تعطیل کے لئے دفتر کو بند کرنے کے لئے ہدایات

چھٹی یا دوسری وجہ سے کسی عارضی بندش کے لئے اپنے دفتر کی تیاری اس چیک لسٹ کے مطابق آسان ہے. ٹھیک ہوسکتا ہے، آپ کے گاہکوں، فروشوں اور ملازمین کو آپ کے طے شدہ کاروباری ادارے / آفس بند کرنے کے بارے میں اچھی طرح سے آگاہ کیا جائے گا، اور آپ اپنی واپسی پر ناراض گاہکوں اور ناپسندیدہ ملازمین سے بچ سکتے ہیں. اضافی طور پر، آپ کچھ رقم بھی بچ سکتے ہیں. گاہکوں کو اس کاروبار کی مدت کے بارے میں جاننے کی تعریف کی جائے گی تاکہ آپ دور رہیں جب وہ آپ کے کاروبار سے جواب دینے کا انتظار کررہے ہیں.

دفتر کی تعطیل بند: ملازمین، گاہکوں، اور وینڈرز کو مطلع کریں

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنی کمپنی میں کلیدی حصول داروں کو کم از کم دو سے چار ہفتوں سے قبل مطلع کریں. ملازمین کو ان کے پےچیک میں ڈالنے کا استعمال کرتے ہوئے مطلع / یاد دہانی کی جا سکتی ہے. گاہکوں کو آپ کی ویب سائٹ پر آپ کے فون پر منسلک اپنے خود کار حاضر پیغام کے ذریعہ مطلع کیا جا سکتا ہے. وینڈرز (خاص طور پر دوبارہ دوبارہ ترسیل شیڈول کے ساتھ) ای میل یا باقاعدگی سے پوسٹل میل کے ذریعہ مطلع کیا جا سکتا ہے.

سیکورٹی کارپوریشن / سروس کو مطلع کریں

اپنے سیکیورٹی اہلکار یا سیکیورٹی سروس میں میمو بھیجیں جو انہیں ختم ہونے والے تاریخوں میں بتائے. یقینی بنائیں کہ آپ کی ہنگامی رابطے کی فہرست کلیدی ملازم فون نمبروں کے ساتھ ہے.

خودکار حاضری سلامتی کو تبدیل کریں

اپنے فون سسٹم پر اپنا خود کار طریقے سے حاضری سلامتی کا شیڈول شیڈول کریں کہ یہ دفتر بند ہو گیا ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ دفتری دفتر دوبارہ کھولنے کے بعد بھی آپ کو بتائے. اگر آپ ہنگامی خدمات فراہم کرتے ہیں (یعنی حرارتی اور کولنگ، پلمبنگ وغیرہ وغیرہ) تو یہ یقینی بنائیں کہ اپنے کالروں کو آپ کے جواب دینے کی خدمت یا بند کے دوران آپ کے سیل فون تک پہنچنے کے بارے میں بتائیں.

سروس کا جواب دینے کی اطلاع دیں

اگر آپ جواب دینے کی خدمت کا استعمال کرتے ہیں تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ تاریخوں کے بارے میں مطلع کریں جو دفتر بند ہوجائے گی اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی رابطے کی فہرست کال کے دوران ہو جائے گا.

وائس میل ہیلو کو تبدیل کریں اور خود کار جوابی ای میل بنائیں

اگر آپ کے فون سسٹم کو بیرونی ملازمتوں کو براہ راست اپنے ملازمین کی میزوں پر انگوٹی کرنے کی اجازت دیتی ہے، تو آپ کو اس بات کا یقین کرنے کی ضرورت ہے کہ وہ عارضی یا "آفس سے باہر" صوتی میل سلامتی کریں تاکہ کالر جان لیں کہ وہ دفتر میں نہیں ہیں. آپ کے ملازمین کو کالر کو بھی یہ بتانا چاہئے کہ جب وہ واپس جائیں گے تو کیا فوری طور پر مدد کی ضرورت ہوتی ہے جبکہ دفتر چھٹیوں کے لئے بند ہو جاتی ہے. اضافی طور پر، آفس ای میل خود کار طریقے سے کسی کو بنانے کے لئے اس بات کا یقین کریں.

تھرمسٹیٹ کو کم کریں

بند کے دوران اپنے آفس توماسسٹیٹ (یا دوبارہ ریگیٹنگ) کی ترتیب سے کچھ توانائی اور کچھ پیسہ بچائیں.

سرور بیک اپ

اگر آپ کے پاس اہم کمپیوٹرز اور سرور ہیں، تو یقینی بنائیں کہ بیک اپ سائیکل بند ہونے سے قبل اور اس کے بعد مناسب طریقے سے چلتا ہے. چھٹی بند ہونے کے بعد انتظار کرنے کے بجائے اپنے آفسیٹ بیک اپ کو ابتدائی پنیپ کے شیڈول کی طرف سے تباہی میں اپنے نمائش کو کم کرنا.

آفس کا سامان بند کریں

• ڈیسک لائٹس
• کاپیئر
• کیلکولیٹرز
• سر روشنی
• Shredders

کمپیوٹر اور پردیشوں کو بند کردیں

• کمپیوٹر
• مانیٹر
• سکینر
• پرنٹر

بند نہ کرو

• فیکس مشینیں
• فون سسٹم
• سرور کمپیوٹرز
• ہیٹر / ٹریفک مچھلی ٹینک کے لئے لائٹس