ایک مشاورتی بورڈ اجلاس کے لئے نمونہ پہلے اجلاس ایجنڈا

لوگوں کو آپ کے مشاورت بورڈ پر خدمت کرنے کے لئے، دعوت نامے کے خطوط بھیجنے اور بورڈ کے ارکان کو منتخب کرنے کے بعد، پہلی مشاورتی بورڈ کی میٹنگ کی منصوبہ بندی کرنے کا وقت ہے. آپ کے مشاورت بورڈ کو صحیح آغاز سے دور کرنے کی کلید یہ ہے کہ آپ کو جانے کا مطلب ہے.

آپ نے پہلے سے ہی ایک سوچ مشورہ دیا ہے کہ آپ کونسل مشورے سے حاصل کرنے کا مشورہ دیتے ہیں اور مشورہ اور مہارت کے منتظر ہیں جو آپ مشاورتی بورڈ کے ارکان کو آپ کے کاروبار کے مختلف پہلوؤں میں فراہم کرسکتے ہیں جیسے مینجمنٹ، مارکیٹنگ، اکاؤنٹنگ، عملدرآمد، کسٹمر سروس، ٹیکنالوجی، وغیرہ.

لہذا آپ اس بات کا یقین کرنا چاہتے ہیں کہ اس پہلی ملاقات میں آپ کو مشاورتی بورڈ کے ارکان کو شراکت دینے کی اجازت دیتی ہے.

ایک مسئلہ یا بحث کے موضوع کے بارے میں پہلا اجلاس ایجنڈا کی منصوبہ بندی کریں

لہذا، آپ کی پہلی ملاقات، آپ کے تمام مشاورت بورڈ کے اجلاسوں کی طرح، ایک سوال یا مسئلہ کے ارد گرد منصوبہ بندی کرنے کی ضرورت ہے. ممکنہ طور پر اس مسئلے کا سامنا کرنا ممکن ہوسکتا ہے. مثال کے طور پر، "ہم اگلے سہ ماہی میں ہماری فروخت میں 25 فیصد اضافہ کرنا چاہتے ہیں. ہم یہ کیسے کریں گے؟" یا آپ شاید عام طور پر بات چیت کے موضوع کو بتائیں: "ہم اپنے کاروباری اخراجات کو کس طرح کم کر سکتے ہیں؟" یا "ہم کس طرح پیداوری میں اضافہ کرسکتے ہیں یا کس طرح ہم کسٹمر سروس کو بہتر بنا سکتے ہیں؟"

متعلقہ پس منظر کا مواد جمع کرو

ایک بار جب آپ بحث کے موضوع پر فیصلہ کر چکے ہیں، تو یہ مواد جمع کرنے کا وقت ہے جو آپ کے مشاورتی بورڈ کے ارکان کی ضرورت ہوگی.

کیونکہ یہ پہلا مشاورتی بورڈ میٹنگ ہے، آپ کو ایک کاروباری منصوبہ اور بحث کے موضوع سے متعلق کسی دوسرے دستاویزات میں شامل ہونا چاہئے، جیسے کہ بحث، موضوع کے پس منظر کی وضاحت کرنے والے چارٹ، گرافس اور حقیقت کی چادریں.

اگر ممکن ہو تو، آپ کو ان دستاویزات کی ایک نقل کو تمام مشاورتی بورڈ کے اراکین کو دو ہفتوں سے قبل بھیجنا چاہئے، اجنڈا کی ایک نقل کے ساتھ.

میٹنگ ایجنڈا بنائیں

مندرجہ ذیل میٹنگ ایجنڈا کا ایک مثال ہے (اجلاس سے مؤثر طریقے سے چلانے کے لئے تبصرے کے ساتھ) کہ آپ اپنی پہلی مشاورتی بورڈ کے اجلاس کے لئے استعمال کرنا چاہتے ہیں.

یاد رکھیں کہ ہر اجنبی آئٹم کا وقت طے کیا جاتا ہے؛ آپ کے اجلاس میں ایک وقت شیڈول کی تعمیر اور اس پر چپکنے سے یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ کی میٹنگ برداشت نہیں کی جاسکتی ہے اور موضوع پر بحث کو فروغ دیتا ہے.

میٹنگ منٹ ریکارڈنگ کے لئے ترتیبات بنائیں

آپ اجلاس کے منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے کچھ انتظامات بھی کرنا چاہتے ہیں. اپنے آپ کو کرنے کی کوشش نہ کرو؛ آپ کو سننے اور تعاون کرنے سے آپ کو مکمل طور پر حصہ لینے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے. اگر آپ کے پاس کوئی ایسا شخص نہیں ہے جو کسی سیکریٹری کے طور پر شرکت اور خدمت کرسکتا ہے، تو اجلاس کو ریکارڈ کرنے کے لئے اپنے مشاورت بورڈ کے ممبران کی اجازت طلب کریں.

تازہ کاری دستیاب کریں

تازہ کاری کرنے کے بعد ایک اچھا خیال ہے. کافی، چائے، پانی، رس اور صحت مند نمکین جیسے پھل یا مفین ایک اچھا رابطے ہیں اور ہمیشہ ملاقاتوں میں خوش آمدید. آپ کی پہلی میٹنگ کے بعد، آپ کو مشروبات اور نمکین کے لئے حاضریوں کی ترجیحات کا احساس ہوگا اور اگلے اجلاس کے مطابق اس کے مطابق منصوبہ ہوسکتا ہے.

آرام کرو!

سب سے اوپر، اپنی پیشکش کے بارے میں متفق نہ کرو. آپ وہاں موجود ہیں آپ کے نقطہ نظر اور آپ کی کمپنی کے لئے امیدوں کا حصول اور مشورہ حاصل کرنے کے لئے، ملٹی میڈیا پریزنٹیشن اثرات کے ساتھ کسی کو متاثر نہیں.

آپ کی طویل رینج کا مقصد آپ کے مشاورتی بورڈ کے ارکان کے ساتھ اعتماد کا کام کرنے والے تعلقات قائم کرنا ہے، لہذا آپ کو مشورہ دیتے ہیں کہ آپ کے مشاورتی بورڈ کے ارکان کو یہ محسوس ہوتا ہے کہ وہ سن چکے ہیں اور انہوں نے آپ کی کمپنی کے انتظام میں حصہ لیا ہے. - اور بورڈ کے اگلے اجلاس کے منتظر.

نمونہ ایجنڈا

مندرجہ ذیل نمونہ مشاورتی بورڈ کی میٹنگ اجنبی میں میٹنگ کے عمل کے ذریعہ آپ کو ہدایت کرنے کے لئے نوٹوں کے ساتھ تجویز کردہ سرگرمیاں شامل ہیں. اس ایجنڈا کو پرنٹ کریں اور اپنی ضروریات کو پورا کریں. آپ اسے براہ راست ایک لفظ، ایکسل، یا متن کا انتخاب کرتے ہوئے اور کاپی / پیسٹ کا استعمال کرکے ایک ہی دستاویز دستاویز میں نقل کرسکتے ہیں.

[آپ کا نام کا نام]

ایجنڈا

[تاریخ]

[مقام]

شروع / وقت ختم	سرگرمی
10:00 - 10:05 ایم.	تعارف(آپ کے مشاورتی بورڈ کے ارکان کو تسلیم نہیں کیا ہے، خود کو اور تمام بورڈ کے ارکان کو متعارف کرایا ہے، ان کی مہارت کا ایک مختصر نقطہ نظر دینا.)
10:05 - 10:10 بجے	کیوں مشاورتی بورڈ؟(ایک مختصر بیان آپ مشاورتی بورڈ آپریٹنگ دیکھتے ہیں اور آپ کو امید ہے کہ وہ مشورے جو آپ مشورہ دیتے ہیں کہ مشاورت بورڈ آپ کی کمپنی میں کرسکتے ہیں. تفصیلات شامل کریں جیسے بورڈ کتنی بار ملاقات کرے گی.)
10:10 - 10:20 ایم.	سوالات(اگر کوئی ہو. اگر وہاں نہیں ہو تو، اپنے بورڈ کے ممبران سے پوچھیں کہ وہ مشاورتی بورڈ کو کیسے دیکھتے ہیں اور وہ کس طرح شراکت کی امید رکھتے ہیں.)
	بحث موضوع: [یہاں آپ کا سوال / مسئلہ درج کریں]
10:20 - 10:25	بحث بحث کی پیشکش(موضوع کی تاریخ کا ایک نقطہ نظر اور اس وقت اس نے کس طرح کمپنی پر اثر انداز کیا ہے؛ اس موقع پر اپنے خیالات / حل سے انکار کریں.)
10:25 - 11:35 ایم.	بحث(آپ اس مرحلے پر بہاؤ کے خیالات رکھنا چاہتے ہیں؛ اس موقع پر خیالات کو مسترد نہ کریں یا اپنے خیالات میں حصہ لیں.)
11:35 - 11:50 ایم.	پروپوزل / حل(خیالات کا اندازہ کرتے ہوئے گروپ نے سنا اور بہترین "حل" کا انتخاب کیا.)
11:50 - 11:55 ایم.	خلاصہ(موضوع کا خلاصہ، بحث، اور گروپ کے نتائج اور انہیں بتائیں کہ آپ کیا کرنے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں.)
11:55 ایم.	اعتراف

[اگلے اجلاس کی تاریخ]

اگر آپ اس ٹائم شیڈول کا استعمال کرتے ہیں تو، یہ ایک مشورہ ہے کہ آپ مشاورتی بورڈ کے اراکین کو ایک اچھی دوپہر کے کھانے سے باہر لے جائیں (خاص طور پر اگر ناشتا میٹنگ کے دوران کام نہیں کیا گیا ہے).یاد رکھیں کہ اجلاس ختم ہو چکا ہے اور دوپہر کا کھانا بنیادی طور پر سماجی موقع ہونا چاہئے!

ملاقاتیں مختصر رکھیں

آپ کو کبھی مشاورتی بورڈ کی میٹنگ نہیں ہونا چاہئے جو دو گھنٹے سے زائد عرصہ تک چلتا ہے. زیادہ سے زیادہ لوگوں کے لئے دو گھنٹوں تک کافی لمبے عرصہ تک کام کرنے کے لۓ ان کی غیر معمولی توجہ دینا ہے.

بحث کے پچھلے موضوعات کا جائزہ لینے کے ساتھ مستقبل کے اجلاس شروع کریں

مستقبل کے اجلاسوں میں، آپ کو آخری میٹنگ میں اس موضوع کے بارے میں کیا کیا گیا ہے جو آپ نے کیا ہے اس کا جائزہ لینے کے ساتھ شروع کرنا چاہئے، اور آپ کی کمپنی کے اعمال کے بارے میں اپنے مشاورت بورڈ کے ارکان کے تبصرے کو مدعو کریں.

کیونکہ "پورا اور سلام" راستے سے باہر ہے، آپ شاید آپ کے مشاورت بورڈ کے مستقبل کے اجلاسوں میں دو بحث کے موضوعات حاصل کرنا چاہتے ہیں. آپ تین بھی ہوسکتے ہیں اگر آپ سوچتے ہیں کہ وہ دو گھنٹے کی شکل میں آرام دہ اور پرسکون ہوں گے. لیکن آپ کو کبھی بھی تین سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے.