تجارتی کارڈ پروگرام آپریٹنگ

خریداری کارڈ، یا پی کارڈ، کمپنی کریڈٹ کارڈ کا ایک فارم ہے جو ملازمتوں کو جاری کیا جاتا ہے جو سامان اور خدمات حاصل کرسکتا ہے، بغیر روایتی خریداری کے طریقہ کار کے ذریعہ ٹرانزیکشن کو عمل کرنے کے لۓ، خریداری کی ضروریات یا خریداری کے احکامات کا استعمال کرتے ہوئے.

کچھ مختلف خریداری کارڈ پروگرام ہیں، کچھ کمپنیوں کو منظور شدہ وینڈرز کے استعمال میں شامل ہوتے ہیں، جبکہ دوسروں کو کسی بھی وینڈر کو استعمال کرنے کی اجازت نہیں ہے. ایک خریداری کارڈ کا استعمال کرتے ہوئے کسی ملازم کی بنا پر خریداری عام طور پر چھوٹے اور کم قیمت ہوتی ہے. خریداری کار پروگراموں کے بارے میں بہت منفی رد عمل خاص طور پر ملازمین کی طرف سے کارڈ کے بدعنوان کی طرف اشارہ کر رہے ہیں. تاہم، اس پروگرام کو چلانے میں ملوث ہونے والے خطرات اور اخراجات کے مقابلے میں خریداری پروگراموں کے فوائد بہت زیادہ ہیں.

حصولی کارڈ کے فوائد

ریاستہائے متحدہ امریکہ نے یہ پتہ چلا کہ صرف 2500 ڈالر کے تحت خریداری مجموعی طور پر سرکاری اخراجات میں سے 2 فی صد پر مشتمل ہے، لیکن 85 فی صد تمام خریداروں کی خریداری ہوئی. جیسا کہ ان چھوٹی خریداریوں کی انتظامی اخراجات نے اصل ڈالر خرچ سے زیادہ حد تک تجاوز کی، خریداری کے کارڈ کا استعمال بہت سے سرکاری محکموں میں اضافہ ہوا. ایک سرکاری ایجنسی، محکمہ آف کامرس نے اندازہ کیا ہے کہ خریداری کارڈوں کے استعمال نے انہیں ہر سال 22 ملین ڈالر سے زائد انتظامی اخراجات اور خریدنے کی خریداری کے وقت میں کمی کی.

کارڈوں کے استعمال نے خریداری کے محکموں کو اپنی خریداری کے 15 فی صد میں خرچ کرنے کی اجازت دی ہے تاکہ مجموعی اخراجات میں 98 فیصد اضافہ ہو.

اندرونی کنٹرول لاگو

خریداری کارڈوں کی بدولت عنوان کی خبریں ہیں لیکن اکثر یہ بدعنوان، خاص طور پر سرکاری محکموں میں، عام طور پر ایک اعلی ڈالر کی قیمت دکھاتا ہے، لیکن اکثر کل اخراجات میں سے ایک فیصد سے کم ہیں. تاہم بدعنوانی واقع ہوتی ہے لیکن اسے فضلہ اور بدسلوکی کو کم کرنے کے لئے مناسب اندرونی کنٹرول کو لاگو کرکے کنٹرول کیا جا سکتا ہے.

ایک کامیاب خریداری کارڈ پروگرام کے لئے مضبوط مینجمنٹ کی سمت اہم ہے. مینجمنٹ واضح طور پر اس بات کی وضاحت کرنی چاہئے کہ کارڈ کے لئے کونسل کی اجازتیں استعمال کی جاتی ہیں اور ادائیگی، ضائع کرنے، دھوکہ، اور استعمال کے لۓ ان کی سزایں ہیں. یقینا، کنٹرول کو لاگو کرنے کے لئے بیک آفس کے طریقہ کار اور وسائل ہونا ضروری ہے. اگر خریداری کارڈ کے خلاف ورزیوں کی نگرانی اور نمٹنے کے لئے کافی وسائل نہیں ہیں، تو اس کے استعمال میں بدعنوانی جاری رکھے گی اور اس پروگرام میں عزم کی کمی کی وجہ سے اضافہ ہو جائے گا.

کون ایک کارڈ بنتا ہے؟

خریداری کے کارڈ پروگراموں میں ایک اور منفی نقطہ نظر یہ ہے کہ کمپنیاں سوچتے ہیں کہ وہ اپنے تمام ملازمین کو کارڈ دینے کی ضرورت ہے جو خریداری کرتی ہے. ایسی بات نہیں ہے؛ ایک خریداری کارڈ جاری کیا جارہا ہے. ایک کمپنی کو کارڈ کے صارف پر بھروسہ کرنے کے قابل ہونا چاہیے کیونکہ وہ اصل میں کمپنی کے پیسے کو خرچ کرتے ہیں. اس جگہ پر منظوری کا عمل ہونا چاہئے جہاں ملازمین کو منتخب کیا جانا چاہئے، جائزہ لیا اور منظور شدہ. اگر ملازمت خراب کریڈٹ ہے تو انہیں کمپنی کی خریداری کارڈ دی جانی چاہیئے؟

اخراجات کی حدوں کو نمٹنے

کسی بھی کریڈٹ کارڈ کی طرح صارف کے لئے کریڈٹ کی حد ہونا چاہئے. کریڈٹ کارڈ کمپنیوں کو کارڈ ورکرز کو ان کی ادائیگی کرنے کی صلاحیت پر مبنی حد ہے. خریداری کارڈ ہولڈرز کے لئے، کمپنیوں کو کارڈ ہولڈرز کو ان کی حیثیت اور ان کی ممکنہ اخراجات کے لئے موزوں اخراجات کی حد دینا چاہئے. مثال کے طور پر، ایک آئی ٹی تجزیہ کار کے طور پر ملازم شخص صرف پرنٹر سیاہی اور چھوٹے کمپیوٹر پردیئر خریدنے کی ضرورت ہوسکتا ہے جو صرف ایک سال میں دو سو ڈالر ہی ہوسکتا ہے. اس ملازم کے لئے خرچ کی حد اس کی عکاسی کرتی ہے اور اسے 2500 ڈالر کی کمبل خرچ کی حد نہیں دی جاسکتی ہے جو تمام آئی ٹی کے عملے کو دی جا سکتی ہے.

اخراجات کی حدود کا جائزہ لینے کے لئے ایک وقفے پر نظر ثانی کی جانی چاہیے تاکہ ملازمتوں کو ان کی حقیقی خرچ پر مبنی مناسب سطح دی جائے.