نتائج کس طرح مؤثر اجلاسوں کو چلائیں

لوگ کاروبار کے اجلاسوں میں بہت زیادہ وقت خرچ کرتے ہیں جو پائیدار نتائج میں وقت کو پورا کرنے میں کامیاب تنظیموں کے لئے ایک ترجیح ہے. کاروباری اجلاسوں میں کامیاب ہونے والے ایکشن کامیاب ہونے سے پہلے میٹنگ کے رہنما کی طرف سے انتظامیہ کی ضرورت ہوتی ہے.

اگر آپ ان بارہ کاروباری میٹنگ مینجمنٹ تجاویز سے فائدہ اٹھاتے ہیں، تو آپ کی ملاقاتیں اور ٹیمیں بہتر کام کریں گے اور بہتر نتائج پیدا کریں گے.

بزنس اجلاس سے پہلے لے جانے کے لئے اقدامات

کاروباری میٹنگ سے قبل کارروائیوں کو میٹنگ کے نتائج مکمل کرنے کے لئے بنیاد بنائی جاتی ہے. آپ تمام ضروری پیروی کر سکتے ہیں، لیکن پہلے سے ہی کام کے بغیر، آپ کامیاب نہیں ہوں گے.

بزنس اجلاس کی منصوبہ بندی کریں

نتیجے میں مؤثر کاروبار کے اجلاسوں کو سمارٹ منصوبہ بندی کے ساتھ شروع ہوتا ہے. سب سے پہلے، شناخت کریں کہ آیا آپ کو ملازمت کی منصوبہ بندی کرنے میں مدد کرنے کے لئے دوسرے ملازمین کی ضرورت ہے (یعنی، چند محکموں سے لوگوں میں ھیںچو). پھر فیصلہ کریں کہ آپ کونسی اجلاس منعقد کرکے آپ کی ملاقات کے لئے ممکنہ اہداف قائم کریں گے.

آپ کے کاروباری اجلاس کے لئے مقرر کردہ اہداف ایک موثر میٹنگ پلان کے لئے فریم ورک قائم کریں گے. جیسا کہ سٹیفن کوی کہتے ہیں "انتہائی مؤثر افراد کے سات آداب،" "دماغ میں اختتام کے ساتھ شروع کریں." آپ کے اجلاس کا مقصد میٹنگ کے فوکس، میٹنگ ایجنڈا، اور شرکاء کو آپ کو میٹنگ میں شرکت کرنے کی ضرورت ہوگی.

یقینی بنائیں کہ آپ میٹنگ کی ضرورت ہے

یہ آپ کی کاروباری میٹنگ پلان تیار کر کے ایک بار پھر پچھلے آواز کو دیکھ سکتا ہے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے قائم کردہ اہداف کو پورا کرنے کے لئے ایک میٹنگ مناسب گاڑی ہے. ہولڈنگ اجلاسوں میں ایک مہنگی منصوبہ ہے جب آپ حاضرین کے قابل لاگو لاگت پر غور کرتے ہیں. اس بات کا تعین کرنے کی ہر کوشش کریں کہ میٹنگ مسئلہ کو حل کرنے، عمل کو بہتر بنانے، یا اپنی ٹیم یا محکمہ کیلئے لمبی یا مختصر مدت کی حکمت عملی بنانا بہترین موقع ہے.

میٹنگ میں مناسب شرکاء کو یقینی بنائیں

اگر کاروباری اجلاس آپ کے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے مناسب ذریعہ ہے، تو شرکاء کے ساتھ چیک کریں جن کے حاضری کامیاب ہونے کے لئے ضروری ہے. یہ کوئی نئ بریکر کی طرح آواز آسکتا ہے، لیکن یہ سب سے بچنے والے رہنما کا دورہ کرتی ہے- اہم حاضری اجلاس میں شرکت کیلئے دستیاب ہونا ضروری ہے.

کبھی کبھی لوگ ان کی غیر موجودگی میں نمائندوں کو بھیجتے ہیں. اگر ایک اہم فیصلہ ساز سازی کے مقام میں ایک وفد میں شامل ہو تو، یقینی بنائیں کہ نامزد کردہ عملے کے رکن کو حتمی فیصلہ کرنے کا اختیار ہے جس پر دستخط کئے جا سکتے ہیں. دوسری صورت میں، اجلاس ملتوی کیا.

میٹنگ سے پہلے پری کام تقسیم اور جائزہ لیں

آپ نے کتنے اجلاسوں میں شرکت کی ہے جس میں میٹنگ کے سہولت کے ساتھ شروع کیا گیا تھا، کاغذ کا دوبارہ گزر رہا تھا یا بحث کیلئے لانچ کرنے کے لئے پاورپوائنٹ پریزنٹیشن کر رہا تھا؟ یہ پیتل کی حکمت عملی کے حصول کے باعث مایوسی ہے؛ ملاقات آپ کے کاروبار کے لئے پڑھنے میں مشکل گروپ ہے.

آپ کاروبار کاروباری اجلاسوں کو زیادہ محتاط بنا سکتے ہیں اور میٹنگ سے پہلے پیشگی ضروری کام فراہم کرکے نتائج کو یقینی بنا سکتے ہیں. قبل از کم کام، چارٹ، گرافس اور پڑھنے والے مواد کو فراہم کرنے سے 48 گھنٹوں قبل ایک میٹنگ شروع ہوتا ہے کا مطلب یہ ہے کہ سب لوگ صحیح طور پر کودنے کے لئے تیار ہوتے ہیں.

دستاویزات جو آپ کو میٹنگ کے اہداف کو حاصل کرنے میں مدد ملے گی وہ مندرجہ ذیل میں شامل کرسکتے ہیں:

• رپورٹوں اور اعداد و شمار
• چارٹ اور مسابقتی معلومات کے لنکس
• مہینے کی فروخت
• پیداوار کی منصوبہ بندی
• مائیکروسافٹ پاورپوائیٹ سلائڈ کرتا ہے جو کلیدی بحث پوائنٹس کی وضاحت کرتی ہے
• پہلے اجلاسوں یا متعلقہ اجلاسوں اور منصوبوں سے ملاقات کے منٹ، نوٹس، اور پیروی کریں

کاروباری اجلاس کے دوران لے جانے کے لئے اقدامات

کاروباری اجلاس کے دوران، اگر آپ کو مؤثر طریقے سے وقت استعمال کرتے ہیں، تو آپ موضوع کے لئے حوصلہ افزائی کریں گے اور شرکاء سے عزم پیدا کریں گے. لوگ اپنے روزانہ چیلنجوں سے کہیں زیادہ بڑا محسوس کرتے ہیں. لہذا، ایک اچھی طرح سے سہولت، فعال میٹنگ جس کا پیچھا کرنے کے لئے مرحلے کا تعین میٹنگ کے نتائج پیدا کرے گا.

مؤثر کاروباری اجلاس سہولت

میٹنگ کے رہنما اجلاس کے شرکاء کے درمیان بات چیت کے لئے مثبت، پیداواری سر قائم کرتا ہے. مؤثر میٹنگ سہولیات اہداف کا جائزہ لینے کے، یا میٹنگ سے متوقع نتائج، اور ایجنڈا کے ساتھ شروع ہوتا ہے. سہولت سازی سے مدد ملتی ہے کہ گروپ کے ارکان کو توجہ مرکوز اور محتاط رہیں.

میٹنگ کے ڈیزائن اور ایجنڈا نے اجلاس کے لئے فریم ورک قائم کیا. ایک موثر سہولت دہندہ، جو ٹریک پر شرکاء رکھتا ہے، میٹنگ کے نتیجے کے طور پر متوقع، مطلوب نتائج کو پورا کرتا ہے.

قابل عمل میں ہر شرکاء کو شامل کریں

ہر کام گروپ میں مختلف شخصیات ہیں جو میٹنگوں کے لئے پیش کرتے ہیں. آپ کو آرام دہ اور پرسکون ساتھیوں کے ساتھ ساتھ وہ لوگ جو ہر بحث کے نقطہ نظر پر قابو پانے کی کوشش کرتے ہیں. چاہے میٹنگ میں سہولت یا شرکت میں شامل ہو، آپ کو میٹنگ کے اہداف کے عمل میں ہر حاضری میں شامل کرنے کی ضرورت ہے.

اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر شریک کو میٹنگ کے موضوع میں سرمایہ کاری کیا جاتا ہے اور اس کی پیروی ہوگی. آپ کو ایک رکن یا خود کو نہیں کرنا پڑے گا - پوری بوجھ لینے کی کوشش کر رہا ہے.

ایک مؤثر کاروباری اجلاس کی پیروی کی منصوبہ بندی بنائیں

کاروباری میٹنگ کے دوران، کارروائی کی اشیاء کے ساتھ ایک پیروی کی منصوبہ بندی کریں. مؤثر منصوبوں میں مندرجہ ذیل شامل ہیں:

• مخصوص کارروائی کا سامان
• اس شخص کا نام جس نے ملکیت کو قبضے میں لے لیا تھا
• کارروائی کی شناخت کی تاریخ
• اس بات کے بارے میں اتفاق ہے کہ کارروائی کے سامان کی تکمیل کیا ہے

کامیابی کے لۓ حقیقی زندگی کے حالات اور رکاوٹوں پر تبادلہ خیال کریں کہ اس ٹیم کے ممبران تجربے کی پیداوار کے لئے ضروری اشیاء کو پورا کرنے کی کوشش کریں. اگر آپ کو ایک اپ ڈیٹ میٹنگ کی ضرورت ہو تو، شرکاء چھوڑنے سے قبل وقت مقرر کریں تاکہ یہ سب کے کیلنڈر پر ہے.

بزنس اجلاس کے بعد لے جانے کے لئے اقدامات

اجلاس سے پہلے اور اس دوران منصوبہ بندی آپ کی توقع، مثبت اور تعمیری نتائج حاصل کرنے میں مدد کرنے میں ایک اہم کردار ادا کرتی ہے. ملاقات کے بعد آپ کے اعمال صرف اہم ہیں. اگلی مقررہ میٹنگ میں پیروی اپ کو نتائج کو یقینی بنانے کے لئے سرمایہ کاری کا کافی نہیں ہے.

میٹنگ منٹ شائع کریں

24 منٹ کے اندر اپنے منٹ اور عمل کی منصوبہ بندی شائع کریں. لوگ فوری طور پر نتائج میں حصہ لیں گے اگر وہ کارروائی کے سامان کو ابھی تک شروع کردیں. ان میں اب بھی اجلاس کی ایک نئی یاد ہے، مختلف بحث پوائنٹس، اور ہر میٹنگ شے کے استدلال.

اس کے علاوہ، منٹوں کی تقسیم میں تاخیر آپ کے نتائج پر اثر انداز کرے گا کیونکہ زیادہ تر لوگ اپنے وعدوں سے نمٹنے سے پہلے پہنچنے کے لئے منٹ کے انتظار میں ہیں.

مؤثر بزنس اجلاس کی پیروی

احترام اور تعقیب کا مشاہدہ اور تعقیب آپ کی ملاقاتوں کے نتائج حاصل کرنے میں مدد کرے گا. اجلاس کے بعد، ہر ایک شخص کو ایکشن شے کے ساتھ اپنے ہر وعدے کو پورا کرنے کے لئے ایکشن پلان بنانا چاہئے.

چاہے وہ اپنے منصوبہ بندی میں قدم لکھتے ہیں، کاموں کو کسی دوسرے اسٹاف کو جمع کرتے ہیں، یا فوری طور پر کام کو مکمل کریں، انفرادی تعقیب ذمہ دار ہے.

اور، آپ میٹنگ کے نتائج کے درمیان میٹنگ کے درمیان ہر شخص کے ساتھ مل کر میٹھی کے نتائج کو بہتر بنا سکتے ہیں. آپ کا مقصد ترقی کی جانچ پڑتال کرنا ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ کامیں جاری رہیں.

اگلی میٹنگ کے دوران تعقیب کے لئے احتساب

کیا آپ نے کبھی ایک پیچیدہ میٹنگ میں بیٹھا ہے جس میں ہر شرکاء سے تعلق رکھنے والے گروپ پر مشتمل ہے کہ وہ اپنی عزم کو پورا کرنے میں قاصر ہیں؟ آپ کے میٹنگ سائیکل میں ابتدائی نتائج شروع ہونے کے لۓ جوابیاتی طور پر یا احتساب کی اپنی مرضی کا تعین کرنا.

میٹنگ کے درمیان سہولت سازی کے ذریعہ تعقیب میں مدد ملتی ہے، لیکن گروپ کو وعدوں کو ناقابل قبول رکھنے میں ناکامی کا سامنا کرنا پڑتا ہے. شراکت داروں کو امید ہے کہ تمام شرکاء نے اپنے اہداف اہداف کو پورا کرنے کے لۓ اگلے اجلاس میں ترقی اور نتائج پر رپورٹ کیا ہے. اگر کسی کام کو مستحکم کیا جائے تو، اگلے اجلاس میں دیکھیں کہ اگر ترقی کے لۓ قانونی روڈ بلاک موجود ہے اور کس طرح آگے بڑھا جائے.

مسلسل بہتری کے لئے بزنس میٹنگ کے عمل پر غور کریں

ہر کاروباری میٹنگ کو ڈوبھنا کرنے کی مشق مسلسل مسلسل بہتری کے لئے ایک طاقتور ذریعہ ہے. شرکاء کو موثر طور پر بات چیت کرتی ہے کہ موجودہ کاروباری میٹنگ کے عمل کے بارے میں، مؤثر یا غیر مؤثر کیا بات ہے. انہوں نے اس پیشرفت پر بھی تبادلہ خیال کیا ہے جو وہ محسوس کرتے ہیں کہ گروہ اس موضوع کو موضوع پر بنا رہے ہیں.