10 چیزوں کو ہر نیا پروگرام مینیجر ہونا چاہئے

پروگرام مینجمنٹ ایک ثواب مندانہ اور اچھی طرح سے پیارے کیریئر کا انتخاب ہے، لیکن یہ بھی ایک مشکل کردار بھی ہوسکتا ہے. اگر آپ نے اپنا پہلا پروگرام مینجمنٹ کام حاصل کیا ہے یا آپ کو جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کو پروگرام مینجمنٹ کیریئر میں چھلانگ بنانا چاہئے تو، یہ جاننا ضروری ہے کہ جو کیریئر میں داخل ہوتی ہے. ان 10 چیزوں پر غور کریں جو ہر نیا پروگرام مینیجر کردار شروع کرنے سے پہلے کے بارے میں آگاہ ہونا چاہئے.

پروگرام مینجمنٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طور پر ہی نہیں ہے

پروجیکٹ مینجمنٹ کام کرنے، کاموں اور وسائل کو منظم کرنے، عمل کو کنٹرول کرنے، اور مخصوص مقاصد کی فراہمی کے بارے میں ہے. چاہے نیا دفتر کھولنے، ایک نیا اے پی پی شروع کرنا، یا اولمپک اسٹیڈیم کی تعمیر کرنا ہے، منصوبوں میں ایک ابتدائی آغاز، وسط اور اختتامی مقاصد کے واضح سیٹ کے ساتھ ہے.

پروگرام کا انتظام مختلف ہے اور عام طور پر زیادہ وسیع ہے. ایک پروگرام مینیجر ایک بار ایک سے زیادہ منصوبوں کی نگرانی کرسکتا ہے، ان میں سے ہر ایک اپنی پراجیکٹ ٹیم اور پروجیکٹ مینیجر ہوسکتا ہے. ان منصوبوں کے ساتھ مل کر تمام بڑے بڑے پروگرام کا حصہ ہوسکتے ہیں جو تنظیم کے مطابق وقت کے ساتھ کچھ قدر فراہم کرتے ہیں.

امید ہے کہ بے یقینی ہو

پروگرام مینیجر غیر یقینی ہیں. آپ کو معلوم ہوسکتا ہے کہ جب بڑی تصویر ہے، تو یہ صرف ایک وژن کا بیان ہے جب آپ شروع کریں گے. وہاں جانے کے لئے کس طرح کا صحیح راستہ اور توسیع شدہ مدت کے دوران کیا منصوبوں کی ضرورت ہو گی، اس کے مطابق آپ کو کام کرنے کی ضرورت ہے.

آپ اس کے بارے میں تفصیلی منصوبہ بندی کے ساتھ شروع کریں گے جو آپ کرتے ہیں اور اس کے باقی حصوں کو کیسے جانتے ہیں اس کے بارے میں ایک تصویر تیار کریں گے. ترقیاتی طور پر آپ کی منصوبہ بندی اور ترسیل افقوں تک توسیع نہ کریں جب تک کہ آپ مزید نہیں جا سکتے.

اگلے مرحلے کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے باقاعدگی سے وقفے پر وقت بند کریں. آپ اس موقع کو اس بات کا یقین بھی کرسکتے ہیں کہ آپ ابھی بھی کاروباری قدر کو فروغ دینے کے لۓ ٹریک پر ہیں.

برائٹ آؤٹ کے لئے دیکھیں

اگرچہ اس منصوبے کو ایک سال یا اس سے زیادہ ہوسکتا ہے، پروگراموں کو غیر یقینی طور پر غیر یقینی طور پر مسلسل بڑھا سکتا ہے.

پروگرام مینجرز کو اپنی ٹیموں کو جلانے سے بچنے کی ضرورت ہے. آپ بغیر کسی حد تک تیز تر رفتار پر کام نہیں کرسکتے، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے عملے کے ارکان کو کافی دیر سے مل جائے. اس میں کم ڈیلیوریبلز کے ساتھ کام پر خاموش وقت کی مدت اور چھٹیوں کے لئے دفتر سے مناسب وقت میں کافی وقت شامل ہونا چاہئے.

قریبی بیماری سے باخبر رہنے کا انتظام کریں، اپنے اوور ٹائم کی رپورٹیں دیکھیں، اور اس حقیقت سے مطمئن ہو کہ آپ کی ٹیم کی فلاح و بہبود کو انتہائی قابل قدر ہے اگر آپ کو چھٹکارا سلیش کرنا اور اپنے باصلاحیت افراد کو پروگرام کی زندگی کے لۓ رکھنا ہے.

آپ کو رفتار کا انتظام کرنے کی ضرورت ہے

جب آپ ایسے پروگرام کو فراہم کررہے ہیں جو تکمیل تکمیل کی تاریخ ہے، تو آپ کو کام کی رفتار کا انتظام کرنا ہوگا. ایک سے زیادہ سال تک رفتار کو برقرار رکھنا بہت مشکل ہے، لہذا آپ کو پروگرام کے مینیجر کے طور پر کردار کی ترجیحات اور منصوبوں کو جھٹکا دینا ہے لہذا پیمائش کے نتائج باقاعدگی سے فراہم کیے جا رہے ہیں.

تیز تصویر اور بڑے تصویر کے اہداف کی طرف متوقع ترقی کو مکس کریں. اس ٹیم کی مدد ملتی ہے کہ آپ آگے آگے بڑھ رہے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ حوصلہ افزائی زیادہ زیادہ رکھنے کے لئے کچھ مختصر مدت کی کامیابی کی کہانیاں شامل ہیں. آخر میں، سرمایہ کاروں اور ایگزیکٹو مینیجرز میں یہ مدد ملتی ہے کہ ترقی کی جا رہی ہے.

کامیابی کے لئے اپنی ٹیم کو تربیت دیں

پروگرام اکثر ایک تنظیم کے لئے ناول، منفرد، یا تبدیلی کے حوالے کرتی ہیں. ان قسم کے پہلوؤں پر کام کرنے کے چیلنجوں میں سے ایک یہ ہے کہ آپ شاید گھر میں مہارت حاصل نہیں کرسکتے ہیں تاکہ وہ تمام کاموں اور منصوبوں کو پورا کرنے میں کامیاب ہوں.

یہ ٹھیک ہے اور توقع کی جائے گی. نیا پروگرام مینیجر کے طور پر آپ کا کام اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ آپ ان لوگوں کو جو آپ کو کر سکتے ہیں، اسے بڑھا سکتے ہیں، دوبارہ بڑھا سکتے ہیں اور ان کی ترقی کرسکتے ہیں تاکہ آپ سبھی وسائل کی ضروریات کو پورا کرسکیں.

شاید کچھ ایسے علاقوں ہوسکتے ہیں جہاں آپ کو محدود مدت کے لئے صرف ایک خاص وسائل کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، آپ اپنے عملے میں سے کسی کو تربیت نہیں دیں گے کہ فورکلفٹ کیسے چلائیں تو اگر یہ مہارت صرف ایک ہفتے کے لئے ضروری ہے. تاہم، اگر آپ اپنی کمپنی کی آن لائن موجودگی کو منظم طریقے سے تبدیل کررہے ہیں تو شاید یہ ممکن ہو کہ سوشل میڈیا یا تلاش کے انجن کو بہتر بنانے کے بارے میں کچھ مہارت کے ساتھ گھر میں ویب سائٹ کی ترقی کی مہارت حاصل کریں. یہ مہارتیں ہیں جو کاروبار طویل مدتی میں متفق ہوں گے.

اس فیصلے کو بنائیں جس میں آپ کو ٹیم میں سرایت کرنے کی ضرورت ہے اور اسے آؤٹ کیا جانا چاہئے، پھر اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے پروگرام کو ہر منصوبے کو بچانے کے طور پر آؤٹ پٹ کو منظم کرنے کے لئے تیار ہونا ضروری ہے کہ تربیت اور بھرتی کے کاموں کو فراہم کرسکیں.

گورننس زیادہ پیچیدہ ہے

اگر آپ پراجیکٹ مینجمنٹ پس منظر سے آ چکے ہیں تو، گورنمنٹ آپ کے لئے حیرت نہیں ہوگا. یہ ایک ایسا طریقہ ہے جس میں منصوبے اور پروگرام کا ڈھانچہ منظم اور کنٹرول کیا جاتا ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ فیصلہ سازی صحیح طریقے سے کیا جاسکتا ہے اور صحیح لوگوں میں ملوث ہے. اس بات کو یقینی بنانا اہم ہے کہ مجموعی طور پر کاروباری معاملہ کے ساتھ کام کر کے کام میں ترقی کی جا رہی ہے، اور یہ لوگوں کو احتساب رکھنے میں مدد ملتی ہے.

گورننس بھی یہ ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ آفس اور سینئر ایگزیکٹوز اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ یہ پروگرام فائدہ حاصل کرنے کے لۓ ایک پروگرام پر ہے. اس منصوبوں یا پورے پروگرام کو بند کرنے کے لئے ایک رسمی راستہ بھی فراہم کرتا ہے اگر یہ دکھایا جاسکتا ہے کہ ان کے فوائد اب نہیں ملے گی.

پراجیکٹ ماحول میں مقابلے میں پروگرام کے ماحول میں گورننس زیادہ پیچیدہ ہے. پروجیکٹ بورڈز اور سٹیئرنگ گروپس عام طور پر ایک اعانت سطح کی رکنیت رکھتے ہیں. یہ توقع ہے کہ اس پروگرام کے اختتام کے نتیجے میں عام طور پر کاروباری تبدیلی ہے.

منصوبہ بندی زیادہ مشکل ہے …

پروجیکٹ مینیجرز جو عام طور پر پروگرام میں ملوث ہوتے ہیں وہ عام طور پر ان منصوبے کو ایک دوسرے کے ساتھ منصوبہ بندی کرے گی، پھر پروگرام مینجمنٹ کی ٹیم آپ کے سمت کے تحت پروگرام مینیجر کے طور پر ملاقات کرتی ہے اور منصوبوں کو مربوط کیا جاتا ہے.

اس سے کہیں زیادہ آسان کہا جاتا ہے. اس منصوبوں اور منصوبوں کے کاموں کے درمیان انحصار کی شناخت کی ضرورت ہوتی ہے. یہ آپ کو پورے پروگرام کے ذریعہ وسائل کی ضروریات کو پورا کرنے اور کلیدی لوگوں کی دستیابی کو یقینی بنانے کے لئے سرگرمیوں کو جھکانے کے لئے مجبور کرتی ہے.

ایک بار جب آپ کے مربوط پروگرام کی منصوبہ بندی کی جاتی ہے تو آپ اسے ایک گنٹ چارٹ یا دوسرے سافٹ ویئر کے آلے میں ٹریک کرسکتے ہیں. جیسا کہ آپ کا پروجیکٹ مینیجرز اصل وقت میں ان کے منصوبوں کو ٹریک کرتے ہیں، آپ کو پروگرام کے منصوبے میں ایڈجسٹمنٹ کرنا پڑے گا، ہر کسی کو تبدیلی کے بارے میں آگاہ کرنا اور اپنے کام کے شعبوں کے لئے یہ کیا مطلب ہے.

لیکن آپ کو ہر سطر کی منصوبہ بندی نہیں ہے

پروگرام مینیجر کے طور پر، آپ کو اپنی منصوبہ بندی کے مینیجرز پر تفصیلی منصوبہ بندی کرنا ہے. ہزاروں کاموں کے ساتھ آپ کو ایک پروگرام کو باخبر رہنے کے لۓ یہ آپ کے عملی یا قابل قدر نہیں ہے.

آپ کو اس منصوبے کے ایک وسیع سطح پر، اعلی درجے کی نقطہ نظر کی ضرورت ہے جو آپ کو دکھانے کے لۓ کہ آیا کچھ پروگرام سطح کے اثرات کا سامنا کرنا پڑتا ہے.

ایسا کرنے کا سب سے آسان طریقہ سرشار سافٹ ویئر ایپس کے ساتھ ہے. بنیادی سپریڈ شیٹ پر ملٹی ملین ڈالر کا پروگرام منظم کرنے کی کوشش بھی بہت مشکل ہو گی.

آپ کو نمائندگی کی ضرورت ہے

تاہم، آپ ڈومیننگنگ میں ہیں، پروگرام مینجمنٹ رول میں ہونے کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو اس سے بھی بہتر حاصل کرنے کی ضرورت ہے.

اچھی خبر یہ ہے کہ آپ کو پروجیکٹ مینیجرز کی ایک ٹیم ہونا چاہئے، اور آپ کے پاس بھی ایک وقفے سے پروگرام مینجمنٹ آفس بھی ہوسکتا ہے تاکہ آپ اپنے تبدیلی کی تبدیلی کی حمایت کریں.

ایک پروگرام پر کرنے کے لئے بہت کچھ کام ہے، اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے ترتیب دیں کہ صحیح وقت پر تمام ہلکے حصوں کو ایک دوسرے کے ساتھ منتقل ہوجائیں. آپ اسے اکیلے نہیں کر سکتے ہیں اور آپ کو کوشش نہیں کرنا چاہئے. کام کریں اس پروگرام کو شروع کرنے کی کتنی بار آپ کو ضرورت ہے اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم کو آپ کو پیچھے رہنے کے لۓ یقینی بنائیں.

اگر آپ کے پروگرام مینجمنٹ کے دفتر میں آپ کے پاس کوئی بھی نہیں ہے تو، پروگرام مینجمنٹ ٹیم کو کسی دوسرے کے لئے سیکھنا ہوگا. ان کے کرنے کے لئے کافی ہے. مثال کے طور پر، کسی منصوبے کے معاہدے کے رول میں مکمل طور پر پروگرام کی سطح پر لازمی تعاون فراہم کرنے کے لئے رکھا جائے گا، آپ کو اسٹریٹجک کاموں کے ساتھ شامل ہونے کے لۓ آزاد کیا جائے گا.

تنازعہ سے متفق نہ ہو

پروگراموں کے بہت سارے کنارے ہیں. مشکل حصول داروں کے ساتھ منصوبوں سے بظاہر ناقابل یقین حد تک ختم ہونے والی ڈائم لائنز، ہر دن آپ کو تنازعات کے مواقع فراہم کرنے جا رہا ہے. ایسی چیزوں کے لئے دیکھو جو پراجیکٹ کی کارکردگی کو روکنے کے لئے تیار ہو اور اس سے قبل اس سے قبل اس سے قبل ایک تنازعہ کی صورت حال کو دور کرنے کی ضرورت ہو گی جب قدم اٹھانے کے لئے تیار رہیں.