پروپوزل کی گذارش کے لئے درخواست (آر ایف پی)

جب پیچیدہ کاروباری ضروریات کو ایک کمپنی کی وضاحت کی گئی ہے تو ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ایک وینڈر کو تلاش کرنے کے لئے تیار ہے. وینڈر کو تلاش کرنے میں پہلا قدم یہ ہے کہ پروپوزل کی گذارش (آر ایف پی) کی تخلیق کو بھیجیں. آر ایف پی کے دستاویز میں کاروباری ضروریات کے ہر پہلو کو تفصیل میں شامل ہونا چاہئے، اور کمپنی کو کسی ممکنہ وینڈر سے کیا ضرورت ہے جو آر ایف پی میں مخصوص ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ہے. وینڈر اس آر ایف پی میں متعین ضروریات کے بارے میں اس کی تفہیم کی بنیاد پر بولی پیدا کرے گا، اور مقابلہ بولی جیتنے والے وینڈر کے انتخاب یا تو فروشوں کی مختصر فہرست پیدا کرنے کے لئے جائزہ لیا جائے گا اور پھر اس کمپنی کو پیشکش پیش کرے گی. .

پروپوزل کی گذارش کے لئے درخواست کی وضاحت

آر ایف پی کے دستاویز ایک فروش کو حاصل کرنے کے لئے اہم ہے جو گاہک کی کاروباری ضروریات کو پورا کرسکتا ہے. اگر دستاویز غلط ہے تو، یا تو متعدد ضروریات، لاپتہ ضروریات، یا وینڈر پر ناقابل اطمینان ضروریات کی طرف سے، پھر آر ایف پی عمل نامکمل بولیوں کی قیادت کرے گا، یا کچھ صورتوں میں، بالکل بولی نہیں. وینڈرز کو ہر آر ایف پی میں بولی جمع کرنے کی ضرورت نہیں ہے، اور اگرچہ وہ آر ایف پی کی ضروریات کو پورا کر سکتے ہیں، ان کے مطابق بروقت فیشن میں ضروریات کو پورا کرنے کی صلاحیت نہیں ہوگی.

بعد میں اکثر یہ معلوم ہوتا ہے کہ جب گاہک کو آر ایف پی کو چھوٹے کاروباری اداروں کو بھیج دیا جاتا ہے جو اپنے میدان میں رہنماؤں کی رہنمائی کرسکتا ہے لیکن گاہکوں کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے وسائل یا صلاحیت نہیں ہے.

ہر آر ایف پی ہر ایک کی ضروریات پر مبنی مختلف ہو جائے گا جو گاہکوں کی مخصوص ضروریات کی وضاحت کی گئی ہے. یہاں تک کہ اسی کمپنی کے اندر اندر، بنیادی ضروریات پر منحصر ہے آر ایف پی کے دستاویز سے متصل ہوسکتا ہے. کچھ RFPs کے لئے، توجہ قیمت پر ہوسکتا ہے، جبکہ دوسروں کی ترسیل کے وقت پر توجہ مرکوز ہوسکتی ہے یا ضروری چیزوں کے لئے معیار کی ضروریات.

آر ایف پی دستاویز کی مخصوص خصوصیات

RFP دستاویز کی کچھ خصوصیات ہیں جن کی ضرورت ہوتی ہے. مثال کے طور پر، ہر آر ایف پی میں ہر ایک مخصوص تاریخ اور وقت ہونا چاہئے جس پر کسٹمر کو تمام ممکنہ سپلائرز کو بولی جمع کرنے کی ضرورت ہے. اگر اس تاریخ کے بعد بولی جمع کردی جاتی ہے، تو انہیں رد کردیا جاسکتا ہے. اگر ایک وینڈر وقت پر بولی جمع نہیں کرسکتا ہے تو اس سے یہ تنظیم تنظیم اور ممکنہ ترسیل کے خدشات کے ساتھ ممکنہ مسئلہ کی نشاندہی کرسکتا ہے.

تاہم، کسٹمر کو بولی جمع کرنے کے لئے بیچنے والے کو مناسب وقت دینا ضروری ہے. اگر ضروریات خاص طور پر پیچیدہ ہیں تو، بیچنے والوں کو ردعمل کی ٹیم جمع کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے تاکہ ان علاقوں میں ضروریات کو توڑنے کے لۓ وہ سمجھ سکیں اور پھر بولی جمع کریں. اگر آر ایف پی میں بیان کردہ ٹائم لائن بہت مختصر ہے، تو جوابات مکمل ہوسکتے ہیں اور بیچنے والے کو مکمل طور پر سمجھنے کے بجائے اس منصوبے کی پیچیدگی پر اندازہ لگایا جا سکتا ہے. اس میں غلط بولی اور ایک ضائع شدہ آر ایف پی عمل کی قیادت ہوگی.

آر ایف پی دستاویز میں اس عمل کی نشاندہی کرنا چاہئے اگر وینڈرز آر ایف پی میں مخصوص ضروریات پر اضافی سوالات ہیں. گاہکوں کو کسٹمر کو کال کرنے کی اجازت نہیں دی جاسکتی ہے کیونکہ یہ ایک وینڈر کو مزید اضافی معلومات دی جا سکتی ہے جو انہیں مسابقتی فائدہ فراہم کرتی ہے. یہ ایک کانفرنس کال کا بندوبست کرنے کا بہترین طریقہ ہے تاکہ ہر وینڈر کے نمائندے کلائنٹ کو ہدایت کی گئی سوالات سے پوچھیں اور سن سکتے ہیں. یہ بولی کے عمل میں ایک منصفانہ کو یقینی بناتا ہے.

ایک آر ایف پی کے دستاویز کو بھی واضح طور پر فارمیٹ کو آر ایف پی کے ردعمل کی شکل میں واضح طور پر وضاحت کرنا ضروری ہے. اگر یہ واضح طور پر بیان نہیں کیا جاتا ہے تو، جوابات بھیجا جائے گا کہ مختلف فارمیٹس میں ہیں اور یہ فروغ کی بولیوں کا موازنہ کرنے میں ناممکن ہو جائے گا. ردعمل کی شکل میں یہ ہونا چاہئے کہ ہر سیکشن میں وینڈر سے کیا ضروری ہے، جیسے حوالہ جات، ممکنہ ٹیم کے ارکان کے دوبارہ شروع، بیچنے والوں کے ساتھ ایک ضروری دستاویزات کے ساتھ دستاویزات، اور قیمتوں کا تعین کرنے کے لئے ایک شکل. اگر ہر وینڈر صحیح جواب کی شکل پر عمل کرتا ہے، تو یہ بولیوں کے مقابلے میں آسان ہو گی.