پراجیکٹ سکوپ دستاویز میں کیا ہے

جب آپ ایک نئی پہل لاتے ہیں تو، پروجیکٹ گنجائش دستاویز آپ کی پوری ٹیم کے لئے معلومات کا ایک اہم حصہ ہے. یہ آخری پروڈکٹ کو کسٹمر کو پہنچایا جاسکتا ہے، جب یہ ڈیلنا ہوگا، اور اس کی قیمت پر.

لازمی طور پر، یہ دستاویز کام کی حدوں کی وضاحت کرتا ہے، تاکہ ہر ٹیم کا رکن اور کسٹمر سب کو سمجھتا ہے کہ اس منصوبے میں کیا تعلق ہے. جتنا اہم بات ہے، وہ سمجھتے ہیں کہ یہ کیا کرتا ہے نہیں داخلہ

فوائد

پروجیکٹ مینجمنٹ کا ایک لازمی حصہ ہے. اس کے فوائد کے درمیان:

• متوقع خصوصیات، معیار، اور منصوبے کے وقت میں شامل ہونے والے تمام میں ایک عام تفہیم
• اس منصوبے میں دوسرے حصول داروں کے ساتھ بات چیت کا ایک ذریعہ ان کی حمایت اور شراکت حاصل کرنے کے لئے ہے
• کسٹمر کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ضروری کام پر ٹیم کی کوششیں توجہ دینے کا ایک آلہ

اس کے علاوہ، اگر تبدیلیاں تجویز کی جاتی ہیں کہ اصل گنجائش کی حدود سے باہر ہیں، تو یہ بیان تخمینہ کرنے اور تجزیہ کرنے کی تجویز کا بنیاد بن جاتا ہے. اگر تبدیلیوں کو تمام حصول داروں کی طرف سے قبول کیا جاتا ہے تو، گنجائش کا بیان نظر ثانی کی جا سکتی ہے.

شروع ہوا چاہتا ہے

پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے ارکان، گاہکوں، ایگزیکٹو اسپانسر، اور دیگر کلیدی حصول داروں سے ان پٹ کی پہل سے ضروری پیداوار کو سمجھنے اور وضاحت کرنے کے لئے ان پٹ کی ان پٹ کی ضرورت ہے. یہ اکثر ڈیلیوریبل کہا جاتا ہے.

قابل رسائی کی وضاحت منصوبے کے لئے لاگت یا قابل قبول قیمت کی حد میں شامل ہونا ضروری ہے. اس میں شامل ہونے کی اہم خصوصیات اور ترسیل کے لئے ٹائم فریم بھی بیان کرتا ہے.

گاہکوں کی طرف سے ایک بار اتفاق کیا جاتا ہے، پروجیکٹ مینیجر، پروجیکٹ ٹیم، اور ایگزیکٹو اسپانسر، پروجیکٹ کے بیان میں کسی بھی تبدیلی کو احتیاط سے کنٹرول اور دستاویزی تبدیلی کے عمل کا استعمال کرتے ہوئے بنایا جانا چاہئے.

ایک سنجیدہ اثر

ایک بار جب دائرہ کار بیان یا دستاویز پر اتفاق کیا گیا ہے، ٹیم کا ہر حصہ اسے اپنے کام، وقت، اور اخراجات میں شامل ہونے کے اپنے تخمینوں کے لئے ایک بنیاد کے طور پر استعمال کرتا ہے. گنجائش کا بیان زیادہ واضح اور درست ہے، زیادہ امکان یہ ہے کہ کام ٹیمیں درست تخمینہ اور وسائل کی ضروریات پیدا کرے گی.

اخراجات اہم ہو سکتے ہیں

یہ پراجیکٹ گنجائش کے دستاویز کے لئے غیر معمولی نہیں ہے جو مخصوص اشیاء کو فہرست میں لے جانے کے لۓ خارج کردیا جاسکتا ہے. مثال کے طور پر، کسی گھر کی تعمیر کرنے کے لئے ایک ٹھیکیدار کے گنجائش دستاویز کو تسلیم کر سکتا ہے کہ ماحولیاتی اجازت نامہ مالک کی طرف سے حاصل کی جاسکتی ہے اور گھر کے ٹھیکیدار کی تعمیر کی ذمہ داری نہیں ہے.

کیا غلط ہو سکتا ہے

وضاحت کا فقدان منصوبے کے کشیدگی اور ناکامی کا ایک عام ذریعہ ہے. ایک غیر معمولی یا مسابقتی دائرہ کار دستاویز بحث اور غیر منفی فیصلہ کالوں کے لئے بہت سے مسائل کھولتا ہے. یہ منصوبے کی خصوصیات، معیار، ٹائمنگ، اور لاگت پر اثر انداز کر سکتے ہیں.

سے بچنے کے لئے ایک اور خطرہ "گنجائش کا پیچھا" کے طور پر جانا جاتا ہے. اگر دائرہ کار بیان غیر مستحکم ہے، تو گاہک طلباء کو اصل منصوبوں کے ارادے یا حدود سے باہر ہونے کا مطالبہ کرنے کا دعوی کیا جاتا ہے.

دائرہ کار کو ایڈجسٹ کرنا

حالانکہ گنجائش میں تبدیلیوں کے منصوبے کی تکمیل میں تاخیر ہو گی اور نمایاں اخراجات شامل ہوسکتے ہیں، وہ کبھی کبھی ضروری اور مناسب ہیں. پراجیکٹ مینیجرز "تبدیلی مینجمنٹ" عمل پر انحصار کرتا ہے جو درخواست کردہ تبدیلی کی شناخت کرتا ہے، تمام متعلقہ وقت، لاگت اور کام کا بوجھ کے اندازے پر نظر ثانی کرتا ہے، اور تبدیلی کے نئے خطرات کے لئے اس منصوبے کا دوبارہ جائزہ لے جاتا ہے.

پروجیکٹ مینیجر اور ایگزیکٹو اسپانسر عام طور پر صرف اس صورت حال کو تبدیل کرنے پر حتمی فیصلہ کرتی ہے جب صورت حال مکمل طور پر تجزیہ کی جاتی ہے. تبدیلیوں کو فیصل لاگ ان میں دستاویزی کیا جاتا ہے اور پھر بڑے پراجیکٹ ٹیم میں بات چیت کی جاتی ہے.