کسٹمر شکایت کو ہینڈل کرنے کے 5 طریقے

یہ سننا مشکل ہے کہ کوئی آپ کی مصنوعات، خدمات، شاپنگ کے تجربے، عملے، یا کسٹمر سروس کے طریقوں سے ناخوش ہے، خاص طور پر جب آپ سب چیزیں اتنی ہی صحیح بنانے کے لئے بہت محنت کرتے ہیں. لیکن کسٹمر کی شکایت آپ کے ہدف کے سامعین کے دماغ میں منسلک اور بہتر بنانے کے لئے علاقوں کو بے نقاب کرنے کا بہترین موقع ہے.

یہاں پانچ طریقے ہیں جو آپ اپنے صارفین کے لئے ایک بہتر تجربہ میں گاہک کی شکایت کو تبدیل کرسکتے ہیں، آپ کے کاروبار کو بہتر بنانے اور آپ کے لئے قابل قدر سیکھنے کے تجربے کا موقع فراہم کرسکتے ہیں.

1. فوری طور پر مسئلہ کو ایڈریس کریں

اگر آپ جانتے ہیں کہ ایک کسٹمر ناخوش ہے، اسے نظر انداز نہ کریں. پوچھیں کہ آپ کی صورت حال کو ٹھیک کرنے کے لئے ناخوشگوار اور کیا کام کر سکتا ہے. اب آپ اسے لانے کے لئے انتظار کرتے ہیں، بدتر یہ ہوسکتا ہے. کوئی بھی یہ غیر معمولی بات چیت نہیں کرنا چاہتی ہے، لیکن نہ صرف مسئلے کو حل کرنے کے لۓ آپ کو حل کرنے میں مدد ملے گی، لیکن آپ کو اس کا سامنا کرنے کی خواہش آپ کے گاہکوں کو بتائے گی کہ آپ ان کے کاروبار کے بارے میں خیال کرتے ہیں اور بالآخر اپنی اطمینان رکھتے ہیں.

2. صحیح سوالات سے پوچھیں

گاہک کے لئے غلط کیا غلطی کی مکمل اور درست تصویر نہیں ہے جب تک آپ کسی منفی صورتحال کو درست کرنے کے بارے میں نہیں جا سکتے. کسٹمر کی توقعات پر سنبھالنے کے لئے بہت سے سوالات پوچھیں اور آپ کا کاروبار مختصر ہو گیا. صحیح سوالات سے پوچھیں اور کسٹمر کو سننے کے لۓ آپ کو صحیح جواب ملے گا تاکہ آپ شکایت کو مؤثر طریقے سے سنبھال لیں.

یہ ایک اچھا خیال ہے کہ اپنے صارفین کو باقاعدگی سے رائے کے لۓ پوچھیں، یہاں تک کہ جب کوئی مسئلہ نہیں ہے. گاہکوں کی بصیرت سے جمع ہونے والی معلومات کی مالیت انمول ہوسکتی ہے، لہذا اس سے پہلے وہ ہونے سے پہلے شکایات کو سر کرنے کے لئے جاری فیڈریشن عمل کا استعمال کریں.

3. پیش کرتے ہیں

اگر یہ آپ کی مصنوعات ہے کہ کسٹمر ناخوش ہے، اسے دیکھنے کے لۓ اسے نیا یا کسی کو چارج دینے کے لۓ اگر یہ مسئلہ حل کردیں تو. اگر کسٹمر کسی خاص سروس سے ناخوش ہے، تو ترسیلات کی نظر ثانی کریں اور دیکھیں کہ اگر آپ ان کو بہتر بنانے میں مدد کرسکتے ہیں تو اس کے ساتھ کسٹمر چاہتا ہے.

اگر گاہک ذیلی پار عملے مواصلات یا منفی کسٹمر سروس کا تجربہ سے ناخوش ہے، تو تیسرے شخص میں صورت حال اور لوپ کے لئے معافی چاہتا ہے تاکہ وہ کم سے زیادہ اسٹیلر سروس پر بہتر بن سکے.

4. مواصلاتی عمل کو ایڈجسٹ کریں

ہر کوئی مختلف بات چیت کرتا ہے، اور اس صورت حال کو حل کرنے میں مشکل ہوسکتا ہے کہ دماغوں کی کوئی میٹنگ نہیں ہے. اگر مسئلہ غلطی سے ہوتی ہے تو، ایک نیا شکل آزمائیں. اگر آپ ای میل کے ذریعے سب کچھ سنبھال رہے ہیں تو، ایک فون کال شیڈول کرنے کے لئے شیڈول کریں کہ آپ چیزوں کو آواز سے آواز صاف کر سکتے ہیں. کال کے بعد، آپ گفتگو کا خلاصہ کرسکتے ہیں اور ای میل میں گاہک کو معلومات بھیج سکتے ہیں. یہ آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے ایک اضافی موقع دے گا کہ آپ دونوں ہی صفحے پر ہیں.

5. عوامی شکایات کو ہینڈل کرنے کا طریقہ جانیں

ان دنوں سوشل میڈیا کے ذریعہ بہت سے کسٹمر سروس بات چیت ہو رہی ہے. جب یہ سماجی پلیٹ فارم کے ذریعہ ان کی دشواریوں کو سنبھالنے والے ناخوش گاہکوں کے ساتھ آتا ہے، تو اس سے بچنے کے لئے کوئی بھی نہیں ہے. سب سے پہلے، کبھی کبھی آپ کے سوشل پروفائل سے شکایت کو حذف نہیں کریں گے. یہ صرف گاہکوں کو نظر انداز نہیں کرے گا اور اس سے زیادہ عوامی بہاؤ کو ایندھن بنائے گا جو آپ کے برانڈ کو نقصان پہنچا سکتا ہے، لیکن یہ بھی آپ کے پیغام کے تمام گاہکوں کو بھیجا جائے گا کہ آپ صرف اس کی پرواہ نہیں کرتے.

دوسرا، عوامی فورم میں بے نقاب کسٹمر کے ساتھ بیک اپ اور پیچھے سے بات چیت میں نہیں ملیں. جلدی بخشش سے مغفرت گاہ کو بتائیں اور بتائیں کہ آپ اس کے لئے حالات کو ٹھیک کرنا چاہتے ہیں، پھر بات چیت کو فون یا ای میل پر منتقل کریں. امید ہے، آپ صورت حال کو حل کرنے میں کامیاب ہوسکتے ہیں، اور ناخوش کسٹمر عوام کے ساتھ چلیں گے کہ وہ کتنے خوش ہیں.

کسٹمر کے شکایات کو سنبھالنا مشکل ہوسکتا ہے، لیکن چاندی کا استر ہے. ایک کسٹمر جو شکایت کرتا ہے وہ جو آپ سے خریدنے کے لئے جاری رکھنا چاہتا ہے. وہ یا صرف آپ کو ایسے اشارے دے رہا ہے جو آپ کو آپ کے کاروبار میں مثبت تبدیلی بنانے کی ضرورت ہے. اسے کم کرو اور اپنے گاہکوں میں سے ہر ایک کے تجربے کو بہتر بنانے کے لئے بصیرت کا استعمال کریں.