پری اجلاسوں کے بارے میں جاننے کی کیا ضرورت ہے

میٹنگ اور ایونٹ منصوبہ سازوں کو طے شدہ کانفرنس سے قبل ہوٹل، کانفرنس کی سہولیات، کنونشن مراکز اور دیگر مقامات پر کانفرنس خدمات مینیجر کے ساتھ "پری کانفرنس" اجلاس منعقد ہونے کی امید ہے. کانفرنس سے پہلے یہ بنیادی طور پر کانفرنس ہے.

ان لوگوں کے لئے جو اکثر بار بار اجلاسوں کی منصوبہ بندی نہیں کرسکتے ہیں، پہلے سے پہلے ایک میٹنگ ناگزیر یا عجیب نظر آسکتا ہے، کیونکہ اس میں نئی ​​اصطلاحات یا زبان شامل ہوسکتی ہے، جیسے "ایونٹ دوبارہ شروع" یا "ضیافت ایونٹ آرڈر."

واقعہ سازوں کو ایک پری کان سے کیا امید ہے؟

پری کانگ ایک میٹنگ ہے جو ایونٹ وینڈرز اور سپلائرز کے ساتھ منعقد ہوتا ہے جہاں واقعہ یا پروگرام کا تعین ہوتا ہے. یہ واقعہ عام واقعہ سے پہلے ایک یا دو دن پہلے منعقد ہوتا ہے اور اس واقعہ سے مختلف ہوتا ہے جو واقعہ کے دن ہوتا ہے.

کچھ لوگ بڑی کانفرنسوں، کنونشنز، کانگریسز اور تشہیر پروگراموں کی منصوبہ بندی کے ساتھ پری کانوں کی میٹنگوں سے رابطہ کرسکتے ہیں. تاہم، سیمینارز اور دیگر خصوصی واقعات کے لئے پری کانفرنس کا اجلاس منعقد کرنا بھی عام ہے.

پری کانفرنس کے دوران کیا امید ہے

پری کانفرنس کے موقع پر ایونٹ پلانر کو اس پروگرام میں شامل ہونے والے سپلائر مینجمنٹ ٹیم کے ساتھ دی گئی پروگرام کے لئے تمام حتمی لاجسٹکس کا جائزہ لینے کا موقع فراہم کرتا ہے.

عام طور پر، ایک پری کان میٹنگ مقام کے کانفرنس کی خدمات کے مینیجر کی طرف سے اکٹھا اور مقرر کیا جاتا ہے. وہ یا وہ مختلف علاقوں سے مینیجرز کو مدعو کریں گے جنہوں نے اس تقریب میں ملوث افراد کو ان کے خاص کردار کے لاجسٹکس کا جائزہ لینے کے لئے پیش کیا. یہ میٹنگ یا ایونٹ کے منصوبہ کار کے لئے ایک بہترین وقت ہے جو ملوث سب کے ساتھ ایک رپورٹ قائم کرنے کے لئے ہے.

پری کانفرنس کے دوران، ایونٹ کے منصوبہ ساز کے لئے ایونٹ کے کچھ اہم مقاصد کو نمایاں کرنے کے لئے موزوں ہے، بشمول تنظیم کی میزبانی کرنے والے تنظیم کے بارے میں اہم معلومات، ایونٹ میں اہم پیغامات اور اہم وی آئی پیز شامل ہیں.

پری کان واقعہ دوبارہ شروع کرنے کا جائزہ لینے کا صحیح وقت ہے

ایونٹ کی وضاحتیں بھی شامل ہیں. اس میں پروگرام یا واقعہ کے بارے میں تمام متعلقہ معلومات شامل ہیں، بشمول پروگرام کے بارے میں تفصیلات بھی شامل ہیں. یہ اشیاء میں کچھ یا سبھی درج ذیل میں شامل ہوسکتی ہے: تاریخ، وقت، رابطے، حاضری پروفائل، ہنگامی رابطے، خوراک اور مشروبات، نقل و حمل، شپنگ معلومات، بلنگ، آڈیو / بصری، اور دیگر خصوصی ضروریات.

ہر ڈیپارٹمنٹ کے مینیجر اس واقعہ کی اپنی تفہیم کا جائزہ لیں گے، بشمول متعلقہ تفصیلات اور ان کی عام آپریٹنگ طریقہ کار شامل ہیں. انہوں نے ضیافت ایونٹ کے احکامات پر مشترکہ ایونٹ معاہدہ اور معلومات کو ان کی سمجھ کے بارے میں بھی جائزہ لیں گے.

میٹنگ اور ایونٹ پلانر کو اس وقت کے دوران ایونٹ کی وضاحتیں سے متعلق تفصیلی سوالات سے متعلق پوچھنا چاہئے، جیسے اسٹاف سطح اور کلیدی رابطوں کے نام سے متعلق تمام علاقوں میں اصل واقعے کے دوران. پری کانفرنس کے اہم عناصر میں ایک جائزہ لینے میں شامل ہوسکتا ہے:

• خوراک اور مشروبات کی ضروریات
• مہمان خانہ کی فہرست کی ضروریات (اگر مناسب ہو)
• کانفرنس اور تجارتی شو نمائش کی ضروریات
• اجلاس کے کمرے اور تجارتی شو کی جگہ کی ضروریات (منزل کی منصوبہ بندی)
• تکنیکی ضروریات، جیسے بجلی اور ٹیلی مواصلات
• سائنج کی جگہ کے بارے میں تفصیلات

یہ آخری منٹ کی تبدیلیوں کو بنانے کا مثالی وقت ہے. اگرچہ وہ ہمیشہ اس طرح پسند نہیں کر سکتے ہیں، سب سے زیادہ فروش اور سپلائرز مناسب (اور غیر معقول) تبدیلیاں متوقع ہیں. اگرچہ، اگر سیٹ اپ تیار ہونے پر ایک وقت کے دوران پہلے سے کونسل مقرر ہوتا ہے، تو اس بات کا یقین کرنے کے لئے ابتدائی کمرہ معائنے پر غور کریں کہ ہر چیز آسانی سے چل رہا ہے.