اپنے بزنس ای میلز کو زیادہ پیشہ ورانہ بنانے کا طریقہ

کاروباری مواصلات کا ایک بنیادی موڈ کے طور پر بہت سے چھوٹے کاروباری مالکان ای میل پر انحصار کرتے ہیں. یہ تعجب نہیں ہے؛ ای میل فوری، آسان ہے اور ایک کاغذ کا راستہ فراہم کرتا ہے. لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کے ای میل پیغامات، خاص طور پر جب یہ کاروباری مواصلات کے لۓ آتا ہے تو اسے آرام دہ اور پرسکون ہونا چاہئے. اصل میں، آپ کے برانڈ اور آپ کی ساکھ کو نقصان پہنچانے کے دوران غریب ای میل مواصلات آپ کے گاہکوں کو خرچ کرسکتے ہیں.

پیشہ ورانہ کاروباری ای میل بھیجنے والے عادات پیدا کرنے کے لئے نیچے آتا ہے جو واضح، مناسب اور مناسب مواصلات پر توجہ مرکوز کرتی ہے.

1. کاروباری ای میل ایڈریس کا استعمال کریں

جب آپ کاروباری مالک ہیں تو، آپ کی کمپنی کی جانب سے کاروبار چلانے کے لۓ، یہ یقینی بنائیں کہ آپ کاروباری ای میل پتہ استعمال کر رہے ہیں. مثالی طور پر، اس کا مطلب ہے کہ آپ کے پاس ایک کاروباری پتہ (یعنی، [email protected]) ہے جو آپ سب کاروباری رابطے کے لئے استعمال کرتے ہیں.

اگر ممکن نہیں ہے تو، آپ ایک مفت ای میل پتہ تشکیل دے سکتے ہیں جس میں آپ کا کاروبار نام (یعنی یعنی، [email protected]) شامل ہے. ذاتی ای میل ایڈریس کا استعمال کرتے ہوئے جو واضح طور پر آپ کے کاروبار سے متعلق نہیں ہے، بدترین طور پر آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کو نقصان پہنچا سکتا ہے اور بہت سے معاملات میں آپ کو سنجیدگی سے نہیں لیا جا سکتا ہے.

2. پیغامات مختصر رکھیں اور میٹھی

عظیم تفصیل میں چیزیں بیان کرنے کے ساتھ کچھ بھی غلط نہیں ہے؛ یہ وضاحت فراہم کر سکتی ہے اور غلط فہمیاں کم کرسکتی ہیں. لیکن جب ایک ای میل پیغام ایک ناول کی طرح نظر آتا ہے، تو آپ جلدی وصول کنندہ کی توجہ سے محروم ہوسکتے ہیں اور مسئلہ کو غیر متعلقہ معلومات سے الجھن دیتے ہیں. اس سے بچنے کے لئے، ایک ای میل فی ایک مضمون کے ساتھ رہنا، اور جب آپ کو مزید معلومات شامل کرنے کی ضرورت ہے، تو بولڈ subheads استعمال کریں تاکہ سب سے اہم تفصیلات واضح ہو.

3. تشریحی مضامین کا استعمال کریں

کیا آپ نے کبھی بھی اس موضوع پر مبنی ایک ای میل پیغام کھول دیا ہے، اور مکمل طور پر الجھن ختم کر دیا اور تھوڑا سا پریشان ہوجائے گا جب یہ بالکل مختلف چیز کے بارے میں تھا؟ چونکہ آپ پہلے سے ہی ہر ای میل کو برقرار رکھنے کے بعد آپ مندرجہ بالا ٹپ کے ایک ہی مضمون کو محدود کرتے ہیں، آپ کو یہ بھی یقینی بنانا چاہیے کہ آپ کی موضوع لائن اس موضوع کو ظاہر کرے اور کچھ بھی نہیں. یہ صرف وصول کنندہ کی مدد نہیں کرے گا، لیکن یہ بھی آپ کے اپنے ای میل ان باکس کو منظم کرنے کے لئے آسان بنانے میں مدد ملے گی.

4. ٹون اسے نیچے

چیزیں پرواز کرنے کیلئے آپ کو ای میل بھیجنے کے لئے آسان ہے کیونکہ آپ محسوس کر سکتے ہیں کہ آپ اپنے کمپیوٹر اسکرین کی طرف سے محفوظ ہیں، لیکن کچھ بات چیت آسانی سے ای میل میں غلط سمجھا جا سکتا ہے. اصل میں، زبانی مواصلات کے بغیر آپ کو پیغام بھیجنے کے لئے احساسات کے بغیر اشارہ، کوئی بھی ای میل غلط طریقے سے لیا جا سکتا ہے. اگر آپ ایک پیغام بھیج رہے ہیں جو قابل اعتراض ہوسکتے ہیں تو اسے بھیجنے سے قبل دوبارہ پڑھتے ہیں اور اگر آپ اب بھی یقین نہیں رکھتے ہیں تو آپ شاید فون اٹھا رہے ہیں.

5. اپنا ای میل دستخط مفید بنائیں

ایک ای میل کے دستخط میں اقتباس، پروموشنز اور نیوز لیٹر سائن اپ کچھ حالات میں مؤثر ہوسکتی ہے، لیکن ان اشیاء کو کبھی بھی آپ کے ای میل دستخط کا استعمال نہیں کرنا چاہئے جو اس کے لئے استعمال کیا جا سکتا ہے. آپ کے ابتدائی ای میل یا جواب میں آپ کا پورا نام، کمپنی، اور یو آر ایل کے ساتھ ای میل دستخط شامل ہونا چاہئے. ایک فون نمبر، عنوان اور آپ کے ای میل ایڈریس کو دوبارہ توڑنے میں کوئی نقصان نہیں پہنچا.

6. آپ کی ہجے اور مستحکم چیک کریں

ہجے چیکنگ آسان ہے. اپنے بھیجنے سے پہلے اپنے ای میل کلائنٹ میں یہ ایک ڈیفالٹ ترتیب بنائیں تاکہ تمام پیغامات چیک کریں. ای میل مزید غیر رسمی ہے اور ہجے اور گرامیٹیکل غلطیوں کے ساتھ تھوڑا زیادہ لچکدار ہے، لیکن یہ غلطی سے چھپی ہوئی ایک پیغام بھیجنے کے لئے خوفناک لگتا ہے. آپ چاہتے ہیں کہ آخری بات برا تاثر بنانا ہے کیونکہ آپ ایک ای میل بھیجنے کے لئے جلدی کر رہے تھے اور آپ کے ہجے اور گرامر کی جانچ پڑتال کی.

ای میل کاروبار میں مواصلات کا ایک اہم طریقہ ہے، یہاں تک کہ اگر آپ کی پہلی ترجیح نہیں ہے. ان کاروباری ای میل کے بہترین طریقوں کے بعد آپ کو آپ کے ای میل مواصلاتی پیشہ ورانہ اور پیداواری کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے، اور آپ کو یقین ہوسکتا ہے کہ تاثرات آپ کر رہے ہیں.