ایک سیمینار کی منصوبہ بندی کے لئے چیک لسٹ اور گائیڈ

01 واقعہ کے مقصد کی تصدیق کریں

مقام انتخاب میں کوئی تحقیقات کرنے سے پہلے، یقینی بنائیں کہ آپ ایونٹ کے بنیادی مقاصد سے واقف ہیں:

• سامعین کون ہیں؟
• سیمینار کا کیا موضوع ہے؟
• کہاں ہونا چاہئے؟
• لوگ کیوں شرکت کریں گے؟
• سیمینار کا ایجنڈا کیا ہے؟

02 اپیکس ایونٹ نردجیکرن گائیڈ کا جائزہ لیں

کنونشن انڈسٹری کونسل نے ایک ایسے سلسلہ قائم کیے ہیں جو بہترین طریقوں کے بہترین ذریعہ کے طور پر دیکھا جاسکتے ہیں جس سے ایونٹ کی منصوبہ بندی کے واقعات کے بارے میں معلومات کا سراغ لگانا یا منصوبہ بندی سے ملنے میں مدد ملے گی. مفت ڈاؤن لوڈ، اتارنا کے اوزار کے ساتھ، یہ کسی ایونٹ کے منصوبہ ساز سے متعلق تفصیلات کی فہرست تیار کرنے میں مدد ملے گی. اس میں شامل ہے، لیکن محدود نہیں ہے:

• واقعہ پروفائل (تاریخ، اوقات، مقام، رابطے، وغیرہ)
• واقعہ آرگنائزر / میزبان رابطے کی معلومات
• سپلائر رابطے کی معلومات
• حاضری پروفائل
• جگہ کی ضرورت ہے
• کھانے اور مشروبات
• A / V کی ضروریات
• فنکشن / کمرہ سیٹ اپ

03 ایک واقعہ پروفائل بنائیں

ایک بار منصوبہ بندی کرنے والے ایونٹ کے بارے میں کچھ بنیادی سوالات ہیں، اس وقت اجلاس کے ممکنہ مقامات کی تحقیق کا وقت ہے. ایونٹ آرگنائزر / میزبان کے ساتھ مل کر کام کرنے کی جگہ کا تعین کرنا ضروری ہے اور آرگنائزر اور مہمان دونوں کے لئے سیمینار سب سے آسان ہوسکتا ہے (خیالات کی فہرست لامتناہی ہوسکتی ہے):

• مقامی ہوٹل
• مقامی کانفرنس کی سہولت
• ذاتی ریستوران کی جگہ
• نجی کلب میوزیم / آرٹ گیلری

04 آؤٹ لائن سیمینار کی ضرورت اور مستحکم مقام کی تجویز.

زیادہ سے زیادہ مقامات ممکنہ سیمینار کے لئے تخمینہ فراہم کرنے کے لئے خوش ہیں. کیٹرنگ یا فروخت کے رابطے کو مندرجہ ذیل بی ای او کی معلومات کی ضرورت ہوگی.

• ایونٹ کے لئے ممکنہ تاریخ (ے)
• حاضریوں کی تعداد
• کمرے کے سیٹ اپ کے انداز (کلاس روم، آپ کی شکل، وغیرہ)
• ایونٹ کا وقت (سیٹ اپ / آنسو کے لئے اکاؤنٹ)
• خوراک اور مشروبات کی ضروریات
• A / V کی ضروریات (اسکرینز، mics، وغیرہ سمیت)
• کمرہ سیٹ اپ

ٹپ: ہوٹل سے اپنے ایونٹ کو وقف کرنے کے لئے A / V ٹیکنیشن کا کام کریں.

05 ایجنڈا کی تصدیق کریں اور / یا ایجنڈا کی ترقی کریں

ایونٹ آرگنائزر / میزبان کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لئے ایونٹ کے منصوبہ کار کے لئے یہ اہم ہے کیونکہ ایونٹ اجنڈا واقعے کے حقیقی دن تک اکثر ابتدائی گفتگو سے تبدیل ہوجائے گی. ایونٹ منصوبہ ساز منصوبہ بندی کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے تیار اور لازمی طور پر ہر چیز کو آسانی سے چلتا ہے اس بات کا یقین کرنے کے لئے جگہ کے ساتھ قریب سے کام کرنا ضروری ہے.

06 بی ای او معاہدے کی تصدیق کریں

ایک بار جب منصوبہ ساز سیمینار کے لئے حاضریوں اور لاجسٹک ضروریات کی نشاندہی کی تعداد کو جانتا ہے، تو وہ ایونٹ کی جگہ اور متعلقہ ضروریات کو محفوظ رکھنا چاہئے. زیادہ تر معاہدے کو منصوبہ ساز کو موقع دینے سے پہلے ایک خاص تعداد میں دن کے کھانے کے کھانے اور مشروبات کی ضروریات کو کم کرنے / اضافہ کرنے کی اجازت دینا چاہئے. تاہم، بہت سے معاہدے یہ کرے گا کہ وہ کتنے گروپ کو مقدار میں کم کرنے کی اجازت دے گی، تو اس کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے.

07 واقعہ مواصلات اور مواد بنائیں

یہ ایک ایسی چیز ہے جو کچھ منصوبہ سازوں کے ساتھ شامل ہوسکتا ہے، جبکہ دوسروں کو نہیں. لازمی طور پر، کچھ میٹنگ پلانر ہر ایک کے لئے ذمہ دار ہوں گے:

• ایونٹ دعوت نامہ تشکیل
• پرنٹنگ ایجنڈا اور دیگر مواد
• حاضری کے تحائف / raffles محفوظ
• نامیاتی نام بیج
• شپنگ ایونٹ اشارے اور ڈسپلے

08 لوجیج کو حتمی شکل دینے کے لئے واقعہ میزبان کے ساتھ قریب سے کام

ایونٹ سے پہلے، ایک اہم منصوبہ ہے جس میں میٹنگ کے منصوبہ ساز نے اس تقریب سے پہلے مکمل کیا ہے. اس میں درج ذیل کی تصدیق کی جاتی ہے:

• واقعہ مقررین
• واقعہ A / V کی ضروریات
• واقعہ حاضری شمار
• میزبان کردار اور ذمہ داریاں
• واقعہ کی ضرورت ہوتی ہے (متعدد بار چیک کریں)

09 واقعہ سیٹ اپ

ایونٹ سیٹ اپ کے لئے بی ای او شیڈول میں وقت کی اجازت دینے کے لئے اس بات کا یقین رکھو، اور ایونٹ سے تقریبا دو گھنٹے پہلے پہنچنے کی سفارش کی جاتی ہے.

ٹپ: اگر صبح کے روز سیمینار شیڈول کیا جاتا ہے تو، جگہ سے رابطہ کریں کہ آپ کے گروپ کو رات کو سیٹ اپ کرنے کی اجازت دینے کے لۓ (لیکن عوامی سائٹ میں قیمتی چیزوں کو چھوڑ کر مت چھوڑیں).

ایونٹ کے لئے تمام ایونٹ مواد، ہینڈ آؤٹ، اشارے، ڈسپلے، تحائف، رجسٹریشن کی میزیں، نام بیج اور مزید تیار ہونا ضروری ہے.

انتباہ: بولنے والے کبھی کبھی رات کو سلائڈز میں تبدیل کرتے ہیں اور نئے پریزنٹیشن فراہم کرتے ہیں جو ایونٹ سے 10 منٹ قبل پاور پوائنٹ میں شامل کرنے کی ضرورت ہے.

10 واقعہ پر عملدرآمد

آپ تیار کرنے کے بعد، یہ سیمینار کا وقت ہے. مندرجہ ذیل توقع کریں:

• کچھ حاضرین ہمیشہ جلدی پہنچیں گے.
• کچھ حاضرین ہمیشہ دیر سے پہنچیں گے.
• اکثر تخنیکی طور پر کچھ تکنیکی گڑبڑ ہے.