مقام کنسلٹنٹس واقعہ سیٹ اپ چیک لسٹ

زیادہ سے زیادہ مقامات پر دباؤ کے عادی ہیں جو ایک مختصر وقت کی مدت میں متعدد واقعات کو منظم کرنے کے ساتھ آتے ہیں. سب کے بعد، ان کے کاروبار ان پر انحصار کرتا ہے کہ ان کو معیار کی خدمت فراہم کی جاتی ہے، اور ہر ایونٹ کا موقع یہ ہے کہ ان کی صلاحیتوں کو دونوں ایونٹ پلانرز اور حاضریوں کو ظاہر کرے. شو کے شروع ہونے سے پہلے سب سے زیادہ اہم وقت آتا ہے، جب کلائنٹ سیٹ اپ کے لئے ضیافت کے کمرے میں چلتا ہے. یہ اس وقت ہے جہاں باقی دن کے لئے مقرر کیا جائے گا. یہ ایک سبق ہے جس میں میں نے تیزی سے ایک مقام کوآرڈینیٹر کے طور پر سیکھا، اور بعد میں کشیدگی سے بھرپور سیٹ اپ کی مدت کے دوران صارفین کو مطمئن (اور پر قبضہ) رکھنے کے لۓ اپنے سیٹ اپ کی چیک لسٹ تیار کی.

آپ کے کارٹس تیار ہیں

آپ کا کلائنٹ کرنا چاہۓ سب سے پہلے چیز ان کی گاڑی سے ان کے تمام واقعات کی فراہمی کو غیر فعال کردیں. یہ ایک مشکل کام ہوسکتا ہے، خاص طور پر اگر پارکنگ کی صورتحال تشریف لےنا مشکل ہے. کسی کا تصور کریں کہ آپ کے مقام پر بھاری بکسوں کے بوجھ کے ساتھ چلیں - وہ کونسی چیزیں تلاش کریں گے جن کی پہلی چیز ہے؟ جواب یہ ہے کہ، کورس، ایک ٹوکری، یا کچھ اور جو ان کے بوجھ کو ہلکا اور غیر معمولی کام کو نمایاں طور پر آسان کرنے کے لۓ بنا دیتا ہے. گاڑیوں پر جب وہ چلتے ہیں تو صحیح طریقے سے گاڑیوں کو دستیاب ہونے کے لۓ انہیں دکھائے جانے سے "آرام دہ" محسوس کرنا آسان طریقہ ہے.

رجسٹریشن کی میزیں تیار کریں

سب سے زیادہ گاہکوں کے لئے چیزوں کی فہرست میں اگلے درجے میں رجسٹریشن سیٹ اپ کرنا ہو رہا ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کا مقام بہتر ہونے والے تمام رجسٹریشن کے اجزاء کے سامنے بہتر جگہ ہے. اس میں تمام ٹیبلز، کرسیاں، برقی اور سکرٹ شامل ہیں. آرگنائزنگ نام ٹیگ اور چیک ان مواد ایونٹ پلانرز کے لئے کافی وقت لگے گا، اور انہیں شروع کرنا شروع کرنے کے لئے ان سادہ چیزوں کو حاصل کرنے کے لئے آپ کو انتظار کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

تمام کمرے میزیں اور لینسیں سیٹ کریں

ایونٹ اسپیس میں تمام ٹیبلز اور کرسیاں مقرر کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے. امید ہے، اگر آپ پہلے سے ہی واقعے سے آ رہے ہیں، تو آپ نے کلائنٹ کو پیش کیا ہے جب سب کے کمرے اجزاء کو مقرر کرنے کی توقع ہے. اگر آپ کا کلائنٹ ایک کمرے میں چلتا ہے تو میزائل اور کرسیاں غیر مرتب کرنے کے لۓ درجنوں کارکنوں کو ساکر لگانے کے امکانات کا سامنا کرنا پڑتا ہے. مثالی طور پر، آپ کی آپریٹنگ ٹیم میں ٹیبل لینس کے ساتھ ہر چیز کا تعین ہوگا تاکہ منصوبہ ساز centerpieces، نیلامی اشیاء وغیرہ وغیرہ شروع کر سکیں.

ابتدائی تمام دستخط حاصل کریں

صرف اس وجہ سے کہ لیڈر پلانر جانتا ہے کہ عمارت کو نیویگیشن کیسے بنانا ہے اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ اس کے سپورٹ عملے کا کیا مطلب ہے. جیسے ہی سیٹنگ دور شروع ہونے کے بارے میں آپ کی عمارت کے اندر نشانی کو اپ ڈیٹ کرکے آپ سب کو غیر ضروری مصیبت کو محفوظ کر سکتے ہیں. ذہن میں رکھو کہ فلورسٹس اور ڈی جی کی طرح وینڈرز کو بھی جاننے کی ضرورت ہے. یہ سب چیزیں ہیں جو ایونٹ کے دن سے پہلے اپنے کلائنٹ کے ساتھ نظر ثانی کرتی ہیں، لیکن وہ بڑے دن کے لۓ بھی دیکھتے ہیں.

بی ای او اور انوائس کا جائزہ لیں

ایک بار پھر، آپ نے ممکنہ طور پر ان دستاویزات کو کئی بار ایونٹ تک پہنچنے والے دنوں کے دوران ای میل کیا ہے، لیکن یہ ایک آخری بار ان کا جائزہ لینے میں کبھی تکلیف نہیں ہوتا. اگرچہ سیٹ اپ کا وقت ہیک ہے، اگرچہ آپ کو ان دستاویزات کو ایک دوسرے کے ساتھ مل کر 15 منٹ کاروانے کی ضرورت ہے. مقام کوآرڈینیٹرز کو اپنے گاہک کے لۓ ایک پیکٹ تیار کرنا ہوگا جس میں بی ای او، کمرہ ڈایاگرام، اور ممکنہ انوائس شامل ہے. بہت کم تجربہ کار منصوبہ ساز ان اہم کاغذات کا جائزہ لیں گے.

تعارف

یقینی بنائیں کہ آپ کی ٹیم کے کلیدی اراکین کو اپنے کلائنٹ میں ایک رسمی تعارف کے لۓ لاو. اس فہرست میں کیٹرنگ مینیجر، ضیافت کپتان، آپریشن سپروائزر اور آڈیو / بصری سمنٹر شامل ہے. ٹیم کو متعارف کرانے کے دوران اپنے کلائنٹ کی جانب سے سوچیں - کیا آپ کے انتظاماتی ٹیم کے ساتھ سامنا کرنے کے لئے کسی بھی تفصیلات پر غور کیا جانا چاہئے؟ ایک مختصر بات چیت شروع کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے جس پر روشنی ڈالنے والے ہر علاقے میں کون سا ہے.

ایونٹ سیٹ اپ اشیاء کی یہ مختصر چیک لسٹ آپکے کلائنٹ کو آمدنی پر خوش رکھنے کے لۓ ایک طویل راستہ بن جائے گا. آپ کے مقام کے بنیادی نمائندے کے طور پر، آپ ہمیشہ اپنے گاہکوں کو اپنے دفتر میں کام کر رہے ہیں جب آپ کے موبائل فون نمبر میں کچھ بھی غلط ہو جاتا ہے تو یہ ہمیشہ بہتر ہے. یاد رکھو، اگر وہ کسی چیز کی ضرورت ہو تو وہ مایوس ہوسکتے ہیں، لیکن اگر وہ کسی کو ان کی مدد کرنے کے لئے تلاش نہیں کرسکتے تو وہ بھی زیادہ مایوس ہو جائیں گے!