم نہیں ہوگا کہ ان کی توقع کی جاتی ہے جب تک کہ انہیں مشورہ دیا گیا ہے. ان کے ساتھ عمل کے ذریعے جانے کے لئے ایک بریفنگ قائم کریں، اور ہر ایک کو ان کی کردار پر عملدرآمد کے بارے میں بتائیں.

3. آسان بناؤ. پروجیکٹ تبدیلی اکثر، ایک کنٹرول افراتفری پر ہے. آپ کو کامیابی سے نیویگیشن کرنے کے لے جانے والے مرحلے میں یہ آپ کے بطور پراجیکٹ مینیجر کے طور پر وضاحت کرتا ہے. آپ کی ٹیم میں تبدیلیوں میں ناکامیاں مل سکتی ہیں - خاص طور پر بڑے یا فیصلے کے فیصلے کو طویل عرصہ سے حل کیا جا سکتا ہے اور طویل عرصے سے صاف ہونے پر رکاوٹوں کو سمجھا جاتا ہے. شیڈول غلط ہے، بجٹ مختلف ہوسکتا ہے، ضروریات یقینی طور پر مختلف ہوتی ہیں.

آپ کی ٹیم کو رہنمائی اور استحکام کے لۓ آپ کو لگ رہا ہے. عمل ان کے لئے ممکن حد تک آسان بنائیں.

4. مدد کرنے کے لئے وہاں رہو. کام کرنے کا نیا طریقہ کامیابی سے ضم کرنے کا وقت لگتا ہے. اگر آپ نے پہلے سے غیر رسمی راستے میں منصوبے کی تبدیلی کو منظم کیا ہے (یا بالکل نہیں) تو پھر رسمی عمل میں تبدیل ہوسکتا ہے کہ ہم یہاں کے ارد گرد چیزیں بنیں. ٹیم کو معلوم ہے کہ اگر آپ کو ماضی میں چلانے کی ضرورت ہے تو آپ ان کی مدد کرنا چاہتے ہیں.

5. نہ کہنا مت ڈرنا. تمام تبدیلیوں کو قابل تجاویز نہیں ہیں. اپنی ٹیم کو آگاہ کریں کہ اگر وہ اس تبدیلی کے بارے میں سختی محسوس کرتے ہیں تو اس وقت اس منصوبے کے لئے صحیح چیز نہیں ہے کہ آپ ان تبدیلیوں میں تبدیلی کے درخواست دہندہ کے ساتھ کھڑے ہوں گے.

تبدیلی کو مؤثر انداز میں منظم کرنے کے لئے ناکام طریقے سے اس طرح کے سربراہ ہیں جو ایک منصوبے کو مکمل طور پر ختم ہوسکتی ہے، اس لئے دیکھتے ہیں. صحیح معلومات اور عمل کے ساتھ مسلح، تمام ملوث ہونے کے لئے منصوبے میں تبدیلیوں کو ایک کنٹرول، ہوشیار اور فائدہ مند طریقے سے نمٹنے کے لے جا سکتا ہے.