پیشہ ورانہ وائس میل مبارک ہو کے بزنس آکٹیٹ

اگر آپ کی کمپنی آنے والی کالوں کے لئے ڈیپارٹمنٹ وائس میل باکس استعمال کرتی ہے تو، آپ پیشہ ورانہ آواز کے شعبہ وائس میل سلامتی کو ریکارڈ کرنا چاہتے ہیں. اس قسم کی صوتی میل سلامتی ذاتی وائس میل سلامتی کے مقابلے میں تھوڑا سا مختلف ہے جو کسی فرد کے صوتی میل باکس سے منسلک ہوتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کے ٹیلی فون سسٹم کے کسی گروپ کے لئے ٹیلیفون کی توسیع کی اجازت دیتا ہے تو وہ تمام اکاؤنٹنگ کالز کی خدمت کرنے کے لئے "پولینڈ" بنائے جائیں، پھر اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے تمام توسیع اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ جنرل کی توسیع کے تحت ہوسکتی ہے.

جب خود کار طریقے سے حاضری اس توسیع کو کال منتقل کرتا ہے، اگلے دستیاب توسیع کال وصول کرے گا. اگر اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ ملانے مصروف یا دستیاب نہیں ہیں تو، کال کو ڈیپارٹمنٹ کے وائس میل باکس میں منتقل کیا جائے گا.

وائس میل سلامتی کے اختیارات

آپ کی کمپنی میں موجود ٹیلی فون کے نظام پر منحصر ہے، صوتی میل سلامتی کی قسم کے لۓ آپ کو ترتیب دینے کی اجازت دی جا سکتی ہے. یہ شامل ہیں:

• • جنرل صوتی میل سلامتی: پہلے سے طے شدہ صوتی میل سلامتی کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے تو کوئی اور سلامتی کی قسم مقرر نہیں ہوتی ہے.
  • داخلی صوتی میل سلام: لوگوں کو سلامتی کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جو اپنے محکمہ سے آپ کی اپنی کمپنی (یعنی ایک اور توسیع سے) کے اندر اندر کال کریں. عام طور پر، یہ صرف بہت بڑی کمپنیوں پر لاگو ہے.
  • بیرونی صوتی میل سلام: آپ کی کمپنی سے باہر آنے والے لوگوں کے لئے ادا کیا. آپ کے ٹیلی فون کے نظام کے خود کار طریقے سے حاضری ایک عام کمپنی کی سلامتی ادا کر سکتا ہے کہ تمام بیرونی کالریں سنیں گے. اگر آپ کی کمپنی کا نام اس سلامتی میں ذکر کیا گیا ہے، تو آپ کو اپنے محکمہ سلامتی میں یہ دوبارہ کہنا نہیں ہے.
  • عارضی یا دفتری صوتی میل سلامتی سے باہر: یہ مقرر ہوتا ہے جب پورے محکمہ وقت کی خاص مدت کے لئے دستیاب نہیں ہوگی. مثال کے طور پر، محکمہ صرف 8:00 بجے اور 5 بجے کے درمیان عملدرآمد کیا جاتا ہے یا ایک لازمی محکمہ مشن موجود ہے جو ٹیلی فون کا جواب دینے سے تمام لوگوں کو ہٹاتا ہے. زیادہ سے زیادہ صوتی میل سسٹم آپ کو ختم ہونے کی تاریخ اور وقت مقرر کرنے کی اجازت دے گی تاکہ آپ کو ڈیپارٹمنٹ کو معمولی کارروائیوں پر واپس آنے پر یاد رکھنا پڑے گا.
  • فون پر (مصروف) صوتی میل سلامتی: یہ سلامتی کالروں کو مطلع کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے کہ محکمہ دستیاب ہے لیکن کوئی بھی ان کے فون کو فوری طور پر نہیں لے سکتا کیونکہ ڈپارٹمنٹ میں تمام توسیع دیگر کالروں سے مصروف ہیں.

ایک اچھا ادارہ وائس میل ویلنٹائن کے عناصر

• محکمہ نام
• بیان ہے کہ آپ ابھی ان کا کال نہیں لے سکتے ہیں
• ایک پیغام چھوڑنے کے لئے دعوت نامہ
• جب وہ واپسی کی توقع کر سکتے ہیں
• اضافی اختیارات دستیاب ہیں (مثلا "واپس جانے کے لئے پونڈ کی چابی پر دبائیں …")
• ویب سائٹ کا ایڈریس اگر یہ معقول معلومات فراہم کرسکتا ہے
• 20 - 25 سیکنڈ سے زیادہ نہیں (حکمرانی کا انگوٹھا)
• اس کے ساتھ شروع نہ کرو "آپ کا کال ہمارے لئے بہت اہم ہے …" سلام. یہ جملہ زیادہ استعمال کیا جاتا ہے اور عام طور پر کالروں کو "بند کر دیا" ہے.
• بہت زیادہ معلومات دینے سے بچیں اور ایک طویل عرصے سے طویل سلامتی سے بچیں.

نمونہ اچھا محکمہ وائس میل مبارک سلام

• آپ اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ پہنچ گئے ہیں. ہمارے تمام نمائندے دوسرے کالروں کو خدمت کرنے میں مصروف ہیں. بجائے آپ کے قیمتی وقت پر ہٹانے کے بجائے، ہم آپ کے کال کو دو کاروباری گھنٹوں کے اندر واپس لینا چاہتے ہیں. اگر آپ پچھلے مینو میں واپس آنا چاہتے ہیں، تو اب سٹار دبائیں. دوسری صورت میں، آپ کے نام اور نمبر کے ساتھ ہمیں ایک تفصیلی پیغام چھوڑ دو. آپ کے پیغام کو ریکارڈ کرنے کے بعد، آپ مزید اختیارات کے لئے پونڈ کلی پر دباؤ کرسکتے ہیں. فون کرنے کا شکریہ.
• آپ آپریشنز ٹیک، انکارپوریٹڈ کے سیلز ڈپارٹمنٹ تک پہنچ گئے ہیں. ہمارے تمام سیلز کے نمائندے دوسرے گاہکوں کی خدمت کرتے ہوئے مصروف ہیں لیکن ہم آپ کے فون کو جلد از جلد واپس لینا چاہتے ہیں. موجودہ قیمتوں کا تعین کی معلومات کے لئے یا آپ کے حکم کی حیثیت کو چیک کرنے کے لئے، براہ مہربانی ہمیں ویب پر ملاحظہ کریں. ورنہ، براہ کرم سر کے بعد آپ کے نام اور نمبر کے ساتھ ایک پیغام چھوڑ دیں. اگر آپ پچھلے مینو میں واپس آنا چاہتے ہیں، تو اب اسٹار کلی کو دبائیں.
• آپ آپریشنز ٹیک، انکارپوریٹڈ میں اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ تک پہنچ چکے ہیں. محکمہ فی الحال بند کر دیا گیا ہے. ہمارے معمول کے گھنٹوں میں صبح 8 بجے سے صبح 5:00 بجے دوپہر تک جمعرات تک ہے. ہم سحر اور اتوار پر بند ہیں. پچھلے مینو میں واپس جانے کیلئے آپ کسی بھی وقت اسٹار کی چابی کو دباؤ سکتے ہیں. ورنہ، براہ کرم ہمیں اپنے نام اور نمبر کے ساتھ ایک پیغام چھوڑ دیں اور دفتر دوبارہ کھول دیں گے جب ہم آپ کے فون واپس جائیں گے. آپ اپنے پیغام کو چھوڑنے یا اضافی اختیارات کے لئے پونڈ کی چابی کو دباؤ کے بعد پھانسی دے سکتے ہیں. فون کرنے کا شکریہ.

بد وائس میل مبارک ہو

• آپ سیلز ڈپارٹمنٹ پہنچ گئے ہیں. ہمیں ایک پیغام چھوڑ دو
• ہیلو. آپ XYZ.com پر اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ تک پہنچ گئے ہیں. تمام اکاؤنٹنٹس فی الحال ایک لازمی محکمہ اجلاس میں شرکت کر رہے ہیں اور کوئی بھی آپ کے فون لینے کے لئے دستیاب نہیں ہے. آپ کا کال ہمارے لئے بہت اہم ہے اور جیسے ہی ہم واپس آنے کے لۓ ہم آپ کے فون واپس آنا چاہیں گے. تاہم، یہ سال کا اختتام ہے اور ہمارے کال بیکار بہت طویل ہے. اگر آپ کسی حد تک اکاؤنٹ پر ادائیگی کرنے کے بارے میں مطالبہ کرتے ہیں تو، براہ کرم ہمیں اپنے پیغام میں بتانا یقینی بنائیں تاکہ ہم آپ کو فوری طور پر واپس بلا سکتے ہیں. دوسری صورت میں، براہ مہربانی ٹون کا انتظار کریں اور ہمیں ایک خفیہ خفیہ پیغام چھوڑ دیں.
• محکمہ بند ہے. ٹون کے بعد ایک پیغام چھوڑ دو