چھوٹے کاروباری اجلاس کی منصوبہ بندی کے لئے تجاویز

یہاں تک کہ سب سے چھوٹی کاروباری اجلاسوں کو مناسب منصوبہ بندی کی ضرورت ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنائے جاسکیں کہ تمام ضروریات اور مقاصد میں ملوث افراد کے لئے ملاقات کی جائے. موثر ہونے کے لئے، کارروائیوں کا ایک حکم ہے جس کی تفصیلات درکاروں کے ذریعے پھٹنے سے تفصیلات کو روکنے کے لئے کیا جانا چاہئے. ذیل میں درج ذیل میں آپ کی اگلی چھوٹی میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنے کی پیروی کرنے کیلئے 8 ضروری اقدامات ہیں.

آپ کا موضوع اور مقام منتخب کریں

یہ قدم دو متغیرات کی نمائندگی کرتا ہے جو آپ کے سامعین کو کسی اور سے پہلے جاننا چاہتا ہے. میٹنگ کا "کہاں اور" فوری طور پر اثر انداز کرے گا جن کو مدعو کیا جائے گا اور وہ شرکت کریں گی یا نہیں.

جس جگہ آپ منتخب کرتے ہیں وہ مجموعی میٹنگ پر اثر انداز کرتے ہیں اور بہت سے فیصلوں پر اثر انداز کرتے ہیں جو آپ کو ایونٹ کی منصوبہ بندی کرنے کی ضرورت ہوگی.

شرکاء کی شناخت کریں

ایک توجہ مرکوز اور پیداواری اجلاس چلانے کا ایک بڑا حصہ پریشان سے گریز ہے، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ سب سے اوپر فیصلہ کن سازوں کو محدود کرنا ہے. مواصلات میں تمام متعلقہ جماعتوں کو شامل کرنے کے لئے کارپوریٹ ثقافت میں ایک رجحان ہے، لیکن آپ ساتھیوں کو ختم کرکے پیداوار کو فروغ دے سکتے ہیں جو غیر معمولی بات چیت کے ساتھ ترقی کو سست کرسکتے ہیں. غیر ووٹنگ کے شرکاء کو مدعو کرنے کی بجائے میٹنگ میں آنے سے پہلے اپنے ماتحت افسروں سے گفتگو کرنے کے لئے کلیدی حاضریوں کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں.

تین تاریخیں اور ٹائمز پیش کرتے ہیں

اس بارے میں محتاط رہیں کہ آپ ہر شرکاء کی دستیابی کے بارے میں پوچھتے ہیں. جب آپ کی میٹنگ کے لئے ایک باہمی فائدہ مند تاریخ شیڈولنگ کرنے کی بات ہوتی ہے، تو یہ "پانڈورا کے باکس" کو کھولنے کے لئے آسان ہے. اس سے بچنے کا ایک طریقہ کچھ تاریخوں اور اوقات پیش کرنے کے لئے ہے، پھر ہر ایک سے پوچھیں کہ کون کون کام کرتا ہے. اگر آپ خوش قسمت ہیں تو تاریخوں میں سے ایک ہر کسی کے ساتھ مل جائے گا. اگر نہیں، تو باہر والوں سے پوچھنا مت ڈرتے ہیں کہ اگر وہ اکثریت کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے اپنے کیلنڈر کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں.

ایک سفر کا سفر بنائیں

اس موضوع کے بارے میں بحث کی جائے گی کے لئے شیڈول کرنے کے لئے اہمیت یہ ضروری ہے کہ اجلاس کے ہر حصے کو کونسا قیادت کرے گا. درست طریقے سے سفر کرنے کے لئے تخلیق کرنے کے لئے منصوبہ سازوں کو اعلی ایگزیکٹوز کے مشورہ لینے کی ضرورت ہوسکتی ہے. ایک بار جب پہلے مسودہ مکمل ہوجائے تو اسے گروپ کے پاس منظوری کے لئے پیش کیا جاسکتا ہے.

پریزنٹیشنز کی ضروریات پر تبادلہ خیال کریں

گروپ میں خیالات پیش کرنے کے بہت سے مختلف طریقے موجود ہیں، اور ہر شیڈول اسپیکر ان کی اپنی ترجیحات کی جا رہی ہے. پاورپوائنٹ کی فعالیت، انٹرنیٹ تک رسائی، اور سفید بورڈ صرف ان اجزاء میں سے کچھ ہیں جو آپ کو بندوبست کرنے کی ضرورت ہو گی. ان تفصیلات کی درخواست کرنے میں فعال رہیں، اور میٹنگ سے چند دن پہلے ان کی توثیق کرنے کی پیروی کریں.

شیڈول کیٹرنگ

چھوٹی میٹنگوں کے لئے کھانا آرڈر کرنے کی کلید مینو مینو فعال رکھنے کے لئے ہے. آپ نہیں چاہتے کہ ہاتھ کے کاروبار کے کسی بھی پہلو سے مداخلت کرنے کے لئے کیٹرنگ کرنا، تو ممکنہ طور پر زیادہ سے زیادہ رسمی کھانے سے بچیں. اگر بیٹھ کر دوپہر کے کھانے کی درخواست کی جاتی ہے، تو کھانے کے لئے ایک قریبی کمرے کی کتاب کرنے کی کوشش کریں تاکہ حاضریوں کو جتنی جلدی ممکن ہو وہ میٹنگ پر واپس آسکیں.

حتمی تفصیلات بھیجیں

ایونٹ سے تقریبا سات دن پہلے آپ سفر کا آخری کاپی اور ہر شریک کے بارے میں تفصیلات بھیجنا چاہتے ہیں. اس میں سب کچھ شامل ہونا چاہئے جو دن کے لئے حکم دیا گیا ہے. ہدایات، پارکنگ کی معلومات، کمرہ کی تعداد اور ہنگامی رابطوں میں شامل ہیں. اگر آپ ایگزیکٹوز کے ساتھ کام کر رہے ہیں تو اپنے انتظامی معاونوں کو بھی ای میل پر نقل کریں.

دن کا اجلاس

میٹنگ کے منصوبہ بندی کے طور پر، یہ آپ کا کام ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ کامیابی کامیابی سے ختم ہو جائے گی. یقینا، آپ کو جگہ پر معائنہ کرنے کے لئے سائٹ پر پہنچنا چاہتے ہیں اور کمرے کی جانچ اور کیٹرنگ اور A / V کوآرڈینٹرز سے ملنا چاہتے ہیں. مقام پر منحصر ہے، آپ شاید سگنل پوسٹ کرنا چاہتے ہیں تاکہ ہر ایک کو اپنا راستہ تلاش کرے.

اور آپ کے پاس ایک کامیاب چھوٹی میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے آٹھ نسبتا آسان قدم ہے.

ہر مرحلے پر عملدرآمد واضح طور پر آپ کے حصے پر وقت اور محتاج کرے گا، لیکن حاضریوں کے لئے آپ کی منصوبہ بندی کو بات چیت نصف جنگ ہے. زیادہ سے زیادہ لوگوں کو معلوم ہے کہ اجلاس سے کیا امید ہے، مزید تیار ہے کہ انہیں کاروبار میں کمی حاصل ہوگی.