رسمی دعوت نامہ خطوط اور مواد لکھنا

واقعہ اور اجلاس سازوں کی توقع ہے کہ وہ اجلاسوں، حوصلہ افزائی کے دورے اور دوسرے پروگراموں کے لۓ رسمی دعوت نامے کے خطوط اور مواد میں حصہ لینے یا ان میں شرکت کرنے میں مدد کریں. اس کو ایک زبردست کام نہیں لگتا ہے، لیکن مناسب دعوت نامے کی پیروی کرنے کے لئے مخصوص اقدامات کرنے کے لئے ضروری ہے اور آپ کے مہمانوں کے لئے اہم تفصیلات لاپتہ نہیں ہونا چاہئے.

یہاں کیسے ہے:

1. ایونٹ تھیم بنائیں رسمی دعوت نامے کے خطوط اور مواد کو لکھنے سے پہلے، منصوبہ سازوں کو اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ ان کے پروگرام کے لئے مرکزی خیال، موضوع بنائے جائیں. مندرجہ بالا سوالات دماغ کے عمل کو شروع کرنے میں مدد ملے گی: کیا یہ ایک تعلیمی کانفرنس، سیمینار یا تشہیر سفر ہے؟ یہ کہاں منعقد ہو رہا ہے؟ اس منزل یا مقام کے بارے میں منفرد کیا ہے؟ ایونٹ کے لئے موثر شیڈول کیا ہے؟ پروگرام کے پیچھے کچھ مقاصد کیا ہیں؟ ایک حاضری کیوں شرکت کرنا چاہتا ہے؟ یہ سوالات عظیم ایونٹ مرکزی خیال، موضوع قائم کرنے میں مدد ملے گی.

1. الیکٹرانک دعوت نامہ بنائیں. اہم واقعات کے لۓ بہت سے رسمی دعوت نامہ اور مواد کو اب آن لائن رجسٹریشن سسٹم میں منتقل کردیا گیا ہے کیونکہ اہم ایونٹ لاجسٹکس کے حجم کی وجہ سے، RSVP کے عمل کے دوران قبضہ کیا جاسکتا ہے: ناموں، رابطے کی معلومات، غذائی ضروریات، معذور رسائی، نقل و حمل کی ضروریات، پروگرام کی تفصیلات، سرگرمیوں کی معلومات اور زیادہ. نوٹ: کم پیچیدہ واقعات ای میل کے ذریعہ بھیجنے والے واحد صفحے یا گرافک ڈیزائن کی تصویر کا استعمال کرسکتے ہیں تاکہ ایونٹ کی تفصیلات اور RSVP رابطوں کو پہنچ سکے.

1. ایک پرنٹ کردہ دعوت نامہ بنائیں. آپ کے پروگرام یا ایونٹ کی نوعیت پر منحصر ہے، دعوت نامہ کی شناخت یہ بتاتی ہے کہ آپ کو رسمی دعوت نامہ خطوط لکھنے اور نوٹوں کو اپنے مہمانوں کو بتانے کے لۓ لکھتے ہیں کہ آپ ان کی موجودگی کی قدر کرتے ہیں. یہ ایونٹ مواد سے مختلف ہے؛ اس کے بجائے، ایک سادہ دعوت نامہ کارڈ پر غور کریں جو میزبان اور اس کا عنوان، ایونٹ کا مرکزی خیال، تاریخ، اور / یا وقت، اور RSVP رابطے سمیت اپنے مہمانوں کو قابل قدر معلومات فراہم کرتا ہے.
2. رسمی ایونٹ دعوت نامہ لکھنا. برقی دعوت نامے کے حصے کے طور پر، آپ پروگرام اور ایونٹ کے بارے میں اعلی درجے کی معلومات کی وضاحت کرنا چاہئے. مثال کے طور پر، اگر یہ ایک حوصلہ افزائی سفر یا کثیر دن کانفرنس ہے، تو آپ مندرجہ ذیل میں شامل کرنا چاہتے ہیں: منزل، اہم ہوٹل / کانفرنس کا مقام، مرکزی موضوع، مقررین (بایو سمیت)، شیڈول، سرگرمیوں، لاجسٹکس، اور تفصیلات رجسٹریشن کے بارے میں دعوت نامے کے خطوط اور مواد کو مہمانوں کو شرکت کرنے کے لے جانے کی وجہ سے فراہم کرنا چاہئے، اور ہمیشہ کارروائی کے لئے کال شامل ہو.

1. مدعو / مقام کے نقطہ نظر سے دعوت نامہ کی شناخت شروع ہوتی ہے. جب رسمی دعوت نامہ اور مواد لکھتے ہیں تو یہ سب سے محفوظ ہے کہ یہ فرض کریں کہ کسی ایسے مقام پر نہیں ہے جہاں آپ پروگرام کی میزبانی کر رہے ہو. اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ منزل اور / یا ہوٹل / سہولت / مقام کے بارے میں ایک مختصر جائزہ لکھیں جہاں پروگرام منعقد کی جا رہی ہے. اگر آپ ایک کثیر دن کے پروگرام کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، تو یہ معلومات اعلی حد تک ممکنہ حد تک رکھیں، لیکن اس بات کو یقینی بنائیں کہ مہمان کو جگہ کے بارے میں منفرد بصیرت فراہم کرنے کے لۓ کافی معلومات حاصل ہو، اور وہ آپ کے ساتھ اپنے وقت کیوں سرمایہ کاری کریں.
2. ایونٹ شیڈول کی دعوت دیتی ہے. اگر آپ کثیر دن کے واقعے کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں جیسے ایک حوصلہ افزائی کے پروگرام میں، مدعو مواد کو ممکنہ طور پر ممکنہ طور پر تفصیل میں شامل ہونا چاہئے تاکہ مہمانوں کو آپ کے ساتھ مناسب طریقے سے منصوبہ بنا سکے. اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کا دعوت نامہ آنے والے طریقوں اور باروں کی شناخت کرنی چاہئے جب وہ شرکت کی توقع کریں گے، کاروباری اجلاسوں اور سرگرمیوں کے لئے اوقات (اور سرگرمیوں کے انتخاب)، کھانے اور روانگی کی معلومات کے بارے میں معلومات.
3. دعوت نامہ کی شناخت سرگرمیوں کی وضاحت کی ضرورت ہوتی ہے. جب رسمی دعوت نامہ اور مواد لکھتے ہیں، مہمانوں کو بہتر اندازہ کرنے میں ان کی دلچسپیوں سے نمٹنے کے لئے مختلف سرگرمیوں کا جائزہ فراہم کرتے ہیں. کیا آپ کا گولف پروگرام 1/2 دن یا مکمل دن کی تقریب ہے؟ اس دریا کے "طبقے" کو کیا ہوا ہے؟ آپ اس تقریب کی میزبانی کرتے ہیں جہاں اونچی جگہ ہے، اور پہاڑ بائیک پروگرام آپ کو کس طرح اعلی کرے گا؟ پینٹنگ کی کلاس کی لمبائی کی لمبائی کیا ہے اور وہ کیا سیکھیں گے؟
4. دعوت نامے کی نقل و حرکت لاجسٹکس کو پورا کرنے کے بارے میں معلومات کی ضرورت ہے. ایک بار پھر، آپ کو ایک کثیر دن کے پروگرام کی میزبانی کر رہے ہو، مہمانوں کو مندرجہ ذیل اشیاء میں سے ہر ایک کے بارے میں تفصیلات فراہم کی جانی چاہئے:
   1. • پرواز کے تحفظات
5. واقعہ کا رجسٹریشن
6. کمرے کے تحفظات
7. ہوائی اڈے کی منتقلی
8. ضابطہ لباس
9. موسم
10. چیک میں طریقہ کار
11. غیر اجرت والے اشیاء
12. میزبان اسٹاف رابطے
13. حتمی ایونٹ ایجنڈا کو تیار کریں. یہ ابتدائی دعوت نامہ کے مواد سے مختلف نظر آئے گا لیکن آنے والے یا صرف اس تقریب میں شرکت کرنے سے پہلے مدعو مہمانوں کو فراہم کی جانی چاہئے. اس میں ایک گھنٹہ فی گھنٹہ (یہ جمع کردہ گھنٹوں کے لئے ٹھیک ہے) کا جائزہ لینے کے لئے کیا جانا چاہئے جب اور کہاں. اگر آپ کے پاس مجموعی طور پر مقرر کردہ کئی تعلیمی پٹریوں ہیں، تو وہ ان پٹریوں کو گروہوں میں نظر انداز کرنے میں مددگار ثابت ہوتے ہیں تاکہ حاضریوں کو معلوم ہوجائے کہ کون سی موضوعات کب اور کہاں طے شدہ ہیں.
14. ایونٹ کا استقبال خط بنائیں. بہت سے منصوبہ سازوں کے ساتھ جدوجہد کرنے والے خطوط میں شامل ہونے والی معلومات میں کیا معلومات لازمی یا شامل نہیں ہے. سب سے بہتر مشورہ خوش آمدید پیغام رکھنے کے لئے آسان ہے اور مہمانوں کو یہ بتانا ہے کہ وہ خوش آمدید اور تعریف کرتے ہیں. دعوت نامہ کی شناخت سے پتہ چلتا ہے کہ ایونٹ کے سرکاری میزبان کے ذریعہ خط کو دستخط کیا جانا چاہئے.
    1. سب سے زیادہ نظر انداز کردہ ایونٹ دعوت نامہ اشیاء روانگی کا نوٹس ہے. استقبال خط اور کسی بھی تحفے کے تحفے کے حصے کے طور پر، مہمانوں کو دورہ کیسے کریں گے اس بارے میں تفصیلات منسلک کرنے کے لئے ضروری ہے.
15. مینو کارڈ بنائیں چاہے آپ ناشتہ، دوپہر کے کھانے یا رات کے کھانے کی منصوبہ بندی کر رہے ہو، مہمان ہمیشہ مینو کارڈ دیکھتے ہیں کہ کھانے کے ہر کورس کے مینو مینو کو نظر انداز کرتے ہیں. یہ ان کے بارے میں بات کرنے کے لئے کچھ دیتا ہے جب دوسروں کے ساتھ ان کی میز پر جمع کرتے ہیں اور انتظار کے عملے کی اجازت دیتا ہے کہ وہ مہمانوں سے مینو انتخاب کو تیزی سے حاصل کرسکیں. نوٹ: اگر آپ کھانا کے دوران ایک خصوصی تعجب کی منصوبہ بندی کر رہے ہیں، مثلا تیمیک میٹھی کچھ منفرد تفریحی طور پر، خاص اثر کو بڑھانے کے لئے ان اشیاء کو مینو کارڈ سے دور رکھنے میں مدد ملتی ہے.
16. تعریف تحفہ نوٹ کارڈ بنائیں. چاہے یہ آمدنی کا تحفہ یا تکیا تحفہ ہے، ہر تعریف تحفہ کو تحفہ نوٹ کارڈ ہونا چاہئے. یہ "شکریہ" پیغامات کو مضبوط بنانے کا ایک موقع ہے اور اپنے مہمانوں کو اضافی خصوصی محسوس کرنا ہے. الفاظ اور پیغامات کو شامل کرنے میں مدد ملتی ہے جو اس واقعے کے مرکزی خیال، موضوع کی عکاسی کرتی ہے.
17. انفرادی روانگی کے نوٹس بنائیں.
    1. روانگی سے قبل دن، مہمانوں کے کمرے میں نوٹس فراہم کرتے ہیں جو انہیں یاد کرتے ہیں جب وہ پرواز کریں گے، پرواز نمبر اور روانگی کا وقت بھی شامل ہے. یہ کسی بھی آخری منٹ کی غلطیوں کو حل کرنے کا ایک موقع فراہم کرتا ہے جو لاجسٹکس کے شیڈولنگ کے دوران نظر انداز کردی گئی ہے.

تجاویز:

1. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس بہترین گرافک ڈیزائنر اور آن لائن رجسٹریشن کا عمل ہے. آج بھی چیلنج یہ ہے کہ بہت سارے آن لائن ایونٹ رجسٹریشن کے نظام موجود ہیں، لیکن وہ یا تو بہت حسب ضرورت کی ضرورت ہوتی ہیں یا تیسری پارٹی کے نظام کا استعمال اب بھی ایک مدعو مدعو پر تھوڑا سا pricey سمجھا جاتا ہے. اسی وجہ سے بہت سارے منصوبہ سازوں نے ان کے گھر والے وسائل اور وسائل پر بھروسہ کی ہے.
2. اپنے آپ کو ایک عظیم سٹیشنری کی دکان تلاش کریں. اگرچہ مواصلاتی مواصلات کے الیکٹرانک فارموں کے استعمال میں زیادہ سے زیادہ آگے بڑھ رہے ہیں، اس کے باوجود اب بھی پرنٹ کردہ دعوت نامے اور ایونٹ کے سامان فراہم کرنے والے اثرات کو تبدیل نہیں کیا جارہا ہے. سٹیشنری کی تلاش کریں جو آپ کے ایونٹ مرکزی خیال، موضوع کی تعریف کرے گی، اور مزید دلچسپی اور ڈرامہ پیدا کرنے کے لئے کاغذ اور سائز کی سٹائل مختلف ہوتی ہے. آپ کے مہمانوں کو کوشش کریں گے.
3. ایک ٹیمپلیٹ بنائیں اور وہاں سے نقل کریں. منصوبہ سازوں کو ٹیمپلیٹ کا دعوت نامہ خطوط اور مواد بنانا چاہئے، اور صرف پچھلے پروگراموں اور واقعات کے سانچوں سے نئے واقعات کو اپ ڈیٹ کریں. بے شک، نئے اسٹیشن، گرافکس، ٹیکسٹ، وغیرہ کو منتخب کیا جانا چاہئے اور اس کا استعمال کیا جانا چاہئے، لہذا ہر وقت ضرورت کی اصلاح کی ایک خاص مقدار ہے.