جانیں کہ آپ کا پہلا بڑا واقعہ کیسے منصوبہ ہے

مبارک ہو! آپ کے مالک نے آپ کو کمپنی کے موسم خزاں کے تعلیمی کانفرنس کو منظم کرنے کے لئے صرف نامزد کیا. یہ آپ کے مہارت کو ظاہر کرنے کے لئے ایک بہت اچھا موقع ہے، اور ممکنہ طور پر عمل میں اضافہ حاصل کرنے کے لئے. وہاں ایک ہی مسئلہ ہے: آپ نے اس طرح پہلے اس طرح کی ایک تقریب کی منصوبہ بندی نہیں کی ہے! پریشانی کی بات نہیں. دوسروں میں سے بہت سے لوگ خود ہی اسی دریافت میں پائے جاتے ہیں، اور آپ کامیاب ہوجاتے ہیں کیونکہ آپ منظم اور طے شدہ ہیں. کسی بھی کاروباری منصوبے کی طرح، پہلا قدم آپ کے تمام معلومات کو منظم اور سب سے زیادہ ضروری معاملات کی شناخت کرنا ہے.

کسی مقام کو منتخب کرنے یا اسپیکر کی خدمات شروع کرنے سے قبل، آپ کو اپنے ایونٹ کے بنیادی پیرامیٹرز جاننے کی ضرورت ہے. جب تک آپ کے پاس زیادہ تفصیلات نہیں آئیں گے تو یہ تیسری پارٹی کے ساتھ تفصیلات اور اخراجات کے بارے میں بات کرنے کے لئے تقریبا ناممکن ہے. یہاں سے موجود وینڈرز سے رابطہ کرنے سے پہلے آپ کی وضاحت کرنا ضروری تفصیلات ہیں.

تاریخ

سب کچھ آپ کی خصوصی تقریب کی تاریخ کے ارد گرد گھومتا ہے. مثالی طور پر، آپ کو ذہن میں تین ممکنہ تاریخیں بنانا ہے تاکہ آپ بورڈ میں دستیابی اور قیمتوں کا موازنہ کرسکیں. زیادہ سے زیادہ لچک کے لئے ہفتے کے مختلف دنوں میں شامل کرنے کی کوشش کریں.

وقت کی حد

یہاں تک کہ ایک گھنٹہ فرق آپ کی منصوبہ بندی پر اثر ڈال سکتا ہے، لہذا آپ کو اپنے متوقع وقت کے فریم کے بارے میں خاص کرنے کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، 8 بجے بجائے 10 بجے شروع ہونے کا مطلب ہے کہ آپ ناشتہ بجٹ کو مختص کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

حاضری نمبر

یہ ایک تفصیل ہے جو پیداواری مذاکرات کے بارے میں اکثر اندازہ لگایا جاتا ہے. اپنے حاضری کے تخمینہ کے ساتھ حقیقت پسندانہ حاصل کریں. پیشگی بات چیت کریں جسے آپ مدعو کریں گے اور اپنے منصوبے اسپریڈ شیٹ پر جمع کریں گے. حاضری اور بجٹ براہ راست مطابقت پذیر ہیں، لہذا آپ ان لوگوں کے بارے میں اندازہ لگائیں جو آپ سوچتے ہیں کہ ان کی تعداد میں شرکت کی جائے گی.

بریکآؤٹ سیشن

اگر آپ ایک رات کے کھانے کی میزبانی کر رہے ہیں تو آپ کو صرف ایک ضیافت کے کمرے کی ضرورت ہوسکتی ہے، لیکن ایک مکمل پیمانے پر کانفرنس اضافی بریک آؤٹ کمرے اور نمائش کی جگہ کی ضرورت ہوگی. ایک دفعہ، آپ نے لاگت نہیں کی ہے جب تک کہ آپ اس بات کی وضاحت نہیں کرتے کہ آپ کی ضرورت کتنی جگہ ہے. کانفرنسوں کے لئے، سب سے بہترین نقطہ نظر آپ کی پہلی پہلی میٹنگ میں مذاق سفر کرنے کا منصوبہ بنانا ہے. خیالات کا اشتراک کرنا اور کاغذ پر ایک ساتھ مل کر پائیکنگ اگلے منصوبہ بندی کے فیصلے کے ذریعہ آپ کی مدد کرے گی.

بجٹ بمقابلہ اخراجات

یہ جگہ اور کیٹرنگ کے اخراجات کو جاننے سے پہلے بجٹ پر کام کرنے کے لئے غیر معمولی آواز لگ سکتا ہے، لیکن اس طرح کام کرنے والے آپ کو فروش کے تمام پروپوزلوں کی پیمائش کے لئے ایک معیار فراہم کرتا ہے. اپنے آمدنی والے ذرائع کے ساتھ شروع کریں. حاضری کے لئے آپ کو کتنا چارج کرنا چاہئے؟ کیا آپ آفسیٹ اخراجات کی مدد کے لئے اسپانسرز پر فون کریں گے؟ نمائش دہندگان کو کیا حصہ لینے کی ادائیگی ہوگی؟ آمدنی بالآخر آپ کے بجٹ کو طے کرے گی، لہذا یہ صرف ان کی پہلی حفاظت کے لئے سمجھتا ہے.

مارکیٹنگ

آپ کے آمدنی کے وسائل کی شناخت کے بعد، اگلے مرحلہ آپ کی مارکیٹنگ کی منصوبہ بندی کو ختم کرنا ہے. اپنے آمدنی جنریٹرز تک پہنچنے اور مشغول کرنے کا بہترین طریقہ کیا ہے؟ شاید آپ کے پاس ممکنہ حاضریوں کی فہرست ہے جو ایک نجر یا رکنیت ایسوسی ایشن کے طور پر. یہ ظاہر ہے کہ مددگار ہو گا، لیکن اسپانسرز اور نمائش کے بارے میں کیا ہوگا؟ اگر آپ 20 سے زیادہ نمائشوں کو اپنی طرف متوجہ کرنے کی منصوبہ بندی کررہے ہیں تو آپ کو ان تک پہنچنے کے قابل ہونا ضروری ہے. ھدف شدہ مارکیٹنگ کی مہمات پیسہ خرچ کرتی ہیں، اور یہ آپ کے عواعد میں کمی ہے.

نقل و حمل اور چوک

ایک مقامی کانفرنس چل رہا ہے عام طور پر نقل و حمل کے بارے میں کوئی خدشات ختم کرتا ہے. تاہم، آپ کو اسپیکرز، نمائش اور خصوصی مہمانوں کے لئے رہائش پذیر کرنے کی ضرورت ہے. اگر آپ کافی کمرہ راتیں بکتے ہیں تو کچھ ہوٹل میٹنگ کی جگہ پر چھوٹ دیتا ہے. اس پر سرمایہ کاری کرنے کا ایک واحد طریقہ یہ ہے کہ آپ کے قیام کی ضروریات کو پہلے سے جاننے کے لۓ. اپنے حاضری کے اعداد و شمار اور منصوبے کے ذریعے واپس جائیں اپنے منصوبے کے باہر کتنے مہمان ہیں.

اب یہ شاید سب سے زیادہ معلومات کی طرح لگتا ہے کہ سامنے سامنے آنے کے لئے، اور یہ ہے. لیکن ذہن میں رکھو کہ یہ ایسی تفصیلات ہیں جو منصوبہ سازی کے عمل میں ہر چیز کو متاثر کرتی ہیں. آپ ابتدائی طور پر، زیادہ سے زیادہ، کاموں اور مینو کی منصوبہ بندی کی طرح، زیادہ سے زیادہ توجہ مرکوز کر سکتے ہیں. بس یاد رکھیں کہ ان کا وقت آ جائے گا. اب تک، اگرچہ حقائق پر توجہ مرکوز کریں تاکہ آپ بعد میں بہترین فیصلہ کرسکیں.