اکاؤنٹس کو اصلاح کرنے کے لئے حکمت عملی

بہت سارے کاروباری اداروں کے لئے، قابل اطلاق ادارے بہت زیادہ توجہ نہیں لیتے جب تک کہ کچھ غلط نہ ہو. تاہم، اکاؤنٹس قابل ادائیگی ڈیپارٹمنٹ سے حاصل کرنے کے لئے بہت کچھ ہے جو اچھی طرح سے چل رہا ہے. اس کے برعکس، وہاں بہت سے مسائل موجود ہیں جو صرف اس سے آسکتے ہیں جو صرف ساتھ ساتھ لپیٹ رہے ہیں. یہ محکمہ اکثر کاروبار کے نقد بہاؤ پر بہت بڑا اثر رکھتا ہے، اور ایسے مواقع موجود ہیں جو سپلائرز کے ساتھ ادائیگی کے معاہدوں کے فائدہ اٹھانے سے حاصل یا ضائع ہوسکتے ہیں.

قابل بھروسہ اکاؤنٹس کے قابل ادارے ادارے کو حجم چھوٹ اور ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ کا فائدہ اٹھانے کے ساتھ ساتھ دوسرے اخراجات اور سرمایہ کاری کے لئے کاروبار میں دستیاب سب سے زیادہ نقد رقم رکھنے کے لئے بہترین طریقہ کا تعین کرنے کے قابل ہوسکتا ہے. یہ شعبہ بھی اس بات کو یقینی بنانے کے قابل ہونا چاہئے کہ سپلائرز معاہدوں اور معاہدوں کے مطابق اپنے ذمہ داریاں پورا کر رہے ہیں، لہذا اگر حجم یا معیار کے معیار کو پورا نہیں کیا جاتا ہے، تو مسائل حل ہوجائیں گے اور مناسب اصلاحاتی اقدامات کئے جائیں گے.

مشترکہ اکاؤنٹس پائیدار مسائل

اگرچہ اخراجات کو کاٹنے اور نقد کو آزاد کرنے کے لئے بہت سے مواقع موجود ہیں، ایسے مقاصد بھی موجود ہیں جو کاروباری ادارے ان مقاصد کو حاصل کرنے کی کوشش کرتے ہیں. کینن کے 2014 اکاؤنٹس پائیدار آپٹمائزیز مطالعہ پایا گیا کہ کاغذ پروسیسنگ بہت سے اداروں کے لئے سب سے بڑا وسائل میں سے ایک ہے، اس وقت جب یہ سب سے بڑا مسئلہ ہونے والی کاغذ انوائس کے ساتھ نمٹنے کے لۓ ہے. تشویش کے دیگر اہم ذرائع تھے:

• اس بات کو یقینی بنانا کہ وقت پر ادائیگی کیے جائیں
• انوائس کی منظوری کے عمل کو چالو کرنا
• سپلائرز کے ساتھ بہترین ادائیگی کے شرائط کو حاصل کرنے اور اس بات کو یقینی بنانا کہ دونوں اطراف پر پابندیوں کو پورا کیا جاتا ہے
• سپلائر اکاؤنٹنگ اور انوائسنگ سسٹم کے مختلف قسم کے ساتھ نمٹنے
• ڈیٹا اور ٹرانسمیشن کی حفاظت کی ریکارڈنگ اور توثیق

فہرست میں سے بہت سے معاملات کاغذ پر انوائس پر تنقید کی طرف سے بدترین یا تخلیق کیے جاتے ہیں. کھوئے گئے کاغذات کا کام بہت سے اداروں میں اکثر مشغول ہے، جو دیر سے یا مسلط ادائیگی کی وجہ سے ہے. اضافی طور پر، جبکہ کئی کاروباری ادارے ان کے کاغذی کام کو ڈجائز کرنے میں دلچسپی رکھتے ہیں، سپلائرز کی اکثریت اب بھی کاغذ انوائس میل بھیج رہے ہیں یا انہیں فیکس کے ذریعے بھیجتے ہیں.

زیادہ سے زیادہ چھوٹے کاروباری اداروں کو ان کے اپنے اکاؤنٹس قابل ادائیگی کاغذی کام سنبھالتے ہیں، اور اس میں سے زیادہ تر دستی طور پر کیا جاتا ہے. چونکہ چند سپلائرز الیکٹرانکس بلنگ پر تبدیل کر چکے ہیں، زیادہ سے زیادہ تنظیموں کو دستی طور پر ڈیٹا داخل کرنے اور دستاویزات کی ڈیجیٹل کاپیاں پیدا کرنے کی بڑی تعداد میں انسانیت کا خرچ کر رہا ہے.

کاغذ کی دستاویزات کا استعمال اکثر انوائس کی منظوری کے عمل کو کم کرتا ہے کیونکہ کاپیاں کو جائزہ لینے کے لئے مینجمنٹ کے مناسب ممبروں کو بنایا جاسکتا ہے. جب ڈیجیٹل فارمیٹ میں کاغذات کا کام آسانی سے قابل رسائی یا دستیاب نہیں ہے، تو یہ اعداد و شمار کا تجزیہ کرنے کے لئے ایک چیلنج ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ ادائیگی کے بہترین معاہدے حاصل کیے جائیں اور ذمہ داریوں کو پورا کیا جاسکتا ہے. وقت اور ابتدائی ادائیگی کی چھوٹ کے معاہدوں کو آسانی سے کھو سکتے ہیں اگر کاروباری اداروں کو ادائیگی کرنے کے قابل نہیں ہو تو وہ کاغذی کام سے متعلق مسائل مہنگا ہوسکتے ہیں.

بہتری اور اصلاح

اس حقیقت کی وجہ سے کہ اکاؤنٹس کے مناسب شعبوں سے متعلق بہت سے معاملات اسی جڑ کے سبب بنتے ہیں، چند ایڈجسٹمنٹ بھی موجود ہیں جو تنظیمیں یہ کرسکتے ہیں کہ اسی وقت بہت سے خدشات کا خیال رکھے گا. کاروباری اداروں کو اپنے اکاؤنٹ کو نفاذ کر سکتے ہیں کہ سب سے زیادہ مؤثر طریقوں میں سے تین قابل ادائیگی محکمہ عمل کرنے کے لئے ہیں:

• کاغذی کام کو ڈیجیٹل کرنے کے لئے اعتراض کردار کی شناخت کا استعمال کریں
• آن لائن پورٹلوں کا فائدہ اٹھاؤ جو سپلائرز تک رسائی حاصل ہو
• مینجمنٹ ورک فلوز بنائیں

او آر سی

جبکہ بہت سارے کمپنیوں کو کاغذات کا ڈیجیٹل کاپیاں بنانے کے لئے معمولی طور پر سکینرز کا فائدہ اٹھانا پڑتا ہے، یہ عام طور پر صرف اس دستاویز کی ایک تصویر بناتی ہے جو کمپیوٹر پر محفوظ ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ معلومات کو اب بھی ڈیٹا بیس میں دستی طور پر داخل کرنے کی ضرورت ہے، حالانکہ ریکارڈ کا نقصان ایک مسئلے سے کم ہے، اب بھی وقت سازی ہے.

آبجیکٹ کے کردار کی شناخت، یا او سی آر، ایک دستاویز سکیننگ اور اس سے ڈیٹا کو دوبارہ حاصل کرنا شامل ہے. یہ ڈیٹا خود بخود ایک ڈیٹا بیس یا اسپریڈ شیٹ میں شامل کیا جا سکتا ہے. OCR عمل دستی ڈیٹا اندراج کی غلطی کے مسئلے کو کم کرنے میں مدد ملتی ہے اور کاغذی کارروائی موصول ہوئی ہے جیسے ہی معلومات داخل کرنے کی اجازت دیتا ہے. او ایس سی ایک ملازم کے لئے ایک ہی تصویر کے فائل کو تخلیق کرنے کے لئے ایک دستاویز سکیننگ کے طور پر لے جاتا ہے، اور یہ عام طور پر کسی اضافی اقدامات کی ضرورت نہیں ہے. گارٹنر کے مطابق، ایسی تنظیمیں ہیں جو 80 فیصد یا اس سے زیادہ انوائسز کو بغیر کسی ملازم کے بغیر براہ راست ملوث ہونے کی پوزیشن میں پوسٹ کرسکتے ہیں.

سپلائر پورٹلز

مرکزی نظام میں انوائس اور اعداد و شمار میں داخل ہونے کے لئے عمل کو فروغ دینے کے کاروبار کو آن لائن پورٹل کا فائدہ اٹھانے یا اس سے فائدہ اٹھانے میں مدد ملتی ہے جو کاروبار اور اس کے سپلائرز کو حکموں کو ٹریک کرنے، انوائس کو نظر انداز کرنے اور ادائیگی کرنے کے بعد دیکھتے ہیں. اس ڈیٹا کو کسی تنظیم میں دستیاب افراد کو اس بات کا یقین کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ اکاؤنٹس قابل ادا ڈپارٹمنٹ کو مناسب نگرانی ہے، اور یہ انوائس منظور کرنے کے لۓ وقت کی تیز رفتار میں مدد کرسکتا ہے. پبلک سپلائرز کو پورٹل تک رسائی حاصل کرنے میں ان کاروباری اداروں کو انوائس جمع کرنے اور ادائیگیوں کو ٹریک کرنے کے قابل بناتا ہے اور اس کے ساتھ ساتھ کسی چیز کے بارے میں آگاہ کیا جاسکتا ہے جس میں سامان موصول یا رسید کے مسائل ہیں.

ورک فلو اور پروسیسنگ قائم کریں

تاہم ایک تنظیم کا فیصلہ ان کے ڈیٹا مینجمنٹ کی کوششوں کو سنبھالنے کا ہے، یہ ضروری ہے کہ اکاؤنٹس اور ادائیگیوں کے انتظام کے لئے ایک قائم کردہ عمل موجود ہے. اس سے کاروبار کو اس بات کا یقین بناتا ہے کہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ عملی طور پر کام کر رہے ہیں اور اگر وہ منجمد ہیں یا غلطیاں یا تاخیر کی راہ میں کام کر رہے ہیں، تو متبادل طریقے سے اعداد و شمار کریں.ڈیلیوٹ کے مطابق، یہ عمل یہ بتانا چاہئے کہ اکاؤنٹس قابل ادا ڈپارٹمنٹ کو کیا انوائس وصول ہوتا ہے، کس طرح ڈیٹا ان پٹ اور مشترکہ ہے اور انوائس منظور کرنے کے لئے کونسی عمل ہے.

مختلف قسم کے سپلائرز کو ادا کرنے سے نمٹنے کے بہترین طریقوں کا تعین کرنے کے لئے ہدایات بھی ہونا چاہئے.

اگرچہ بہت سے سپلائرز 30 یا 90 دن کے اندر اندر ادائیگی کے لئے چھوٹ پیش کرتے ہیں تو یہ رعایت کے قابل نہیں ہوسکتے ہیں اگر ایسا کرتے ہو تو وہ تنظیم کی نقد بہاؤ کو روکتا ہے. یہ بھی لازمی ہے کہ اس بات کی تصدیق کرنے کا ایک طریقہ ہے کہ کمپنی اور سپلائرز دونوں معاہدے یا معاہدے کے نسخے سے مل رہے ہیں. ان مسائل سے نمٹنے کے لئے ورکشاپ کا قیام تنظیموں کو صحیح انتخاب کرنے میں مدد مل سکتی ہے.

جب سپلائرز وقت پر نفاذ نہیں کر رہے ہیں، تو کافی مقدار میں یا اسٹاک کی مناسب مقدار میں، کمپنیوں کو ان معاملات کو حل کرنے تک انوائس ادا نہیں کرنا چاہتی ہے. یہ مسئلہ پیدا ہونے پر کیا کام کرنا چاہئے قائم کرنے میں ایک ورک فلو اہم ہے. اس کے علاوہ، سپلائرز کو ادائیگی بھی دیر سے ادائیگیوں کے لئے چھوٹ کی کمی یا اخراجات کو روکنے کے لئے وقت پر بنایا جائے گا. ہر سپلائر معاہدے کو دستاویزات کی ضرورت ہوتی ہے اور چیزوں کو تبدیل کرنے کے طور پر اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے، اور اس بات کو یقینی بنانا چاہئے کہ ہر اکاؤنٹ کو مناسب طریقے سے سنبھال لیا جائے.

کام بہاؤ کی تخلیق بھی کمپنی کی مدد کر سکتی ہے:

آؤٹ سورسنگ

ریکارڈ کو ڈیجیٹائ کرنے، او آر سی کو نافذ کرنا اور پورٹل کا استعمال کرتے ہوئے کہ سپلائرز تک رسائی حاصل ہوسکتی ہے، اس میں کچھ کاروبار نہیں ہوسکتا ہے، لیکن اداروں کو یہ فرض نہیں کرنا چاہئے کہ لاگت کسی کاروبار سے ان کے فائدہ اٹھانے سے بچا سکے. اگرچہ الیکٹرانک نظام قائم کرنے اور برقرار رکھنے کی قیمت بہت سے چھوٹے اور درمیانے درجے کی تنظیموں کے لئے ممنوع ہوسکتی ہے، ایسا کرنے میں گھر میں اکثر ضروری نہیں ہے. تیسری پارٹی فراہم کرنے والے کی ایک قسم موجود ہے کہ تنظیم ان کاموں کو آؤٹ کر سکتے ہیں.

اداروں سپلائر کے معاہدے کا تجزیہ کرنے کے لئے کمپنی کے ورک فلو پیدا کرنے میں مدد کرنے کے لئے ایک او سی آر پروسیسنگ قائم کرنے سے ہر چیز کے لئے آؤٹ سورس مدد حاصل کرسکتی ہے.

جبکہ تنظیمیں ان کی اپنی مختلف قسم کے آئی ٹی کے نظام کو لاگو کرنے کے اخراجات کو بڑھانے میں کامیاب نہیں ہوسکتی ہیں، جبکہ تیسرے فریق کو ان کی ہینڈل کرنے میں اکثر بہت سستی ہوتی ہے. کاروباری اداروں کو ان نظاموں کو پیسہ آزاد کرنے کے ممکنہ بچت اور قدر کے خلاف بیرونی نظاموں کو استعمال کرنے کی قیمتوں کا موازنہ کرنے کی ضرورت ہوگی، لیکن آؤٹ سورسنگ کو ٹیکنالوجی اور نظام کے فائدہ اٹھانے کی اجازت دیتا ہے جو عام طور پر بہت مہنگا ہو گی.

• اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر نئے آرڈر کے لئے خریداری کے آرڈر تیار کیے جائیں
• اس بات کی توثیق کریں کہ رسید وصول شدہ مصنوعات سے ملنے اور معاہدہ معاہدوں سے ملیں
• اس بات کو یقینی بنانے کے لئے ریکارڈ کی جانچ پڑتال کریں کہ ادائیگی کیے جائیں، جو وہ وقت پر بنا رہے ہیں اور وہ نقل نہیں کیے جاتے ہیں
• فیسوں کو کم کرنے کے لئے انوائس، جیسے ای ای ٹیز یا کریڈٹ کارڈ کے ذریعے ادائیگی کرنے کا بہترین طریقہ مقرر کریں