انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سکریٹری

دونوں ایگزیکٹو سکریٹریز اور انتظامی اسسٹنٹ ایک یا دو ایگزیکٹوز یا منیجرز کے لئے جدید انتظامی مدد فراہم کرتے ہیں. دوسرے دفتروں اور معمول کے دفتر کی ملازمتوں سے یہ دفتر کی پوزیشنوں کو الگ الگ کیا ہے ان کے ساتھ منسلک ذمہ داری اور رازداری کی سطح ہے.

بنیادی دفتری افعال کے علاوہ، انتظامی سیکرٹری یا انتظامی اسسٹنٹ بھی رپورٹیں، تنظیموں اور شیڈولنگ کی میٹنگ، ان کی اہمیت کا تعین کرنے کے لئے، بورڈ کے اجلاسوں کے لئے اجناس کی تیاری، سفر کے انتظامات بنانے، میٹنگ منٹ کو مرتب کرنے کے لئے تیار کرنے، آنے والے پیغامات کا جائزہ لینے یا تیار کرنے کے لئے ذمہ دار ہے. تحقیق، تیاری کی تیاری، اور جونیئر سطح کے دفتر کے عملے کی نگرانی اور تربیت.

یہ کردار شاید تجربے کے مختلف درجے کی ضرورت ہو گی اور ان میں سے کوئی بھی ایسا ہی کام کریں.

• داخلہ سطح انتظامی اسسٹنٹ
• انتظامی اسسٹنٹ
• سینئر انتظامی اسسٹنٹ
• ایگزیکٹو سیکرٹری
• سینئر ایگزیکٹو سکریٹری
• دفتر کا منتظم
• سینئر آفس مینیجر

نوٹ: قانونی اور طبی اسسٹنٹ کی پوزیشن بہت مختلف ہیں اور پیشہ ورانہ تربیت کی ضرورت ہوتی ہے جو پیشہ ورانہ کام کرتے ہیں.

انتظامی سیکریٹریوں اور انتظامی اسسٹینٹس کے درمیان اختلافات

انتظامی سیکرٹریوں اور انتظامی معاونوں کی کرداروں میں کافی اوورپپ ہے، اور کردار میں اختلافات تنظیم کی طرف سے مختلف ہوتی ہیں.

زیادہ تر معاملات میں، ایگزیکٹو سیکرٹری مینیجرز یا ایگزیکٹوز کے مخصوص، چھوٹے گروپ، جیسے میٹنگ شیڈولنگ، سفر کی منصوبہ بندی، تحریری مواصلات کو سنبھالنے اور یہاں تک کہ بک مارکنگ سے متعلق خدمت میں مزید انتظامی فرائض پر توجہ مرکوز کرتا ہے.

ایک انتظامی اسسٹنٹ کاروباری کاموں کے کاموں پر مزید توجہ مرکوز کرسکتا ہے اور کچھ صلاحیتوں میں دفتر کی قیادت میں زیادہ سے زیادہ کردار ادا کرتا ہے، اجلاسوں یا کانفرنسوں کے انتظامات، بجٹ کو مدنظر رکھنے، اور فروغ دینے والی بلنگ کو سنبھالنے کے لئے اجناس پیدا. انتظامی معاونین کو بعض صورتوں میں زیادہ سے زیادہ خاص تعلیم حاصل کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے جہاں کاروبار کے انتظامات کا انتظام بہت اہم ہے.

کور ملازمت کی مہارت

دونوں ایگزیکٹو سکریٹریز اور انتظامی معاونت ان کے متعلقہ کرداروں کے لئے ضروری کام کی مہارت کا بنیادی سیٹ ہے. ان میں غیر معمولی تنظیم سازی کی مہارت، عمدہ تحریری اور زبانی مواصلات کی صلاحیتیں، ساتھ ساتھ تفصیل اور پیشہ ورانہ مہارت پر توجہ دینا شامل ہے. ان میں دفتری آٹومیشن ٹولز کے ساتھ تکنیکی مہارت ہونا ضروری ہے جس میں سافٹ ویئر ضروریات جیسے مائیکروسافٹ ورڈ، ایکسل، اور پاورپوائنٹ کے ساتھ ساتھ بک مارکنگ کے اوزار جیسے QuickBooks شامل ہیں.

چھوٹے دفتر میں ایگزیکٹو سکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ

ایک چھوٹا دفتر میں، انتظامی سیکرٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کی ذمہ داری عام طور پر مختلف دفتر کے عملے کی طرف سے کئے جاتے ہیں. کچھ کام اصل میں کمپنی کے ایگزیکٹوز کی طرف سے کیا جا سکتا ہے، اور انتظامی اسسٹنٹ یا ایگزیکٹو سیکرٹری کرداروں کو چھوٹے تنظیم میں ضرورت کے طور پر زیادہ ذمہ داریاں شامل ہوسکتی ہیں.

میڈیم آفس میں ایگزیکٹو سکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ

جیسا کہ ایک کمپنی کا سائز بڑھتا ہے، ایک انتہائی منظم شخص کی ضرورت ہوتی ہے جو وسیع پیمانے پر کاموں کو بڑھا سکتا ہے. یہ خاص طور پر درست ہے جس میں عملدرآمد چلانے والے کمپنیاں کاروبار کئے جانے کے لۓ اعلی درجے کی رازداری اور سالمیت کی ضرورت ہوتی ہے.

ایک بڑے آفس میں ایگزیکٹو سکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ

یہ ایک بڑا دفتر ہے جس میں کئی ایگزیکٹو سکریٹریز اور / یا انتظامی معاون ہیں. اس کمپنی کے سائز میں، عام طور پر یہ ضروری ہے کہ آفس مینیجر کو اس کمپنی کے عملے کی خدمت کرنے والے عملے کو سمنوی کرنے کے لۓ. کچھ معاملات میں، انتظامی اسسٹنٹ میٹنگ کے انتظام، شیڈولنگ، اور دیگر اہم تنظیمی کاموں کے ساتھ مدد کرنے کے لئے کاروباری دورے پر ایگزیکٹو کے ساتھ ہوں گے.