اپنے کاروباری ای میل آداب قواعد کو جانیں

01 صرف صاف اور جامع ای میل بھیجیں

اچھی ای میل کی عکاس کا پہلا قواعد یہ ہے کہ طویل عرصے سے ای میل ای میلز سے بچنے کے لئے جس میں بیرونی معلومات اور غیر متعلقہ حقائق شامل ہیں. موضوع پر چسپاں ہوسکتی ہے اور ممکن ہو سکے کے طور پر چند الفاظ استعمال کریں. اگر آپ کو ایک فیصلے کی ضرورت ہو تو اس سے پوچھیں. اگر آپ کو معلومات کی ضرورت ہو تو اس سے پوچھیں. اگر آپ چاہتے ہیں کہ کسی کو کارروائی کرنے کے لۓ، اس سے پوچھیں. اپنے قارئین کو حیرت نہ کرو کہ تم ان سے رابطہ کیوں کر رہے ہو. جب آپ کسی ای میل کو تحریر کرتے ہیں تو اس کے بارے میں سوچتے ہیں کہ غیرفائطمنٹ کا کام. اسے ایک راز نہ بنانا.

02 ہمیشہ ایک معقول مضمون لائن کا استعمال کریں

کسی ای میل کے موضوع کی قطع نظر کو خالی نہ چھوڑیں. ایک خالی موضوع کی لائن آپ کے ای میل کو سپیم کے طور پر پرچم لگایا جاسکتا ہے، اور یہ اپنی منزل تک پہنچ جائے گی. خالی موضوعات کے ساتھ ای میل بھی اکثر نظر آتے ہیں، خاص طور پر اگر مطلوبہ وصول کنندہ عام طور پر کسی بھی دن بہت سے ای میل وصول کرتے ہیں. ہمیشہ ایک ایسے موضوع کا استعمال کریں جو مناسب طریقے سے آپ کے ای میل کے مواد کو ظاہر کرتا ہے. یہ آپ کے وصول کنندگان کو ان کے ای میلز کو مؤثر طریقے سے حل کرنے میں مدد ملتی ہے اور آپ کے ای میل پر فوری ردعمل کو فروغ دینے میں مدد ملے گی.

03 اضافی طور پر تشکیل شدہ ای میلز سے بچیں

پیشہ ورانہ فارمیٹ میں ای میلز بھیجیں. پس منظر کے لئے سارنگ فونٹ اور تصاویر سے بچیں. ان الفاظ میں پڑھنے والے کو مشغول ہوسکتا ہے یا پیغام پڑھنا مشکل ہے. کسی بھی پس منظر کی تصاویر جس میں آپ شامل ہو سکتے ہیں، آپ کے ای میل کے فائل کا سائز کھول سکتے ہیں. یہ وصول کرنے والے کو سست کنکشن کے ساتھ آپ کے پیغام کیلئے ڈاؤن لوڈ کرنے کے لۓ متحرک طور پر طویل عرصے تک انتظار کرنے پر مجبور کر سکتا ہے. آپ کے شامل کردہ پس منظر کی تصاویر آپ کے ای میل کے فائل کا سائز کھول سکتے ہیں. یہ ممکنہ طور پر آپ کے پیغام کے ڈاؤن لوڈ کرنے کے لئے ایک طویل عرصہ سے طویل عرصہ تک انتظار کرنے کے لئے وصول کنندگان کو سست کنکشن کے ساتھ مجبور کر سکتا ہے.

اگر آپ کی کمپنی کا اصرار ہوتا ہے کہ آپ کو ایک مستقل نظر اور محسوس کرنے کے لئے خاص ای میل سٹیشنری کا استعمال کرتے ہیں تو اس کا فائدہ اٹھائیں. کمپنی علامت (لوگو) اور دستخط لائن آپ کے ای میلز پر ایک پیشہ ور تصویر پیش کرسکتی ہے.

04 بروقت جواب بھیجیں

لوگ اپنے ای میل پر بروقت جوابوں کا انتظار نہ کریں. واضح، جامع پیغام کے ساتھ فوری طور پر جواب دیں. اگر آپ کو جواب کا مطالعہ کرنے یا مزید معلومات جمع کرنے کے لئے مزید وقت کی ضرورت ہو تو، آپ کے جواب میں توقع کی جا سکتی ہے جب آپ کے ای میل بھیجنے والے کو بتائیں.

05 آفس آفس آفس کے جواب کے اوزار کا استعمال کریں

اگر آپ دفتر سے دور رہیں گے اور اپنے ای میل کو پڑھنے کے قابل نہیں ہیں تو، ای میل کے نظام کے باہر کے آفس کا آلہ خود کار طریقے سے جواب دیں تاکہ آپ سے رابطہ کرنے کی کوشش کریں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے جواب میں بھیجنے والے افراد کو جواب دینے کی توقع ہے کہ وہ خود کار طریقے سے جواب دیں.

06 ولف کو اعلی ترجیحی پرچم کے ساتھ روکو نہ کرو

زیادہ سے زیادہ ای میل کے نظام کو آپ کو ای میل کو "اعلی ترجیح" یا "رش" کے طور پر جانے کی اجازت دیتا ہے. اپنا ڈیفالٹ ای میل پرچم مت کرو. اس سے استعمال کرتے ہیں، یا آپ کے وصول کنندگان کو ترجیحی پرچم کو نظر انداز کریں گے. جب آپ آخر میں ایک حقیقی اہم ای میل بھیجتے ہیں، تو یہ اس کی توجہ نہیں ملے گی.

07 پر غور کریں "سب جواب دیں" ضروری ہے

ہر ای میل کے لۓ "جواب دیں تمام" کا بٹن دبائیں کو فوری طور پر متعدد بھیجنے والے یا وصول کنندگان پر کلک نہ کریں. موضوع پر غور کریں اور فیصلہ کریں کہ آپ کو جواب دینے کی ضرورت ہے. مسلسل غیر ضروری طور پر سب کو جواب دیا جائے گا، آپ کو "کاروبار اسپیمر" کے طور پر تیزی سے کمائی ملے گی اور لوگ آپ کے ای میلز کو مکمل طور پر نظر انداز کرنے کے لئے شروع کر دیں گے.

08 الگ الگ کاروباری اور ذاتی ای میل اکاؤنٹس

جب تک یہ ہنگامی صورتحال نہیں ہے، جب تک آپ اپنے کاروباری ای میل کو ذاتی مباحثے کے لئے استعمال نہ کریں. یہاں تک کہ اگر آپ اپنے اپنے کاروبار کا مالک ہو تو، یہ دو علیحدہ ای میل اکاؤنٹس کرنے کا ایک اچھا خیال ہے. یہ آپ کو آپ کے ای میلز کو ترجیح دیتے ہیں اور کاروباری نیٹ ورک سے الگ الگ ذاتی پیغامات کو برقرار رکھنے کی اجازت دے گا.

09 پیشہ ورانہ ای میل اکاؤنٹ کا نام استعمال کریں

کسی بھی کاروباری ای میل پتہ کے حصے کے طور پر اپنے نام کا استعمال کریں. مثال کے طور پر [email protected]، یا [email protected]. عرفان، ہینڈل، مینیجر یا غیر واضح حوالہ جات سے بچیں. مثال کے طور پر، فٹ بال[email protected] یا بیس بال[email protected] استعمال نہ کریں.

10 کیا اس جواب کے لئے بہترین ای میل ہے؟

اپنے مواصلات کے آلے کے طور پر ای میل کا استعمال نہ کریں. نہیں تمام پیغامات ای میل مناسب ہیں، اور ایسے وقت ہو جائیں گے جب ایک مختصر ٹیلیفون کال یا ایک مختصر دفتر کا دورہ پیغام پہنچانے کے لئے ایک مؤثر طریقہ ہوسکتا ہے. فون پر ملاقات یا بات چیت میں انسانی عنصر تعامل میں متعارف کرا سکتی ہے، اور جب آپ کسی چیز کی وضاحت کرنے کی کوشش کررہے ہیں، تو وہ سب کچھ فرق کرسکتے ہیں، یا آپ کسی کو کارروائی کرنے کے لئے رضامند کرنا چاہتے ہیں.

11 حساس اور قابل رسائی ہو

رشتے یا معاہدے کو ختم کرنے کیلئے ای میل استعمال نہ کریں. کاروباری کاروباری خطوط میں، ہمیشہ ایک دستخط لائن شامل ہے جو آپ سے رابطہ کرنے کے متبادل طریقے فراہم کرتا ہے. مثال کے طور پر، آپ اپنے دفتر، فیکس، اور موبائل فون نمبر اور آپ کا دفتر میلنگ ایڈریس بھی شامل ہوسکتے ہیں.

12 بڑے پیمانے پر منسلکات سے بچنے سے بچیں

آپ کبھی نہیں جانتے ہیں کہ آپ کا وصول کنندہ اپنے ای میل تک رسائی حاصل کریں گے. صارف کو ڈاؤن لوڈ کرنے کی تصدیق کرنے سے پہلے موبائل آلات فائل سے ڈاؤن لوڈ شروع کر سکتے ہیں. یہ ایک لمحہ وقت لگ سکتا ہے اور بینڈوڈتھ کو کھا سکتا ہے کہ وصول کنندہ کے لئے ادائیگی کرنا ضروری ہے. مشترکہ سائز 50MB کے تحت رکھیں.

اگر آپ کو ایک بڑی فائل بھیجنی ہوگی، تو وصول کنندگان سے پہلے رابطہ کریں اور پوچھیں کہ وہ کس طرح فائل حاصل کرنا چاہیں گے. فائل کو بھیجنے کے لئے آپ فائل ٹرانسفر سروس بھی استعمال کرتے ہیں.

13 آپ کو یہ ای میل بھیجنے سے پہلے سوچو

آخر میں، ایک لمحہ لیں اور غور کریں کہ آپ نے "تحریر" کے بٹن پر دباؤ کرنے سے پہلے آپ کو کیا لکھا ہے. کیا یہ کچھ ای میل میں نہیں بھیجنا چاہئے؟ کیا یہ ذاتی نوعیت کا ہے اور کمپنی کا ای میل سسٹم استعمال کرنے کے لئے موزوں نہیں ہے؟ کیا آپ نے ناراض ہونے کے وقت ای میل لکھا اور آپ کو بعد میں افسوس ہو سکتا ہے کہ پاسپورٹ بھی شامل تھے؟ اگر ایسا ہے تو، "خارج کریں" کے بٹن کو دبائیں.