خریداری کے عمل میں بات چیت

خریداری کے عمل میں گفتگو اس عرصے سے احاطہ کرتی ہے جب معاہدہ خریدار اور سپلائر کے درمیان پہلی مواصلات معاہدہ کے حتمی دستخط کے ذریعہ بنائے جاتے ہیں. بات چیت کے طور پر اہم دارالحکومت خریداری کی پیچیدگیوں کے ذریعے حفاظتی دستانے کے معاملے پر رعایت حاصل کرنے کی کوشش کرنی چاہئے.

ایک خریداری پیشہ ورانہ مقصد کو سپلائرز کے ساتھ ان کی بات چیت میں کامیاب ہونے کا مقصد ہر چیز کے لئے بہترین شرائط کے ساتھ بہترین قیمت حاصل کرنے کا مقصد ہے.

چھوٹے سپلائر بیس اور طویل مدتی معاہدے

مذاکرات کا عمل سپلائی چین کے عمل میں زیادہ اہم شعبہ بن گیا ہے کیونکہ کمپنیاں اپنی خریداری کی طاقت کو بڑھانے کے دوران اپنے اخراجات کو کم کرنے کے لۓ نظر آتے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ خریداروں کو پیشہ ورانہ اور خدمات کو برقرار رکھنے یا بڑھانے کے دوران سپلائرز کے ساتھ تیزی سے بہتر شرح پر تبادلہ خیال کرنا پڑے گا.

ماضی میں، کمپنیوں سپلائرز کی ایک طویل فہرست تھی جو وہ مختلف اشیاء خریدیں گے جن سے وسائل خریدنے کے لئے ضروری قیمتوں پر کم وقت خرچ کرنے کے لئے محدود وقت لگۓ. دستیاب سب سے بہترین حل فہرست فہرستوں سے فہرست قیمتوں کا موازنہ کرنے اور اس معلومات کے مطابق وینڈر کا انتخاب کرنا تھا. گزشتہ دہائی کے دوران رجحان سپلائر بیس کو منطقی طور پر اور اکیلے سوسسنگ کے ساتھ طویل مدتی معاہدوں میں داخل ہونا تھا. یہ کمپنیاں ایسی چیزوں کے لئے نمایاں قیمتوں پر بات چیت کرنے کی صلاحیت پیش کرتا ہے جو وہ مختلف علیحدہ وینڈرز سے خرید رہے ہیں.

وینڈرز شراکت دار ہیں

بات چیت میں زور کم قیمتوں سے لے کر کم وینڈرز کے ساتھ بہترین قیمت، معیار اور حالات کے ساتھ کم از کم قیمت حاصل کرنے کے لئے بات چیت کرنے پر زور دیا گیا. کمپنیوں کا مقصد مجموعی اخراجات کو کم کرنے کے بجائے بیچنے والے کی بڑی تعداد کے ساتھ سب سے کم قیمت پر بات چیت کرنا تھا، جس نے مجموعی طور پر سب سے بہتر نتیجہ نہیں دیا.

چھوٹے سپلائر بیس کے ساتھ طے کردہ طویل المیعاد معاہدے نے خریدار اور سپلائر کے درمیان پارٹنر تعلقات پیدا کیے ہیں. تعلقات کم مخالف ہوسکتا ہے جو خریدار اور فروغ سے فائدہ اٹھاتا ہے. شراکت داری کے کسی قسم کے تعلقات میں، خریدار کو فروغ دینے والے کو معیار اور خدمت کو بڑھانے کے لئے حوصلہ افزائی کرے گی، اور وینڈر جانتا ہے کہ یہ شراکت داری کے ذریعے شراکت داری کے ساتھ تجدید فروخت کے ساتھ تجدید معاہدے جاری رہیں گے.

مذاکرات یا آر ایف پی

غیر حکومتی خریداری کے محکموں کو ایک حد تک پیش شدہ وینڈرز پیش کرتے ہیں جو اشیاء یا خدمات کے لئے کوٹیشن (آر ایف پی) کی درخواست ہے جو اسے خریدنے کے لئے چاہتا ہے. مسابقتی بولی کے عمل کی حد اور اس کی شرائط پیدا کر سکتی ہے جو خریداری کے محکمے کا تجزیہ کرے گا اور اس کے بعد کاروبار کا اعزاز حاصل کرے گا. اس میں مذاکرات کے کچھ فارم شامل نہیں ہوسکتے ہیں.

سب سے زیادہ بات چیت کے کاروبار میں اشیاء یا خدمات شامل ہوں گی جو آر ایف آر کے ذریعہ لازمی طور پر قابل ذکر نہیں ہیں. خریداری کے شعبے اور بیچنے والا قیمت سے کہیں زیادہ بات چیت کرے گا. مذاکرات عام طور پر اس کا احاطہ کرے گا کہ کیا بنایا جائے یا خدمات کی حد تک فراہم کی جائے گی، وارنٹی، نقل و حمل کی خدمات، تکنیکی مدد، پیکیجنگ متبادل، ادائیگی کی منصوبہ بندی وغیرہ.

ایک اہم قیمت کی خریداری کے سامان یا خدمات کو حتمی مذاکرات تک پہنچنے کیلئے وسیع تر مذاکرات کی ضرورت ہوگی.

خریداری کے پیشہ ور افراد کو ان اقسام کی بات چیت میں حصہ لینے کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ اس بات کا یقین کریں کہ ان کی کمپنیاں سب سے زیادہ قابل اطمینان شرائط کے ساتھ بہترین قیمت حاصل کریں، اور عملے کو مذاکرات کے طریقوں میں تربیت دی جاسکتی ہے کیونکہ یہ مشکل معاشی آب و ہوا میں زیادہ عام ہوتا ہے.

مذاکرات کے مقاصد

خریداری کے عملے کو واضح طور پر بیان کردہ مقاصد کے ساتھ تمام مذاکرات میں داخل ہونا چاہئے. مقاصد کے بغیر قیمت، معیار یا خدمت پر عمل کرنے کے لئے پیشہ ورانہ خریداری کا امکان نمایاں طور پر اٹھایا گیا ہے. مذاکرات کو فروغ دینے والے کو فروغ دینے کے ساتھ ان کی ضروریات کے ساتھ داخل ہونا چاہئے جو وہ اپنی کمپنی کے لئے حاصل کرنا چاہتے ہیں.

مقصد مطلق نہیں ہونا چاہئے اور کچھ لچکدار کے لئے اجازت دینا چاہئے. تاہم، مذاکرات کو یہ بھی یقینی بنانا چاہئے کہ وہ مقاصد سے الگ نہ ہو اور اپنے آپ کو ایسے علاقوں پر بات چیت کرنے کی اجازت دیں جو بحث کے حصہ نہیں تھے. مثال کے طور پر، ایک مباحثہ کار کو فروغ دینے والے نے اپنے مقاصد پر قیمت اور سروس پر کام کیا، لیکن معیار نہیں. جب بیچنے والے کو معیار پر بحث کرنا شروع ہوتا ہے، تو مذاکرات کو کسی بھی معاہدے سے باز رکھنا چاہئے جہاں وہ بغیر کسی سیٹ کے بغیر ہیں.

مذاکرات پیشہ ورانہ کردار کے کردار کا ایک اہم حصہ ہے. یہ ایک مہارت ہے جو سیکھا جاتا ہے، اور تربیت کارکنوں کے ساتھ مذاکرات کرتے وقت سمجھنے میں عملے کی خریداری میں مدد مل سکتی ہے.