انوائس کیا ہے اور اس میں کیا شامل ہے؟

ایک انوائس، کبھی کبھی سیلز انوائس کو بلایا جاتا ہے، ایک دستاویز ہے جو خریدار یا مصنوعات کے فراہم کنندہ کے ذریعہ خریدار کو بھیجے گئے ہیں. انوائس کو ایک اکاؤنٹ وصول کرنے کے لۓ ادا کرنے کے لئے خریدار کے حصے پر ایک ذمہ داری ہے. دوسرے الفاظ میں، انوائس سامان یا خدمات کے خریدار اور بیچنے والے کے درمیان معاہدے کا ایک تحریری توثیق ہے.

انوائس آپ کے کاروبار کی منفی اور اکاؤنٹنگ ریکارڈنگ سسٹم کا ایک اہم حصہ ہیں کیونکہ وہ سیلز ٹرانزیکشن ریکارڈ کرتے ہیں.

انوائس میں کیا شامل ہے؟

انوائس میں معمول کے حصوں میں شامل ہیں:

• تاریخ یہ انوائس تیار کیا گیا تھا. یہ مت بھولنا. انوائس کی تاریخ گاہک پر گھڑی ٹچ شروع ہوتا ہے. اگر آپ کے پاس شرائط ہیں (ادائیگی کے لئے ایک وقت کی حد)، آپ تاریخ میں شامل کرنا چاہتے ہیں تو ہر کوئی جانتا ہے کہ جب ادائیگی کی وجہ ہوتی ہے.
• نام اور پتے گاہکوں اور سپلائرز کے. اگر آپ اکاؤنٹنگ سوفٹ ویئر میں انوائس تخلیق کر رہے ہیں تو، آپ کو صرف گاہک کے ای میل ایڈریس کی ضرورت ہوسکتی ہے، لیکن اگر آپ اصل خط یا دستاویز بھیجنے کی ضرورت ہوتی ہے تو، جسمانی ایڈریس جمع کرنے اور شامل کرنے کے لئے اب بھی یہ ایک اچھا خیال ہے.

• رابطہ نام دو کاروباری اداروں (یا کاروباری اور فرد) میں افراد کی. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ ناموں کو صحیح طریقے سے ہجے کرتے ہیں، یہ ایک اچھے کسٹمر تعلقات حکمرانی ہے.
• خریداری کی اشیاء کی تفصیل، یا تو مصنوعات یا خدمات، قیمتیں بھی شامل ہیں اور مقدار. اکثر آپ کے پاس معیاری شے کی تفصیلات اور انوینٹری نمبر ہوں گے. لیکن جب آپ انوائس تشکیل دیتے ہیں تو ممکنہ طور پر مخصوص اور تفصیلی ہوسکتے ہیں. یہ الجھن سے بچتا ہے اور "میں نہیں جانتا" کے مسائل.
• ادائیگی کی شرائط. مثال کے طور پر، فراہم کنندہ "نیٹ 30 دن" کی وضاحت کر سکتا ہے، جس کا مطلب ہے کہ پوری رقم 30 دن کے اندر ہوتی ہے.

کسٹمر کا انوائس کیسے

آپ آن لائن کاروباری اکاونٹنگ سافٹ ویئر کا استعمال کر سکتے ہیں، یا شاید آپ پری پری پرنٹ انوائس استعمال کر رہے ہیں جو آپ مکمل کریں گے. عمل اسی طرح کام کرتا ہے کہ دونوں انوائسنگ عملوں کے لئے.

گاہک کو مصنوعات یا سروس بھیجنے کے بعد ہی آپ انوائس کو تیار کریں گے.

• کی طرف سے شروع گاہک کی شناخت. کچھ معاملات میں، آپ اس گاہک کی فائل کے اندر ذیلی کسٹمر یا ملازمت کی شناخت بھی کرنا چاہتے ہیں.
• شامل کریں گزشتہ دستاویز نمبر اس فروخت سے متعلق، بشمول خریداری خریداری یا فروخت کے معاہدے یا تخمینہ سمیت.
• شناخت کریں اشیاء فروخت اور ترسیل. عام طور پر، آپ پروڈکٹ یا سروس کا نام، مقدار (یا وقت، سروسز کے لئے) اور شرح (ہر چیز یا فی گھنٹہ) شامل ہوں گے. اگر آپ آن لائن سافٹ ویئر استعمال کررہے ہیں تو، ہر چیز کے لئے کل شمار کیا جاتا ہے. یہ ایسی جگہ ہے جہاں آپ کو "شے آرڈر" کے طور پر ایک شے کو درجہ بندی کرنے کی ضرورت ہو گی.
• ہر چیز اس کی اپنی لائن لیتا ہے، اور تمام لائنوں کی کل شامل ہے.
• اگلا، آپ کسی بھی معلومات میں شامل ہوں گے جمع پہلے سے ہی گاہک یا کسی کی طرف سے بنایا چھوٹ اس رسید پر لاگو کیا گیا.
• آپ ممکنہ طور پر نقد رقم ادا کرنے کے لئے ڈسکاؤنٹ دینے، گاہکوں کو مختلف ادائیگی کے طریقوں کی پیشکش کرنا چاہتے ہیں.
• شامل کریں شپنگ کی شرائط مصنوعات بھیجنے کے لئے. دو قسمیں ہیں: FOB شپنگ پوائنٹ یا FOB منزل. (FOB بورڈ پر مفت "کے لئے کھڑا ہے.") اگر شرائط FOB شپنگ نقطہ ہیں، جہاز (جو بیچنے والا ہے) شپنگ ادا کرتا ہے. اگر شرائط FOB منزل مقصود ہیں، تو خریدار شپنگ کی ادائیگی کرتا ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے.
• شامل کریں فروخت کی شرائط یہی ہے، جب آپ چاہتے ہیں کہ خریدار خریدار ادا کرے اور ابتدائی ادائیگی کے لئے آپ کو کوئی چھوٹ دے گا؟ شرائط اس 2/10 نیٹ / 30 کی طرح بیان کی جاتی ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ 10 دن کے اندر ادائیگی موصول ہوئیں تو آپ 2٪ رعایت دیں گے، اور پوری توازن 30 دنوں میں ہوتی ہے.

گاہکوں کو انوائس کو میل بھیج دیا یا ای میل یا فیکس کیا جا سکتا ہے.

جب ایک کسٹمر ادا کرتا ہے تو، انوائس نمبر سیلز رسید پر غور کی جاسکتی ہے اور آپ کے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں سیلز رسید کے مطابق ملتا ہے، لہذا یہ واضح ہے کہ انوائس ادا کیا گیا ہے. ادائیگی آپ کے اکاؤنٹس وصول کرنے والے اکاؤنٹ سے باہر بقایا رقم لیتا ہے.

انوائس بمقابلہ خریداری کے حکم

انوائس کبھی کبھی خریداری کے آرڈر کے ساتھ الجھن میں ہیں. خریداری کے آرڈر (پی پی) ٹرانزیکشن سے پہلے ہیں، اور انوائس لین دین کے بعد ہیں. خریداری کے احکامات کسی گاہک کے ذریعہ کسی وینڈر یا سپلائر میں آرڈر کریں. دوسری طرف ایک انوائس، مصنوعات یا سروس کی رسید ریکارڈ کرتی ہے، جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، ادائیگی کی شرائط. بہت سے کمپنیوں کی طرف سے منظوری کا حکم ایک منظوری کے عمل کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے. کچھ کمپنیوں کو ایک مخصوص رقم پر مصنوعات یا خدمات کے لئے خریداری کے احکامات کی ضرورت ہوتی ہے.

انوائس بمقابلہ بل

انوائس اور بل کے درمیان فرق توجہ اور نقطہ نظر ہے. انوائس ایک سپلائر کی طرف سے پیدا ہوتا ہے، اور یہ خدمات یا مصنوعات تیار اور ایک گاہک کو فراہم کی ایک بیان ہے، بشمول رقم کی رقم بھی شامل ہے. پروڈکٹ یا سروس موصول ہونے سے پہلے یا اس کے بعد ایک انوائس پیدا کی جا سکتی ہے. مصنوعات کی ترسیل کے ساتھ انوائس کے لئے یہ عام ہے، لہذا وصول کنندہ اشیاء کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے چیک کر سکتے ہیں کہ وہ سب وہاں ہیں.

ایک بل ادائیگی کے لئے درخواست ہے. ایک بل عام طور پر گاہکوں کے نقطہ نظر سے سمجھا جاتا ہے. ایک ریسٹورانٹ یا ریٹیل اسٹور کے طور پر انوائس کے بغیر بل وصول کرنا عام ہے. عام طور پر فوری طور پر ادائیگی کی توقع کے ساتھ بل کو دیا جاتا ہے.

انوائس کے کچھ مثالیں

یہ نمونہ انوائس میں کینیڈا کی معلومات بھی شامل ہے، لیکن یہ آپ کو یہ بتائے گا کہ انوائس میں کیا شامل ہے.

انوائس کی تخلیق کے لۓ کچھ مرحلہ وار ہدایات ہیں.