اکاؤنٹنگ ٹرانزیکشن اکاؤنٹنگ دستاویزات

ہر بار ایک کمپنی مالی ٹرانزیکشن کرتا ہے، یہ کچھ قسم کی کاغذ کی راہ کی تیاری کرتا ہے. اکاؤنٹنٹس کو اس کاغذ کو ایک ذریعہ دستاویز یا دستاویزات کا سراغ لگانا ہے. اگر ایک چھوٹا سا کاروبار دفتر کے سامان کی جانچ پڑتال کے اکاؤنٹ سے ایک چیک لکھتا ہے، مثال کے طور پر، چیک اور دفتری سامان رسید ذریعہ دستاویزات بن جاتے ہیں.

ماخذ دستاویزات کی اہمیت

منبع دستاویز بک مارک اور اکاؤنٹنگ کے عمل کے لئے ضروری ہے کیونکہ یہ ثبوت فراہم کرتا ہے کہ مالی ٹرانزیکشن ہوا ہے. اکاؤنٹنگ یا ٹیکس کے آڈٹ کے دوران، ذریعہ دستاویزات اکاؤنٹنگ جریگوں اور عمومی لیڈر بیکار لین دین کی ٹریل کے طور پر بیک اپ کرتے ہیں.

آپ اپنے کاروبار کے لئے منبع دستاویزات رکھیں گے جیسے آپ اپنے ذاتی ٹیکس کے لئے ٹیکس کٹوتی اشیاء حاصل کرنے کے لۓ وصول کریں گے. اگر آپ کے ذاتی ٹیکس آڈٹ کئے جاتے ہیں تو، ذریعہ دستاویزات یہ ثبوت فراہم کرتے ہیں کہ آپ نے ان کی خریداری کی ہے. اسی طرح آپ کے کاروبار کے لئے سچ ہے، لیکن کاروبار میں، آپ کو اصل دستاویزات ہر مالی ٹرانزیکشن کے لئے نہیں، صرف خیراتی عطیہ دیتے ہیں.

اہم ڈیٹا اور حقائق

ایک ذریعہ دستاویز ٹرانزیکشن کے تمام بنیادی حقائق کی وضاحت کرتا ہے، جیسے ٹرانزیکشن کی رقم، جس پر ٹرانزیکشن کیا گیا تھا، ٹرانزیکشن کا مقصد، اور ٹرانزیکشن کی تاریخ.

مشترکہ ذریعہ دستاویزات میں شامل ہیں:

• منسوخ چیک
• انوائس
• کیش رجسٹر رسیپ
• کمپیوٹر پیدا شدہ رسید
• ایک کسٹمر کی واپسی کے لئے کریڈٹ میمو
• نوکری کا وقت کارڈ
• جمع کردہ سلپس
• خریداری کے احکامات

آپ کے دستاویزات کو محفوظ کرنا

ٹرانزیکشن کے بعد جلد ہی ممکن ہو سکے کے ذریعہ دستاویز کی معلومات مناسب اکاؤنٹنگ جرنل میں درج کی جانی چاہئے. ریکارڈنگ کے بعد، کچھ قسم کے نظام میں تمام ذریعہ دستاویزات درج کئے جارہے ہیں، جہاں انہیں ضرورت ہو تو اسے دوبارہ حاصل کیا جاسکتا ہے. بعض صورتوں میں، یہ حتی کہ حراستی کی سلسلہ فراہم کرنے کے لئے بھی ضروری ہوسکتا ہے کہ اس بات کا تعین کرنے کے قابل ہو کہ سوال میں منبع دستاویز آپ کے کنٹرول میں رہتا ہے.

اصل میں بمقابلہ فوٹو کاپی

زیادہ تر حالات میں، ذریعہ دستاویزات کی فوٹو کاپی قانونی طور پر قابل قبول ہے. داخلی عواید سروس، مثال کے طور پر، 1997 کے بعد سے رسید کے فوائد کو قبول کیا ہے، جب تک کہ وہ جائز نہیں ہیں، اصل میں اور سکیننگ کے عمل کے حدود کے اندر موجود تمام معلومات پر مشتمل ہے، یہ پیش کرتے ہیں کہ ایک شکل میں ایک ہی شکل میں معلومات اصل.

ایک مواد کی رسید جس نے خریدی ہوئی چیزوں کو فروخت کیا اور قیمت ادا کی، لیکن سپلائر کے نام کے بغیر اسکین کیا گیا تھا. ایک دستاویز جس نے اصل رسید میں تمام معلومات پیش کی ہیں، لیکن لفظ یا ایکسل فارمیٹ میں اسے دوبارہ لکھا گیا ہے.

اصل دستاویزات کے مکمل، جائز اور درست ریجولیشن کے آئی آر ایس کے معیار کو بہت سے کاروباری اداروں اور حکومتی اداروں کی طرف سے بھی استعمال کیا جاتا ہے. تاہم، دیگر اداروں کو ان عمومی ضروریات میں اضافہ ہوتا ہے.

مثال کے طور پر، واشنگٹن یونیورسٹی، صرف اصل دستاویز کے متبادل کے طور پر، 300 ڈاٹ فی انچ فی انچ (ڈی پی پی) کی کم سے کم کثافت میں اسکین شدہ اور صرف پی ڈی ایف یا ٹیف ایف فارمیٹس میں پیش کی جاتی ہے؛ یہ JPEG فوٹو کاپی قبول نہیں کرتا.

اگر آپ اسٹوریج کو سہولت دینے کے لئے اکاؤنٹنگ یا قانونی دستاویزات کو اسکین کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، متعلقہ ادارے کے ساتھ چیک کریں تو یہ یقینی بنائیں کہ وہ دستاویزات کو آپ کو استعمال کرنے کی منصوبہ بندی میں قبول کریں گے.