کیا ملازمین کو کارل فائلوں میں نہیں رکھنا چاہئے

ملازمین کو آپ کے عام اہلکاروں کی ریکارڈوں میں کبھی خاص اشیاء نہیں رکھنا چاہئے. آپ کے اہلکاروں کی فائلوں اور ریکارڈوں کے مواد عام طور پر انسانی وسائل کے عملے، ملازم، اور ملازمین کے مینیجر اور نگرانی کو کچھ کمپنیوں میں قابل رسائی ہیں.

دوسروں میں، تک رسائی انسانی حقوق کے عملے تک محدود ہے اور ملازمین اپنے ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کرسکتے ہیں. وکیل بھی اہلکاروں کے قوانین کے قوانین اور مساوی روزگار مواقع کمشنر (EEOC) شکایات کے لئے بھی جمع کر سکتے ہیں. سابق ملازم اپنے اہلکاروں کے ریکارڈوں کی ایک نقل بھی کر سکتے ہیں.

آپ کے اہلکاروں کی ریکارڈ کے تمام ممکنہ استعمال اور ممکنہ ناظرین کے ساتھ، آپ کے اہلکاروں کی ریکارڈ میں ملازمت کے روزگار کی تاریخ کے غیر معمولی، سچائی دستاویزات کو برقرار رکھنے کا خیال رکھنا ضروری ہے. اس کے نتیجے میں، ان عام ہدایات کو ان دستاویزات پر لاگو کریں جو آپ اپنے تنظیم کے اہلکاروں کی ریکارڈ میں برقرار رہیں.

ملازم اہلکاروں کی فائلوں کے مواد کے لئے عام ہدایات

• اہلکاروں کے ریکارڈ میں معلومات حقیقت میں ہونا ضروری ہے. سپروائزر یا انسانی وسائل کے اسٹاف رائے؛ بے ترتیب نوٹ؛ گپ شپ؛ بے حد افسوسناک افسوس سوالات، رپورٹیں، یا دیگر ملازمتوں کے جوٹیلی الزامات جو غیر معمولی ہیں؛ الزامات کا پیچھا نہیں، تحقیقات، اور اختتام؛ اور کسی دوسرے غیر مستحکم معلومات، تفسیر، یا نوکری کو ملازم کے اہلکار فائل سے خارج کردیا جانا چاہئے.مبینہ تفسیر کے بدترین مثال میں سے ایک ایک اہلکار ریکارڈ میں موجود ایک ایچ آر مینیجر نے دائر پایا، جس میں ملازمین کا انٹرویو نوٹ شامل تھا. ایک نے بیان کیا: "ممکنہ طور پر ضرورت کے طور پر سیڑھیوں کو اوپر اور نیچے ڈالنے کے لئے ممکنہ طور پر بھی موٹی." ملازم، ایک وکیل، اور یہاں تک کہ ان کے طور پر تبصرے پڑھنے کے مستقبل کے ملازمتوں اور نگرانیوں کو تصور کریں.ایک اور کمپنی میں، مینیجر نے غیر مطمئن نوٹوں کو پتہ چلا کہ مینیجرز اور دوسروں کو ملازم کی فائلوں میں رکھا گیا تھا، جیسے "مریم کا ناراض ہے کیونکہ اس نے اضافہ نہیں کیا. اس نے اپنے مینیجر کے ساتھ بھی حاصل کرنے کے لئے اپنے کام کو مؤثر طور پر نیچے سست کردیا." مسئلہ دیکھو؟

• عملے کے ریکارڈوں کو ذہنی طور پر ان کے مناسب فائل مقامات کو تفویض کیا جانا چاہئے. ریاست اور وفاقی قوانین، روزگار کے قوانین جیسے ہیلتھ انشورنس پورٹیبل اور 1996 کے احتساب ایکٹ (HIPAA)، اور آجر کے بہترین طریقوں پر مبنی آپ کے اہلکاروں کے ریکارڈ کے لئے ایک پروٹوکول کا تعین کریں.پھر، پروٹوکول کے ساتھ رہنا. جب آپ میڈیکل فائل میں ہیں تو آپ کو بے ترتیب ڈاکٹروں کے بہاؤ کو اہلکاروں کی فائل میں ٹکرا نہیں لینا چاہئے. نہ ہی، آپ کو تنخواہ فائل میں ملازم کے فروغ کے لئے منطق اور جواز پیش کرنا ہے.آپ کو ایسے ملازمت کے فیصلے کے ریکارڈ بھی نہیں شامل ہیں جو عملے کی فائل میں سابق آجروں کے ساتھ بات چیت چیکنگ یا بات چیت سے نوٹ شامل ہیں.

• نگرانی، مینیجرز اور دیگر ملازمین جو اہلکار ریکارڈ میں دستاویزات رکھتی ہیں وہ لازمی طور پر دستاویزات لکھ سکیں. ایک ملازم میں بیان کرتے ہوئے یہ کہتے ہیں کہ ملازم ایک مکمل مردہ تھا جس سے آپ کے اہلکار کسی بھی انعام کو ریکارڈ نہیں جیت سکیں گے، لیکن ناپسندیدہ سپروائزر کو بھی اسی طرح کے بیانات لکھنے کے لئے جانا جاتا ہے.بہتر ابھی تک، فائلوں کو اپنے انسانی عملے کے اہلکاروں تک رسائی تک رسائی حاصل کرنے والے افراد جو ریکارڈ کے ذمہ دار ہیں اور جانتا ہے کہ کسی عملے کی فائل میں کیا ہونا چاہئے اور کیا جانا چاہئے.
• مثبت اور منفی دونوں کو شامل کرنے کے لئے اہلکاروں کے ریکارڈ میں آپ کی معلومات کی توازن ملازم کی ملازمت کی تاریخ کے پہلوؤں. بہت سے، اہلکار ریکارڈ ہر منفی واقعے پر زور دیتے ہیں اور مثبت اجزاء کو یاد کرتے ہیں.
• سپروائزر کے ذاتی نوٹوں کے درمیان اس کے رپورٹنگ عملے اور سرکاری کمپنی کے اہلکار کے ریکارڈ کے بارے میں فرق کو تسلیم کریں. سپروائزر کے نوٹوں کو کارکردگی بہتر بنانے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، منصوبوں اور مقصد کی تکمیل کو پورا کرنے کے لئے، اور مناسب طور پر اضافہ اور کارکردگی کی ترقی کی منصوبہ بندی کا تعین کرنے کے لئے، مثال کے طور پر، کمپنی کے سرکاری اہلکار ریکارڈوں میں نہیں، سپروائزر کی نجی فائل میں ہے.ان کی انتظامی فائل میں نوٹ کیسے لے لے اور دستاویزات کو برقرار رکھنے میں نگرانی کرنے کی ضرورت بھی ہے. حقائق، رائے، اور مخصوص مثالیں کے لئے ایک ہی معیار، نہیں سنتا، نجی نوٹوں پر لاگو ہوتا ہے.سپروائزر کے نجی نوٹوں کو ایک مقدمے کی سماعت میں پیش کیا جاسکتا ہے، لہذا نجی نوٹوں کے لئے بھی احتیاط کی سفارش کی جاتی ہے. نگرانیوں کے عمل کو ریکارڈ رکھنے والے ریکارڈوں کو جو برقرار رکھنے والے سرکاری ملازمت کے اہلکار فائل میں موجود ہیں ان کی انتظامی فائل کی سفارش نہیں کی جاتی ہے.
• ملازمت کے دستاویزات اور انٹرویو کے نوٹوں میں تھوڑا سا بھوک لگ رہا ہے. سب سے بہتر عمل یہ ہے کہ ہر پوزیشن کے لۓ علیحدہ فائل کو برقرار رکھنا ہے جس میں آپ بھرتے ہیں، بشمول متعلقہ دستاویزات سے متعلق تمام دستاویزات کو نوکری کی پوزیشننگ سے متعلق ریفرنس کو چیک کرنے کے لئے شامل ہیں. درخواست دہندگان کے دوبارہ شروع، کور خط، اور ایپلی کیشنز اس فائل میں موجود ہیں اس کے علاوہ آپ کو ملازم ملازمت کی درخواست کو ملازمت کے اہلکار فائل میں منتقل کرنا چاہئے.اس فائل میں سرکاری جانچ پڑتال اور فارم ہیں جو ممکنہ ملازم کی اہلیت کے غیر منصفانہ نمائندگی کے لئے کوشش کرتے ہیں اور سب سے زیادہ مستعفی امیدواروں کو بھرنے کے فیصلے کی حمایت کرتے ہیں. ملازمت کے مینیجر کی رائے اور نوٹوں کو ملازمت کے عمل کے دوران لے لیا گیا تھا اس فائل میں نہیں. انسانی وسائل ان نوٹوں کو روزگار کے فیصلے پر مکمل دستاویزات برقرار رکھنے کے لئے جمع کر سکتے ہیں، لیکن وہ اہلکار کے ریکارڈ میں نہیں ہیں.
• ملازمت کے فیصلوں کے بارے میں سچائی دستاویزات جیسے فروغ، پس منظر کے مواقع میں منتقلی، اور تنخواہ میں اضافے کے اہلکار کے ریکارڈ میں ہیں. ملازم کے بارے میں سپروائزر یا HR کی رائے نہیں ہے. سرکاری نظم و ضبط کارروائی کے دستاویزات جیسے لکھا انتباہ ملازم کے اہلکاروں کی فائل میں بھی ہے.

دستاویزیوں کے مخصوص مثالیں جو اہلکار کے ریکارڈ میں نہیں ہونا چاہئے

اہلکار کے ریکارڈ میں درج ذیل معلومات نہیں رکنی چاہئے. دستاویزات ایک علیحدہ فائل کی ضرورت ہوسکتی ہے، شاید نگرانی یا مینجمنٹ نوٹ کے طور پر درجہ بندی کی جاسکتی ہے، یا کسی کو کسی آجر کے ذریعہ نہیں رکھنا چاہئے.

• کوئی طبی معلومات طبی فائل میں ہے.
• پے رول کی معلومات پیروال فائل میں ہے.
• ملازمتوں میں سوشل سیکورٹی نمبر یا ملازم کی محفوظ درجہ بندی کے بارے میں معلومات شامل ہیں جیسے عمر، نسل، صنف، قومی اصل، معذوری، شادی شدہ حیثیت، مذہبی عقائد اور اس کے علاوہ اہلکار فائلوں میں کبھی بھی نہیں رکھا جانا چاہئے.
• نگرانی دستاویزات ایک ملازم کے کام کو منظم کرنے کے مقاصد کے لئے، اہداف کو ترتیب دینے، تاثرات فراہم کی اور اس کے علاوہ نجی، سپروائزر یا مینیجر ملکیت والے فولڈر میں درج کیا جانا چاہئے.
• تحقیقاتی مواد بشمول ملازم کی شکایت، گواہی کے انٹرویو، ملازم انٹرویو، نتائج، اٹارنی سفارشات، اور قرارداد، اس کے علاوہ کسی انتقام کو یقینی بنانے کے لۓ، تحقیقاتی فائل میں رہنا چاہئے جو اہلکار کے ریکارڈ سے الگ ہے.
• فائل ملازم I-9 فارم ملازمین کے ریکارڈوں سے دور، I-9 فائل یا مقام میں.
• مجرمانہ تاریخ، کریڈٹ رپورٹس، اور اس کے علاوہ، اور علیحدہ فائل میں منشیات کی جانچ کے نتائج سمیت پس منظر چیک کریں وہ نگرانی، مینیجرز اور ملازم تک رسائی حاصل نہیں کرسکتے. SHRM یا تو یہ علیحدہ فائل کی سفارش کرتا ہے یا سفارش کرتا ہے کہ یہ معلومات ملازم کی طبی فائل میں درج کی جا سکتی ہے.
• ملازمت برابر مواقع ریکارڈ جیسے ہی خود کی شناختی شکل اور حکومتی رپورٹوں کو اہلکاروں کی فائل میں نہیں رکھنا چاہئے اور نہ ہی کہیں بھی سپروائزر تک رسائی حاصل ہے.

اگر آپ ان ہدایات کی پیروی کرتے ہیں تو، آپ کا تنظیم مؤثر طریقے سے حقیقت سے محفوظ رکھتا ہے، مناسب جگہوں پر روزگار کے روزگار کی تاریخ اور اہلکار ریکارڈ.

ڈس کلیمر:براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درست اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ دنیا بھر کے ناظرین کے ذریعہ پڑھا جاتا ہے اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ملک اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد یا ریاست، فیڈرل، یا بین الاقوامی سرکاری وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.