ذیلی کمیٹی کا کام کیسے کریں

جب آپ ذیلی نگرانی کے کام کو تفویض کرتے ہیں تو آپ ان کی ترقی کے بہت سے پہلوؤں کی نگرانی کرتے ہیں، لیکن آپ بنیادی طور پر اس بارے میں فکر مند ہیں کہ کیا کام صحیح ہو جاتا ہے اور وقت پر کیا جاتا ہے.

وقت پر کام ہو گیا

ان کے کام وقت پر کیا جا رہا ہے دونوں کی نگرانی کرنے میں آسان ہے. یہی وجہ ہے کہ معیار سے زیادہ وقت کی پیمائش کرنا آسان ہے. آپ کو واضح ضروریات مقرر کرنے کی ضرورت ہے، بشمول سنگ میل اور دیرپا، لیکن آپ کو کچھ لچکدار کرنے کی بھی ضرورت ہے. ان کے شیڈول کی منصوبہ بندی کریں، یا ان کو اپنے شیڈول کی منصوبہ بندی کریں، کچھ سست وقت شامل کرنے کے لئے. وہاں ہمیشہ کچھ غیر متوقع واقعات ہوں گے لہذا یہ شیڈول میں کم از کم تھوڑا سا سست تعمیر کرنے کے لئے پرجوش ہے. سستے کی رقم جسے آپ ان کے شیڈول میں اجازت دیتے ہیں انفرادی طور پر انفرادی افراد سے زیادہ سینئر اور باصلاحیت افراد کو کم سست کی ضرورت ہوتی ہے.

شیڈول کو ٹریک کرنے کے لئے پیش رفت کی رپورٹ کا استعمال کرتے ہوئے

ٹریک کرنے کا سب سے عام طریقہ یہ ہے کہ آیا وقت پر کام کیا جاتا ہے، عام طور پر چھوٹے منصوبوں کے لئے اور بڑے منصوبوں کے لئے ماہانہ بنیاد پر ایک ہفتہ وار بنیاد پر ہوتا ہے. جب آپ کے ماتحت ادارے لکھی ہوئی پیش رفت کی رپورٹیں پیش کرتے ہیں تو ان میں سے ایک چیز جس میں وہ رپورٹ کریں گے اس کا شیڈول ان کی تعمیل ہے. فوری طور پر نشاندہی کی حیثیت کا استعمال کرنے والا ایک عام طریقہ سٹاپ لائٹ رنگ ہے. اگر منصوبے شیڈول پر ہے، تو وہ سبز علامت دکھائے جائیں گے. اگر اس منصوبے کی دیر ہو چکی ہے تو وہ ایک سرخ علامت کے طور پر دکھائے جائیں گے.

کبھی کبھی پیلے رنگ بھی اس کا اشارہ کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جب ایک چھوٹی سی مسئلہ ہے جو سرخ رنگ کی ضمانت دینے کے لئے بہت سخت نہیں ہے.

آپ یہ بھی چاہتے ہیں کہ وہ ان چیزوں کی رپورٹ کریں جو ان کی ترقی کو روکنے میں ناکام رہی ہے. اس سیکشن میں یہ ہونا لازمی ہے کہ انہوں نے بلاکر کو صاف کرنے اور ان کوششوں کے نتائج کو صاف کرنے کی کوشش کی ہے. اگر وہ آپ سے یا کسی کے کسی علاقے سے باہر کی مدد کی درخواست کررہے ہیں، تو یہ واضح طور پر اشارہ کیا جانا چاہئے.

انہیں ان کی کامیابیاں بھی شامل کرنے کے لئے مت بھولنا. اگر انہوں نے کچھ ایسا کیا ہے جس نے ایک بلاکر کو صاف کیا ہے تو، مسئلہ کو روکنے یا کسی اور طریقے سے شیڈول برقرار رکھنے میں مدد ملی ہے کہ ان کی ترقی کی رپورٹ میں غور کیا جاسکتا ہے.

آخر میں، پیش رفت کی رپورٹ میں فی صد مکمل ہونا چاہئے. زیادہ تر منصوبوں میں ابتداء میں بہت کم پیش رفت ہوتی ہے، پھر وہ کھوکھلی رگڑتے ہیں، اور اس منصوبے کے اختتام پر دوبارہ سست پیش رفت کرتے ہیں. اس پروجیکٹ شیڈول کے مطابق آپ اور آپ کے ملازم نے تیار کیا ہے. آپ نے شیڈول میں اس حقیقت کا تعین کیا ہے یا نہیں، آپ کو ملازم کی طرف سے رپورٹ کی پیشرفت کا اندازہ کرنے کی ضرورت ہے. فی صد منصوبہ بندی مکمل طور پر، عکاس کرنا چاہئے، عام طور پر، اس منصوبے کو مختص کردہ کتنا وقت گزر گیا ہے.

تین ماہ کے شیڈول کے ساتھ ایک منصوبے میں، ملازم کو پہلے ماہ کے اختتام میں تقریبا 1/3 کی منصوبہ بندی کا پورا حصہ رپورٹ کرنا چاہئے. اگر انہوں نے ایک بہت چھوٹا یا بہت بڑا بیان کیا ہے تو یہ آپ کے لئے تھوڑی گہرائی کو دیکھنے کے لئے پرجوش ہو جائے گا. اس کے علاوہ، آپ کو اصل فیصد مکمل کرنے کے لئے کیا رپورٹ کی درستگی کے بارے میں ایک فیصلے کرنے کی ضرورت ہے. اس منصوبے کے بارے میں آپ کے علم کے مطابق اور اس کی مجموعی حیثیت آپ کو فیصلہ کرنے کے قابل ہونا چاہئے، تقریبا، چاہے ملازم کی طرف سے رپورٹ کردہ مکمل درست ہو یا نہیں.

مثال کے طور پر، اگر وہ 60 فیصد کی منصوبہ بندی مکمل اعداد و شمار اور 65 فی صد کا اصل حصہ ادا کرتے ہیں، لیکن آپ جانتے ہیں کہ اس منصوبے کو مشکلات سے جھگڑا کر دیا گیا ہے، تو آپ کو مزید تفصیل سے رپورٹ کی تحقیقات کرنا چاہئے.

کام مکمل ہو گیا

پیمائش اور نگرانی کرنے کے لئے یہ مشکل ہے کہ آپ کے ملازم کا کام صحیح ہو یا نہیں. یہی وجہ ہے کہ "کیا صحیح" کا مطلب ہے کہ اس کی وضاحت اور کم کرنے کے لئے مشکل ہے. اس بار پھر، جیسا کہ شیڈول کے ساتھ، آپ کو واضح اور مخصوص توقعات اور مقاصد کو قائم کرنے کی ضرورت ہے. اور جب بھی شیڈول کے ساتھ آپ کو کچھ لچکدار اور سست کی اجازت ہوتی ہے تو آپ کو معیار کے حوالے سے کم لچکدار ہونے کی ضرورت ہے. اچھا اچھا ہے

اپنے ہدف کی نظر مت چھوڑیں. جب ہم "درست کام" کے بارے میں بات کرتے ہیں، تو یاد رکھیں کہ آپ "بہترین" نہیں "بہترین" کے لئے جا رہے ہیں. اور عمل کے بجائے نتائج پر توجہ مرکوز نہ بھولنا.

کارکردگی کا اندازہ

کام کرنے کے حق کے لۓ اپنے ملازمین کی ترقی کی تلقین کرنے کا بہترین طریقہ اکثر مشترکہ اجلاس ہے اور "شو اور بتائیں" کے لبرل استعمال کرنا. جب ایک ملازم کی رپورٹ قابل ذکر پیش رفت کی گئی ہے، تو آپ کو یہ بتائیں کہ آپ نے کیا کیا ہے. منصوبے کے آغاز میں، یہ کام تھوڑا سا اور صرف جزوی طور پر مکمل ہوسکتا ہے. یہ توقع کی جائے گی. تاہم، جب تک منظور ہوجاتا ہے، نوکری کے مظاہروں کو کام کے ساتھ آگے بڑھنے اور زیادہ مکمل ہونے کے ساتھ پیش رفت ظاہر کرنا چاہئے.

ان معیار کے جائزے کے دوران اہم بات یہ یقینی بنانا ہے کہ ملازم کا اندازہ کیا جاسکتا ہے کہ ابھی تک کام کی کیفیت ہے. اگر یہ آپ کو ظاہر ہوتا ہے کہ اس نقطہ پر کیا کام کی کیفیت اب بھی کسی نہ کسی طرح اور ابتدائی ہے، آپ کو ملازم کے ساتھ فرق پر تبادلہ خیال کرنے اور اپنی توقعات کو دوبارہ ترتیب دینے کی ضرورت ہے. اگر آپ نہیں کرتے ہیں تو، جب وہ سوچتے ہیں کہ ان کو مکمل معیار حاصل ہوئی ہے، تو آپ کا اندازہ لگانے کا امکان ہے کہ کام صرف معتدل طور پر ختم ہوجاتا ہے.

نیچے کی سطر

جب ماتحت اداروں کو مجوزہ کام کا جائزہ لینے کے لۓ، یاد رکھیں کہ آپ ان کے کام کے لئے اب بھی ذمہ دار ہیں. لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ وقت پر کام کیا جاسکتا ہے اور اوپر دائیں حق کے طور پر کام کیا جاتا ہے. مشکل کا پہلا نشان، آپ کو اپنے مطابق کرنے کے لئے ملازم کے معیار کو اور ایڈجسٹ کرنے کی ضرورت ہے.