پراجیکٹ گورننس ساخت کے بارے میں آپ کو کیا پتہ ہونا چاہئے

کیا آپ جانتے ہیں کہ کونسل حکومتی کونسل ہے اور کیا ایسا لگتا ہے؟ یا اگر آپ ماحول میں کام کر رہے ہیں تو کیا کرنا ہے جہاں یہ موجود نہیں ہے؟ چلو ایک تعریف کے ساتھ شروع کرتے ہیں.

پراجیکٹ گورننس: ایک تعریف

پراجیکٹ مینجمنٹ کی شرائط میں 'گورننس' پالیسیوں، عمل، معیار، طریقہ کار، اور ہدایات سے مراد ہے جو اس بات کا تعین کرتی ہے کہ آپ کی تنظیم کی طرف سے منصوبوں کی قیادت، چلائی اور کنٹرول کیسے ہے.

گورننس وسیع پیمانے پر اور 'بیورو' بہت سارے بیوروکسیسی کے ساتھ ہو سکتا ہے، یا خاکہ اور 'روشنی' (جس صورت میں یہ شاید ممکن نہیں ہے). مینیجرز کو اپنے ماحول اور ثقافت کے لئے صحیح سطح پر گورننس کا مقصد دینا چاہئے. اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ کی حکمرانی کی پالیسییں مقصد کے لئے موزوں ہیں، اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ مؤثر ہیں.

گورننس سب سے اوپر شروع ہوتا ہے. کمپنی کے بورڈ کو اچھی حکمرانی اور اس حقیقت کا خیال ہے کہ منصوبوں کو مناسب طریقے سے منظم کیا جانا چاہئے، مخصوص ہدایات کے اندر. یہ رویہ اور معیار جو توقع کی جاتی ہیں ان منصوبوں کے منصوبوں اور پروجیکٹ کے رہنماؤں (اور پروگرام ٹیموں، جہاں یہ موجود ہے) کو فلٹر کریں گے.

کیوں پراجیکٹ گورننس معاملات

آپ کا پروجیکٹ اسپانسر اور دیگر کلیدی حصول داروں کو یہ جاننا ہے کہ آپ صحیح طریقے سے منصوبے کا بجٹ خرچ کر رہے ہیں. وہ دیکھنا چاہتے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے کی ترقی کو مؤثر طور پر ٹریک کر رہے ہیں اور ضروری طور پر منصوبے کے خطرے کو منظم کرنے میں قدم رکھتے ہیں.

لیکن منصوبوں پر اچھی حکمرانی کے لئے منطق اس سے زیادہ ہے.

گورنمنٹ سے گاہکوں کی طرف سے مطالبہ کیا جاتا ہے، خاص طور پر عوامی شعبے میں. حکومتی اداروں اور ریگولیٹریز (اور بعض معاملات میں، بعض منصوبوں کے لئے مخصوص معیار) سے پوچھتے ہیں. گورننس صرف ایک اندرونی مسئلہ نہیں ہے: ریگولی شدہ مارکیٹوں میں کام کرنے والے بہت سے کمپنیوں کو بیرونی قانون سازی سے متعلق ہدایات پر عمل کرنا پڑے گا، جیسا کہ سرببان - آکسلے. پروجیکٹ گورنمنٹ کو ثابت کرنے کے قابل ہونے کا ایک چھوٹا سا حصہ بنتا ہے کہ آپ کی کمپنی آپکے مؤثر طریقے سے اور آپ کی صنعت کے لئے مخصوص رہنمائی اور قواعد و ضوابط کے مطابق کام کرتی ہے.

پروجیکٹ گورننس آپ کی مدد کرتا ہے:

• سرمایہ کاری پر اپنی واپسی میں بہتری اور مؤثر طریقے سے ان سرمایہ کاری کو ٹریک کریں
• منصوبوں کے لئے فائدہ خریدنے میں
• منصوبوں میں ناکام ہونے کی وجہ سے عام وجوہات سے بچیں
• زیادہ مؤثر طریقے سے بات چیت کریں
• تمام منصوبوں کو معیاری کاری متعارف کروانا، کارکردگی کا موازنہ آسان بنانا
• خطرے کو کم سے کم کریں
• منظم ماحول میں عملے کی ترقی اور حوصلہ افزائی کریں

پراجیکٹ گورننس کی طرح لگتا ہے

تو اب ہم جانتے ہیں کہ کونسل حکومتی کونسل ہے، اس منصوبے کی طرح کیا نظر آتا ہے؟ یہاں ایک ایسے منصوبے کی سرگرمیوں ہیں جو پراجیکٹ ماحول میں حکمرانی کا مظاہرہ کرتے ہیں:

• ایک نظم و ضبط پراجیکٹ مینجمنٹ کی زندگی سائیکل ہے جس میں منظوری کے لئے مقرر کردہ پوائنٹس بھی شامل ہیں. یہ ایسے نقطہ ہیں جہاں منصوبے کی استحکام پر تبادلہ خیال کیا گیا ہے اور یہ فیصلہ کیا گیا ہے کہ کام کے ساتھ جاری رکھنے کے لئے یا نہیں.
• پراجیکٹ ایک واضح کاروباری کیس ہیں، اور کاروباری معاملات میں انتظامی ٹیموں کو صحیح فیصلے کرنے کے قابل بنانے کے لئے کافی معلومات موجود ہیں.
• ان فیصلوں کو مناسب طور پر دستاویزی اور منسلک کیا جاتا ہے.
• منصوبوں پر کام کرنے والے لوگ کردار اور ذمہ داریاں بیان کرتے ہیں.
• مسلسل سیکھنے کی ثقافت ہے جس میں پروجیکٹ ٹیموں کو مسلسل غلطی اور آزادانہ ماحول میں سیکھا جانے والی سبقوں پر بحث کرنے کی اجازت دیتا ہے.
• اس پروسیسنگ اور طریقہ کار ہیں جو پروجیکٹ ٹیموں کو ان کے منصوبے کا جائزہ لینے کے قابل بناتی ہیں اور اگر ضرورت ہو تو وہ خود مختاری کی حمایت طلب کریں.
• اسٹیک ہولڈرز مصروف ہیں اور وہ عمل پر بھروسہ کرتے ہیں.
• پراجیکٹ ٹیمیں ان افراد سے بنا رہے ہیں جو متعلقہ کرداروں میں تجربہ کار اور قابل قدر ہیں.

منصوبوں کی حکومت مجموعی طور پر تنظیم میں گورنمنٹ ڈھانچے سے منسلک ہے. اگر آپ سوچتے ہیں کہ منصوبے گورنمنٹ کا بنیادی مقصد اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ اس منصوبے کو صحیح طریقے سے کیا جائے، تو آپ یہ دیکھ سکتے ہیں کہ یہ کس طرح مالیاتی انتظامیہ کو ایک کارپوریٹ سطح، کارپوریشن خطرے کے انتظام اور زیادہ سے زیادہ سے منسلک کرتا ہے.

پروجیکٹ گورنمنٹ کو آپ کے موجودہ تنظیم سازی کے عملوں میں بے حد فطری طور پر فٹ ہونا چاہئے. دوسرے الفاظ میں، جب آپ کے پاس پہلے سے ہی ایک دوسرے کو دوسرے علاقوں میں کام کرتا ہے تو ایک نئے مالیاتی انتظام کا عمل نہ بنائیں. استعمال کریں جو موجودہ وقت میں موجود ہے اور کارپوریٹ عملوں کو ان منصوبوں کے ماحول میں استعمال کرنے کے لئے مناسب بنانے کے لئے تیار کریں.

5 پراجیکٹ گورننس کے لئے فوکس کے علاقوں

جب آپ اس پر غور شروع کرتے ہیں، تو آپ سمجھ لیں گے کہ پراجیکٹ گورنمنٹ پراجیکٹ مینجمنٹ کے تمام عناصر کے ذریعہ وسیع ہے. تاہم، کچھ کلیدی توجہ والے علاقوں میں جہاں حکمران خاص طور پر متعلقہ ہے.

1. طریقوں اور عمل: یہ آپ کو معتبر طریقے سے اور برقرار رکھنے کے کام کو فراہم کرنے میں مدد کرتا ہے.
2. علم مینجمنٹ: سبق سیکھنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لئے یہ اہم ہے کہ تنظیم پراجیکٹ کے تجربے سے سیکھے. اگر آپ اسی غلطی کو کئی دفعہ روکنے کے لئے چاہتے ہیں تو علم کا انتظام لازمی ہے.
3. پراجیکٹ مینجمنٹ کی طلبا: جیسا کہ آپ کے تنظیمی پراجیکٹ مینجمنٹ کی پختگی کو بڑھاتا ہے، لہذا کامیابی سے آپ کی فراہمی کرے گی.
4. سینئر لیول خریدنے میں: حکومت کے منصوبے کے عزم سب سے اوپر شروع ہوتا ہے. اگر آپ کے انتظام کی مدد ہوتی ہے تو، یہ کاروبار کے تمام درجے کی طرف اشارہ کرے گا اور گورننس کے نقطہ نظر کو زیادہ پائیدار ہوگا.
5. معاون ثقافت: معاونت، ثقافت کی ایک ثقافت، اس بات کو یقینی بنائے گا کہ پروجیکٹ مینیجرز کو مناسب ماحول حاصل ہے جس میں ترقی پذیری ہے. پروجیکٹ مینجمنٹ آفس یا پراجیکٹ مینجمنٹ کی قیادت میں ایک معاون ثقافت، منصوبے کے مینیجر اپنے منصوبوں اور ان منصوبوں کے حصول میں مدد کرے گی.

کیا کرنا ہے اگر کوئی کارپوریٹ معیار نہیں ہے

چھوٹے تنظیموں میں بہت سے پراجیکٹ مینیجرز اپنے آپ کو ایسے ماحول میں منصوبے چلاتے ہیں جو معاون ہیں، اور جہاں پراجیکٹ مینجمنٹ کے تصور کے لئے خریدنے کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن اس میں باقاعدگی سے باقاعدگی سے تنظیمی ڈھانچے کے بغیر جہاں کھانا کھلانا پڑتا ہے.

اس صورت حال میں - اور یہ چھوٹے تنظیموں کے لئے خاص نہیں ہے - آپ اپنے پروجیکٹ گورنمنٹ ماڈل کو خرگوش سے ڈیزائن کر رہے ہیں. اگر وہاں پراجیکٹ گورننس نہیں ہے تو آپ شیلف کو اتار سکتے ہیں اور آپ کے منصوبے کو فٹ کر سکتے ہیں، آپ کو خود کو تعمیر کرنا ہوگا.

ایسا لگتا ہے کہ یہ مشکل نہیں ہے!

بنیادی باتیں ترتیب دینے کے ساتھ شروع کریں:

• کردار اور ذمہ داریاں دستاویز بنائیں
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس پراجیکٹ اسپانسر ہے
• اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس پراجیکٹ بورڈ یا اسٹیئرنگ گروپ ہے اور باقاعدہ اجلاسوں کا بندوبست کریں جس کے لئے آپ منٹوں کو لے اور تقسیم کرتے ہیں
• خطرے کے انتظام کے عمل کو مرتب کریں
• تبدیلی مینجمنٹ عمل قائم کریں
• اپنے پراجیکٹ شیڈول میں پوائنٹس کی تعمیر کریں جہاں آپ کاروباری کیس کے اصل مقاصد کے خلاف منصوبے کی اہلیت کی جانچ کرتے ہیں (مرحلے کے ہر مرحلے کا اختتام یہ چیک کرنے کے لئے قدرتی نقطہ ہے).

بالآخر یہ اس منصوبے کے اسپانسر کی ذمہ داری ہے کہ یہ یقینی بنانے کے لئے مناسب حکمرانی ہے، لیکن پروجیکٹ مینیجرز بھی اس میں فعال کردار ادا کرسکتے ہیں.

حکمرانی پراجیکٹ مینجمنٹ میں سے ایک ہوسکتی ہے لیکن یہ سب سے اہم ہے. یہ طریقہ کار ہے کہ سینئر مینجمنٹ ٹیموں کو معلوم ہے کہ آپ اچھے کام کر رہے ہیں اور یہ ان کو یقین دلاتے ہیں کہ یہ منصوبہ لازمی طور پر ہے. یہ مینیجرز کو معلوم کرنے کے لئے ضروری چیک اور بیلنس بھی فراہم کرتا ہے کہ پیسہ مناسب طریقوں میں خرچ کیا جا رہا ہے اور کاروباری کیس سے منسلک ہوتا ہے.